Эволюция делопроизводства и офисных технологий

Дипломная работа Тема: Эволюция делопроизводства и офисных технологий
Содержание

 

ВВЕДЕНИЕ

I Исторические этапы развития делопроизводства и офисных технологий

1.1 Делопроизводство и немного истории

1.2 Эволюция компьютеризации предприятий

1.3 Эволюция офисного программного обеспечения

II Современные офисные пакеты

2.1 Краткое описание Microsoft Office 2000

2.2 Microsoft Office Standart Edition 2003

2.3 Выбираем office нового тысячелетия

III ОЦЕНКА ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ЦЕЛЕСООБРАЗНОСТИ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ВЕРСИЙ ПАКЕТОВ MS OFFICE В КОМПЬЮТЕРНОМ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ

IV Нормы и требование охраны труда при работе на персональном компьютере

4.1 Анализ потенциально опасных и вредных производственных факторов проектируемого объекта, воздействующих на персонал 4.2 Мероприятия по технике безопасности 4.3 Меры, обеспечивающие производственную санитарию и гигиену труда 4.4 Рекомендации по пожарной профилактике

ВЫВОДЫ

ПЕРЕЧЕНЬ ССЫЛОК

ПРИЛОЖЕНИЕ А

Введение

В данной дипломной работе рассматривается тема: «Эволюция делопроизводства и офисных технологий».

Делопроизводство – это деятельность по созданию документов и дел в соответствии с государственными стандартами и организации работы с ними, а именно создание условий для движения, поиска и хранения документов.

История документов и делопроизводства тесно связана с эволюцией материалов, на которых записывались документы, с развитием технологии их передачи, а также с изменением правил их создания и оформления.

Целью данной дипломной работы является не только рассмотрение истории эволюции делопроизводства и офисных технологий, но и просмотр самых распространенных офисных пакетов.

В практической части своей дипломной работы, я попытаюсь выяснить рациональное использование программ для работы в офисе на сегодняшний день.

Теоретическая часть заключается в изучении разновидностей офисных программ.

В своей работе я могу выделить следующие этапы:

- анализ литературных источников и ссылок Интернет, посвященных данной теме;

- обзор историй делопроизводства и офисных технологий;

- обзор офисных пакетов;

- оценка экономической целесообразности использования пакетов MS Office в деловодстве.

Данная дипломная работа имеет большую теоретическую и практическую значимость, так как, современные офисные пакеты применяются для решения широкого круга задач, поставленных перед пользователем.

I Исторические этапы развития делопроизводства и офисных технологий

 

1.1 Делопроизводство и немного истории

 

Как только человек научился писать он начал создавать документы. Что же такое документ?

“Документом называется все то, что служит для регистрации, передачи и сохранении информации о каком-нибудь предмете” – определение Поля Отле из книги “Руководство к администрированию”.

Другими словами документ – это материальный носитель с зафиксированной на нем информацией. В качестве такого носителя может служить бумага, диск компьютера, фото- и кинопленка и т.д. Деловой документ служит для фиксации административной (управленческой) информации.

Подобно тому, как фабрика производит продукты, административное управление создает документы. Разница заключается в том, что продукт для фабрики является целью ее работы, целью же административного управления служит управляющее действие, которое при своем осуществлении должно сопровождать документами.

С появлением документов началась регламентация работы с ними, которую сегодня принято называть делопроизводством. В древние времена документы выполняли в основном роль свидетельств о чем-либо и само латинское слово documentum означает “свидетельство”. Понимая важность организации делопроизводства еще Петр I издал указ “О подписании протоколов”.

В 1720 году был издан “Генеральный регламент”, определяющий порядок работы с документами. А в изданной в Санкт-Петербурге в 1857 году книге Н. Воронцова “Делопроизводство или теоретическое и практическое руководство к гражданскому и уголовному, коллегиальному и одноличному письмоводству” можно прочесть:

“Делопроизводство есть наука, излагающая правила составления деловых бумаг, актов и самих дел, присутственных местах по данным законами формам и по установившимся образцам деловых бумаг”.

Значение этого понятия не изменилось и по сей день даже в наше компьютерное время. Итак, можно дать понятию делопроизводства следующее определение:

Делопроизводство – это деятельность по созданию документов и дел в соответствии с государственными стандартами и организации работы с ними, а именно создание условий для движения, поиска и хранения документов.

Первые документы появились практически одновременно с возникновением письменности.

Со временем работа с документами, включая их создание, контроль и хранение, вылилась в определенный вид деятельности - так называемое делопроизводство. История документов и делопроизводства тесно связана с эволюцией материалов, на которых записывались документы, с развитием технологии их передачи, а также с изменением правил их создания и оформления.

Рисунок 1.1 - Эволюция делопроизводства

В качестве носителей, на которых вырезались, высекались и писались документы, использовались самые разные материалы. Например, как утверждал Геродот, на пирамиде Хеопса был высечен документ, в котором было зафиксировано, сколько продуктов было выдано людям, занятым на строительстве пирамиды.

Клинописные таблички, берестяные грамоты, папирус, пергамент, бумага, магнитная лента, накопитель на магнитных дисках, лазерные диски - вот далеко не полный перечень носителей, применявшихся когда-то и используемых сегодня для хранения документов.

На Руси деловые документы появились в Х веке. Первыми документами, зафиксированными в летописи, являются тексты договоров с греками 907, 911, 944 и 971 годов.

Первый свод законов Киевской Руси "Русская правда", датированный XI веком, позволяет судить о развитости системы юридической и общественно-политической терминологии того времени.

В "Русской правде" уже употребляются термины, свидетельствующие о развитии правовых отношений в Древней Руси: послух (свидетель), вира (штраф), куна (деньги).

В XI-XV веках формируется круг людей, занимающихся делопроизводством, устанавливаются правила засвидетельствования документов подписями, печатями князей, городов и отдельных чиновников. Появляются первые формулярники - пособия по делопроизводству с образцами распространенных документов.

Централизация государства приводит к развитию государственного делопроизводства: создаются приказные избы - приказы. Высшим правительственным учреждением становится Боярская дума. Документы того времени составлялись в виде узких столбцов, которые скатывались в свитки. Важные государственные акты могли иметь особенно большие размеры. Например, грамота царя Алексея Михайловича Пыскорскому монастырю на земли имеет длину более метра.

Существовало ограниченное число видов документов приказного делопроизводства: грамоты (царские указы), наказы (указания царя воеводам), приговоры, челобитные (обращения граждан), отписки (доклады, поступающие в приказы с мест).

Приказное делопроизводство касалось в основном государственных и гражданских дел.

При Петре I от свитков перешли к тетрадям - свернутым вдвое листам, которые сшивались в книги. С середины XVII века принимаются меры по унификации делопроизводства и постановке его на законодательную основу.

Петр I уделял много времени реформам в области управления государством. При нем появляются новые учреждения и регламенты для них.

В 1720 году был утвержден "Генеральный регламент", ставший основой для работы всех коллегий, а система делопроизводства стала называться "коллежской". Делопроизводство получило законодательную основу. В "Генеральном регламенте" была определена законченная система норм документирования. "Генеральные формуляры", т.е. формы документов, предусматривали нормы оформления, этикетные нормы обращения к адресату с указанием чина, титула, звания, единые нормы наименования.

В этот период лексика делового языка все больше отдаляется от разговорной речи, в нее проникает большое количество иностранных слов и терминов (акт, баллотировать, апелляция и т.п.).

Уже с петровских времен в российской системе делопроизводства (в отличие от западной) более пристальное внимание уделялось исполнительской дисциплине. Основной задачей делопроизводства становится учет и контроль. Среди участников процесса делопроизводства выделяются непосредственно субъекты делопроизводства (руководители и исполнители) и делопроизводственный персонал, который осуществляет контроль делопроизводственной дисциплины.

В 1773 году Екатерина II издает "Общее учреждение для управления губерний" согласно которому документы делились на внутренние и внешние, предназначенные для других учреждений.

В начале XIX века появились министерства. В 1811 году было издано "Общее учреждение министерств", с появлением которого оформление документов стало более единообразным.

С этого времени начинают формироваться черты канцелярского стиля: неличный характер высказывания, синтаксическая громоздкость, лексическое однообразие. С середины XIX века сложился новый порядок изложения дела в виде краткой записки по существу вопроса с целью ускорения прохождения дел. По очередности исполнения все поступающие в министерство дела делились на чрезвычайные, срочные (принимались к производству незамедлительно) и текущие.

Веками документы оформлялись вручную, и качество документа определялось исключительно почерком исполнителя. Лишь в конце XIX века появились первые механические пишущие машинки. Большая скорость подготовки и компактность документа, возможность получения сразу нескольких копий ускорила процесс делопроизводства, но, тем не менее, процесс создания документа оставался весьма трудоемким - даже для внесения незначительных изменений текст приходилось перепечатывать заново.

К этому времени начали издаваться сборники, содержащие образцы разнообразных документов.

В XX веке унификация (единообразие) документов принимает необратимый характер, разрабатываются особые правила ведения служебной документации.

Совершенствованию делопроизводства уделяла внимание и советская власть: в 1918 году вышло постановление "О точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и устранении канцелярской волокиты". В 1918 году была введена единая форма бланков делового письма.

В 1931 г. вышли "Общие правила документации и документооборота", в 1963 году - "Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций, предприятий СССР". В 1973 году появились "Основные положения ЕГСД" (Единой Государственной Системы Делопроизводства) - комплекс правил и рекомендаций по ведению документационного обеспечения управления от момента создания документа до сдачи его в архив. В 70-80-х годах сложился блок ГОСТов (государственных стандартов) на управленческие документы. В конце 70-х появились персональные компьютеры, снабженные текстовыми редакторами. С тех пор идет процесс перехода на компьютерные технологии работы с документами.

 

1.2 Эволюция компьютеризации предприятий

 

Внедрение информационных технологий оказало колоссальное влияние на организацию бизнеса и сыграло решающую роль в обеспечении управления всеми подразделениями предприятия.

По мере развития информационные технологии (ИТ) получали все большее распространение в сфере бизнеса. Совокупность аппаратных и программных средств, используемых для реализации информационных технологий, стали называть ИТ-инфраструктурой.

В развитии ИТ-инфраструктуры выделяют следующие этапы:

- централизованная ИТ-инфраструктура;

- архитектура "автономные ПК";

- клиент-серверная архитектура;

- Интернет-компьютинг.

Рисунок 1.2 - Схема эволюции компьютеризации и делового

программного обеспечения

Кратко поясним содержание этих этапов. С середины 60-х годов электронно-вычислительные машины начинают использоваться в бизнесе. Это были большие, громоздкие и очень дорогие компьютеры, доступные весьма ограниченному кругу лиц. Располагались они в специальных помещениях - вычислительных центрах. Пользователи получали в свое распоряжение выносную клавиатуру и экран - терминал, который позволял вести диалог с центральным компьютером. При этом терминал был только средством для ввода/вывода данных, а вся вычислительная мощность была сосредоточена в центральном компьютере (мэйнфрейме). Отсюда и название этого этапа - "централизованная ИТ-инфраструктура".

Многотерминальные централизованные системы внешне напоминали современные локальные вычислительные сети. Пользователь вычислительного центра мог получить доступ к общим файлам и периферийным устройствам.

Первоначально терминалы были сосредоточены только в помещении вычислительного центра, а позднее стали распределяться по отделам предприятия.

Рисунок 1.3 - Схема ВЦ с централизованной вычислительной

архитектурой

Несколько позднее была решена задача подсоединения терминалов через телефонные сети с помощью модемов и появилась возможность размещения терминалов практически вне зависимости от местонахождения центрального компьютера. Аналогично при помощи модемов могли связываться компьютеры, что привело к возможности обмена файлами.

Появившиеся в этот период первые приложения для бизнеса были направлены преимущественно на автоматизацию расчета зарплаты и учета кадров. Делопроизводство в то время было в основном бумажным. Электронные коммуникации между предприятиями были крайне ограниченны. Передача данных на магнитной ленте с помощью курьера - вот основной вид обмена электронными документами того времени.

В середине 70-х годов появились мини-компьютеры. Мини-компьютерами назвали небольшие по сравнению с мэйнфреймами (и огромные по сравнению с современными ноутбуками) относительно маломощные компьютеры, доступные по цене небольшим фирмам или лабораториям. Мини-компьютеры представляли собой первый шаг на пути к персональным компьютерам.

Мини-компьютеры впервые позволили даже небольшим предприятиям внедрять электронные вычислительные машины. А главное, предприятия смогли использовать их во всех подразделениях. Однако при этом все компьютеры в организации по-прежнему продолжали работать автономно, т.е. не были объединены в сеть. К тому же электронно-вычислительные машины по-прежнему стоили дорого и потому использовались только корпоративными пользователями. О том, что компьютер может приобретаться для домашних нужд, еще не было и речи.

На следующем этапе предприятия стали объединять мини-компьютеры между собой и разрабатывать программное обеспечение, необходимое для их взаимодействия. В результате появились первые локальные вычислительные сети.

Следует отметить, что в начале 70-х годов (задолго до широкого использования Всемирной сети) появилось множество разработок, которые широко стали применяться только в 90-е годы на базе Интернета. Среди них электронная почта (е-mail) и адресный символ @ (1971), дистанционный доступ к компьютерам через телефонные сети (1972), групповые чат-конференции (1973) и загрузка файлов через протокол пересылки файлов FTP(1973).

В середине 70-х начали появляться персональные компьютеры. В 1975 году в продажу поступил первый персональный компьютер массового производства Altair 8800, который имел все необходимое и даже был оснащен интерпретатором с алгоритмического языка BASIC. Этот интерпретатор был написан Биллом Гейтсом и Полом Аленом, основателями корпорации Microsoft, официальным днем рождения которой считается 5 сентября 1975 года.

Первый "персональный компьютер компании IBM" IBM PC появился примерно в это же время, но стоил он очень дорого и широкого распространения не получил. Более успешно продаваемым персональным компьютером в то время стал Apple II, созданный Стивом Джобсом и Стивом Возняком годом позже. Он собирался в буквальном смысле в гараже двух друзей с 1974 по 1976 год, а затем ими была создана для его продажи и развития компания Apple. Этот компьютер стал чрезвычайно популярным.

Первый успешно продаваемый персональный компьютер IBM PC, ставший родоначальником современных ПК, появился лишь пятью годами позже - в 1981-м. Именно компания IBM революционизировала компьютерную индустрию "персоналок", показав пример расширяемой архитектуры, называемой также "открытой", которая обеспечила пользователям возможность добавлять все новые и новые компоненты к их компьютерам без замены целого устройства. Теперь компьютер можно было перенести в любой отдел предприятия и поставить на рабочий стол каждому сотруднику. Поэтому началом эры ПК многие считают именно 1981 год.

Процессорная мощность персональных компьютеров быстро росла, что позволяло автономно (не подключаясь к большим вычислительным системам) решать все более сложные задачи. Именно в это время применение компьютеров в бизнесе приобрело массовый характер.

Рисунок 1.4 - Персональные компьютеры позволили автоматизировать рабочее место любого сотрудника предприятия

Для решения проблемы обмена данными ПК стали объединять в сети. Персональные компьютеры, объединенные в сети, стали называть рабочими станциями. Вначале это были одноранговые сети, т.е. сети, в которых все компьютеры равноправны (имеют один ранг). Любой пользователь сети мог получить доступ к данным, хранящимся на любом компьютере.

Рисунок 1.5 - Пример одноранговой сети

Затем стали применять сети с выделенным сервером. В сети с выделенным сервером совместно используемые файлы и приложения хранятся на одном выделенном компьютере - сервере. Название "сервер" (от англ. to serve - обслуживать) получили компьютеры, которые предоставляют другим компьютерам в сети определенные услуги, например хранения данных. Компьютеры, использующие эти услуги, стали называть "клиентами". Так, пользователи сети могут работать с собственными файлами на своих ПК и обращаться к серверу для доступа к общим файлам, базам данных и т.п.

Рисунок 1.6 - Сеть с выделенным сервером

Форма построения ИТ-инфраструктуры на основе взаимодействия сервера и клиентов на данном этапе становится основной. Аналогично говорят о клиентах и серверах на уровне программного обеспечения.

Взаимодействие приложений, при котором одна программа играет роль клиента, а другая - сервера, называется клиент-серверной архитектурой. Основная идея данной архитектуры состоит в распределении вычислительной нагрузки между двумя отдельными вычислительными процессами: клиентом и сервером. Клиент и сервер могут находиться как на одном и том же компьютере, так и на разных машинах в сети.

Клиентское приложение может быть расположено на том же компьютере, что и серверное, а может быть расположено на компьютере сколь угодно удаленном от сервера, но если они связаны по сети, то эта разница сводится только к задержке ответа по времени.

Рисунок 1.7 - Клиентские и серверные приложения могут быть установлены на одном компьютере, а могут и на разных машинах, объединенных по сети

В этом случае клиентский процесс выполняется на одном компьютере, а серверный - на другом. В этой модели один процесс может работать независимо от другого, выполнять определенные задания и разделять вычислительную нагрузку.

Обычно клиентом служит настольный ПК, выполняющий программное обеспечение конечного пользователя, способное направлять по сети запросы серверу и обрабатывать получаемую в ответ информацию. Сервер - это программа, которая получает запросы и выполняет определенные действия от имени клиента.

В середине 80-х годов сформировались стандартные технологии объединения компьютеров в сеть. Локальные вычислительные сети (ЛВС), или LAN, стали активно внедряться на предприятиях для обеспечения совместного использования аппаратуры и распределенной обработки данных на нескольких компьютерах. Локальные сети позволили соединить компьютеры, принтеры и другое электронное оборудование, чтобы сотрудники предприятия могли совместно использовать общие для сети ресурсы и, обмениваясь электронными документами с высокой скоростью, осуществлять групповую работу в офисе.

Внедрение ЛВС давало существенную экономию средств. Например, несколько компьютеров в офисе могли пользоваться одним общим принтером, иметь доступ к одному диску большого объема и т. д.

Распространение Интернета привело к формированию ИТ-инфраструктуры, показанной на рисунке 1.8.

Рисунок 1.8 - Современные предприятия имеют возможность объединить свои рабочие группы внутри здания на базе локальных сетей, а филиалы по всему миру - с помощью глобальной сети Интернет

По сути, она напоминает инфраструктуру предприятий 70-х годов на новом уровне развития техники. Предприятия имеют возможность объединить свои рабочие группы внутри здания на базе локальных сетей, а филиалы по всему миру - с помощью Интернета. Защиту внутрикорпоративной сети от сети общего пользования Интернет обеспечивает специальный сетевой экран - система, которая позволяет предотвратить нежелательный доступ в корпоративную сеть предприятия.

Дальнейшее развитие сетей привело к тому, что разрыв между локальными и глобальными сетями стал постепенно сокращаться. Появились сети масштаба города, так называемые Metropolian Area Networks (MAN), занимающие промежуточное положение между глобальными Wide Area Network (WAN) и локальными Local Area Networks (LAN).

Рисунок 1.9 - Локальные(LAN), городские (MAN) и глобальные(WAN) сети

В начале 1990-х годов сложилась новая инфраструктура - так называемый Интернет-компьютинг (Internet computing), способ построения ИТ-инфраструктуры, при котором выполнение отдельных функций может быть разнесено на территориально удаленные вычислительные средства с использованием Интернет-каналов.