Навигация
Обеспечение сохранности документов
24110
знаков
0
таблиц
0
изображений
2 Обеспечение сохранности документов
По вопросам, связанным с порядком организации комплектования архивных документов, обеспечения их сохранности, учета и использования архивных документов, порядком проведения экспертизы ценности документов и передачи документов Архивного фонда РФ на постоянное хранение, порядком организации работы архива, коммерческие организации могут руководствоваться Основными правилами работы архивов организаций[6], одобренными решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.
Решение научно-методических вопросов, связанных с экспертизой ценности документов и включением их в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также с определением в его составе особо ценных документов, в том числе уникальных документов, осуществляется центральной экспертно-проверочной комиссией (далее - ЦЭПК) Федерального архивного агентства.
Раньше ЦЭПК действовала при Росархиве. Так, 15 декабря 1996 г. ЦЭПК Росархива были одобрены Методические рекомендации по отбору на государственное хранение управленческих документов, образующихся в деятельности негосударственных организаций (новых экономических структур).
Решение вопросов о включении в состав Архивного фонда РФ конкретных документов осуществляется экспертно-проверочными комиссиями федеральных государственных архивов и уполномоченных органов исполнительной власти субъектов РФ в области архивного дела в пределах их компетенции. В Москве в соответствии с Постановлением Правительства Москвы от 21 января 2003 г. N 18-ПП уполномоченным органом исполнительной власти в области архивного дела является Главное архивное управление г. Москвы (Главархив Москвы), имеющее свои структурные подразделения в каждом административном округе Москвы.
При этом на основании п. 5 ст. 6 Закона N 125-ФЗ экспертиза ценности документов проводится совместно с представителями собственника или владельца архивных документов.
Основным нормативным актом архивного законодательства, определяющим перечень и сроки хранения конкретных документов, образующихся в деятельности коммерческих организаций, является Перечень типовых управленческих документов[7], образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом от 6 октября 2000 г. (в ред. 27 октября 2003 г.) (далее - Перечень).
Указанным Перечнем необходимо руководствоваться, если иные сроки не предусмотрены в специальных нормативных актах, касающихся конкретных групп организаций либо конкретных групп документов, как, например, в Положении о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утв. Постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. N 03-33/пс, либо в подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, Законе о бухгалтерском учете.
Так, в п. 1.4 Перечня предусмотрено, что он предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, т.е. общих для всех или большинства организаций (в том числе негосударственных).
Перечень построен по функциональному принципу и включает 12 разделов, отражающих основные направления деятельности организаций, свойственных им, как правило, независимо от уровня в системе управления, вида деятельности, форм собственности. Разделы имеют подразделы по более узким вопросам.
Документы в разделах и подразделах Перечня расположены в статьях по степени значимости вопросов и видов в логической последовательности. Перечень не содержит в статьях конкретные наименования документов, а дает обобщенное наименование каждого вида документа.
Например, раздел 1 "Организация системы управления" включает пять подразделов: "Распорядительная деятельность", "Организационные основы управления", "Контроль", "Правовое обеспечение деятельности", "Документационное обеспечение управления и организация хранения документов", к которым отнесены соответствующие группы документов. Так, к подразделу "Контроль" в ст. 50 отнесены заключения ревизионной комиссии, аудитора, подлежащие постоянному хранению (отметка "пост."), в ст. 52 - журналы, книги учета ревизий, проверок и контроля за выполнением их решений (предписаний), подлежащих хранению не менее 5 лет, и т.д.
Как уже указывалось, при определении порядка применения Перечня необходимо четко различать две категории коммерческих организаций: организация - источник комплектования государственных архивов и организация - не источник комплектования государственных архивов.
Временные сроки хранения документов, т.е. 1 год, 3 года, 5 лет, 10 лет, указанные в Перечне, применяются всеми организациями.
Постоянный срок хранения применяется унитарными предприятиями, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы в установленном порядке, и коммерческими организациями, с которыми заключены соответствующие соглашения (договоры), т.е. источниками комплектования архивов.
Организации, документы которых не поступают на хранение в государственные, муниципальные архивы, т.е. не являются источниками комплектования архивов, могут, но не обязаны применять постоянный срок хранения, но такие документы они должны хранить не менее 10 лет (п. 2.4.2 Перечня).
При этом по истечении 10 лет им необходимо руководствоваться при принятии решения о постоянном хранении документов положениями корпоративного законодательства, императивно установившими постоянные сроки хранения ряда документов.
Отметка "ЭПК", поставленная в Перечне к конкретным видам документов, предназначена для применения организациями всех форм собственности, являющимися источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, и означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации. Решение о приеме или уничтожении документов с отметкой "ЭПК" ("ЭК") принимают экспертные комиссии архивных органов, учреждений.
Данная отметка может быть использована и коммерческими организациями, не являющимися источниками комплектования, при решении вопроса о постоянном хранении своих документов.
С учетом п. 2.9 Перечня исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 1999 г., начинается с 1 января 2000 г.
Отметка "до минования надобности" означает, что документация имеет только практическое значение. Срок ее хранения определяется самой организацией, но не может быть менее 1 года.
Снижение сроков хранения, установленных Перечнем, запрещено. Повышение сроков хранения документов, предусмотренных Перечнем, может иметь место в тех случаях, когда это вызвано специфическими особенностями работы организаций[8].
Заключение
Вся информация, возникшая в процессе деятельности организации, на базе которой были приняты решения, шло управление фирмой, организацией, учреждением, предприятием, была документирована, то есть представлена в форме документа на любом носителе, так как только документированная информация, согласно законодательству, является информационным ресурсом, на который можно опираться и учитывать при принятии решений. Устные обещания, особенно в настоящее сложное время, могут быть забыты. Поэтому в процессе работы организации любой организационно-правовой формы в течение года образуется большое количество документов. Эти документы необходимо систематизировать, хранить. Но хранение документов на бумажных носителях, а такие документы сегодня составляют подавляющий процент всего объема документов организации, требует больших площадей и специальных сотрудников. В то же время ценность документов, появившихся в процессе управленческой деятельности, неоднозначна. Информация в документах часто дублируется, первичные данные из одних документов обобщаются и представляются в сводном виде в других. Следовательно, отпадает необходимость хранить все документы, содержащие одни и те же данные. Кроме того, документы могут содержать информацию незначительную, предназначенную для разового прочтения, после использования которой надобность в ней сразу отпадает. Таким образом, различные документы имеют разную ценность, следовательно, не все должны сохраняться.
Сроки хранения документов устанавливаются в процессе экспертизы их научной и практической ценности. Эта ответственная миссия возложена на архивные органы страны. Определение сроков хранения документов в зависимости от их исторической, научной, практической значимости требует специальных знаний, профессионального образования, широкого научного кругозора.
Во всем мире выработаны и применяются определенные научные принципы и критерии, на базе которых проводится экспертиза ценности документов и определяются сроки их хранения. Обычно срок устанавливается в результате научных дискуссий и споров.
Секретарю, отвечающему за хранение документов и готовящему документы к уничтожению, важно знать, где посмотреть выработанные в установленном порядке сроки хранения документов и как практически провести отбор документов для дальнейшего хранения или уничтожения.
Список использованной литературы
1. Федеральный закон Российской Федерации от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. Федерального закона от 13.05.2008 №68-ФЗ) // Парламентская газета, №201, 27.10.2004.
2. Федеральный закон Российской Федерации от 26.12.1995 №208-ФЗ «Об акционерных обществах» (в ред. Федерального закона от 30.12.2008 №315-ФЗ) // Российская газета, №248, 29.12.1995.
3. Федеральный закон Российской Федерации от 08.02.1998 №14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (в ред. Федерального закона от 22.12.2008 №272-ФЗ) // Собрание законодательства РФ, 16.02.1998, №7, ст. 785.
4. Постановление Правительства Российской Федерации от 07.04.2004 №177 «Вопросы Федерального архивного агентства» (в ред. Постановления Правительства РФ от 29.05.2008 №406) // Собрание законодательства РФ, 12.04.2004, №15, ст. 1470.
5. Постановление Правительства Российской Федерации от 17.06.2004 №290 «О Федеральном архивном агентстве» (в ред. Постановления Правительства РФ от 07.11.2008 №814) // Собрание законодательства РФ, 21.06.2004, №25, ст. 2572.
6. Основные правила работы архивов организаций от 06.02.2002 // СПС «Консультант Плюс» - официально документ опубликован не был.
7. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения от 06.10.2000 (в ред. Решения Росархива от 27.10.2003) // Сборник руководящих документов Росавтодора и федеральных органов власти, имеющих отраслевое значение, №2, 2001.
8. Гладких С.Р. Комментарий к законодательству о порядке хранения и уничтожения документов в коммерческих организациях» // Право и экономика, 2005, №6.
[1] Федеральный закон Российской Федерации от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. Федерального закона от 13.05.2008 №68-ФЗ) // Парламентская газета, №201, 27.10.2004.
[2] Федеральный закон Российской Федерации от 26.12.1995 №208-ФЗ «Об акционерных обществах» (в ред. Федерального закона от 30.12.2008 №315-ФЗ) // Российская газета, №248, 29.12.1995.
[3] Федеральный закон Российской Федерации от 08.02.1998 №14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (в ред. Федерального закона от 22.12.2008 №272-ФЗ) // Собрание законодательства РФ, 16.02.1998, №7, ст. 785.
[4] Постановление Правительства Российской Федерации от 07.04.2004 №177 «Вопросы Федерального архивного агентства» (в ред. Постановления Правительства РФ от 29.05.2008 №406) // Собрание законодательства РФ, 12.04.2004, №15, ст. 1470.
[5] Постановление правительства Российской Федерации от 17.06.2004 №290 «О Федеральном архивном агентстве» (в ред. Постановления Правительства РФ от 07.11.2008 №814) // Собрание законодательства РФ, 21.06.2004, №25, ст. 2572.
[6] Основные правила работы архивов организаций от 06.02.2002 // СПС «Консультант Плюс» - официально документ опубликован не был.
[7] Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения от 06.10.2000 (в ред. Решения Росархива от 27.10.2003) // Сборник руководящих документов Росавтодора и федеральных органов власти, имеющих отраслевое значение, №2, 2001.
[8] Гладких С.Р. Комментарий к законодательству о порядке хранения и уничтожения документов в коммерческих организациях» // Право и экономика, 2005, №6.
Похожие работы
... дел в архивах предприятия устанавливаются в соответствии с Перечнем документальных материалов, номенклатурой дел организации. [19, стр.185]. 2. Анализ организации хранения документов в делопроизводстве Межрайонной инспекции Федеральной налоговой службы России по крупнейшим налогоплательщикам Алтайского края 2.1 Общая характеристика Инспекция создана постановлением Совета Министров СССР от ...
... путем установления рациональной организации, форм и методов работы с документами, унификации документов. Начальнику ОДО подчиняются должностные лица и работники отдела документационного обеспечения управления Костромской таможни(это видно из схемы 1 составленной автором): · Главный государственный таможенный инспектор ОДО: выполняет основные функции пресс-секретаря таможни и секретаря ...
... сохранности данных в течении срока хранения носителей информации. VII. Заключение Подводя итог, я выяснила, что завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к архивному хранению. Но сначала экспертная комиссия организации должна произвести экспертизу ценности документов. Экспертиза ценности документов в делопро-изводстве производится при составлении ...
... : · организация работы; · руководство документационным потоком; · координация видов работ с документами; · контроль за последовательностью работы с документами; · организация работ по документационному обеспечению управления. Задачи службы ДОУ: · совершенствование форм и методов работы с документами; · обеспечение единого порядка документирования; · ...
0 комментариев