Навигация
Типовые требования к СЭД
22807
знаков
1
таблица
0
изображений
5. Типовые требования к СЭД
Если следовать букве стандарта на составление технического задания, требования, которые типовой пользователь может предъявить к типовой системе электронного документооборота, можно описать следующим образом.
Система электронного документооборота должна:
обеспечивать надежное хранение документов и их описаний;
обеспечивать жизненный цикл документа (его создание, хранение версий, публикация, блокировка доступа к изъятому документу, передача документа для хранения в архиве);
допускать задание пользователем различных типов документов, создания и редактирования карточек для них;
поддерживать иерархию категорий для эффективного поиска документа;
осуществлять поиск документов на основе информации из карточки, а также полного текста;
обеспечивать разделение доступа к документам на уровне отдельных пользователей, по ролевому принципу, и на основе иерархической структуры организации;
поддерживать технологию HSM;
протоколировать все события, связанные с работой пользователей и самой системы; необходимо наличие развитых средств администрирования;
поддерживать удаленный доступ к информации.
Продвинутые системы должны поддерживать:
кластерные технологии для обеспечения бесперебойной работы;
территориально распределенные организации;
алгоритмы шифрования при хранении и передаче данных;
цифровую подпись.
Требования к архитектуре:
наличие выделенного сервера приложений;
наличие тонкого клиента; поддержка доступа к документам с использованием браузера.
многоплатформность для обеспечения масштабируемости;
Требования к открытости и интеграции с другими системами:
интеграция со средствами потокового ввода документов;
интеграция с офисными приложениями;
интеграция с электронной почтой;
наличие развитого программного интерфейса (API);
интеграция со стандартными службами каталогов (к примеру, LDAP) для ведения и синхронизации списка пользователей системы;
возможность адаптации пользовательского интерфейса под конкретные задачи;
возможность дополнения системы собственными специализированными компонентами;
В случае использования внешней базы данных для хранения атрибутов документов необходимо наличие подробного описания структуры данных и средств работы с разными СУБД.
6. Характеристики различных систем управления электронными документами
| Вид ИСУД | Характеристика | Поставщики продуктов данного класса |
| Ориентированные на бизнес-процессы (Business-process EDM) | Предназначены для специфических вертикальных и горизонтальных приложений, иногда ориентированы на использование в определенной индустрии. Эти решения, как правило, обеспечивают полный жизненный цикл работы с документами, включая технологии работы с образами, управления записями и потоками работ и т.д. | Documentum, FileNet (Panagon и Watermark), Hummingbird (PC DOCS) |
| Корпоративные (Enterprise- centric EDM) | Обеспечивают корпоративную инфраструктуру для создания, совместной работы над документами и их публикации, доступную, как правило, всем пользователям в организации. Основные возможности этих систем аналогичны системам, ориентированным на бизнес-процессы. Отличительной особенностью является способ использования и распространения. Аналогично таким средствам, как текстовые редакторы и электронные таблицы, являются стандартным «приложением по умолчанию» для создания и публикации документов в организации | Lotus (Domino.Doc), дополнения к Novell GroupWise, Opent Text (LiveLink), Keyfile Corp., Oracle (Context) |
| Системы управления контентом (Content Management) | Обеспечивают процессы отслеживания, создания, доступа, контроля и доставки информации вплоть до уровня разделов документов и объектов для их последующего повторного использования и компиляции. Потенциально доступность информации не в виде документов, а в виде объектов облегчает процесс обмена информацией между приложениями | (Content management): Adobe, Excalibur |
| Системы управления информацией (порталы) (Information Management) | Обеспечивают агрегирование, управление и доставку информации через сети Internet, Intranet и Extranet. Эти технологии обеспечивают фундамент создания информационных порталов. Дают возможность организациям накапливать и использовать экспертизу в распределенной корпоративной среде на основе применения бизнес-правил, контекста и метаданных.Позволяют применять статические и динамические публикации для обеспечения большей интерактивности и средств совместной работы | Excalibur, Oracle Context, PC DOCS/Fulcrum, Verity, Lotus (Domino/Notes, K-station) |
| Системы управления образами (Imaging) | Преобразуют информацию с бумажных носителей в цифровой формат, как правило это TIFF (Tagged Image File Format), после чего документ может быть использован для работы уже в электронной форме | Adobe |
| Системы управления потоками работ (Workflow management) | Обеспечивают систематическую маршрутизацию работ любого типа в рамках структурированных и неструктурированных бизнеспроцессов. Используются в целях ускорения бизнеспроцессов, увеличения эффективности и степени контролируемости процессов в организации | Lotus (Domino/Notes и Domino Workflow), Jetform, FileNet, Action Technologies, Staffware |
Информационные системы управления документами (Electronic Document Management - EDM) обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также контроль над потоками документов в организации.
Часто эти документы хранятся в специальных хранилищах или иерархической файловой системе. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают ИСУД, включают в себя текстовые документы, образы, электронные таблицы, аудио- и видеоданные, Web-документы.
Общими возможностями ИСУД являются создание документов, управление доступом, преобразование и безопасность.
Информационные материалы, имеющие высокую ценность, создаются ежедневно, размещаются в глобальных сетях, распространяются в различных профессиональных коллективах. В эпоху информационной революции и сетевых организаций формализованные документы, доступные только специалистам, не могут более служить хранилищем корпоративных знаний.
Информационные системы управления делопроизводством обеспечивают работу с электронными версиями документов и реквизитами регистрационно-контрольных форм в соответствии с принятыми в стране правилами и стандартами делопроизводства.
Основным назначением этих систем является документальная регистрация тех или иных свершившихся действий и событий (например, «документ принят к исполнению», «документ передан на исполнение конкретному сотруднику», «на документ дан соответствующий ответ» и т.д.) в соответствии с принятыми правилами. Функции ИСУД, ориентированной на бизнес-процессы.
Системы управления документооборотом обеспечивают строго регламентированное и формально контролируемое движение документов внутри и вне организации на основе информационных и коммуникационных технологий. Эти системы не только регистрируют действия и события, но и поддерживают сами процессы работы над документами. Основное отличие и преимущество корпоративной информационной системы управления документами по сравнению с системами делопроизводства и документооборота состоит в том, что это решение, которое обеспечивает универсальную, повсеместно доступную среду для работы и хранения всех типов документов в масштабе всей организации в целом.
Отметим, что пользователями:
• систем управления делопроизводством являются сотрудники ограниченного числа структурных подразделений банка, например управление делами, секретариаты, канцелярии, общие отделы, экспедиции;
систем управления документооборотом - отдельные сотрудники многих подразделений, вовлеченных в какой-то общий бизнес-процесс;
корпоративных систем управления документами - практически все сотрудники из всех подразделений предприятия.
Современные системы управления интеллектуальными активами предприятия содержат в своем ядре прикладные системы, которые поддерживают так называемые Workflow-технологии (технологии поддержки потоков заданий). Эти технологии создают при помощи графического редактора произвольные маршрутные схемы, назначают правила перехода этапов бизнес-процессов от одного пользователя к другому через диалоговый интерфейс без программирования и обеспечивают графический или формальный мониторинг прохождения процессов между пользователями с возможностью расхождения, схождения, вложенности, условных переходов. Они дают возможность внесения изменений, позволяющих оптимизировать любой процесс на основе анализа его текущего состояния, и одновременно с этим документировать изменение и автоматизировать новые действия операторов в ходе его выполнения.
Работа в среде Web-браузера обеспечивает всем пользователям доступ к порталу управления документами. Эта платформа предоставляет возможности реализовывать произвольные схемы процессов работы с документами.
Таким образом, иерархия информационных технологий, применяемых для управления интеллектуальными активами предприятия, по мере их расширения от частных к более общим, следующая.
Системы управления делопроизводством.
Системы управления документооборотом (Business-Process Electronic Document Management - BP EDM).
Системы управления документами, включая корпоративные (Enterprise-centric Electronic Document Management - EC EDM).
4.Системы управления информацией (Information Portal, Information Management - IM).
5.Системы управления потоками работ (WorkFlow Management - WFM).
Таким образом, информационные системы управления документами являются частью более обширной концепции управления знаниями, которая, по определению, влечет за собой систематическое усиление роли как информации, так и экспертного опыта для достижения следующих четырех бизнес-целей: инновации, компетентность, эффективность, скорость реагирования.
Документы являются контейнерами, заключающие в себе значительную часть знаний организации, и в целом представляют собой один из самых значимых ее активов. Эффективная система управления документами предприятия легко может быть расширена для того, чтобы служить платформой вертикальных приложений, направленных на удовлетворение специфических бизнес-требований его клиентов.
Литература
1. Корнеев И.К, Машурцев В.А. информационные технологии управления. – М.: ИНФРА – М, 2001. – 158с.
Похожие работы
... и социальной информации; 11. Государственную систему документационного обеспечения управления. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ); 12. нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда; 13. нормативные документы по организации архивного хранения документов. К нормативным документам по стандартизации, действующим на ...
... на работу с документами; - контроль исполнения документа; - поддержка коллективной работы с документом. Пример: Staff Ware. 3. Инструментальные средства компьютерных технологий информационного обслуживания управленческой деятельности Информационное обеспечение подразделяется на машинное и внемашинное. Автоматизация информационных потоков и документооборота, достигается путем ...
... обеспечение управления - деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций учреждения, организации и предприятия. Несмотря на, что ООО «ДИН» существует несколько лет, работы по организации технологии документационного обеспечения управления начали проводиться только с 2001 года. Документационное обеспечение управления в ООО «ДИН» ...
... // Секретарское дело 1997. №4. С. 19-24. 49. Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов). ВНИИДАД, 1996. Приложение 1 ЗАО «Строительная Компания «Технолига» ИНСТРУКЦИЯ по делопроизводству ___________№_______ УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ...
0 комментариев