Информационные технологии в управлении

РЕФЕРАТ

по курсу «Менеджмент»

по теме: «Информационные технологии в управлении»

1. Организация и средства информационных технологий обеспечения управленческой деятельности

 

Информация – это сведения об объектах и явлениях окружающей среды, их параметрах, свойствах и состоянии, которые уменьшают имеющуюся о них степень неопределенности, неполноты знаний.

Довольно распространенным является взгляд на информацию как на ресурс, аналогичный материальным, трудовым и денежным ресурсам. Эта точка зрения отражается в следующем определении.

Информационные технологии (ИТ) прошли несколько этапов:

1) ручная ИТ;

2) механическая ИТ;

3) электрическая ИТ;

4) электронная:

4.1. появление больших ЭВМ в конце 70-х;

4.2. появление больших ЭВМ в конце 80-х.

Особенность современных ИТ:

1) Распределённая компьютерная техника;

2) Дружественное программное обеспечение;

3) Развитые коммуникации;

4) Развитие сети Internet.

Основные этапы проектирования ИТ: предпроектное обследование, проектирование (технический проект, рабочий проект), ввод системы в действие, промышленная эксплуатация. Основные способы организации автоматизированных информационных систем: структурный и функциональный.

 

2. Информационные технологии документационного обеспечения управленческой деятельности

 

Современное делопроизводство включает:

·           обеспечение своевременного и правильного создания документов (документирование);

·           организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).

В результате документирования деятельности организации создается документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, по которым можно ее идентифицировать. Все официальные документы имеют общие и специальные функции.

Управленческие документы составляют основу документации организации и являются объектом делопроизводства. В состав управленческой документации входят следующие:

·     организационная;

·     распорядительная;

·     организационная;

·     информационно-справочная;

·     по личному составу;

·     плановая.

Создание и внедрение системы автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД) преследует достижение следующих целей:

1) в области обработки документов:

·     обеспечение повышения оперативности и качества работы с документами, упорядочение документооборота, обеспечение контроля исполнения;

·     создание условий для перехода от традиционного бумажного документооборота к электронной безбумажной технологии;

·     создание необходимых условий для повышения доли интеллектуального производительного труда по содержательной и смысловой работе с документами и снижения трудозатрат на рутинные операции;

·     обеспечение повышение качества документов, создаваемых в организации;

·     исключение дублирования работы по вводу информации о документе на различных участках работы с ним;

2) в области контроля за исполнительской дисциплиной:

·     обеспечение автоматизированного контроля за прохождением документов в подразделениях организации с момента их получения или создания до завершения исполнения отправки или оформления в дело, своевременное информирование сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах, исключение потерь документов;

·     обеспечение автоматизированного упреждающего контроля за своевременным исполнением документов, поручений высших органов государственной власти и управления, поручений и указаний руководства организации, оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа;

·     сокращение сроков прохождения и исполнения документов;

3) в области организации доступа к информации:

·     обеспечение централизованного хранения текстов документов, подготовленных в электронной форме, и их графических образов, а также всех сопутствующих материалов (регистрационных карточек документов, резолюций, сопроводительных документов) с возможностью организации логического связывания документов, относящихся к одному вопросу, и оперативного поиска (подборки) документов по тематическому набору реквизитов.

·     Автоматизация документооборота заключается в комплексе автоматизации задач разработки, согласования, распространения, поиска и архивного хранения документов в организации.

В настоящее время существуют следующие системы автоматизации документооборота в организации:

1.         Система обработки изображений документов предназначена для ввода, обработки, хранения и поиска графических образов бумажных документов.

Основные функции документов:

-      сканирование документов;

-      запись на сервер;

-      классификация документов;

-      передача изображений на рабочую станцию;

-      поиск изображений по отдельным элементам;

-      рассылка и печать.

2.         Система оптического распознавания символов – для перевода бумажных документов в электронную форму в виде текстового файла.

Основные функции:

-      сканирование;

-      распознавание текста;

-      форматирование в текстовый файл.

2 вида систем распознавания символов:

-      обучаемые (FineReader);

-      интеллектуальные (Cunei Form).

3.         Система управления документами (DMS) – для автоматизации хранения, поиска и управления электронными документами разных форматов.

Основные функции:

-      индексирование документов

-      полнотекстовый поиск по ключевым словам;

-      ассемблирование документов;

-      организация доступа к документу независимо от места его хранения;

-      защита данных;

-      организация выдачи и возврата документа;

-      контроль версии документа;

-      рассылка документа.

Пример: Documentum.