Классификация и систематизация документов. Формирование дел

7. Классификация и систематизация документов. Формирование дел

Для классификации и систематизации документов, формирования дел в ООО «Автоэлемент» составляется номенклатура дел.

Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура дел ООО «Автоэлемент» составляется на основе фактического состава документов, находящихся и используемых в делопроизводстве. Номенклатура дел была составлена в двух экземплярах секретарем на общем бланке Университета, согласована с архивом Управления делами Университета, подписана директором ООО «Автоэлемент».

Исполненные документы должны в 3-дневный срок сдаваться секретарю для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяется в соответствии с номенклатурой дел.

При формировании дел соблюдаются следующие общие правила:

– в дело помещаются только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

– в дело группируются документы одного календарного или учебного года, за исключением переходящих дел;

– раздельно группируются в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

– в дело не помещаются документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

– по объему дело обычно не превышает 250 листов.

– при наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т.д.

8. Экспертиза ценности документов. Подготовка дел к сдаче в архив

Экспертиза ценности документов в ООО «Автоэлемент» на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив.

В организации проведение экспертизы ценности документов осуществляет секретарь. Секретарь осуществляет отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в отделах компании (в данном случае в ООО «Автоэлемент»); выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечня документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел секретариата, путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает секретарь директора. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в отделе компании.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

Прием каждого дела производится сотрудником в присутствии работника. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема – передачи дел, а также подписи секретаря директора и лица, передавшего дела.

7. Самостоятельная работа

При прохождении практики в ООО «Автоэлемент» я занимал должность помощника секретаря руководителя.

Поскольку в секреториате функции службы делопроизводства возложены на секретариат, у меня была возможность подробно изучить особенности ведения как текущего делопроизводства, так и процесса подготовки документов для сдачи в архив.

Принимал участие в таких этапах работы с документами, как регистрация исходящих документов, сортировка, набор текста документа на компьютере, копирование документов, подготовка дел к передаче на хранение…

Регистрация исходящих документов, таких как, приказы и распоряжения руководства по основной деятельности, приказы о размерах оплаты за обучение, распоряжения директора по основной деятельности, приказы по личному составу филиалов компании, заключались в занесении сведений (номер, дата, данные филиала, исполнитель, краткое содержание) о данных документах в Журналы регистрации.

Стоит отметить, что, несмотря на то, что в секретариате принята централизованная система регистрации входящих документов, секретариат регистрирует входящие документы повторно. Об этом свидетельствует наличие отдельного Журнала регистрации входящих документов. Это говорит о повторной регистрации документов.

Также наблюдал за процессом составления листа рассылки. Это документ, который составляется в случае необходимости ознакомления регионов (филиалов, представительств) с приказом (распоряжением) руководства, касающегося вопросов их деятельности. Подготовка дел к хранению заключалась в оформлении личных дел работников в филиалах. Мною были составлены внутренние описи, листы-заверители, оформлялись обложки дел, дел работников филиалов: Кириши, Москва, Южно-Сахалинск.

Для облегчения работы мне были предоставлены образцы оформления личных дел работников г. Кириши за 2007 год. Стоит отметить, что структура, порядок оформления этих дел не вполне соответствует нормативным требованиям (Типовой инструкции по делопроизводству, Основным правилам работы архивов организаций). Например, количество документов, содержащихся в деле не соответствует количеству единиц хранения, заявленных во внутренней описи. Были обнаружены неточности в нумерации страниц.

Дела оформлялись согласно положениям Инструкции по оформлению личных дел студентов-экстернов региональных подразделений РГГУ (утверждена распоряжением начальника УРРЦЭ).

Личные дела студентов (экстернов) хранятся согласно Перечню типовых документов (ст. 499 а) – 75 лет. Обложка дела оформляется по установленной форме. Все надписи на обложке делаются разборчиво, без сокращений.

В соответствии с номенклатурой дел УРРЦЭ есть дело «Акты о выделении дел и документов к уничтожению». Мною была внимательно изучена эта папка. Поскольку акты о выделении документов к уничтожению составляются, в целом, на дела РГГУ, то в этом документе были указаны дела нескольких структурных подразделений (название УРРЦЭ было указано перед группой заголовков дел).

Что касается документного и бездокументного обслуживания руководителя, то секретарь УРРЦЭ ответственен за сбор информации, подготовку проектов документов (приказов и распоряжений) по задания начальника УРРЦЭ, обслуживает совещания, по необходимости документирует их деятельность.

Бездокументное обслуживание включает в себя необходимые сервисные функции, подготовку командировок (заказ билетов, оформление документов), телефонное обслуживание.

Заключение

Производственная практика по специальности «Организация и технология документационного обеспечения управления» проходила в секретариате Управлении регионального развития и централизованного экстерната РГГУ.

Было выяснено, что Управление является структурным подразделением РГГУ, осуществляющим и направляющим региональную деятельность Университета. Секретариат отвечает за ведение текущего делопроизводства и подготовку документов к сдаче на архивное хранение.

Правила создания и оформления документов в УРРЦЭ установлены Инструкцией по делопроизводству РГГУ. Отмечено, что оформление документов Управления соответствует требованиям нормативно-методической документации (в том числе Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, Основных правил работы архивов организаций).

В процессе практики был изучен состав видов служебных документов, порядок и особенности их оформления.

Выяснено, что в УРРЦЭ присутствуют следующие системы документации: организационно-правовая, кадровая, статистическая.

Подробно изучен процесс движения документов на всех этапах документооборота: от момента получения и создания документа до момента отправки на исполнение. Необходимо отметить, что первая регистрация входящих документов осуществляется в Управлении делами РГГУ, а затем уже документы, адресованные непосредственно УРРЦЭ, передаются на обработку в секретариат. Большое внимание уделено формированию дел Управления, подбору всех необходимых документов для составления полностью оформленного дела, изучены детали сортировки отдельных документов по степени важности и срочности исполнения или ознакомления.

Находясь на должности помощника секретаря руководителя, получила возможность подробно познакомиться с деталями бездокументного обслуживания руководителя, процесса подготовки совещаний, также было уделено внимание и особенностям документального обслуживания, создания документов, их согласования, регистрации, процедуры формирования дел и передачи их на хранение.

Можно сделать вывод, организация документооборота УРРЦЭ имеет некоторое своеобразие, однако порядок выполнения большинства делопроизводственных операций соответствуют нормативно-методическим требованиям.

Следует отметить, что как таковой делопроизводственной службы в УРРЦЭ нет, вся работа с документами выполняется секретарем начальника УРРЦЭ. Это объясняется тем, что первичная обработка входящих документов осуществляется в Управлении делами РГГУ, которое занимается делопроизводством Университета в целом.