1. Структуры и функций делопроизводственной службы
Производственная практика проходила в секретариате ООО «Автоэлемент», производственной компании, осуществляющей производство, и сбыт автомобильных фильтров и фильтрующих элементов на весь спектр автотракторной техники.
Структура компании ООО «Автоэлемент» включает в себя следующие отделы: отдел маркетинга и рекламы, отдел ЭВТ, секретариат и бухгалтерию, отдел контроля качества продукции, конструкторский отдел, отделы снабжения и сбыта.
Делопроизводственная служба Управления компании представлена секретариатом, который в своей деятельности руководствуется такими нормативными документами, как Инструкция по делопроизводству, должностные инструкции сотрудников.
Таким образом, непосредственное ведение делопроизводства в ООО «Автоэлемент» возлагается на секретариат. Он обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление сотрудников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.
Занимаемая должность – помощник секретаря руководителя, предусматривала как знакомство со стадиями текущего делопроизводства и особенностями оформления дел для передачи на хранение в архив, так и изучение функций секретаря по документному и бездокументному обслуживанию руководителя.
2. Документирование деятельности организации
В ООО «Автоэлемент» присутствует смешанная организационная форма работы с документами. Часть операций (прием и обработка поступающих и отправляемых документов, регистрация, тиражирование) выполняется Управлением делами, а секретариат выполняет операции по созданию (печати) документов, их систематизации, хранению дел, их обработке перед сдачей в архив.
ООО «Автоэлемент» издает организационные (положения, правила, инструкции) и распорядительные (приказы, распоряжения) документы.
Приказами и распоряжениями оформляются решения нормативного характера, а также оперативные, организационные, кадровые и другие вопросы внутренней работы ООО «Автоэлемент».
Проекты приказов, распоряжений готовятся на основании поручений ректора Университета, проректоров или в инициативном порядке директорами Институтов, Центров, деканами факультетов или начальниками других структурных подразделений.
Приказы оформляются на бланках и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения в соответствии с ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Передача приказов, их копий работникам сторонних организаций допускается только с разрешения руководства компании.
Подготовка приказа включает в себя изучение существа вопроса, сбор необходимых сведений, подготовку проекта приказа, согласование проекта, подписание, регистрацию.
После регистрации приказов или распоряжений их заверенные копии рассылаются в структурные отделы ООО «Автоэлемент» на основании листа рассылки. Лист рассылки составляется непосредственно исполнителем документа. В конце листа рассылки указывается его фамилия и дата передачи в Управление делами для дальнейшей передачи в структурные отделы компании. В ООО «Автоэлемент» составляется лист рассылки по филиалам и представительствам.
Порядок оформления и составления бланков и организационных и распорядительных документов в ООО «Автоэлемент» в полной мере соответствует требованиям Инструкции по делопроизводству. Важно отметить, что в ООО «Автоэлемент» установлен определенный порядок визирования приказов.
После регистрации приказов или распоряжений их заверенные копии рассылаются в структурные отделы компании, адресатам, на основании листа рассылки. Лист рассылки составляется непосредственно исполнителем документа. В конце листа рассылки указывается его фамилия и дата передачи в Управление делами для дальнейшей передачи в структурные отделы ООО «Автоэлемент».
Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции ООО «Автоэлемент». Положение об ООО «Автоэлемент» состоит из 6 частей («Общие положения», «Задачи и функции ООО «Автоэлемент»», «Структура и штаты компании», «Руководство компании», «Права и ответственность», «Контроль, проверка и ревизия деятельности компании»).
В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.
В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений и иных нормативных актов.
Положения Инструкции по делопроизводству распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемых с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий. Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в секретариате ООО «Автоэлемент», должны отвечать требованиям настоящей инструкции по делопроизводству.
Поскольку секретариат ООО «Автоэлемент» оснащен компьютерными средствами, то в управлении применяются различные программные средства, среди которых в первую очередь необходимо выделить Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Outlook.
Также секретариатом используются такие специальные программы, как «1 С бухгалтерия», «Программный модуль сбора информации. Комплексная оценка» для автоматизации процедуры подготовки документов к исполнению.
Положения, правила и инструкции применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются руководителем отдела компании, и утверждаются директором ООО «Автоэлемент» в форме грифа утверждения или путем издания приказа. Текст проекта положения, правил, инструкций печатается на общем бланке. Кроме вышеперечисленных документов, секретариат хранит издает также следующее: инструктивные и информационные письма, доверенности, описи дел постоянного хранения, журналы регистрации. Все эти документы перечислены в номенклатуре дел ООО «Автоэлемент».
0 комментариев