Подготовка, оформление и размножение служебных документов

2.3 Подготовка, оформление и размножение служебных документов

В соответствии с инструкцией по делопроизводству администрации Родинского района при подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать ряд требований и правил, обеспечивающих их юридическую силу, целесообразность и обоснованность, оперативное исполнение и использование. Служебные документы пишутся на бланках учреждения. В случае отсутствия бланков документ оформляется с помощью углового штампа с наименованием организации, который проставляется в левом верхнем углу с указанием даты и номера.

Каждый вид документа должен иметь строго определенный комплекс реквизитов и стабильный порядок их расположения, соответствующий требованиям ГОСТ Р 6.30-2003 «УСД. Унифицированная система организационно – распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и инструкции по делопроизводству администрации Родинского района. Все реквизиты оформляются в соответствии с вышеуказанными документами.

Согласно инструкции по делопроизводству администрации Родинского района согласование является способом предварительного рассмотрения и оценки проекта документа, поэтому каждый документ должен быть согласован с заинтересованными лицами и организациями. Оформляется согласование либо визированием проекта документа, либо грифом согласования. Виза включает в себя личную подпись визирующего, расшифровку его подписи и дату согласования. При необходимости может быть указана должность визирующего.

Проекты постановлений и распоряжений администрации района согласовываются исполнителями, руководителями заинтересованных отделов, управлений и комитетов, юрисконсультом, заместителями главы администрации, курирующих соответствующие вопросы.

Документы подписываются должностными лицами учреждения в соответствии с распределением обязанностей. Решения представительного органа подписываются его председателем, при его отсутствии – заместителем председателя. Решения о принятии нормативно – правого акта подписываются председателем районного Совета депутатов, а сам нормативно – правовой акт (положения, правила, порядок, решения и др.) подписывает глава района. Постановления, распоряжения администрации района подписываются главой администрации района, при его отсутствии – заместителем главы администрации, назначенным главой района распоряжением.

В отделах, управлениях, комитетах документы подписываются руководителем, а при его отсутствии – заместителем руководителя. Подписанные постановления, распоряжения регистрируются в журнале. Для каждого вида документа ведется отдельный журнал. Порядковый номер при этом устанавливается в пределах календарного года.

Распоряжения администрации издаются по вопросам, требующим оперативного разрешения. В соответствии с номенклатурой дел распоряжения по основной деятельности, по личному составу, командировкам и отпускам формируются в самостоятельные дела.

Некоторые документы приобретают юридическую силу только после утверждения. Они утверждаются соответствующими органами или должностными лицами, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в этих документах.

На документах, требующих особого удостоверения, ставится печать. ГСДОУ рекомендует примерный перечень документов, на которых ставится круглая печать (Приложение 2). Размноженные экземпляры (ксерокопии) постановлений представительного органа и постановлений, распоряжений администрации заверяются специальной печатью «Для распоряжений» либо «Для постановлений». Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы она захватывала личную подпись должностного лица, подписывающего документ. Ксерокопии документов с черной печатью являются недействительными. Копии документов, используемых в документообороте, заверяются проставлением ниже реквизита «подпись» заверительной подписи «Верно», наименования должности лица, заверившего копию, его личной подписи, её расшифровки и даты заверения.

К проекту решения, постановления или распоряжения исполнитель прилагает список лиц и организаций, которым должен быть разослан подписанный документ, а также указать свою фамилию и номер служебного телефона.

Приложение к решению представительного органа или постановлению (распоряжению) администрации должно обязательно иметь следующие элементы: указание вида документа, к которому прилагается приложение, его дату и номер, заголовок, текст, подпись составителя и визы лиц, которые ответственны за достоверность его содержания. Если в приложении есть цифровые показатели, то указывается единица их измерения.

В процессе проведения в коллегиальных органах сессий, собраний, коллегий ход обсуждения вопросов фиксируется в соответствующих протоколах. Протокол оформляется на основании записей хода сессии (заседания, собрания), а также подготовленных материалов: текстов докладов, содокладов, постановлений, записей выступлений депутатов. Текст протокола должен быть точным, отпечатанным на пишущей машинке. При составлении протокола необходимо обеспечивать их юридическую полноценность. Она определяется наличием в протоколе всех необходимых реквизитов, их правильным оформлением и строгой информацией, содержащейся в протоколе. В протокольной записи могут содержаться:

·     поручения по доработке проекта решения с указанием ответственных лиц и сроков исполнения, если эти сроки не соответствуют Регламенту представительного органа;

·      поручения должностным лицам, не включенным в проект решения.

Все принятые решения, подписанные председателем представительного органа, прилагаются к протоколу. Регистрация решений представительного органа идет последовательно, начиная с первого номера в пределах каждого календарного года. Протокол подписывается председателем представительного органа и секретарем. Подлинные экземпляры протоколов заседаний хранятся в течение установленного срока в архиве администрации, а затем сдаются в муниципальный архив на постоянное хранение.