Пометьте левую верхнюю ячейку области, в которую нужно вставить копию данных

2.           Пометьте левую верхнюю ячейку области, в которую нужно вставить копию данных.

3.           Выберите в меню Правка команду Вставить или нажмите комбинацию клавиш Ctrl+V или щелкните по кнопке Вставить из Буфера стандартной панели инструментов. Можно также щелкнуть правой кнопкой мыши и выбрать в контекстном меню команду Вставить. Если нужно вставить только одну копию, то нажмите клавишу Enter.

Рисунок 3. – Копирование данных

Такие команды удобно использовать, если нужно сделать несколько копий выделенных данных из рабочего листа. Копия выделенных данных сохраняется в Буфере обмена. Значит, используя команду Вставить, можно поместить на рабочем листе любое количество копий данных из буфера.

Следует также отметить, что команды копирования в буфер и вставки из буфера можно комбинировать любым способом.

Копирование данных с помощью Автозаполнителя. С помощью Автозаполнителя можно быстро скопировать содержимое в соседние ячейки. Если запись содержит данные, например дни недели или буквенно-цифровой элемент, то Excel автоматически заполнит выделенную область ячеек последовательностью данных.

Для копирования данных с помощью Автозаполнителя выполните такие действия:

1.           Выделите ячейку с данными, которые нужно скопировать.

2.           Поместите курсор на маркере Автозаполнителя в правом нижнем углу ячейки.

3.           Нажмите левую кнопку мыши и, не отпуская ее, переместите маркер Автозаполнителя по соседним ячейкам, в которые нужно скопировать данные. Отпустите кнопку мыши.

4.          

Рисунок 4. – Ввод одинаковых данных

Если нужно ввести одинаковые данные в ячейки одного или нескольких несмежных диапазонов, то выделите эти диапазоны, наберите нужные данные и нажмите комбинацию клавиш Ctrl+Enter (рис. 4).

4. Границы ячейки. Изменение цвета, типа, толщины линий

К ячейкам и диапазонам ячеек можно применять разные виды оформления, например, рамки и заливку.

Применение рамок. Рамки ячеек и диапазонов ячеек украшают внешний вид рабочего листа (таблицы), и с их помощью лучше различать неоднородные области таблицы. Существование рамок улучшает вид напечатанных отчетов. Для применения рамок к ячейке выполните такие шаги:

1.            Выделите ячейку или диапазон ячеек, которые нужно отформатировать.

2.            Выберите команду Формат / Ячейки или нажмите комбинацию клавиш Ctrl+1 или щелкните правой кнопкой мыши и выберите команду Формат ячеек из контекстного меню. В диалоговом окне Формат ячеек, выберите вкладку Граница.

3.            Выберите одну из опций в зоне Все или Отдельные. Рамка появится на соответствующей границе выделенной области.

4.            В зоне Линия из списка тип линий выберите вид линии. Цвет рамки можно выбрать в списке цвет.

5.            Щелкните по кнопке ОК.

Обрамлять ячейки и диапазоны ячеек можно также с помощью кнопки Границы панели инструментов Форматирование.

Следует обратить внимание на то, что линии, которые разграничивают ячейки в рабочем листе, приведены для удобства, то есть, если есть необходимость, их можно не отображать. Чтобы спрятать линии сетки в рабочем листе, выполните команду Сервис / Параметры… Дальше щелкните, если нужно, по вкладке Вид и в окне, которое появилось, снимите опцию сетка. Также с помощью поля Цвет: можно изменить цвет сетки.

Рисунок 5. – Пункт параметры

Использование узоров и цветов для заполнения ячеек. Можно закрасить ячейку или заполнить ее узором. Во вкладке Вид диалогового окна

Формат ячеек можно выбрать цвета переднего и заднего плана, а также соответствующие узоры.

Для заполнения ячеек цветом или узором выполните такие шаги:

1.           Выделите ячейку или диапазон ячеек, которые нужно отформатировать.

2.           Выберите команду Формат / Ячейки или нажмите комбинацию клавиш Ctrl+1 или щелкните правой кнопкой мыши и выберите команду Формат ячеек из контекстного меню в диалоговом окне выберите вкладку Вид.

3.           Выберите цвет для заднего плана в поле Цвет. Результат выбора можно увидеть в поле Образец, которое находится внизу диалогового окна.

4.           Щелкните по стрелке поля Узор и выберите узор и цвет из списка. Если цвета переднего плана и фона совпадают, то ячейка будет без узора. Увидеть узор можно в поле Образец.

Рисунок 6. – Формат ячейки

5.           Щелкните по кнопке ОК.

Можно также закрасить ячейку или диапазон ячеек с помощью кнопки Цвет заливки панели инструментов Форматирование.

 

5. Защита листов и книги

Защита ячеек используется для закрытия доступа к выделенным ячейкам. При создании документов чаще всего защита устанавливается на заголовок, шапку документа и на ячейки с расчетными формулами.

Для установки защиты на ячейке таблицы необходимо выполнить такие действия:

1.           Выделить ячейку или диапазон ячеек рабочего листа, на которые нужно установить защиту, но которые на данный момент должны быть открытыми для записи и редактирования (рис. 7).

2.           Выберите команду Формат / Ячейки или нажмите комбинацию клавиш Ctrl+1 или щелкните правой кнопкой мыши и выберите команду Формат ячеек из контекстного меню. В диалоговом окне Формат ячеек выберите вкладку Защита.

3.           Снимите, если нужно, опцию Защищаемая ячейка и щелкните по кнопке ОК.

4.           Выполните команду Сервис / Защита / Защитить лист. Появится диалоговое окно Защитить лист.

5.           В соответствующее поле введите пароль (рис. 8) и щелкните по кнопке ОК. Появится диалоговое окно Подтверждение пароля, в котором повторно введите свой пароль и щёлкните на кнопке ОК.

6.           После чего выполните первые два пункта, установите опцию Защищаемая ячейка и щелкните по кнопке ОК.

Рисунок 7. – Установка защиты на ячейке таблицы

Рисунок 8. – Защита листа

При необходимости внесения правок в защищенные ячейки нужно снять защиту с рабочего листа. Для этого выполните команду Сервис / Защита / Снять защиту листа. Появится диалоговое окно Снять защиту листа, в соответствующее поле которого введите установленный пароль и щелкните по кнопке ОК. После этого все ячейки рабочего листа будут открыты для записи и редактирования.

6. Печать рабочих листов

Опции программы Excel позволяют управлять выведением на печать данных рабочих листов и диаграмм. Можно использовать команду Просмотр для предварительного просмотра данных перед печатью. Команда Параметры страницы позволяет установить поля, ввести верхние и нижние колонтитулы.

Можно напечатать содержимое рабочей книги, конкретного рабочего листа или выделенного интервала. По умолчанию программа Excel выделяет и печатает текущий рабочий лист. Можно задать, какую часть рабочего листа нужно напечатать.

Для печатания заданного диапазона рабочего листа выполните такие действия:

1.           Выделите диапазон, который нужно напечатать.

2.           Выберите команду Файл / Печать или нажмите комбинацию клавиш Ctrl+P. Появится диалоговое окно Печать.

3.           В зоне Вывести на печать этого диалогового окна выберите опцию выделенный диапазон.

4.           Щелкните по кнопке ОК, и программа Excel напечатает выделенный диапазон.

Если вы печатаете один и тот же диапазон рабочего листа, можно обозначить его как область печати, чтобы каждый раз при печати листа сразу его задавать.

Для задания области печати выполните такие действия:

1.           Выполните команду Файл / Параметры страницы. Появится диалоговое окно Параметры страницы.

2.           Щелкните по вкладке Лист этого листа, если он невыделенный.

3.           Щелкните по полю Выводить на печать диапазон и обозначьте область печати, выделив нужный диапазон ячеек с помощью мыши или введя их адреса (около них появится рамка). Excel присвоит выделенному диапазону имя Область печати.

4.           Для окончания работы щелкните по кнопке ОК.

Задать область печати можно также следующим образом:

·           Выделите необходимый для печати диапазон ячеек.

·           Выполните команду Файл / Область печати / Задать.

7.         Построение диаграмм

Для представления в графическом виде данных рабочих листов (таблиц) используют диаграммы. Данные рабочего листа, которые используются при создании диаграмм, соединяются с ней и при их изменении диаграмма обновляется. Можно создавать встроенную диаграмму, которая добавлена непосредственно в рабочий лист, или выполнить ее на отдельном листе диаграммы в рабочей книге. После создания можно дополнить диаграмму названиями и линиями сетки. Для изменения формата диаграммы можно использовать автоформаты.

Для создания диаграммы с помощью мастера диаграммы выполните такие действия:

1.           Выделите данные, которые вам нужно использовать в диаграмме.

2.           Выполните команду Вставка / Диаграмма или щелкните по кнопке Мастер диаграмм.

3.           Появится диалоговое окно Мастер диаграмм (шаг 1 из 4).Выберите тип диаграммы из соответствующего списка, а потом ее вид. После чего щелкните по кнопке Далее>. У вас есть возможность увидеть предыдущий вид диаграммы, нажав левой кнопкой мыши на кнопку Просмотр результата.

Рисунок 9. – Мастер диаграмм

4.           Если адрес диапазона в текстовом поле Диапазон вкладки Диапазон данных правильный, щелкните по кнопке Далее>. В противоположном случае выделите диапазон в рабочем окне или введите адреса его ячеек и после этого щелкните по кнопке Далее>. Также можно внести некоторые изменения, выбравши вкладку Ряд. Появится новое диалоговое окно.

5.           В данном окне можно усовершенствовать диаграмму, используя соответствующие вкладки. Например, гистограмма может принять такой вид. Щелкните по кнопке Далее>. Появится последнее диалоговое окно мастера диаграмм.

6.           Укажите место расположения диаграммы.

7.           Щелкните по кнопке Готово. Диаграмма появится на рабочем листе.

После вставки диаграммы в рабочий лист можно изменить ее размеры или переместить в другое место, перед этим выделив ее. Чтобы выделить диаграмму, поместите на ней курсор мыши и щелкните левой кнопкой мыши. При этом около диаграммы появится тонкая прямоугольная рамка с маркерами в виде черных квадратиков по углам, посередине каждой из сторон (размерные маркеры).

Для изменения размеров диаграммы выполните такие действия: