Навигация
Использование технических средств управления в работе менеджера
24105
знаков
0
таблиц
0
изображений
3. Использование технических средств управления в работе менеджера
Рабочее место менеджера оборудуют техническими средствами, номенклатуру которых устанавливают согласно видам работ, которые выполняет менеджер. Основными видами технических средств управления является организационная и вычислительная техника;
• ПЭВМ;
• аудио-, видеотехника.
Средства составления и копирование текстовых документов: ПЭВМ, диктофоны.
Средством составления и редактирования текстовых документов служит компьютер. Он дает возможность автоматизировать формирование текста, обеспечивает запоминание и поиск текста, возможность просмотра и корректирование печатного документа на экране.
Диктофонами называют приборы для магнитного записывания устного языка и его воспроизведение с целью дальнейшей обработки. Диктофон является разновидностью магнитофона, имеет ряд важных преимуществ - портативность, быстрый поиск па пленке необходимой записи, дистанционное управление, возможность уменьшать скорость воспроизведения языка сравнительно со скоростью, с которой была сделанная запись. Последнее очень важно: текст независимо от скорости диктования воспроизводится со скоростью, которая дает возможность четко фиксировать слова и фразы и печатать их. Секретарь может регулировать скорость воспроизведения речи. Диктофон применяется для:
• подготовки писем, приказов, распоряжений, докладных и объяснительных записок, докладов, справок и других организационно-распорядительных документов; при этом не нужно иметь черновика, сокращаются затраты труда того, кто диктует, и секретаря;
• записывание резолюций, указаний, запросов, заметок, напоминаний в процессе оперативной деятельности менеджера; при этом сокращается время доведения указаний к исполнителям, отпадает потребность рукописного их фиксирования; руководитель не вызывает отрицательных эмоций у собеседника;
• записывание хода совещаний, собрания, заседаний, текста выступлений, докладов, принятых решений и др.; при этом отпадает потребность их стенографирования и достигается абсолютная адекватность записи и языка.
При использовании диктофону экономия времени того, кто диктует, достигает 20 %, а производительность работы секретаря повышается на 25-45 %. С учетом времени на обдумывание за минуту можно продиктовать 60-70, а записать 20-30 слов. В целом с помощью диктофону за единицу времени выполняется на 40-50 % больше работы, чем при «ручном» записывании.
Применение диктофону дает возможность достичь важного организационного эффекта: практически полного распределения творческих, логических операций, что является прерогативой менеджера (принятие решений, их формулирование), и технических операций, которые должны выполнять технический персонал.
Особенно целесообразно использовать диктофон при диктовании вспомогательных, исходных, промежуточных и других аналогичных материалов (конспекты, рабочие заметки, извлечения из документов и печатных изданий и т.п.). Не менее эффективно применять диктофон для записывания текста, который нуждается в тщательной проверке редакции, т.е. для черновика.
Средства для выполнения чертежных работ. В кабинетах некоторых менеджеров (главных инженеров, конструкторов и др.) используются приборы для черчения, станки, инструменты І устройства.
Средства хранения и поиска документов. К ним принадлежат оборудование для картотек и средства для хранения документов.
Средства обработки документов. Эти средства предназначенные, в основном, для выполнения технических операций по обработке документов. На рабочем месте менеджера могут быть полезными устройства для скрепления и склеивания.
Средства административной связи и сигнализации. Важнейший элемент оборудования рабочего места менеджера - комплекс технических устройств, которые обеспечивают связь менеджера с абонентом как в пределах предприятия, так и вне него. К таким устройствам принадлежат акустическое и визуальное средства поисковой сигнализации и вызова, а также телефонная аппаратура.
На предприятиях устанавливают аппаратуру факсимильной связи.
С помощью факс-связи можно передавать любую документальную информацию - печатные, рукописные тексты, газеты, схемы, графики и т.д.. При этом обеспечивается полная автоматизация процессов передачи и приема.
Средства отображения аудиовизуальной информации. В случае необходимости кабинет менеджера оборудуют проекционной аппаратурой, экраном и планировочной доской. Если в кабинете менеджера рассматривают проекты, проводят совещания, на которые демонстрируют изображение, зафиксированные на кино- и фотопленке, кабинет оборудуют проекционной аппаратурой и экраном.
Планировочные доски предназначенные для макетирования проектных решений, их также используют для представления информации менеджеру, построения диаграмм и др.
Даже высокая в целом организация работы менеджера не освобождает его от потребности выполнять ряд технических операций, прежде всего, из обработки документов, счетно-вычислительных и др. Поэтому рабочее место менеджера должно быть оборудовано необходимыми средствами настольной оргтехники и канцпринадлежностями.
В современных условиях большая часть рабочих мест менеджеров формируется на основе индивидуальных проектов (разработок) или вообще без них. В этом одна из причин невысокого уровня организации рабочих мест, низкой эффективности затрат на их оборудование.
Типичные проекты организации рабочих мест менеджеров, как правило, включают такие разделы: введение; содержание работы и информационные связи; расположение рабочего места, его оснащение и планирование; информационное обслуживание рабочего места; материально-хозяйственное обслуживание; условия работы и эстетичное оформление; экономическая эффективность от внедрения типичного проекта.
Приспособление типичного проекта осуществляется с учетом конкретных условий работы менеджера и возможностей предприятия.
Одна из важнейших возможностей интенсификации работы менеджера в современных условиях состоит в создании автоматизированного рабочего места (АРМ). АРМ оборудуют набором средств обработки и передача информации - дисплеем, терминалом, средствами связи и быстрого печатания, копировальной машиной, которая может запоминать и передавать копию документа, ынтерфейсним оборудованием для включения терминала к локальной сети, которая обеспечивает выход на специализированные базы данных и др.
Список использованной литературы
1. Уч-к “Информатика” Макарова Н. В., Матвеева Л. А., Бройдо В. Л. М.: «Финансы и статистика» 1997 г.
2. “Введение в информационный бизнес” : Учебное пособие Голосов О.В., Охрименко С.А., Хорошилов А.В., под ред-й Тихомирова В.П.,Хорошилова А.В. — М.: Финансы и статистика, 1996.
Похожие работы
... уделяется внедрению новой техники и технологий, развитию новых дополнительных услуг, а также эффективному использованию рабочего времени и фонду заработной платы. 3. Пути совершенствования оплаты труда 3.1 Подходы к оптимизации системы оплаты труда на предприятии РУП "Белтелеком" Основная задача организации оплаты труда состоит в том, чтобы поставить оплату труда в зависимость от его ...
... форм и систем оплаты труда на основе улучшения его нормирования; оптимизация соотношений тарифа и переменной части заработной платы; сочетание централизованной регламентации и самостоятельности предприятий отрасли связи в организации оплаты труда на основе Отраслевого тарифного соглашения и регулирования заработной платы на основе коллективного договора. Оплата труда должна быть соразмерной и ...
... работников условиями труда, а низкая текучесть замедляет приход новых работников, отвечающих требованиям современного производства. Производительность труда и ее влияние на экономику предприятия. Производительность труда - это результативность полезного конкретного труда, которая характеризует эффективность целесообразной производственной деятельности работников предприятия за определенный ...
... день организация пополняется молодыми специалистами различных направлений, но по прежнему на ОАО «Литмаш» преобладают работники со стажем работы более 10 лет. Еще одной особенностью организации труда на ОАО «Литмаш» является то, что при поступлении на работу работники не подписывают коллективного договора, договором считается письменное заявление стандартного образца о приеме на работу на ОАО « ...
0 комментариев