Автоматизация хранения и поиска документов

1.2 Автоматизация хранения и поиска документов

Важное значение для организации эффективного управления неструктурированными документами имеют методы хранения информации, навигации, поиска и анализа документов. Для этого ввод информации сопровождается классификацией документов путем задания атрибутов и ключевых слов, аннотированием их содержания. Для ускорения последующего контекстного поиска производится полнотекстовое индексирование документов.

Документы могут храниться просто в файловой системе, и при этом система каталогов служит средством группирования и навигации в хранилище документов. В современных операционных системах типа Windows есть возможность задания длинных имен каталогов и файлов в качестве названий лапок и документов, а также имеются соответствующие средства поиска файлов по их параметрам.

Ряд систем, основанных на электронной почте, хранят документы в почтовых ящиках в виде почтовых сообщений с присоединенными файлами. Навигация в хранилище упрощается с помощью вложенных папок личного и коллективного пользования (рис. 1.1). Однако в таких системах поиск и фильтрация ограничены лишь отбором и сортировкой документов по атрибутам и тексту почтового сообщения.

Рис. 1.1 Способы хранения и поиска документов

Многие современные системы электронных документов используют в дополнение к файловой системе так называемые библиотеки документов, содержащие в БД карточки документов с атрибутами и ключевыми словами. Для логической группировки документов применяются папки.

Поиск и фильтрация документов производится по запросам на основе контекстного поиска: по атрибутам, по ключевым словам и по полному содержанию текста на основе индекса. При использовании механизма четкого поиска в запросе не должно быть орфографических ошибок, а в тексте документа - ошибок распознавания.

На основе нейронных сетей и искусственного интеллекта реализована технология нечеткого поиска по полному содержанию документа. Нечеткий поиск не требует полного соответствия искомых фраз с содержимым документов, кроме того, исключает потребность в исправлении ошибок после распознавания текста. Система поиска всегда выдает пользователю ответ, наилучшим образом согласованный с терминами или фразами запроса.

В реляционных СУБД реализованы другие схемы хранения - текстовые и универсальные БД. Тексты документов хранятся в символьных полях переменной длины, расширенные средства SQL-поиска позволяют формировать смешанные запросы для поиска по атрибутам и контекстного поиска, а дополнительные функции обеспечивают обработку текста.

Распределенный гипертекст составляет основу широко внедряемой Web - технологии. Хранилище информации представляет собой совокупность гипертекстовых страниц, распределенных по узлам сети Internet или Корпоративной сети (Intranet). Каждая страница размещается в отдельном файле и представляет собой текст, размеченный с помощью языка HTML. Структуризация документа осуществляется путем форматирования, выделения полей, создания форм для диалогового заполнения документа и организацией внутренних гипертекстовых ссылок. Навигация по хранилищу гипертекста осуществляется с помощью внешних гипертекстовых ссылок URL на документы, расположенные на различных узлах сети (Web-серверах). Кроме того, для определения местонахождения документов служит контекстный поиск. Для ускорения поиска информации в Internet применяются специальные программы-роботы, сканирующие Web-сервера и строящие некое подобие индекса. Использование гипертекста позволяет создать информационную инфраструктуру территориально распределенного учреждения и упростить диалоговый интерфейс пользователя, что наиболее важно при разработке информационных приложений для руководителей.

1.3 Обработка документов с использованием офисных пакетов

Офисные пакеты представляют собой набор программ, подготовленный производителем для автоматизации решения наиболее распространенных задач. Эти программы работают как единый программный комплекс, разрешена проблема совместимости между разными программами. Сами изготовители программного обеспечения дали такому комплекту название «офисный пакет», прочно прижившееся среди пользователей. Лидеры среди офисных пакетов - Microsoft Office, Lotus SmartSuite, Corel WordPerfect Office.

В последние годы в мире говорят также о пакете StarOffice компании Sun, разработанном для операционной системы Linux. Компания Sun поддерживает проект OpenOffice.org, который в рамках концепции открытого кода - исходного текста компьютерных программ (open source), позволяет пользователям всего мира свободно (бесплатно) получить операционную систему Linux и вместе с ней офисный пакет OpenOffice (он работает также на платформах Windows и Unix). Данный проект смог привлечь к разработке опыт тысяч талантливых программистов со всего мира, что позволяет операционной системе Linux и офисному пакету StarOffice/OpenOffice конкурировать с Microsoft. Главное различие платной и бесплатной версий StarOffice - то, что Sun осуществляет техническую поддержку и обучение пользователей StarOffice, и то, что StarOffice содержит некоторые дополнения, отсутствующие в OpenOffice, такие как специальные шрифты и база данных.

Отечественные фирмы также предлагают решения для автоматизации отдельных видов работы офиса и занимают конкретные ниши благодаря своим расширенным возможностям, таким как совместимость с определенными видами данных, поддержка национальных особенностей или специфических аппаратно-программных платформ. В России получил распространение офисный пакет «Русский Офис».

Традиционный набор программ для организации офисной работы представлен в таблице 1.2. Все представленные пакеты обеспечивают работу с Internet.

Таблица 1.2

Офисные пакеты различных производителей

Лидером на рынке офисных приложений является корпорация Microsoft. По разным оценкам, она контролирует сейчас 80-95% рынка офисных пакетов в западных странах, а в России эта цифра еще выше. В то же время во Франции, Германии, Италии, Португалии, Китае и Японии лидируют продукты Corel Perfect.

Коллективная работа с информацией

Концепция современного «электронного офиса» предполагает обязательную совместную работу всех сотрудников. Организация и автоматизация в офисе коллективной работы с документами строятся на технологиях groupware (командная работа) и workflow (поток работ).

Технологии командной работы ориентированы на небольшие рабочие группы, характеризуются поддержкой выполнения одной коллективной задачи и отсутствием структуризации в организаций работ. Поддержка ограничивается обеспечением коллективного доступа к информации с помощью различных методов доступа:

·          сетевой доступ к файлам и базе данных;

·          локальная и глобальная электронная почта (включая конференции и дискуссии);

·          терминальный доступ, пересылка файлов и электронная доска объявлений;

·          просмотр и интерпретация гипертекста (гипермедиа).

При коллективной работе важно наличие блокировок для разрешения конфликтов при совместном использовании ресурсов, санкционирование доступа по идентификаторам и паролям, защита информации с помощью прав доступа. Дополнительный уровень безопасности обеспечивается методами и средствами шифрации и электронной подписи.

Технологии управления потоком работ служат для автоматизации документооборота в средних и крупных организациях и для них характерно:

·          поддержка многопользовательской работы с несколькими задачами одновременно;

·          четкая структуризация выполнения работ по ролям и документам с контролем исполнения.

Деловой процесс формализуется как совокупность состояний и переходов, необходимых для описания взаимодействия, как минимум двух субъектов (в частном случае сотрудников предприятия) для достижения выполнения заранее заданного условия. Частным случаем такого взаимодействия является простая пересылка документа из точки в точку.

Регламентации взаимоотношений субъектов документооборота дополняется заданием безусловной и условной маршрутизация документов (например, по электронной почте) и времен обработки документа для контроля и учета исполнения.

В современных офисных пакетах имеются развитые средства поддержки коллективной работы.

В Microsoft Word возможно использование режима записи исправлений, в котором разными цветами отображаются исправления, сделанные разными пользователями, рецензирования и отправки документа по маршруту с использованием электронной почты. Также возможно сравнение и сохранение версий документа в одном.

Раздел 2. Анализ структуры документооборота ГУФСИН

Похожие работы

Становление системы непрерывного профессионального образования осужденных в пенитенциарном учреждении

Скачать

200776

10

1

... , как относительно конформного и неконформного (т. е. как относительно самостоятельного и относительно несамостоятельного).   2.2 Проектирование системы непрерывного профессионального образования осужденных в пенитенциарном учреждении На непрерывное и стабильное развитие образования в пенитенциарной системе немаловажное влияние оказывает внешняя среда, т.е. сфера, в которой образовательное ...

Конвоирование осужденных к лишению свободы (содержание, правовое регулирование, проблемы совершенствования)

Скачать

116506

2

10

... занятий разрабатывается управлением (отделом) по конвоированию территориального органа УИС на квартал. Глава III. Проблемы и пути совершенствования обеспечения конвоирования осужденных к лишению свободы   3.1 Проблемы кадрового обеспечения подразделений охраны и конвоирования исправительных учреждений В настоящее время проблема кадрового обеспечения системы исполнения наказаний вообще и ...

Муниципальное управление

Скачать

292966

0

0

... кадровая политика и организуется управление персоналом внутри государственных и муниципальных структур, зависят авторитет государства, государственных и муниципальных служащих, эффективность затрат на государственное и муниципальное управление. Персонал – это весь личный состав работающих, постоянные и временные специалисты и обслуживающие их деятельность рабочие и служащие, или совокупность ...

Документы и тайна

Скачать

704084

13

17

... к информации с грифом "особой важности" и "совершенно секретно" данные лица не допускаются. Руководители федеральных органов государственной власти, наделенные полномочиями по отнесению документов к государственной тайне, и руководители органов государственной власти субъектов Российской Федерации, заинтересованные в допуске лиц без гражданства к государственной гине, вносят в Правительство РФ ...