Интегрированные информационные системы

6.         Интегрированные информационные системы

 

Исключительное значение для функционирования и развития современной фирмы имеет наличие и четкое функционирование информационной системы, в которую входят: информационные потоки, технические средства их обработки, накопления и хранения, специалисты по наладке и эксплуатации системы, программные продукты. От уровня организации процессов сбора, накопления, хранения, поиска, передачи и методов обработки информации во многом зависит эффективность управления.

С внедрением современной информационной системы появляется возможность реорганизации деятельности многих служб (бухгалтерия, конструкторский, технический отдел и т.п.). Эти подразделения освободятся от выполнения рутинной работы по оформлению документов, проведению расчетов и пр.

Наличие информационной системы облегчает создание банка данных, который представляет собой комплекс, включающий специальные структуры организации информации, алгоритмы, программные и технические средства, в совокупности обеспечивающие создание и эксплуатацию системы накопления информации в банке данных (БД), ее обновление, корректировку и использование.

В БД включаются также архивы, содержащие справочный и статистический материал за длительный промежуток времени по подразделениям и фирме в целом.

Основные требования к банкам данных: возможность интеграции баз данных подразделений при сохранении целостности каждой из них; независимость, минимальная избыточность хранящейся информации и способность при необходимости к расширению.

Важным условием эффективного функционирования БД является обеспечение защиты данных от несанкционированного доступа или случайного уничтожения хранящихся данных.

Использование современных автоматизированных информационных систем позволяет решить следующие задачи:

ü   повысить уровень планирования и анализа эффективности, маркетинговых, сбытовых и др. коммерческих операций, финансово-хозяйственной деятельности и пр.;

ü   повысить уровень управляемости и надежности работы;

ü   обеспечить эффективное и согласованное взаимодействие между подразделениями;

ü   освободить время для интеллектуального труда.

В условиях XXI века с учетом степени готовности и финансовых возможностей организаций будут использоваться:

1. Полномасштабные и полнофункциональные корпоративные системы, охватывающие весь комплекс функций (производственных, научных, маркетинговых, управленческих и т.п.), которые потребуют, помимо колоссальных финансовых затрат,
перестройки мышления и процедур деятельности сотрудников организации.

Цель комплексных систем – обеспечить информацию о проектируемых, протекающих и завершенных хозяйственных процессах по цепочке: идея хозяйственной деятельности, далее – планирование хозяйственной деятельности, обеспечение по бизнес-плану ресурсами (материальными, трудовыми и т.д.), контроль над реализацией самого производственного процесса и по завершении – анализ производственно-хозяйственной деятельности организации.

2. Многофункциональные программные технологии на базе единого информационного пространства для сложившихся структур управления высокодоходных фирм.

3. Модули и системы, автоматизирующие отдельные участки работы, например, бухучет, начисление зарплаты и т.п., которые создаются для небольших предприятий с простой системой и процедурами.

7.         Производственная реструктуризация

 

Переход предприятий и организаций на рельсы рыночной экономики выявил ряд существенных проблем, осложняющих этот процесс:

ü   моральное и физическое старение оборудования и технологий;

ü   недостаточная подготовленность системы календарного и операционно-производственного планирования к новым условиям работы;

ü   изменение требований к качеству и оформлению цен на продукцию;

ü   изменение требований к организации работы с персоналом и т.п.

Поэтому важно достаточно оперативно произвести модернизацию и обновление производственной и технологической базы предприятий.

Важную роль в производственной реструктуризации играет реструктуризация производственной базы фирмы, которая предполагает осуществление следующих мер:

ü   слияние однотипных производств;

ü   ликвидация убыточных производств;

ü   внедрение универсальных сборочных приспособлений, обеспечивающих оперативную переналадку оборудования на выпуск новых видов продукции;

ü   внедрение групповой технологии, обеспечивающей производство на одном оборудовании различных близких по технологическим характеристикам изделий;

ü   реализация неиспользуемого оборудования, что освобождает производственные площади предприятия для производств нужной на рынке продукции;

ü   списание или продажа оборудования, не соответствующего требованиям стандартов и уровню качества продукции;

ü   сдача непрофильного оборудования в аренду на площадях предприятия.

Важным звеном организационно-производственной реструктуризации является управление персоналом.

Концепция реструктуризации системы управления персоналом включает: разработку методов формирования поведения индивидов, соответствующего целям и задачам преобразованной организации, целей, функций, организационной структуры, вертикальных и горизонтальных функциональных взаимосвязей руководителей и специалистов в процессе выработки, принятия и реализации управленческих решений, технологии руководства.

Одной из задач, которые встанут перед кадровыми работниками, является разработка принципиально новых подходов к приоритету ценностей.

Главное внутри организации – работники, а за пределами – потребители продукции. Поэтому необходимо повернуть сознание работающего к потребителю, а не к начальнику; к прибыли, а не к расточительству; к инициатору, а не к бездумному исполнителю. Иерархия отойдет на второй план, уступая место культуре и рынку.

Переход к новой системе хозяйствования требуют в ряде случаев принятия сложных решений в управлении персоналом. К ним относится сокращение численности персонала в период кризисных явлений и тяжелого финансового положения фирмы.

Но при этом важно сохранение «костяка» наиболее квалифицированных работников фирмы, занятых на всех стадиях технологического цикла: НИОКР – производство – сбыт товара) и услуг.

В условиях реструктуризации градообразующих предприятий, где существование людей целиком зависит от работы в; единственном крупном предприятии, от сокращения общей численности персонала также не уйти, иначе предприятие може¹ стать неконкурентоспособным.

Реструктуризация материально-технического обеспечение решает следующие задачи:

ü   снабжение предприятия необходимыми материально-техническими ресурсами:

ü   организацию складского хозяйства;

ü   управление запасами;

ü   полноценное транспортное обслуживание.

В современных условиях еще не всегда удается преодолеть прежний подход к управлению материально-техническими ресурсами, связанный с тем, что работники службы снабжение: стремятся запасти их максимальней, не всегда считаясь с объективными потребностями и возможностями фирмы.

Подобный подход приводит к избытку ресурсов, причем часто достаточно дорогих, что осложняет финансовое положение предприятия.

Поэтому важно руководствоваться следующими положениями:

ü   приобретение необходимых ресурсов (сырья, материалов полуфабрикатов) осуществлять с учетом реальных потребностей предприятия на текущий период, исходя из соответствующих нормативов, рассчитанных на предприятиях с учетом потребности производства, на основании заявок отделов сбыта;

ü   при формировании портфеля закупок резко ограничит приобретение дорогих импортных материально-технических ресурсов, стараясь заменить отечественными, более дешевыми ценовом отношении. Важно, чтобы приобретаемые ресурсы ее ответствовали установленным стандартам качества для обеспечения выпуска конкурентоспособной продукции.

При определении потребности в ресурсах важно разделит их в ценовом отношении на три группы:

1.Дорогие ресурсы, которые должны приобретаться в минимально необходимом количестве.

2.Дешевые ресурсы, не влияющие кардинально на конечную цену продукции и ценовой объем сверхнормативных запасов, можно приобретать в объеме, существенно большем нормативного, поскольку они не оказывают существенного влияния на финансовое состояние предприятия.

3.Средние по цене ресурсы, которые должны приобретаться в объеме, предусмотренном нормативами.

На предприятии необходимо установить строгий учет поступления и расходования материально-технических ресурсов, что поможет минимизировать себестоимость продукции и укрепить экономическое положение предприятия.

Современные Интернет – технологии (ИТ) будут играть важную роль в обеспечении ускорения товародвижения и материально-технического обеспечения сбыта продукции, и в первую очередь мобильная связь.

Мобильная связь, являющаяся одной из перспективных областей развития бизнеса в XXI столетии, позволяет:

ü   в несколько раз ускорить заключение договоров и контрактов по материально-техническому обеспечению;

ü   сократить время доставки грузов и качество обслуживания, поскольку потребители будут иметь дело только с фирмами, обеспечивающими высокую скорость и качество поставки товаров и услуг.

Не менее важна рациональная организация системы складского хозяйства. При этом надо устранить беспорядочное размещение сырья, материалов и техники, нахождение ресурсов на открытом пространстве, что нередко приводит к потере качества ресурсов: материалы и сырье, техника мокнут и ржавеют под дождем, теряют свои качества и возможность применения, что несет значительные убытки фирме.

Поэтому дня хранения ресурсов на открытом пространстве целесообразно сделать из быстро сборных конструкций недорогие навесы и ангары, предохраняющие ресурсы от порчи.

При хранении материалов на складах надо обеспечивать раздельное, компактное размещение длинномерных и небольших по размерам материально-технических ресурсов.

При небольших размерах помещений складов можно использовать расположение материалов компактно в ящиках, в ячейках, на специальных вертикальных стеллажах, располагаемых параллельными рядами в складском помещении.

При значительной дороговизне аренды помещений можно использовать подземные этажи зданий и чердачные помещения (для размещения небольших по весу грузов) и организовать перемещение сырья и материалов на специальных грузовых лифтах.

Чтобы свести к минимуму обслуживающий персонал складов, можно внедрить механизированное и автоматизированное складское хозяйство.

При автоматизации складов оператор, сидя за пультом управления, сможет автоматически получить с любого стеллажа на конвейер перед собой необходимые материалы и передать их в соответствующие производственные цеха и подразделения управления предприятия.

В современных условиях на крупных и средних предприятиях функционируют нередко 3 вида складов:

ü   склад предприятия;

ü   межцеховые склады;

ü   складские помещения в цехах.

Все эти склады различаются объемами, габаритами и способами складирования грузов.

Между складами должна быть налажена четкая связь, определено, какие конкретно материалы, полуфабрикаты, оборудование хранятся в каждом помещении, и налажен строгий учет с использованием компьютеров и автоматизированных информационных систем по расходованию сырья, материалов и других ресурсов, что позволит минимизировать затраты на производство единицы продукции предприятия.

Не менее важную роль играет транспортное обеспечение предприятий, при формировании системы которого важно учитывать следующие обстоятельства: специфику деятельности предприятия; необходимость формирования оптимальных – маршрутов движения.

В настоящее время на предприятиях существуют, как правило, следующие виды транспортировки грузов:

ü   внешние перевозки;

ü   межцеховое перемещение грузов;

ü   внутрицеховая транспортировка материально – технических ресурсов. Внешние перевозки имеют место при получении ж предприятии необходимых материально-технических ресурсов и доставке потребителям готовой продукции. Обеспечить эффективные грузопотоки можно, используя:

ü   кольцевую систему доставки грузов;

ü   оптимизацию маршрутов перемещения грузов с помощью решения транспортной задачи линейного программирования;

ü   оптимальное сочетание различных видов транспорта с учетом характера груза (автотранспорт, железнодорожный транспорт, авиатранспорт);

ü   пакетирование груза (от мини – в виде бандероли, до многотонного контейнера);

ü   надежную фирму для выполнения перевозок и пр.

При внешней транспортировке с учетом финансового состояния предприятия можно использовать собственный транспорт (при наличии достаточного объема финансовых ресурсов); применить транспорт других фирм на условиях аренды (при меньшем объеме финансовых ресурсов); наемных частных перевозчиков, выплачивая им зарплату и расходы на ГСМ.

Список литературы

 

1.  Абчук В.А. Лекции по менеджменту: Решение. Предвидение. Риск. – СПб., 1999

2.  Албастова Л.Н. Технология Эффективного менеджмента. – М., 2000

3.  Бойделл Т. Как улучшить управление организацией. – М., 2001

4.  Бреддик У. Менеджмент в организации. – М, 1999.

5.  Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент: человек, стратегия, организация, процесс. – М., 2002