Адміністративний персонал в закордонних компаніях

3. Адміністративний персонал в закордонних компаніях

В Україні з кожним роком стає все більше іноземних підприємств – багато великі закордонні компанії відкривають свої філії. І не дивно, що при виборі місця роботи багато хто кандидати віддають перевагу закордонним фірмам, у яких є перспективи кар'єрного зростання, більш високий у порівнянні з українськими рівень заробітної плати і абсолютно інший корпоративний дух.

Які ж позиції з адміністративної сфери затребувані в закордонних компаніях? Перш за все секретар, асистент відділу, персональний асистент та адміністративний директор.

Секретар

Обов'язки секретаря у закордонній компанії не відрізняються від обов'язків колег у російських: Це прийом і переадресація вхідних дзвінків, відправлення та прийом факсимільних повідомлень, замовлення таксі, зустріч відвідувачів, забезпечення їх усією необхідною інформацією, взаємодія з кур'єрською службою. У багатьох іноземних компаніях у секретарів є можливість кар'єрного росту.

На позицію секретаря іноземні компанії в основному віддають перевагу кандидатам з досвідом роботи від одного року. В іноземній компанії багато відвідувачів-експатів, дзвінки в основному надходять з-за кордону, серед персоналу також чимало іноземців, звідси і головна вимога до кандидатів на дану позицію – вільне володіння англійською або іншою іноземною мовою. Якщо раніше для роботи в якості секретаря було достатньо знати програму Word, то на даний момент в список необхідних програм додалися Excel, Internet Explorer, Outlook.

Секретар – обличчя компанії, він першим зустрічає відвідувачів, представляє організацію на нарадах, переговорах, виставках, тому для багатьох роботодавців важливо, щоб секретар мав привабливу зовнішність. У багатьох іноземних компаніях однією з вимог є прозахідна зовнішність кандидата (доглянутий вигляд, стильний одяг, манера спілкування). Також важливі комунікабельність, доброзичливість, правильно поставлена мова і, звичайно ж, стресостійкість.

Заробітна плата секретаря в іноземній компанії – 30–35 тис. руб. без вирахування податків. Крім того, роботодавець гарантує гарний соціальний пакет (оплата харчування, проїзду, ДМС, в деяких компаніях – курси англійської або французької мови).

Робота в іноземній компанії – це хороші перспективи розвитку, набуття досвіду роботи, пізнання зарубіжної корпоративної культури, а в деяких компаніях – можливість стажувань за кордоном.

4. Знання та навичкі, що необхідні документознавцю-референту

Навіть, така коротка характеристика основних напрямів діяльності документознавця-референта дає змогу окреслити коло знань, умінь і навичок, необхідно для виконання основних посадових функцій. Безумовно, ґрунтовні знання є запорукою успішного опанування професії.

Основною вимогою до знань, умінь та навичок референта є їх дворівненість. Перший рівень – знання у сфері організації ефективної управлінської діяльності. Другий – знання тієї галузі, в якій функціонує підприємство.

Систему знань, що стосується організації управлінської діяльності керівника – те саме і становить сутність професійних знань референта, – можна класифікувати за кількома напрямами.

Засвоєння основ теорії референтської діяльності. Сьогодні ця теорія активно розвивається відповіднодо всезростаючого попиту на референтські послуги; досліджуються історичні етапи професіоналізації референтської діяльності з метою поєднання традиційних засобів її реалізації з сучасними можливостями інформатизації технологічних процесів управління, обробки інформації тощо.

У цьому напрямі можливо усвідомлювати і виокремлювати основні функції в роботі документознавця з огляду на специфіку діяльності конкретного підприємства, його структуру та систему управління. Відповідно до цієї специфіки розробляється і посадова інструкція документознавця – референта на основі унормованої кваліфікаційної кваліфікаційної характеристики спеціаліста з основної діяльності. Отже документознавець – референт мусить добре орієнтуватися в теорії організації та наукового управління(менеджменту) й активно впроваджувати теоретичні знання в практику. До того ж йому необхідно конче вивчити нормативно-правову базу галузі та правові засади управлінської, інформаційної та господарської діяльності.

Оволодіння знаннями та навичками ефективної роботи з різними джерелами і видами інформації та технології її пошуку, обробки і використання. Референт має опанувати методику складання оглядових та аналітичних документів. Важливим є вміння застосовувати на практиці сучасні комп’ютерні технології та використовувати різні види інформаційних ресурсів. Це, у свою чергу, потребує знання структури сучасних інформаційних установ – бібліотек, архівів, центрів науково – технічної інформації, інформаційно – аналітичних центрів. І, безумовно, у цьому напрямі досить важливими навичками є навички швидкочитання, уміння запам’ятовувати та використовувати прочитане відповідно до ситуації.

Референт має уміти складати проекти доповідей, виступів, промов, звертань керівника відповідно до класичних вимог, що висуваються до такого виду документів. При цьому йому слід розумітися і на психології сприйняття тих чи інших публічних виступів щодо ефективності їх впливу на слухачів.

Організація різноманітних протокольних заходів, ділових зустрічей, нарад засідань і презентацій, ведення переговорів потребують від документознавця – референта навичок координаційної роботи та, яка уже зазначалося, організаційних здібностей.

Збільшення обсягів ділових контактів, запровадження новітніх технологій у практику управління спонукають до опанування основ планування часу, методів виконання запланованого – це саме ті знання, які забезпечать ефективну роботу і самого референта, і його керівника.

Уміння працювати з офісною та комп’ютерною технікою дає можливість оптимізувати та інтенсифікувати управлінську діяльність на всіх її стадіях. Документознавець – референт повинен мати уявлення щодо технологічних можливостей техніки та оперативно реагувати та інновації, що впроваджуються у цій сфері. Окреме місце тут посідають сучасні програмні продукти, які застосовуються в процесі організації документообігу, формування баз даних, інформаційного супроводу управлінської діяльності. А насамкінець зауважимо, що для спеціаліста не менш важливими, ніж усі перелічені вище, є знання та навички з основ психології спілкування, риторики, етики професійних відношень, іміджології та різноманітних PR-технологій.

Референт повинен мати здібності до швидкого засвоєння нових знань, передових технологій та впроваджувати їх у практику повсякденної роботи.

Про це свідчать і кваліфікаційні вимоги до фахівців цього профілю, в яких зазначено, що спеціаліст повинен здобути базову вищу освіту, бажано у сфері інформаційного та організованого супроводу управлінської діяльності. У деяких навчальних закладах вводяться окремі дисципліни або комплекси дисциплін із зазначеного напряму, готують безпосередньо референтів або референтів-перекладачів.

Документознавець – референт – професія сьогодення і завтрашнього дня. Причому у майбутньому її значення в суспільстві лише зростатиме, а кваліфіковані спеціалісти вже нині мають підфищений попит на ринку праці.

Список використаної літератури

1.  Андреева Г.М. Социальная психология/Г.М. Андреева.-М.:Изд−во МГУ, 1988.-429 с.

2.  Довідник секретаря та офіс – менеджера 2007 / №8. С. 90–92.

3.  Донцов, А.И. О ценностных отношениях личности/А.И. Донцов // Сов. педагогика. -1974. №5. – С. 67 -76

4.  Занковский, А.Н. Организационная психология/А.Н. Знаковский. – М.: Изд-во МПСИ «Флинт», 2000. -648 с.

5.  Закон Украины «Про посадову службу», ст. 2.

6.  Леонтьев, Д.А. Ценность как междисциплинарное понятие: опыт многомерной реконструкции/Д.А. Леонтьев//Вопросы философии. -1996. №4. – С. 15–26

7.  «Секретарь-референт» №9 2008. #2063.

8.  Философский энциклопедический словарь / Редкол.: С.С. Аверинцев, Э.А. Араб-Оглы, Л.Ф. Ильичев и др. -2-е изд. – М.: «Советская энциклопедия», 1989. -815 с.

9.  Чепуренко Я.О. Довідник секретаря та офіс-менеджера 2007 / №8. -88–90 с.