Професійні навички документознавця-референта

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ

Маріупольський державний гуманітарний університет

Історичний факультет

Кафедра культурології та інформаційної діяльності

Індивідуальне навчально-дослідне завдання

з курсу «Вступ до фаху»

«Ідеальна модель документознавця – референта (за матеріалами фахових видань України та Росії)»

Маріуполь − 2009

1. Загальні критерії спеціальності

Документознавство та інформаційна діяльність – спеціальність сьогодення і майбутнього!

Випускники Академії набувають знань та практичних навичок, необхідних для висококваліфікованого інформаційного, аналітико-прогностичного, документаційного забезпечення всіх сфер життєдіяльності суспільства, можуть працювати керівниками і провідними спеціалістами підрозділів державного апарату, у сфері інформаційно-аналітичного і документаційного забезпечення управління, інформаційного моніторингу, управління персоналом, маркетингово-аналітичної діяльності, електронного документообігу, вести власний інформаційний бізнес.

Студенти отримують поглиблену фахову підготовку з таких дисциплін: документознавство, аналітико-синтетична переробка інформації, інформаційний менеджмент, міжнародна інформація, державне управління, аналітико-прогностичне забезпечення управління, організація референтської та офісної діяльності, електронний документообіг, архівознавство. Випускники мають ґрунтовні знання і вміння у сферах управління та інформаційних технологій.

Всі ми в житті, коли – небудь стикалися або чули назву якоїсь спеціальності, як документознавець-референт. Отже, хто ж дійсно такий документознавець-референт? Таким чином, ми відразу можемо сказати, що це – спеціаліст, «відає» (знає) про документ все, що стосується роботи з ним (зіставлення, оформлення, облік, реєстрація, контроль виконання, довідково-інформаційна робота, зберігання) на основі використання тимчасових автоматизованих технологій. Він планує, організовує і удосконалює діяльність служби документаційного забезпечення управління, здійснює контроль за станом діловодства в організації. Розробляє уніфіковані форми документів, системи документації, приймає мери з оптимізації документопотоках в организації. Бере участь у відборі документів, передаваемих на державне зберігання, і в експертізе цінності документів. Приймає міри у вдосконаленні автоматизованих інформаційних систем та систем управління, у розробці новітніх інформаційних технології із застосуванням комп'ютерної техніки та створення баз і банків даних. І ще багато чого іншого вміє робити документознавець з того, що не можуть інші.

Посада – це визначена структурою і штатним розкладом первинна структурна одиниця державного органу та його апарату, на яку покладено встановлений нормативними актами коло службових повноважень.

Посадовими особами відповідно до цього Закону вважаються керівники та заступники керівників державних органів та їх апарату, інші державні службовці, На яких законами або іншими нормативними актами покладено здійснення організаційно-розпорядчих та консультативно-дорадчих функцій. Функції та обов'язки документознавців – референта визначені в посадовій інструкції будь-якого підприємства, куди потрібно співробітник такої спеціальності. У цьому індивідуальному завданні ми розглянемо ідеальну модель документознавців – референта, тобто все, чим повинен володіти і що повинен мати представник особи підприємства.

 

2. Діяльність документознавців-референтів

Документознавство та референтські діяльність – це безпосередньо затребувана спеціальність на сьогоднішній день. Представники такого роду знань роблять великий внесок в життя і розвиток кожного підприємства, тому що мають його «серцем» – інформацією і документацією. У вищих навчальних закладах підготовка за напрямами і спеціальностями фахівців всіх освітніх та освітньо-кваліфікаційних рівнів здійснюється за відповідними освітньо-професійними програмами ступінчастою або безперервно в залежності від вимог до рівня оволодіння певноюсукупністю умінь і навичок, необхідних для майбутньої професійної діяльності.

Документознавець може працювати в установі будь-якого рівня управління, будь-якої галузі і будь-якої форми власності. Інакше кажучи – скрізь, де є люди та документи. Державний освітній стандарт вимагає, щоб випускник був «підготовлений до професійної роботи в державних органах федерального рівня, суб'єктів Федерації, муніципального рівня, в державних, громадських, кооперативних та комерційних установах, організаціях, фірмах, Підприємствах в службах документаційного забезпечення управління». Перш за все, щоб не завдати шкоди підприємству і собі, а також захистити права, що ідеальний документознавець повинен знати нормативно – правову базу в сфері своєї діяльності. Серед кваліфікаційних умов до працівників, що складають і оформлюють службові документи, є загальна вимога: знання нормативної бази діловодства. Слід зазначити, що чинне законодавство України не містить жодного загального нормативного документа, який би визначав діловодство, як сферу саме господарської діяльності. Незважаючи на певну нормативну невизначеність документознавець-референт керується:

·            При встановленні загальних правил документування управлінської діяльності, організації діловодства та документообігу, на підприємстві. Примірною інструкцією з діловодства у міністерствах, інших центральних органах законодавчої влади, Раді міністрів Автономної республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затверджено постановою кабінетіу міністрів України від 17 жовтня 1997 року №1153. Зверніть увагу, що банківські установи можуть користуватися Інструкцією з діловодства центрального апараті на установах Національного банку України, затверджено постановою Правління Національного банку від 4 січня 1998 року за №513;

·            При створенні організаційно-розпорядчих документів – положеннями, встановленими Національним стандартом України «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів» (ДСТУ 1463–2003).

Слід звернути увагу на той факт, що чинне законодавство України крім термінів розпорядчі документи, службові документи, внутрішні документи оперує над фактом первинний документ. Спеціаліст, який має забезпечувати та документувати офісну діяльність, повинен врахувати не лише нормативних актів з діловодства, а й законодавства, що регламентує введення банківського обліку та документації. Зокрема, при створенні первинних документів:

·           Статтю 9 Закону України «Про банківський облік та фінансову діяльність в Україні» від 16 липня 1999 р. №966–14, із змінами та доповненнями (далі Закон №966).

·           Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Міністерства фінансів України від 24 травня 1995 р. №88 (далі Положення №88).

Успіх професійної діяльності майбутніх фахівців документознавства та документаційного забезпечення управління багато в чому визначається наявністю у них сформованої інформаційно-комунікативної компетентності. Професійне комунікативну взаємодію фахівців-документознавства обумовлено володінням усіма засобами спілкування, різноманіттям інформаційно-комунікативних умінь, усвідомленням та використанням індивідуальних можливостей особистості, обумовлених динамічними характеристиками вищої нервової діяльності, Рисами характеру, здібностями. Ефективне формування інформаційно-комунікативних умінь як основи інформаційно-комунікативної компетентності передбачає використання сукупності педагогічних умов. Вимоги державного освітнього стандарту, проведений аналіз психолого-педагогічної літератури, теоретичне розгляд моделі формування інформаційно-комунікативної компетентності дозволило виявити педагогічні умови її успішного функціонування. До них ми віднесли: Орієнтацію в цінностях майбутнього фахівця-документознавців; самоменеджмент як засіб формування інформаційно-комунікативних умінь; систему творчих завдань, як динамічну форму педагогічної корекції навчального процесу, з урахуванням індивідуальних особливостей особистості студентів – документознавців.

Документознавець розробляє, впроваджує і забезпечує функціонування єдиного в організації технологічного процесу документування і роботи з документами і документної інформацією на основі використання сучасних автоматизованих технологій (складання, оформлення документів, облік, реєстрація, Контроль виконання, довідково-інформаційна робота, зберігання). Планує, організовує і удосконалює діяльність служби документаційного забезпечення управління, здійснює контроль за станом діловодства в організації. Розробляє уніфіковані форми документів, системи документації, табелі документів різного призначення і рівня управління, класифікатори документної інформації. Вживає заходів щодо впорядкування складу документів та інформаційних показників, скорочення їх кількості та оптимізації документопотоків організації. Бере участь у відборі документів, які передаються на державне зберігання, організації поточного збереження й експертизі цінності документів. Бере участь у постановці завдань проектування, експлуатації та вдосконаленні (у частині інформаційного забезпечення) автоматизованих інформаційних систем та систем управління, а також у розробці новітніх інформаційних технологій, що базуються на застосуванні комп'ютерної техніки, Проектуванні і актуалізації баз і банків даних. Вивчає й узагальнює передовий вітчизняний і світовий досвід у сфері документаційного забезпечення управління, розробляє нормативно-методичні документи з питань документаційного забезпечення. Готує пропозиції щодо забезпечення ергономічних умов праці, раціоналізації робочих місць працівників служби документаційного забезпечення управління. Бере участь у роботі з підбору, розстановки та підвищення кваліфікації кадрів служби документаційного забезпечення управління.

Документознавець повинен мати знання, практичний досвід і володіти методами аналізу, проектування та організації документаційного обслуговування установи (або структурного підрозділу) будь-якого рівня управління, будь-якої галузі і будь-якої форми власності.

Документознавець підготовлений до професійної роботи в державних органах федерального рівня, суб'єктів Федерації, муніципального рівня, в державних, громадських, кооперативних та комерційних установах, організаціях, фірмах, підприємствах в службах документаційного забезпечення управління на посадах, Що вимагають вищої освіти, в тому числі керівником служби діловодства, офіс – менеджером і секретарем-референтом керівника організації.

Навчається за фахом може адаптуватися шляхом спеціалізації до професійної діяльності, пов'язаної з інформаційними технологіями та різними видами інформаційно-документаційне систем (кадровими, архівними та ін).

Референт – це особа, яка забезпечує організаційний, експертно-консультативний, інформативний та координативний супровід управлінської, наукової та іншої діяльності керівника, адміністрації або окремої посадової особи з метою ефективності їхньої роботи.

При оволодінні програмою фахівець з документознавства та документаційного забезпечення управління може здійснювати такі види професійної діяльності:

– Організаційно-управлінську;

– Оргпроектную;

– Аналітичну;

– Дослідну;

– Педагогічну;

– Експертно-консультаційну.

Фахівці, які отримали дипломи документознавців-референтів, затребувані сьогодні в органах державно влади, в банках, на підприємствах різних форм власності.

Розглянемо декілька з професійних дій. З журналу «Довідник секретаря та офіс менеджера» слідує, що організаційні функції референта розглядаються як послідовний процес конкретних дій, що спрямовуються на досягнення певної мети. Тож для організаційного блоку можуть належати такі дії:

·           організація керівника зі структурними підрозділами підприємства, філіями, партнерами – з метою забезпечення злагодженої роботи, стратегічного планування та оперативного реагування на різноманітні ситуації в діяльності підприємства;

·           організація координаційних заходів щодо забезпечення внутрішньої управлінської та зовнішньої діяльності керівника;

·           організація конференцій, нарад, презентацій, виставок, прийому гостей відповідно до загальноприйнятих норм та правил, а також до правил протокольних заходів;

·           організація взаємодії із засобами масової інформації щодо проведення прес-конфнренції, розкриття діяльності підприємства за допомогою PR-заходів;

·           організація інформаційного, інформаційно-аналітичного та аналітико-прогностичного супроводу прийняття управлінських рішень;

·           організація матеріально-технічної бази реалізації управлінської документації керівника;

·           організація системи управлінської документації керівника;

·           організація робочого часу керівника, його коригування та допомога у виконанні планових заходів;

·           організація роботи групи референтів (якщо така є на підприємстві).

Отже, з огляду на викладене вище референт має бути талановитим організатором. Він повинен ефективно організувати роботу керівника і власну професійну діяльність.

Експертно-консультаційні функції документознавця-референта виявляються у таких напрямах його діяльності:

·                       експертиза розроблених структурними підрозділами проектів управлінських рішень та поданих на розгляд діловими партнерами угод і спільних проектів;

·  консультування керівника із загальних і окремих питань діяльності підприємства в контексті розвитку сфери, в якій воно функціонує;

·  підготовка обміркованих пропозицій щодо прийняття управлінських рішень, які ґрунтуються на креативному (нестандартному) осмисленні окремих ситуацій;

·  здійснення маркетингових досліджень з метою забезпечення ефективної організації діяльності підприємства і на підставі цих досліджень розроблення проектів управлінських рішень;

·  спічрайтерство, тобто підготовка і написання PR-текстів, призначених для доповідей та промов, а також консультування з організації публічних виступів.

Одним з найгрунтовніших є блок функцій, пов’язанних з інформаційним, інформаційно-аналітичним, аналітико-прогностичним забезпеченням керівника. Робота референта-документознавця в умовах розвитку та формування інформаційного суспільства, безперечно, пов’язана пошуком, обробкою, нагромадженням, використанням, зберіганням та поширенням інформації. У цьому контексті слід відокремити такі складові діяльності референта.

По-перше, це кваліфіковане спрямування у потрібне русло різноманітних потоків інформації (ділової, правової, економічної, статистичної, соціологічної, адміністративної, наукової, науково-технічної тощо) для розробки проектів рішень, доповідей, експертної оцінки стандартних та кризових ситуацій.

По-друге, робота з інформацією з використанням інформаційних можливостей бібліотек, архівів, Інтернету (друкованих видань, архівних матеріалів, електронних ресурсів). Тут варто наголосити, що для референту уміння працювати з інформацією полягає в ефективному її виборі (первинної та вторинної, друкованих та електронних чи архівних документів) для створення конкретних інформаційних, інформаційно-аналітичних, аналітико-прогностичних документів, які сприятимуть ухваленню управлінських рішень керівником підприємства. Для цього референту необхідно оволодіти методикою підготовкою і складанням таких документів.

По-третє, реалізацією інформативних функцій референта є проведення моніторингу фахових публікацій, складання тематичних оглядів, рефератів, аналітичних записок про розвиток галузі, в якій функціонує підприємство. До цього напряму також належить моніторинг виробничих процесів. З якою метою тоді провадиться такий моніторинг? Потреба в цьому виникає при визначені основних напрямів діяльності підприємства – з урахуванням умов часу, потреб суспільства та місії підприємства, при розробці проектів стратегічних і оперативних планів діяльності.

Різноплановість роботи референта спонукає до роздумів: чи у всіх напрямах він має працювати самостійно? Безперечно, ні. І в координаційні функції такого спеціаліста – тому підтвердження. Передусім референт координує діяльність керівника підприємства у взаємодії з іншим керівниками та структурними підрозділами, партнерами, клієнтами, представниками інших установ організацій, органами державної влади. Крім того, референт здійснює координацію інформаційного, експертно-консультаційного забезпечення керівника та інформаційних підрозділів підприємства, зовнішніх інформаційних установ, а також координацію з проведення PR-заходів.

Представницькі функції референта пов’язані з традиціями й усталеними правилами. Однією з функцій референта є супроводження керівника під час його візитів, відряджень, службових поїздок (з організаційною, консультаційною, та інформаційною метою). Іншим напрямом діяльності референта є представлення керівника відповідно до протокольних правил на нарадах, зустрічах, церемоніях.

Визначивши основні функції референта-документознавця, мусимо ще раз проголосити, що в їх реалізації спеціаліст виступає, як виконавець, і як координатор залежно від специфіки завдань, що стоять перед керівником або особою, з якою референт співпрацює. Тому на деяких підприємствах до роботи залучають декількох референтів з відповідним розподілом посадових обов’язків.