Складання і оформлення актів

2. Складання і оформлення актів

Акт — довідково-інформаційний документ, що фіксує стан об'єкту і, при необхідності, рекомендації комісії.

Існує велика кількість різновидів актів: акти ліквідації (установ, організацій, підприємств); прийому-передачі (при зміні керівництва, передачі справ, матеріальних цінностей і т.д.); акти здачі-прийому (при виконанні замовником і виконавцем роботи договірних зобов'язань); прийому об'єктів; проведення випробувань; знищення документів і справ, зіпсованих товарів і т.п.; списання; інвентаризації; нещасних випадків; перевірок і ін.

Всі різновиди актів складаються по єдиній схемі. Формуляр акту:

постійні реквізити «єдиного бланка»:

емблема (03);

найменування організації (06);

найменування виду документа (08) (АКТ);

змінні реквізити «єдиного» бланка:

дата (09);

реєстраційний номер (10);

місце складання або видання документа (12);

заголовок (17);

текст (19);

відмітка про наявність додатку (20);

підписи членів комісії (21);

гриф твердження (15).

Дата (09) і місце складання (12), що проставляються в бланку акту повинні відповідати даті і місцю події, що актується.

Заголовок (17) акту відповідає на питання «про що?» і починається з приводу «О» («О») і формулюється за допомогою віддієслівних іменників. Наприклад:

Про перевірку збереження документів

Допускається, щоб заголовок акту відповідав на питання «чого?». Наприклад:

Про перевірку збереження документів

Перевірка збереження документів

Або

Ревізія каси

Текст акту ділиться на три частини: введення, констатуюча частину і виводи. Текст введення у всіх актах формалізований. У нім указується підстава для складання акту, перераховуються члени комісії і (при необхідності) присутні особи.

Як підстава указується найменування розпорядливого документа, його дата, реєстраційний номер і заголовок. Як правило, підставою для роботи комісії є наказ, який визначає склад комісії, її завдання і повноваження. Наприклад:

Підстава: наказ директора від 19.09.99 № 52 «Про заходи по забезпеченню збереження документів»

При перерахуванні членів комісії необхідно вказати посаду, прізвище і ініціали кожного по наступній схемі:

Складений комісією:

Голова - посада Прізвище, ім’я, по батькові

Члени комісії: Прізвище, ім’я, по батькові

Посада Прізвище, ім’я, по батькові

Посада Прізвище, ім’я, по батькові

Посада Прізвище, ім’я, по батькові

Прізвища членів комісії розташовуються по убуванню посадових рангів або за абеткою (якщо посадові ранги рівні).

Як присутні указують осіб, чию роботу перевіряє комісія:

Присутні: посада Прізвище, ім’я, по батькові Прізвище, ім’я, по батькові

Прізвища присутніх розташовуються по убуванню посадових рангів або за абеткою (якщо посадові ранги рівні).

Констатуюча частина починається з абзацу. У ній висловлюються цілі, завдання і істота роботи, виконаною комісією, і її результати (коли працювала комісія, що вона робила, як, які факти були виявлені).

У завершальній частині акту робляться виводи або даються рекомендації. Завершальна частина може бути відсутньою, якщо члени комісії ухвалять рішення обмежитися констатацією фактів.

Якщо необхідно, оформляють відмітку про наявність додатку (20). Якщо необхідно, оформляють розсилку акту, тобто указують кількість складених екземплярів і місце їх знаходження. Наприклад:

Складений у двох екземплярах

1 екземпляр – в об’єднання «Мосміськархіву»

2 екземпляр – в справу № 01-30

Слід звернути особливу увагу на те, що під екземпляром акту розуміють його оригінал. Розсилка акту оформляється тільки в тих випадках, якщо екземпляри акту прямують в сторонні організації, а не співробітникам своєї фірми.

Якщо необхідно, особи, присутні при роботі комісії, повинні своїми особистими підписами засвідчити факт ознайомлення із змістом акту формою:

Ознайомлені

Особистій підпис Особистій підпис

Дата Дата

Акт підписують всі члени комісії. При оформленні підписів не указуються посади, не ставляться тире або двокрапка. Наприклад:

Головуючий Особистій підпис ПІБ

Особистій підпис ПІБ

Особистій підпис ПІБ

Деякі різновиди актів (ліквідації установи, перевірок, ревізій, про виділення документів до знищення) обов'язково підлягають твердженню, що оформляється відповідним грифом (15).

3. Практичне завдання

ЗАТ «Інформаційні системи» ЗАТВЕРДЖУЮ

___________№_____________ Директор

______________________ І.І. Іванов

м. Москва

АКТ

Про перевірку збереження документів

Підстава: наказ директора від 01.11.99 № 12 «Про заходи по забезпеченню збереження документів»

Складений комісією:

Голова - заступник директора по персоналу Петров П.П.

Члени комісії:

1. Заступник головного бухгалтера Сидорова С.С.

2. Начальник відділу кадрів Васильєва В.В.

3. Менеджер Романова Р.Р.

Присутні: завідувачка канцелярією Кузнєцова К.К.

У період з 10.11.99 по 12.11.99 комісія проводила перевірку організації і умов зберігання управлінських документів.

В ході перевірки встановлено:

1. Документи зберігаються в структурних підрозділах.

2. Справи формуються не відповідно до номенклатури справ.

3. Відмічений випадок втрати документа (лист ЗАТ «Схід» від 15.03.97 № 123).

Комісія рекомендує:

1. Встановити порядок централізованого зберігання документів в канцелярії.

2. Виділити і обладнати спеціальне приміщення для архіву.

Складений в 2 екз.

1-й екз. - в справу № 01-14

2-й екз. - в об'єднання «Мосміськархів»

Голова П.П. Петров

Члени комісії

С.С. Сидорова

В.В. Васильєв

Р.Р. Романова

Висновок

Акт — документ, складений комісією (спеціально уповноваженими особами) або однією посадовою особою, підтверджуючий встановлені факти, події, дії.

Термін «акт» широко використовується також в області права для позначення рішень, дій або документів, що мають юридичне значення (нормативні правові акти, акти законодавства, законодавчі акти, акти міжнародного права, акти цивільного стану і ін.)

Існує велика кількість різновидів актів: акти ліквідації (установ, організацій, підприємств); прийому-передачі (при зміні керівництва, передачі справ, матеріальних цінностей і т.д.); акти здачі-прийому (при виконанні замовником і виконавцем роботи договірних зобов'язань); прийому об'єктів; проведення випробувань; знищення документів і справ, зіпсованих товарів і т.п.; списання; інвентаризації; нещасних випадків; перевірок і ін.

Всі різновиди актів складаються по єдиній схемі.

Текст акту ділиться на три частини: введення, констатуюча частину і виводи. Текст введення у всіх актах формалізований. У нім указується підстава для складання акту, перераховуються члени комісії і (при необхідності) присутні особи.

Як підстава указується найменування розпорядливого документа, його дата, реєстраційний номер і заголовок. Як правило, підставою для роботи комісії є наказ, який визначає склад комісії, її завдання і повноваження.

Список літератури

1.         Зіновієва Н.Б. Документоведення: Навчально-методична допомога. М.: ПРОФИЗДАТ, 2003, с.208

2.         Колесник Е.Н. Введення в управлінське документоведення. Навчальний посібник. М.: 2003

3.         Колесник Е.Н. Документування управлінської діяльності в органах державної влади і місцевого самоврядування. Книга 1. Управлінське документоведення. - УРАГС: Катеринбург. 2002.

4.         Крайська З.В., Челліні Э.В. Архівознавство: Підручник для середніх спеціальних учбових закладів. - М.: Видавництво НОРМА, 1996. - 224с.

5.         Кушніренко Н.Н. Документоведення. Підручник. Київ: Знання, 2000

6.         Ларін М. В. Розвиток поняття «документ». - Діловодство. №1. 2000.

7.         Ларьков Н.С. Документоведення. Навчальний посібник. М.: 2004

8.         Охотніков А.В., Булавіна Е.А. Документоведення і діловодство: Основи документоведения; Види, функції документів; Технології діловодства: Навчальний посібник для вузів М: ИКЦ БЕРЕЗЕНЬ, 2004