Взаимодействие между отделами

3.2.1 Взаимодействие между отделами

ОАО "Пивоваренная компания "БАЛТИКА" является крупнейшей корпорацией с численностью персонала более 12 000 человек, поэтому чтобы эффективно управлять таким большим количеством персонала, необходимо достижение положительного синергетического эффекта между всеми отделами по работе с персоналом, как в Штаб квартире, так и в других подразделениях.

Как было выше сказано, ключевые функции кадровой службы в компании выполняют несколько отделов, расположенных в штаб квартире. Данное подразделение ведет не только делопроизводства Штаб Квартиры, но и решает стратегические задачи управления персоналом компании в целом. В филиалах же решение оперативных задач закреплено за собственными группами по работе с персоналом. Отсюда возникает вопрос, как же взаимодействуют все подразделения кадровой службы и насколько эффективно это взаимодействие для компании в целом. Попробуем ответить на поставленные вопросы.

Рассмотрим вначале взаимодействие отделов кадровой службы Штаб-квартиры.

Отделы кадровой службы Штаб-квартиры в ходе исполнения основных функции взаимодействуют со всеми структурными подразделениями. Корпоративный учебный центр, отдел компенсации и льгот, отдел подбора и развития персонала, группа по работе с персоналом являются подразделениями кадровой службы, которые линейно - функционально подчиняются дирекции по персоналу и административным вопросам. Поэтому по всем вопросам, касающихся прямых функций отделов и организационным вопросам обращаются в дирекцию. Например, корпоративный учебный центр взаимодействует с дирекцией по персоналам и административным вопросам:

·           по вопросам подбора кадров;

·           по вопросам ежегодной оценки и аттестации работников;

·           по вопросам изменения организационно-штатной структуры отдела;

·           по административной поддержке командировок, а также обучающих мероприятий и т.д.

Также кадровые отделы взаимодействуют с другими независимыми подразделениями, такими как:

·           С дирекцией по контроллингу - по вопросам согласования договоров и первичных документов на оплату услуг сторонних организации;

·           С дирекцией по закупкам - по вопросам оформления печатей и штампов Компании, приобретения необходимых материалов и средств;

·           С дирекцией по информационным технологиям - по вопросам функционирования программного обеспечения, приобретения и ремонта персональных компьютеров и организационной техники;

·           С дирекцией по безопасности – по вопросам оформления пропусков и допусков. Разрешения на внос и вынос материальных ценностей на территорию Компании и т.д.

Как было сказано ранее, Компания имеет свои филиалы/заводы, каждые из них имеют свой отдел по работе с персоналом.

Организация службы персонала завода Санкт-Петербурга

Рис №13 Схема подчиненности отдела по персоналу регионального подразделения.

Организация службы по работе с персоналом в региональных подразделениях построена по одним и тем же правилам и выглядит примерно также как представлено на схеме. В 2008 году в связи с финансовым кризисом корпорация проводит политику сокращения штата, поэтому в данной отделе были сокращены две должности: ведущий специалист по работе с персоналом региональных подразделений, который находился в подчинении у начальника отдела и специалист по работе с персоналом, находившийся в подчинении заместителя начальника отдела. Необходимо отметить, что заместитель начальника отдела персонала региональных подразделений занимается непосредственно заводом "Вена" в Санкт-Петербурге.

Взаимодействие между отделами кадровой службы ШК и отделами кадровой службы региональных подразделений осуществляется по всем текущим и стратегическим вопросам. Например с отделом компенсации и льгот:

·           По вопросам структуры и численности работников;

·           По вопросам уровней оплаты работников;

·           По вопросам предлагаемых Компанией компенсации и льгот;

·           По вопросам оценки должностей;

·           По вопросам выплаты годовых бонусов;

·           По вопросам выплаты единовременных премий и т.д.

Важно знать, что между кадровой службой Штаб-квартиры и кадровой службой филиала идет непрерывный поток информации, который осуществляется по средствам единой базы данных "Монолит", интернет портала "Диалог" и телефонных переговоров. В "Монолите" сосредоточена вся информации о сотрудниках компании Штаб-квартиры, так и её филиалов, дочерних фирм и представительств.

Также руководство кадровой службы периодически организовывает встречи с сотрудниками кадровых служб филиалов по вопросам реализации единых управленческих решении, таких как:

·           Разработка и реализация общих принципов кадрового делопроизводства;

·           Разработка и реализация кадровой и социальной политик корпорации;

·           Разработка и реализация единого кадрового маркетинга;

·           Взаимодействие руководства корпорации с профсоюзами и прочими объединениями работников;

·           Разработка единого направления реализации кадровых задач (привлечение, развитие, оплата труда, оценка персонала) и т.д.

Таким образом, сотрудники кадровой службы корпорации постоянно поддерживают связь и обмениваются опытом, в результате чего достигается положительный синергетический эффект, который способствует эффективному функционированию кадровой службы, следовательно, и корпорации в целом. Рассмотрим более подробно каждый отдел кадровой службы, разберем функции и задачи, выполняемые отделами.

3.2.2 Функции подразделений кадровой службы

Корпоративный учебный центр

ОАО "Пивоваренная компания "БАЛТИКА", как и большинство корпораций имеет свой корпоративный учебный центр. В корпоративном учебном центре работают менеджер и специалист по обучению, которые подчиняются руководителю корпоративного учебного центра, который в свою очередь подчиняется директору по персоналу. Обозначим основные функции, которые выполняет данное подразделение.

Функции корпоративного учебного центра

1.         Разработка стандартов компании по обучению работников;

2.         Выявление потребности в обучении работников для эффективного использования ими должностных обязанностей;

3.         Планирование обучения работников в соответствии с выявленными потребностями;

4.         Выбор форм и методов обучения работников в соответствии с планом и бюджетом обучения;

5.         Постоянный анализ эффективности проводимого обучения;

6.         Совершенствование программ и подходов к обучению;

7.         Взаимовыгодное взаимодействие и выбор поставщиков услуг по обучению;

8.         Учет данных и ведение отчетности по обучению сотрудников;

9.         Необходимое взаимодействие с руководителями и сотрудниками и их консультирование по вопросам обучения и т.д.

Компания делает акцент на всестороннем развитии своих сотрудников. Корпоративный учебный центр "Балтики" реализует программы обучения для сотрудников всех должностей и подразделений, как в Санкт-Петербурге, так и на других производственных площадках компании.

Ежегодно руководители высшего звена компании участвуют в программах ведущих российских и зарубежных бизнес-школ, проходя обучение, в том числе, и по программам MBA.

В 2006 году более 180 руководителей среднего звена ОАО "Пивоваренная компания "Балтика" приняло участие в корпоративной программе развития управленческих кадров. Кроме того, были разработаны и внедрены внутренние программы развития бизнес-навыков, которые реализуются сотрудниками Корпоративного учебного центра ОАО "Пивоваренная компания "Балтика" (тайм-менеджмент, навыки презентации, навыки работы с офисными ПК, приложениями и др.). Для руководителей различных подразделений организуются внутренние курсы по корпоративным финансам, тренинги, тимбилдинги.

В 2006 году был введен регулярный вводный курс для всех новых сотрудников Штаб-квартиры и филиалов.

В Корпоративном учебном центре применяются разнообразные формы обучения: начиная с индивидуального коучинга и заканчивая бизнес-симуляциями. Корпоративный учебный центр также активно сотрудничает с ведущими российскими школами пивоварения. Кроме того, "Балтика" имеет возможность отправлять сотрудников на обучение в Данию, на предприятия компании Carlsberg.

На мой взгляд, располагая собственной эффективной системой обучения и стабильно работающей инфраструктурой по передаче знаний, ОАО "Пивоваренная компания "Балтика" отличается уровнем профессионализма своих сотрудников.

Отдел компенсации и льгот

Во второй главе, я приводила пример ОАО "РЖД", на основе которого выявляла особенности социальной политики корпорации и сделала вывод, что корпорации предоставляют своим сотрудником большой пакет социальных гарантий, который создает идеальные условия для работы и отдыха, тем самым мотивирует сотрудников работать и развиваться в именно в такой компании, кроме того существуют молодежные, пенсионные, жилищные программы. На примере "БАЛТИКи" мы видим какой отдел разрабатывает систему компенсации и льгот, и следит за еще выполнением, а также имеем возможность сравнить социальные гарантий двух корпораций.

В данном отделе работают менеджер, ведущий специалист, специалист 1категории по компенсации и льготам, которые подчиняются начальнику отдела компенсации и льгот. Перед данным отделом стоят следующие задачи и функции.

Задачи и функции ОК и Л:

v   Создание и поддержание конкурентоспособной системы компенсации и льгот для привлечения и удержания лучших специалистов;

v   Разработка политики и процедур в области компенсации и льгот;

v   Формирование бюджета и прогнозов по численности и заработной плате;

v   Контроль расходования средств на оплату труда, компенсации и льготы;

v   Методическое сопровождение сдельной системы оплаты труда, разработки и контроля качества норм труда;

v   Контроль соблюдения действующего трудового законодательства и т.д.

Важная роль данного отдела заключается в выполнении социальных программ компании. Каждый работник "Балтики" имеет социальный пакет. На основе этого, отдел компенсации и льгот реализует следующие выплаты:

·           По добровольному медицинскому страхования, включая стоматологические услуги и возможность застраховать своих родственников по корпоративным ценам;

·           По страхованию жизни, страхованию от несчастных случаев;

·           Компенсация на питание;

·           Материальная помощь: в связи с бракосочетанием, в связи с рождением ребенка, единовременная выплата в связи с 50-летием, единовременная выплата в связи с выходом на пенсию, материальная помощь на погребение близких родственников;

·           Материальная помощь в связи с несчастными случаями и при чрезвычайных ситуациях: утрата личного имущества (пожары, ограбления, т.п.); в связи с тяжелым заболеванием работника или членов его семьи;

·           Дополнительные выплаты по больничным листам;

·           Дополнительные выплаты по командировочным расходам;

·           Выплаты при переводе работника на работу в другую местность;

·           Страхование имущества по льготным ценам;

·           Льготные путевки в детские оздоровительные лагеря;

·           Предоставление путевок на отдых в корпоративный досуговый центр "Балтика";

·           Предоставление бесплатного посещения спортзалов и бассейнов, которые также имеются на территории штаб-квартиры и некоторых заводов и т.д.

Таким образом, отдел компенсации и льгот выполняет одну из главных задач компании, которая заключается в создании идеальных условии для работы каждого сотрудника. На основе моего исследования, хочу заметить, что социальный пакет предоставляемый компанией считается одним из лучших в стране. А также видим, что социальные гарантии, которые предоставляет ОАО "Пивоваренная компания "БАЛТИКА", также как и ОАО "РЖД" отличаются своим разнообразием и масштабом выбора. "БАЛТИКА" внимательно следит за изменениями на рынке труда и регулирует свою политику финансовых компенсаций в соответствии с последними тенденциями. Кроме этого, хотела бы заметить, что для достижения синергетического эффекта между отделами, занимающимися компенсациями и льготами используется программа "МОНОЛИТ SQL". В данной программе сотрудник проводит все необходимые расчеты по компенсационному пакету, бонусной оплате, заработной плате и т.д. Преимущество данной программы, на мой взгляд, являются следующими:

v Данная программа объединяет сотрудников разных отделов и регионов, реализующих одну функцию в рамках одной системы, таким образом достигается положительный синергетический эффект в рамках всей компании;

v В системе сохраняются все введенные данные и используются в соответствии с установленной датой, а также сохраняется информация о том кто, когда и на каких основаниях изменял данные;

v Система построена на принципе разделения доступа и безопасность данных. Таким образом, каждый сотрудник имеет доступ к информации в рамках своей компетенции, для получения недоступной информации сотрудник обязан запросить разрешение.

Отдел подбора и развития персонала

Как и в других корпорациях данный отдел занимается разработкой и проведением собственных программ подбора и развития персонала, а также пользуется услугами сторонних организаций для осуществления этих целей. В отделе подбора и развития персонала трудятся четыре сотрудника во главе с начальником отдела подбора и развития: менеджер по оценки персонала, менеджер по подбору персонала, специалист по развитию персонала и специалист по подбору персонала. Таким образом, каждый специалист занимается своей определенной областью деятельности. Определим функции и задачи данного отдела.

Задачи и функции отдела подбора и развития персонала:

1.         Проведение тендеров, выбор поставщиков услуг по подбору, оценки и развитию персонала, заключение договоров и оформление документов на оплату услуг;

2.         Прием заявок на подбор персонала от подразделений и определение источников и методов подбора;

3.         Организация и провидение интервью, входной оценки кандидатов на вакансию;

4.         Организация и координация оценки деятельности сотрудников;

5.         Осуществление планирование карьеры сотрудников с помощью современных методик и инструментов;

6.         Внедрение программы и системы формирования кадрового резерва и планирование преемственности должностных позиций;

7.         Осуществление подбора стажеров и практикантов в соответствии с потребностями подразделения компании;

8.         Выполнение приказов и распоряжений руководства Компании, а также других отдельных служебных поручений и т.д.

Компания ставит перед собой цель развивать сотрудников в тех областях, где они могут принести наибольшую пользу. В ситуации, когда внутренних ресурсов недостаточно, компания ориентируется на внешний поиск и привлекает специалистов из других крупных FMCG-компаний (компании, специализирующие на товарах широкого ​потребления, такие как продукты питания, бытовая химия, пиво и сигареты и т.д.) для внедрения нового опыта и свежих идей. Информацию о существующих вакансиях каждый сотрудник может найти на корпоративном портале или на доске объявлений. Компания также осуществляет электронную почтовую рассылку со списком вакантных должностей.

Отдел разрабатывает различные программы по привлечению молодых специалистов. Например, программа "Звезды Балтики", которая стартовала осенью 2008 года. Продолжительность программы — 1 год. Данная программа дает возможность молодым специалистам попробовать себя в следующих направлениях:

· Логистика;

· Информационные технологии;

· Маркетинг;

· Производство.

За это время будущие работники приобретет знания и навыки работы в компании - лидере FMCG сектора всей Восточной Европы, получит возможность ротации в разных отделах одной Дирекции, учится работать над реальными бизнес-проектами под наставничеством опытных менеджеров и в случае появления вакансии в отделе получит возможность перейти в штат компании.

Следующим этапом конкурса будут следующие процедуры:

·           Интервью с представителем Дирекции по персоналу/Тестирование

·           Деловая игра

·           Интервью с руководителем Дирекции, в которой Вы будете проходить практику.

За время прохождения программы будущий сотрудник имеет возможность проявить себя в том или ином направлении, зарекомендовать себя как быстрообучаемый, ответственный и перспективный работник, а также определиться в своем желании работать в данной компании.

Отдел подбора и развития решает очень важную стратегическую задачу в рамках компании, с помощью нематериального стимулирования повышается производительность труда, сокращаются затрата на производство. В корпорации для каждого направления деятельности разработаны и постоянно совершенствуются специальные программы. Например, для службы продаж с 2007 года проводится программы "Лидеры Балтики", направленная на стимулирование сбыта. Совместно с менеджерами по развитию в регионах отдел оценивает командные и личные результаты сотрудников по ключевым показателям: объем продаж, доля полки, количество ключевых клиентов и т.д. Итоги подводят ежемесячно, на основе которых победителей награждают посещением различных мероприятий (боулинг, кино, пейнтбол и т.д.) и ценными призами. Для реализации политики снижения затрат компании отдел разработал программу "Твоя Идея Работает". В 2008 экономический эффект от реализации одной идеи доходил до 2 млн. рублей.

На основе выше сказанного, хотелось бы сделать вывод, что отдел справляется с поставленными перед ним стратегическими задачами корпорации. При помощи разработки и реализации программ и проектов отдела увеличивается производительность труда работника и сокращаются затраты на производство продукции, что повышает эффективность деятельности корпорации в целом. Одновременно с этим, для сотрудников создается ситуацию успеха, обеспечиваются возможности для полного использования потенциала в обучении, работе, развитии, что является моральным стимулированием. Об эффективности внедрения данных программ свидетельствует тот факт, что количество сотрудников, участвующих в тех или иных программах растет. Например, в программе "Твоя Идея Работает" в 2007 году зарегистрировано 327 идей, внедрено 177, а в 2008 году зарегистрировано 377, внедрено 214. Единственным минусом, на мой взгляд является то, что условия и методики оценки сотрудников являются едиными для всех подразделении компании и не учитывают индивидуальных особенностей территорий.

Группа по работе с персоналом

В данном отделе работают: специалист по работе с персоналом 1 категории и ведущий специалист по работе с персоналом во главе с руководителем группы.

Задачи и функции ГРП:

v   Учет личного состава предприятия;

v   Разработка единой по компании "инструкции по введению кадрового делопроизводства предприятия" и изменение в ней в соответствии с законодательной базой;

v   Внедрение и контроль применение единых положений и политик компании в области трудовых отношений;

v   Участие в решении вопросов связанных с приемом, увольнением и переводами сотрудников объединенных компаний;

v   Оформление приема, перевода и увольнения работников ШК в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами компании. Формирование и ведение электронной базы МОНОЛИТ по указанным кадровым движениям;

v   Формирование отпусков работников ШК: составление и ведение графика отпусков, оформление отпусков. Учет отпусков в электронной базе МОНОЛИТ;

v   Учет, хранение и ведение трудовых книжек работников ШК: приобретение, учет, выдача бланков трудовых книжек и вкладышей в трудовую книжку, заполнение и своевременное внесение изменений и дополнений в трудовую книжку;

v   Оформление и учет дисциплинарных взысканий к работникам ШК, консультационная поддержка в оформлении дисциплинарных взыскании работников объединенной компании;

v   Ведение кадрового документооборота по всем кадровым движениям работников ШК и т.д.

Отдел ведет делопроизводство ШК. Кроме того, отдел представляет собой последний пункт при найме в компанию. Ему предшествуют, отдел подбора и развития куда поступает анкета и заявление о желании вступить в определенную должность, проводятся беседы, далее требуется медицинское заключение о состоянии здоровья, прохождение техники безопасности, согласование с непосредственным начальником о требуемой должности. После чего сотрудника принимают на должность в соответствии с приказом президента компании, который прикладывают к личному делу и произведется соответствующая запись в трудовой книжке. Трудовая книжка и личное дело сотрудника также хранятся в группе по работе с персоналом до увольнения сотрудника из компании.

Похожие работы

Управление персоналом в США и Японии

Скачать

74246

0

0

... определяется реальными условиями функционирования корпораций. Они, в свою очередь, во многом обусловлены действующим механизмом государственно-монополистического регулирования. Управление персоналом в японском менеджменте   Япония – особенная страна, непохожая ни на одну другую; и те бесчисленные приемы, что активно разрабатываются и применяются специалистами по научному управлению кадрами в ...

Построение эффективной системы управления персоналом организации

Скачать

165700

10

22

... отношений с профсоюзными организациями и т.д. На крупных фирмах наблюдается централизация кадровых служб. Глава 3. Оценка результативности системы управления персоналом организации.   Нет необходимости доказывать, что в рыночных условиях эффективность хозяйственной деятельности в огромной степени зависит от качества работы службы управления персоналом, результативности принимаемых ими ...

Проект организации эффективной системы управления персоналом

Скачать

29189

2

2

ершенствованию условий труда и их удовлетворению. Анализ литературы показывает, что существуют различные теории построения эффективной системы управления персоналом. На практике же каждое предприятие выстраивает свою систему работы, исходя из собственного видения целей существования фирмы, положения ее на рынке, степени осознания высшим руководством важности работы с персоналом. Трудность состоит ...

Управление персоналом предприятия

Скачать

134961

9

0

... Совет директоров | Генеральный директор | Исполнительный директор | Заместители генерального директора | Начальники отделов | Начальники цехов | Главные специалисты 2.5. Оценка результативности системы управления персоналом предприятия Важнейшей составляющей трудовой мотивации является степень удовлетворенности человека местом работы и выполняемой работой. Было бы естественно предположить, что ...