Використання OLTP i OLAP технологій в логістичних системах

1.2 Використання OLTP i OLAP технологій в логістичних системах

В обчислбвальних мережах інформаційних логістичних систем відомо кілька технологій роботи, особливе місце серед яких посідають мережні технології, що забезпечують взаємодію багатьох користувачів корпорації. Перша (найпростіша) технологія не передбачає спеціально виділеної ЕОМ, ресурси якої розподіляються між іншими комп'ютерами. Кожна ЕОМ має власні ресурси та ресурси, що надаються іншим комп'ютером. Друга технологія передбачає виділення спеціальної ЕОМ для обслуговування мережних програм та інших ЕОМ. Тільки на цій машині можуть знаходитися спільні програми і база даних. Така ЕОМ називається файлом-сервером. Третя технологія також передбачає виділення окремої ЕОМ і називається технологією "клієнт—сервер". На відміну від попереднього, в цьому випадку на виділеній ЕОМ знаходяться не тільки спільна БД, а й програми пошуку та запису, що дає змогу клієнтам запитувати не всю інформацію з БД, а тільки частково або повністю оброблену сервером.

Інформаційні технології в інформаційних логістичних системах різняться типом інформації, що обробляється, але можуть об'єднуватися в інтегровані технології [6;с.249]. За мірою взаємодії між собою інформаційні технології в інформаційних логістичних системах поділяють на декілька класифікаційних груп. Вони можуть бути реалізовані різними технічними засобами (дискретні та мережні взаємодії), а також з використанням різних концепцій оброблення і зберігання даних. При цьому здійснюються взаємозв'язок та взаємодія таких технологій: збирання, передачі, операційного й аналітичного оброблення (ОLТР та ОLАР), подання результатів оброблення, зберігання, сервісного обслуговування, одержання експрес-інформпцїі.

У інформаційних логістичних системах застосовуються два класи технологій: технології, що реалізують операційне оброблення інформації, та технології, які реалізують аналітичне її оброблення. Перші орієнтовано на підтримку щоденної діяльності фірм. До їхніх функцій належать введення даних за замовленнями, відстеження їх виконання, оформлення платежів за товари і послуги та ін. Такі технології називаються обробленням транзакцій в реальному часі(On –Line Тransaktion Processing, або ОLТР).

Операційна БД зберігає дані, актуальні до хвилин і секунд. Згодом вони можуть неодноразово модифікуватися, їхня актуальність зберігається до кінця звітного періоду (наприклад, протягом року).

Крім того, операційні дані завжди детальні, специфічні, локалізовані. В ОLТР вони задаються з'ясуванням окремих питань: чи пішов конкретний вантаж, який стан рахунку з усіма його реквізитами в конкретному банку та ін.

Розробляючи технології для ОLТР , орієнтуються на бізнес-процеси, що відбуваються у певній системі. Всі ці процеси вже відпрацьовано і є безліч даних в яких слід розбіратися. Наприклад, треба встановити наскилькі успішними були на той час виробничо-економічні процеси.

Технології, що реалізують аналітичне оброблення інформації, орієнтоване на вирішення стратегічних питань життєдіяльності фірми взагалі. Цім займаються менеджери всіх рівнів в межах тієї або іншої СППР ( Decision Support System, або DSS). Ці технології дістали назву аналітичного оброблення інформації в реальному часі (On –Line Analytical Processing або ОLAР). Технології ОLAР ніколи не оперують даними реальногочасу. Ці дані постійно змінюються, тому будувати аналіз на них не можливо. В межах DSS, як правило, проводчть порівняльний аналіз, для якого потрібні дані, що не змінюються у часі.

База даних для аналітичного оброблення має зберегати дані, актуальні на певний період часу (день, але не хвилину) і такі, що змінюються. Тривалість зберегання їх обчислюється роками (приблизно 5-10 років).

Технологія ОLAР оперує підсумковими значеннями: який загальний обсяг продажу за певний період часу без урахування будь-якої специфікі окремого продажу.

Інформація є ключовим корпоративним ресурсом. Технологія сховищ даних дає змогу одержати точну інформацію, постійний доступ до якої є перевагою цієї технології.

Якщо мережа є нервовою системою корпорації, то база даних-її пам'ять. Бази даних - це водночас інструментальні засоби й інформація, з якою ці засоби працюють.

Якщо клієнти, сервери, мережі, великі універсальні ЕОМ купуються підприємством як компоненти, то бази даних - технологія.

Фундаментальна відмінність у філософії природи реального часу транзакційних систем (ОLТР) і природи тривалого часу СППР (ОLAР) привела до поділу баз даних на операційні й аналітичні.

 

1.3 Якість та ефективність функціонування логістичних інформаційних систем

Проектування інформаційної логістичної системи є особливо важливим етапом, адже саме тоді закладаються її базові характеристики (споживчі властивості), найголовнішими серед яких є якість і надійність[5;с.21]. Це означає, що інформаційна система у процесі свого функціонування має забезпечити:

- інформаційні потреби користувачів;

- адекватність реальним інформаційним і технологічним процесам об’єкту управління;

- високу економічну ефективність.

Споживчі властивості виражають:

- функціональна повнота. Відображає рівень задоволення інформаційних потреб користувачів — осіб, які приймають рішення, та рівень автоматизації управлінських робіт на заданому об’єкту управління;

-своєчасність. Забезпечується можливістю своєчасного здобуття потрібної інформації;

функціональна надійність. Відображає надійність інформаційного, програмного, технічного та ергономічно го забезпечень під час оброблення даних;

-адаптивна надійність. Виражається у властивості системи виконувати свої функції при їх зміні під впливом навколишнього середовища (зміна ресурсів, структури інформаційно-обчислювальної системи та ін).

Під час розроблення інформаційної логістичної системи слід ураховувати, що інформаційні потреби користувача залежать від рівня структури управління, на якому він знаходиться.

Перший, найнижчий, рівень (управління дільницею, робочим місцем) — оперативне управління. Саме таким є управління процесом випуску продукції. Суть його полягає в тому, що інженерно-технічний персонал під час управління виносить оперативні рішення, які визначаються набором різноманітних чітко визначених правил. Наприклад, прийняття рішення щодо збільшення запасів матеріалів, якщо їхній рівень стає нижчим від установленого.

Другий рівень стосується технічного або адміністративного втручання (управління цехом). Працівники цього рівня можуть приймати як регламентовані, так і нерегламентовані рішення. Управління будується на основі застосування методів моделювання процесів.

На цих рівнях прийняття управлінських рішень про виконання задач системою повинно бути добре структурованим, а також мають бути задані правила вироблення рішень для можливих ситуацій, крім аварійних.

На третьому рівні реалізується стратегічне управління, що є функцією вищого управлінського персоналу. Процес прийняття рішень нерегламентований, тому особливо важливою для нього є довідкова функція системи. Керівники системи управління, які не володіють формальними методами програмування, можуть використовувати мову запитів для доступу до інформації, що зберігається у файлах, не вдаючись до посередництва технічного персоналу. Тому під час проектування слід ураховувати вимоги, пов'язані з функціями управління об'єктом, які вона має задовольняти:

-релевантність (лат. геlеvаnt — суттєвий, доречний). Одержувана інформація (мусить бути відповідною запитам будь-якій особі, що приймає рішення (директора, майстра та ін.). Існують відмінності між даними й інформацією. Інформація — це дані, релевантні споживачеві;

-управління за відхиленнями. Це не потребує значної кількості детальної інформації. Особи, що приймають рішення повинні бути поінформовані про критичні чинники, що впливають на результати підприємства (фірми);

-точність. Дані, на основі яких формується інформація, мають бути адекватними і відображати поточний стан об’єкта управління (не застарілі);

-своєчасність. Інформація має бути подана тоді, коли вона потрібна користувачеві;

-пристосованість. Система повинна задовольняти різні запити користувача. Наприклад, запит підсумковий (про обсяг збуту продукції), запит детальний (про обсяг збуту продукції за споживачами).

Під час проектування в інформаційної логістичної системі мають бути закладені адаптивні властивості, які б давали змогу оперативно модернізувати її згідно зі змінами, які виникли, в економічній інформаційній та організаційних системах управління економічним об'єктом, а також в інформаційно-обчислювальній системі.

Адаптивні властивості системи мають забезпечувати її адекватність реальному процесу управління об'єктом.

Ефективність системи – це ступінь її відповідності своєму призначенню. Розрізняють економічну та функціональну ефективність.

Критерій ефективності – не число, як показник, а тенденція (наприклад, звести до мінімуму витрати).

Оцінка економічної ефективності основана на співставленні витрат та результатів. Основним показником економічної ефективності інформаційної логістичної системи є річний економічний ефект.

Річний економічний ефект визначається за наступною формулою:

Е = Ерічн – Є·К ,

(1)

де Ерічн – річна економія (прибуток), що викликана інформаційною системою. Це господарський чи бухгалтерський прибуток. Він являє собою різницю між виручкою та явними витратами. Явні витрати – це усі грошові витрати підприємства, включаючи амортизацію;

К – одноразові витрати (капіталовкладення), що пов’язані зі створенням інформаційної системи;

Є – норма прибутку (нормативна прибутковість).

З точки зору економічного змісту величина Є складається з норми віддачі на капітал та норми підприємницького доходу.

Добуток ЄК на ринковій термінології називається неявними витратами бізнесу, оскільки характеризує віддачу капіталу, яка могла би бути у іншій сфері, наприклад, при його розміщенні в банку. Величина Є в ринкових умовах не повинна бути менше річної банківської ставки (надійного банку).

Одиниці виміру у формулі (розмірність величин) наступні: Е – грн./рік; Ерічн – грн./рік; К – грн.; Є– 1/рік.

Річний економічний ефект являє собою абсолютний показник ефективності. Система вважається ефективною, якщо Є ≥ 0.

Річний економічний ефект також можна визначати як суму внутрішнього та зовнішнього ефектів:

Е=Е_зовн+Е_вн , (2)

де Езовн – зовнішній ефект;

Евн - внутрішній ефект.

Зовнішній економічний ефект – це ефект, що забезпечується за рахунок удосконалення зовнішніх функцій керування та поліпшення господарської діяльності об’єкта керування.

Зовнішній економічний ефект визначається за формулою:

Е_зовн=DС_зовн+DА+DШ+ЄDО ,(3)

де DСзовн – економія на собівартості продукції об’єкта управління;

DА – приріст виручки від реалізації продукції або нереалізаційної діяльності, що пов’язана з інформаційною системою;

DШ – скорочення штрафів та інших незапланованих витрат;

DО – скорочення обсягів оборотних коштів, яке має разовий характер, тому у формулі використовується коефіцієнт приведення до року Є.

Склад статей, за якими розраховується економія на собівартості продукції за рахунок інформаційної системи, зазвичай наступний:

 

DС_зовн=DС_см + DС_те + DС_зппр + DС_сэо + DС_бр ,(4)

де DСсм – економія на сировині та матеріалах;

DСте – економія на паливі та енергії на технологічні цілі;

DСзппр – економія на заробітній платі виробничих працівників;

DСсэо – економія на утриманні та експлуатації обладнання;

DСбр – скорочення втрат від браку.

Якщо впровадження інформаційної логістичної системи не впливає на якусь статтю витрат у складі собівартості, то ця стаття, звичайно, не фігурує в розрахунках зовнішнього економічного ефекту.

Основними факторами економічної ефективності є зниження собівартості та збільшення обсягів реалізації продукції (робіт, послуг).

Внутрішній економічний ефект – ефект, що забезпечується за рахунок внутрішніх функцій керування й утворюється всередині економічних підрозділів (відділів) за рахунок підвищення продуктивності праці і скорочення чисельності керуючого персоналу при впровадженні інформаційної системи.

Внутрішній економічний ефект визначається за такою формулою:

Е_вн=П_Б –П ,(5)

де ПБ - річні приведені витрати по базовому варіанту інформаційної системи;

П - річні приведені витрати по запропонованому варіанту інформаційної системи.

В свою чергу, річні приведені витрати по пропонованому системи визначаються за формулою:

 

П = С + ЄК , (6)

де С - річні експлуатаційні витрати на інформаційну систему;

ЄК - приведені капітальні витрати (оскільки капітальні витрати мають разовий характер, то у формулі використовується коефіцієнт приведення до року Є.)

Капітальні витрати на логістичної інформаційну систему носять разовий характер. Вони направляються в основні й оборотні кошти, тобто в засоби виробництва. Свою вартість вони переносять на продукцію вроздріб за рахунок амортизаційних відрахувань. Капітальними їх називають тому, що вони не втрачаються, а відтворюються.

Стосовно до інформаційної логістичної системи прийнято групувати капітальні витрати в такий спосіб:

К=К_пр+К_тс+К_лс+К_по+К_ио+К_уп+К_во+К_пл+К_оэ ,(7)

де Кпр — витрати на проектування системи ;

Ктс — витрати на технічні засоби керування;

Клс — витрати на створення ліній зв'язку локальних мереж;

Кпо — витрати на програмне забезпечення;

Кио — витрати на формування інформаційної бази.

Куп — витрати на навчання персоналу;

Кво— витрати на допоміжне устаткування (пристрої пожежегасіння, джерела безперебійного електропостачання та ін.);

Кпл— витрати на виробничу площу;

Коэ— витрати на ввідну експлуатацію.

До складу експлуатаційних витрат на входять наступні витрати:

 

С = Сзп+Сао+Сто+Слс+Сиоц+Сні+Сел+Сін (8)

 

де СЗП — зарплата управлінського персоналу, що працює з використанням системи;

САВ — амортизаційні відрахування;

СТО — витрати на технічне обслуговування;

СЛЗ — оренда ліній зв'язку (глобальних обчислювальних мереж);

СІОЦ — оренда машинного часу зовнішнього інформаційно-обчислювального центра, що здійснює обслуговування інформаційної системи даного підприємства;

СНІ— витрати на носії інформації;

СЕЛ — витрати на електроенергію;

СІН — інші витрати.

Таким чином, розрахунок внутрішнього економічного ефекту зводиться до наступного: визначається різниця в річних приведених витратах за базовим і пропонованим варіантами інформаційної системи :

Е_ВН=ПБ-П=DС_ЗП-DС_АВ-DС_ТО-DС_ЛЗ-DС_ІОЦ-DС_НІ-DС_ЕЛ-DС_ІН-ЄК ,(9)

де Є – норма прибутку (більше річної банківської ставки).

Економія на заробітній платі управлінського персоналу в зв’язку з впровадженням інформаційної логістичної системи складає величину:

 

DС_ЗП= С_ЗПБ*(1(1+χb)/(1+b)) ,(10)

 

b – приріст продуктивності праці управлінського персоналу.

Важливим моментом є визначення середньозваженої величини b при впровадженні системи. Особливістю цього розрахунку є аналіз структури робіт управлінського персоналу підрозділу та можливості підвищення продуктивності праці за допомогою інформаційної системи по кожному виду роботи. Тобто, потрібне попереднє обстеження характеру роботи управлінського персоналу. Приріст продуктивності праці в залежності від виду роботи наведено в таблиці 1 [2;с.184].

Таблиця 1.

Приріст продуктивності праці в залежності від виду роботи

Вид роботи	Приріст продуктивності праці, у %	Фактор приросту
Реєстрація інформації в журналах та картотеках	80-100	Виключення дублювання
Пошук інформації	100-120	Електронні картотеки
Друкарські роботи	200-250	Текстові редактори
Економічні розрахунки	300-500	Висока швидкість розрахунків
Участь у виробничих нарадах	10-50	На робочому місці
Обмін службовою документацією	50-80	Електронна пошта
Оформлення графічних матеріалів	150-300	Машинна графіка
Професійне навчання	50-100	Автоматизовані навчальні системи

Допоміжними показниками економічної ефективності є розрахункова прибутковість:

Е_Р=(Е_РІЧН / К)*100%(11)

та обернена величина – строк окупності:

 

Т_ОК=1/ Е_Р = К / Е_РІЧН .(12)

Розглянуті показники є статичними показниками ефективності, оскільки не враховують невідповідності у часі витрат на інформаційну систему та результатів від її функціонування.

Показники, які враховують розподіл витрат та результатів в часі на основі концепції тимчасової вартості грошей, називаються динамічними, і використовують їх при значних строках оцінки витрат та результатів створення системи. [8;с.40].

Ці методи є способом визначення розмірів інвестицій в довгострокові проекти капіталовкладень. Процес аналізу і вибору різних способів вкладення коштів має назву фінансового планування.

Для оцінки капітальних проектів використовуються 6 методів фінансового планування:

1.    Метод окупності.

2.    Коефіцієнт окупності капіталовкладень ( ROT ).

3.    Метод чистої приведеної вартості.

4.    Коефіцієнт витрати/ прибуток.

5.    Показник рентабельності.

6.    Внутрішній коефіцієнт окупності капіталовкладень.

Аналіз ефективності системи пов'язаний з багатьма проблемами. Він не може виразити ступінь ризику і невизначеності при оцінці витрат і прибутку. Витрати і прибуток рознесені за часом; витрати - первинні і відчутні, а прибуток - вторинний і невідчутний. Інфляція може по-різному впливати на витрати і прибуток. Міняється інформаційна техніка - міняються й оцінки в процесі роботи над проектом. Нематеріальний прибуток важко виразити кількісно. Ці фактори впливають на методи фінансового планування. Прикладна спрямованість фінансових моделей обумовлена труднощами в кількісному визначенні прибутку. Системи, призначені для канцелярської роботи і висновку торгових угод, витісняють працю людей і заощаджують простір, дають більш реальний, відчутний прибуток, ніж системи у менеджменті, ніж системи забезпечення прийнятих рішень.

Є ряд причин вважати, що інвестиції в інформаційну техніку вимагають особливого розгляду фінансового моделювання. Фінансове планування, пов'язане з довгостроковими інвестиціями у виробниче устаткування - електротехнічне устаткування, телефонний зв'язок і ін. Ці інвестиції розраховані на термін від 1 до 25 років. Інвестиції в компьютеризовані інформаційні системи подібні іншим інвестиціям у тім, що вони вимагають негайної витрати грошей, а прибуток передбачається не раніше ніж через рік.

Інформаційні логістичні системи відрізняються від виробничих систем тим, що їхній термін служби коротше. Більшість систем застаріває через 5-8 років. Хоча елементи старих систем функціонують як кодові сегменти у великих програмах (деякі програми функціонують 15 років) більшість великих інтегральних систем через 5 років вимагають значних інвестицій для реконструкції. При фінансуванні інформаційних логістичних систем необхідно враховувати високий ступінь їхнього старіння для того, щоб скоротити період окупності, збільшити коефіцієнт окупності капіталовкладень на відміну від звичайних капітальних проектів, розрахованих на більш тривалий життєвий цикл.

Суть фінансових моделей у тім, щоб використовувати їх обдумано, піддаючи їх ретельному аналізу.

Метод окупності

Метод окупності визначає період часу, необхідний для окупності первісного капіталу, вкладеного в проект. Період окупності T_ok обчислюється по формулі :

,(14)

де K_p - первісне капіталовкладення, а R_g- чистий річний доход.

Цей метод широко застосовується, тому що він - простий і дозволяє визначити, чи варто далі витрачати гроші і час на розробку проекту. Особливо він ефективний при розробці проектів з високим ступенем ризику, де важко визначити життєвий цикл. Якщо система окупає себе за 2 роки, то уже не так важливо, скільки років вона буде працювати. Цей метод не враховує тимчасову вартість грошей, суму грошей, що надходять після періоду окупності і прибутковість від інвестицій.

З урахуванням тимчасової вартості грошей період окупності T_ok розраховується зі співвідношення :

,(15)

де R_i і K_i доходи і витрати ІС в i - рік роботи відповідно, d- дисконт (процентна ставка чи вартість капіталу на ринку).

Метод рентабельності інвестицій

Фірми вносять капіталовкладення з метою одержання задовільного коефіцієнта рентабельності. Визначення задовільного коефіцієнта рентабельності залежить від суми внесених грошей, а також і від інших факторів, наприклад, від коефіцієнта рентабельності, передбачуваного фірмою. У кінцевому рахунку коефіцієнт рентабельності повинний дорівнювати чи перевищувати вартість капіталу на ринку. Інакше, ніхто не вкладе гроші у фірму. Проста рентабельність інвестицій обчислює коефіцієнт рентабельності інвестицій, регулюючи потік готівки, створюваний інвестиціями для амортизації. Це дає приблизний розрахунок доходу, одержуваного від проекту. Щоб обчислити рентабельність інвестицій, спочатку обчислюють середній чистий доход R_srch по формулі:

,(16)

де R_o - загальний доход (прибуток), K_o- загальні витрати, а T_sl - термін служби системи.

Щоб одержати рентабельність інвестицій r_inv, чистий прибуток ділиться на суму первісних інвестицій по формулі :

,(17)

де K_p - первісні капіталовкладення.

Недолік методу рентабельності інвестицій у тім, що він не враховує дисконт. Майбутні заощадження в грошах не рівнозначні нинішнім заощадженням. З іншого боку, метод рентабельності інвестицій можна видозмінити (зазвичай так і робиться) так, щоб майбутній прибуток і витрати обчислювалися в грошах, що знаходяться в обороті.

Метод чистої приведеної вартості

Оцінка капітального проекту вимагає, щоб витрати на інвестиції (відтік грошей зазвичай в рік 0) порівняти з чистим грошовим припливом, що буде через багато років. Але ці два грошових потоки не можна порівняти через дисконт. Гроші, що одержуємо через 3-4-5 років, не рівнозначні грошам, одержуваним сьогодні. Гроші, одержувані в майбутньому, повинні перетерпіти знижку у відповідному процентному відношенні - зазвичай перевищуючи процентну ставку, а іноді вартість капіталу.

Приведена вартість - це вартість платежу чи платежів у грошах, що знаходяться в обороті, що буде отримана в майбутньому. Приведену вартість S_pr можна обчислити по формулі :

,(18)

де S - неприведена вартість, d- дисконт (процентна ставка і вартість капіталу на ринку), а t - розрахунковий рік.

Таким чином, для того щоб порівняти інвестиції, зроблені в сьогоднішніх грошах, з майбутніми чи заощадженнями заробітками, ми повинні знизити заробітки до приведеної вартості, а потім обчислити чисту приведену вартість інвестиції. Чиста приведена вартість - це сума грошей, яку коштує інвестиція, з огляду на її витрати, заробітки (зароблені гроші) і часову вартість грошей. Чиста приведена вартість S_prch обчислюється по формулі :

,(19)

де F_pr - приведена вартість очікуваного грошового потоку, K_p- первісні витрати інвестиції. Приведена вартість грошового потоку F_pr обчислюється по формулі :

,(20)

де R_i і K_i доходи і витрати ІС в i - рік роботи відповідно, d- дисконт (процентна ставка і вартість капіталу на ринку), а T_sl - термін служби системи.

Коефіцієнт витрати/прибуток

Простим методом для обчислення прибутку (рентабельності) від капіталовкладень є обчислення коефіцієнта витрати/прибуток r_k/r, що є відношенням загальних доходів і загальних витрат і визначається по формулі:

,(21)

де R_o - загальний доход (прибуток), K_o- загальні витрати.

Цей коефіцієнт можна використовувати для того, щоб дати оцінку різним проектам при їхньому порівнянні. Деякі фірми встановлюють мінімальний коефіцієнт витрат і прибутку, що повинні бути отримані від капітальних проектів.

Цей коефіцієнт можна також обчислити, використовуючи приведену вартість до дисконту (тимчасової вартості грошей).

Індекс прибутковості

Якщо фірмі потрібно порівняти декілька різних потенційних інвестицій, то простіше це зробити, обчисливши індекс прибутковості. Індекс прибутковості r_pr обчислюється шляхом розподілу приведеної вартості загального грошового потоку від інвестицій на первісні витрати інвестицій формула (22)).

,(22)

де F_pr - приведена вартість очікуваного грошового потоку, K_p- первісні витрати інвестиції.

Індекс прибутковості можна використовувати для порівняння прибутковості альтернативних інвестицій. Показник дозволяє фірмам зосередити свою увагу на найприбутковіших проектах.

Внутрішній коефіцієнт рентабельності

Внутрішній коефіцієнт рентабельності - це варіант методу чистої приведеної вартості. Він враховує тимчасову вартість грошей (дисконт). Внутрішній коефіцієнт рентабельності визначають як коефіцієнт рентабельності чи прибутку, що припускають одержати від інвестицій. Внутрішній коефіцієнт рентабельності - це дисконтна ставка, при якій приведена вартість майбутніх грошових потоків проекту дорівнює первісним витратам проекту. Іншими словами, величина дисконтної ставки така, що приведена вартість - первісні витрати = 0. Внутрішній коефіцієнт рентабельності r_vn розраховується зі співвідношення :

,(23)

де R_i і K_i доходи і витрати ИС в i - рік роботи відповідно, а T_sl - термін служби системи.

Розділ 2. Сучасний рівень інформаційного забезпечення управлінських процесів в умовах державного підприємства пенітенціарної системи України (Житомирська в’язниця № 8)

2.1Загальна характеристика підприємства

Державне підприємство Житомирська в’язниця № 8 було було створено в 1972 році. Вид діяльності металообробка. За розмірами це середне підприємство, за типом це воєнізоване формування з управлінням у вигляді багаторівневої ієрархії. Керуючим органом є Державний Департамент з питань виконання покарань.Персонал підприємства ( керівники, спеціалісти та службовці) це вільнонаймані та війскові.

Основний предмет діяльності підприємства – виробництво пружинних елементів для м’яких побутових меблів. Підприємство є одним з провідних виробників цієї продукції в Україні, виготовляючи щомісяць її на суму близько 100 000 грн. Номенклатура типорозмірів, пружинних блоків, підприємства містить більш 80 наїменувань. Форма власності – державна.

Схема структури управління представлена на рисунку 2.1.

Рис. 2.1 Схема структури управління

Відділ маркетингу, збуту і матеріально-технічного постачання є самостійним структурним підрозділом підприємства.

Задачі відділу:

1.         Забезпечення реалізації продукції підприємства.

2.         Забезпечення 100% виконання завдань і зобов’язань по постачанню продукції і товарів у відповідності із заключеними договорами і замовленнями-підрядами зовнішньо-торгових організацій.

3.         Раціоналізація роботи збутової служби підприємства, зниження затрат на збут продукції.

В склад відділу можуть входити підрозділи вивчення попиту і реклами, планування по окремим видам готової продукції.

На підприємстві сформована необхідна виробнича і фінансова база для здійснення виробничої діяльності, встановлене високопродуктивне обладнання, яке дозволяє випускати продукцію високої якості. При цьому підприємство має цілий ряд виробничих факторів, сприяючих його діяльності, це:

1.         Сучасні промислово-виробничі споруди.

2.         Наявність високопродуктивного обладнання.

3.         Наявність власного транспорту для доставки сировини і допоміжних матеріалів.

4.         Висока якість продукції при низькій ціні.

Фінансова діяльність кожного промислового підприємства здійснюється способом використання системи грошових відносин, що складаються в процесі виробництва і реалізації продукції.

Організація фінансової роботи на підприємстві проводиться фінансовим відділом і базується на таких принципах:

-   самостійність підприємства;

-   безперервність діяльності підприємства;

-   можливість поділу безперервної діяльності підприємства на звітні періоди та періодичність виявлення результатів діяльності;

-   грошовий вираз всіх господарських операцій.

Керівник фінансового відділу – головний бухгалтер, який несе відповідальність за фінансову дисципліну та фінансовий станпідприємства.

До його функцій відносяться:

-   облік та аналіз результатів фінансово-господарської діяльності;

-   контроль обліку фінансових, розрахункових та кредитних операцій;

-   Крім головного бухгалтера у фінансовому відділі працює ще три співробітника.

На даному підприємстві готується обов’язкова фінансова звітність , а саме “Баланс”, “Звіт про фінансові результати”, “Звіт про рух грошових коштів” та “Звіт про власний капітал”. Така звітність складається 1 раз на рік, але завдяки тому, що впроваджена інформаційна система 1С-бухгалтерія, складати таку звітність можна за потребою.

Слід зазначити, що на підприємстві не проводиться детальна оцінка фінансового стану, а фінансовий аналіз носить нерегулярну та вибіркову форму.

Причиною такої ситуації може бути відсутність задовільного методологічного забезпечення фінансового аналізу та стратегічного планування. Саме тому для економічної служби підприємства була створена підсистема планування рентабельності в межах інформаційної логістичної системи.

Підсистема створювалась для рівня стратегічного управління, що є функцією вищого управлінського персоналу.

Таблиця 2.1

Показники структури капіталу, власних та залучених коштів

Показники	На початок 2005 року	На кінець2005 року	Відхилення,+,–
			+,–	%
Сукупний капітал, всього	10338,9	10855,9	+517,0	105,0
В т.ч. –грошові кошти	267,6	425,7	+158,1	159,1
-запаси	1358,6	1711,0	+352,4	125,9
-основний капітал	8712,7	8719,2	+6,5	100,1
Власні та залучені кошти, всього	10777,1	10796,3	+19,2	100,2
В т.ч.-короткострокові зобов'зання	1484,5	1503,7	+19,2	101,3
-власний капітал	9768,9	10647,2	+878,3	109,0

Виходячи з результатів аналізу майнового стану та структури капіталу, можна зробити висновок, що майновий стан підприємства за останній рік покращився, але не на багато. Причиною незначного зростання сукупного капіталу є ледь помітне зростання частки та абсолютної суми основних фондів (8712,7 та 8719,2 тис.грн.).

З даних про структуру капіталу видно, що частка власного капіталу підприємства на протязі останнього року зросла на 9%, а зобов’язання за цей період зросли лише на 1,3%.

Позитивним моментом є відсутність у балансі за звітний період негативних статей звітності, наприклад, простроченої кредиторської та дебіторської заборгованості. Крім того. Підприємство на даний момент не має непогашених кредитів фінансово-банківським установам, що значно зміцнює його платоспроможність.

Таблиця 2.2

Показники рентабельності

Назва та методика розрахунку фінансового коефіцієнта	Норматив	2004 рік	2005 рік	Відхилення,+,–
1	2	3	4	5
1.Рентабельність капіталу = чистий прибуток/власний капітал	>0.2	0,11	0,10	-0,01
2.Рентабельність активів = чистий прибуток/активи	>0.14	0,09	0,09	0
3.Рентабельність продажу = чистий прибуток/виручка від реаліз.	>0.3	0,05	0,02	-0,03
4.Коефіцієнт операційного прибутку = прибуток від реаліз./виручка від реаліз.	>0.11	0,09	0,05	-0,04
5.Коефіцієнт загальної прибутковості =балансовий прибуток/валовий дохід		0,33	0,29	-0,04
6.Коеф-нт здатності самофінансування = чистий прибуток/балансовий прибуток	>0.6	0,54	0,42	-0,12

Показники рентабельності підприємств в порівнянні з минулим роком значно погіршились і не відповідають вимогам. Це пояснюється тим, що обсяги товарообороту зростали швидшими темпами, ніж обсяги прибутку.

Низька рентабельність активів пов’язана з структурою ризикованості активів (великий обсяг непрацюючих активів, низька віддача основних фондів – недостатньо беруть участь в створенні прибутку).

2.2Оцінка рівня інформаційного забезпечення аналізу рентабельності і фінансового стану підприємства

Складовими частинами інформаційної логістичної системи є технічні засоби, засоби телекомунікацій (зв'язку) так і прикладні програми й операційні системи. Бази даних і програмне забезпечення використовують як інструмент для діловодства і раціоналізації фінансової праці. Їхнє використання дозволяє скоротити час, необхідний на підготовку конкретних маркетингових і виробничих проектів, зменшити непродуктивні витрати при їхній реалізації, виключити можливість появи помилок у підготовці бухгалтерського, технологічного й іншого видів документації, що дає для підприємства прямий економічний ефект.

Підвищення ефективності використання інформаційних логістичних систем досягається шляхом побудови і сумісності інформаційних систем, що дозволяє усунути дублювання і забезпечити багаторазове використання інформації, установити визначені інтеграційні зв'язки, обмежити кількість показників, зменшити обсяг інформаційних потоків, підвищити ступінь використання інформації.

Розвиток систем телекомунікацій, а зокрема, технологій локальних обчислювальних мереж, дозволить об'єднати всі технічні засоби обробки цифрової і текстової інформації в єдину внутрівиробничу інформаційну систему. Найбільш ефективною системою інформації вважається система, заснована на одночасному використанні обчислювальної техніки і засобів автоматизованої обробки текстової інформації, об'єднаних у єдину систему.

Так, пропоновані сучасними умовами вимоги до систем управління можуть бути задоволені лише за допомогою сучасних засобів автоматизації управління.

Досвід показує, що в наш час для рішення цих задач не обійтися без допомоги комп'ютерної техніки, що дозволяє в найбільш зручній формі зберігати і представляти користувачам потрібну їм службову інформацію. Для найбільш злагодженої роботи різних служб підприємства комп'ютери зручно поєднувати в так звані локальні обчислювальні мережі, що дозволяють здійснювати зв'язок між різними користувачами цієї мережі, що знаходяться на деякій відстані один від одного (звичайно, у різних приміщеннях одного будинку). Однак, такі мережі вимагають для своєї роботи відповідного програмного забезпечення, необхідного для забезпечення робіт узагалі подібної мережі й відображаючого специфіку роботи даного підприємства.

Персональні комп'ютери і комп'ютерні мережі стали важливим фактором не тільки благополуччя малих і зростаючих підприємств, але і їхнього виживання. Вони є інструментом, що дозволяє раціоналізувати роботу, підвищити продуктивність праці службовців і знизити витрати. Для цього і створюються комп'ютерні мережі. Інформаційна система без комп'ютерної мережі не існує.

Правильно зроблене капіталовкладення в комп'ютерну мережу допоможе поліпшити рентабельність підприємства, допоможе підприємству заробляти гроші за рахунок чотирьох основних факторів.

Воно дозволить:

* Знизити адміністративні накладні витрати

* Підвищити продуктивність праці

* Раціоналізувати ведення справ

* Знизити витрати на апаратні засоби

Комп'ютерна мережа є інструментом, що дозволяє підвищити продуктивність праці. Вона дозволяє працівникам підприємства витрачати менше часу на рутинні операції, заощаджуючи його для продуктивності праці. Розсилаючи службові записки по електронній пошті, менеджери рятуються від необхідності друкувати, копіювати і розносити їх. Електронна пошта забезпечує практично миттєву доставку кореспонденції і реакцію на неї.

Наявність мережі дозволяє знижувати витрати на апаратні засоби, дозволяє спільно використовувати досить дороге периферійне устаткування, таке як лазерні принтери, пристрої резервного копіювання, комунікаційне устаткування. Це знижує їхню вартість, що приходиться на одного користувача і забезпечує доступ до нього великому числу працівників.

Комп'ютерні мережі, периферійне устаткування і програмне забезпечення разом є складовими частинами інформаційної логістичної системи.

Підприємство має всі таки технічні засоби. Так, у єдину комп'ютерну інформаційну систему підприємства входить реально діюча комп'ютерна мережа.

Наявність єдиного інформаційного простору і засобів комунікацій дає переваги у використанні зовнішніх периферійних пристроїв, як лазерних принтерів, сканерів, ресурсів інших комп'ютерів і т.п..

Усе це приводить до того, що керування підприємством прямо залежить від такої існуючої інформаційної логістичної системи, робить цю систему більш доступною і гнучкою.

Основу будь-якої комп'ютерної інформаційної мережі складають апаратні засоби. До них відносять у першу чергу сам персональний комп'ютер, принтери, сканери, модеми, концентратори, HUB(розвітвлювач), UPS (джерела безперебійного живлення) і т.д. В економічному відділі підприємства майже всі робочі місця оснащені ПК.з такими характеристиками:

Таблиця 2.3

Характеристики апаратного забезпечення

Тип комплектуючого	Найменування комплектуючого
Процесор	AMD Athlon 1000 MHz
HDD	IBM 40.0Gb
Пам'ять	DIMM 128Mb PC266
CD-ROM	40sp. TEAC
Монітор	Samsung 17” 755DF
Принтер	Canon LBP 810 600dpi
Сканер	ACER Prisa 300x600
Концентратор	ATI AT 904Tx

У даний момент на підприємстві встановлене програмне забезпечення, яке варто розділити на:

- програмне забезпечення для комп'ютерних мереж і операційні системи для ПК;

-   прикладні програми.

Таблиця 2.4

 

Програмне забезпечення

Компонент	Тип
Операційна система	MS Windows 98 SE
	MS Windows NT 4.0 Serv.
Пакети прикладних програм	MS Office 2000
	InterBase 6.0
Утиліти	AVP 3.5

В якості існуючої інформаційної логістичної системи на підприємстві використовується така система автоматизації діяльності підприємства, як 1С:Підприємство7.7.

1С:Підприємство є універсальною системою автоматизації діяльності підприємства. За рахунок своєї універсальності система 1С:Підприємство може бути використана для автоматизації самих різних ділянок економічної діяльності підприємства: обліку товарних і матеріальних засобів, взаєморозрахунків з контрагентами, складського обліку, розрахунку заробітної плати, розрахунку амортизації основних засобів, бухгалтерського обліку по будь-яких розділах і т.д.

Основною особливістю системи 1С:Підприємства є її конфігурованість. Разом з конфігурацією система 1С:Підприємство виступає в якості вже готового до використання програмного продукту, орієнтованого на визначені типи підприємств і класи розв'язуваних задач.

Система 1С:Підприємство має компонентну структуру. Частина можливостей, наданих системою для рішення задач автоматизації, є базовими, тобто підтримуються в будь-якому варіанті постачання системи. Це, насамперед, механізми підтримки довідників і документів. Інші можливості реалізуються компонентами системи: наприклад, ведення списку бухгалтерських рахунків. Таким чином, склад установлений компонент визначає функціональні можливості системи.

Усього існують три основних компоненти: «Бухгалтерський облік», «Оперативний облік», «Розрахунок». Кожен компонент розширює можливості системи своїм механізмом обробки інформації. Ці механізми не можна однозначно зіставити з конкретними задачами автоматизації предметної області, однак, вони мають досить чітку спрямованість, що визначає вибір складу необхідних компонентів, для створення конкретної конфігурації, а на її базі – інформаційної логістичної системи.

Розділ 3. Застосування логістичних підходів до оцінки ефективності інформаційної системи