Предложения по внедрению системы автоматизации делопроизводства

3.3. Предложения по внедрению системы автоматизации делопроизводства

Как результат описания имеющихся средств автоматизации, можно сделать вывод, что необходимо воспользоваться технологией класса workflow, которая обеспечивают автоматизацию всего документооборота.

В данной работе предлагается использовать для автоматизации делопроизводства в РГП "Волгааэронавигация" программный комплекс Lotus Notes, ибо он в наибольшей степени подходит для автоматизации документооборота средних и крупных предприятий и является фактическим стандартом для систем работы с документами на Западе.

Рассмотрим сценарий перехода от бумажных носителей к электронным регистрационным формам и созданию базы данных о документах, а также процесс заполнения регистрационной карточки на экране компьютера в случае внедрения системы Lotus Notes.

Lotus Notes – это система баз данных, ориентированных на хранение документов плюс многофункциональная система электронной почты.

Одно из преимуществ системы Lotus Notes, использование электронной картотеки. Она позволяет однократно вводить повторяющуюся информацию и использовать одну информацию в различных формах.

Форма регистрационной карточки содержит как поля, заполняемые вручную (номер и дата входящего документа, краткое содержание, текст резолюции), поля, сведения в которые вводятся автоматически (дата регистрации, регистрационный номер документа), и поля, сведения в которые вводятся путем выбора информации из раскрывающихся списков. Такой ввод информации не только ускоряет процедуру заполнения регистрационной карточки, но и, позволяет избежать опечаток, которые могут затруднить автоматизированный поиск информации о документе.

Организации, с которыми поддерживается постоянная переписка, выбираются из списка. В случае регистрации документа, поступившего от нового корреспондента, сведения о нем заносятся в список. Сведения о корреспондентах в дальнейшем используются в справочной работе, для формирования списков на рассылку. Списки создаются перед началом работы системы и впоследствии регулярно пополняются и корректируются.

При регистрации поступившего документа заполняются следующие поля: дата получения документа; номер из этого поля переносится на поступивший документ в регистрационный штамп; в поле «корреспондент» указывается название организации, приславшей документ; дата документа; номер документа; количество страниц документа; количество листов приложений; вид полученного документа; краткое содержание.

Далее, если документ адресован непосредственно Генеральному директору, то он передается ему на рассмотрение, Генеральный директор проставляет резолюцию с указанием конкретных исполнителей по документу.

Если же документ адресован конкретному руководителю низшего звена, либо в конкретное подразделение – то он передается туда. Соответственно, либо данные о подразделении-получателе и конкретном исполнителе сразу вносятся в регистрационную карточку, либо уже после рассмотрения документов руководителем в регистрационной карточке заполняются сведения: автор резолюции, резолюция, ответственный исполнитель, исполнители и срок исполнения.

Карточка имеет раздел «Сведения о движении документа», в котором отражается передача документа руководителю для написания резолюции и дальнейшее движения документа от исполнителя к исполнителю.

Поле «Состояние документа» отражает стадию работы с ним и может принимать следующие значения:

-           Поступивший документ регистрируется и передается руководителю для рассмотрения и проставления резолюции – значение «Передан руководству».

-           После рассмотрения руководителем в регистрационную карточку вводятся сведения о резолюции и назначенном исполнителе – значение «На исполнение».

-           Поступивший документ регистрируется и сразу передается непосредственному исполнителю – значение «На исполнение»

-           Документ исполнен – значение «Исполнен»

В поле «Исполнитель» указывается, кому передается документ.

Если в резолюции указывается несколько исполнителей, ответственным за исполнение документа является лицо, указанное в резолюции первым, и этот исполнитель первым заносится в список.

В поле «Срок исполнения (Контрольная дата)» проставляется дата, к которой документ должен быть исполнен. Эта дата не может быть меньше текущей.

  3.4. Выбор технических средств автоматизации делопроизводства.  Выбор конфигурации компьютера.

Возможности компьютера определяются следующими характеристиками:

1.         Производитель (Intel, AMD), тип процессора (Celeron, Pentium), а также тактовая частота процессора.

2.         Объем оперативной памяти (RAM).

3.         Характеристика материнской платы.

4.         Емкость жесткого диска (HDD)

5.         Видеокарта, объем и тип видеопамяти.

6.         Мультимедиа возможности (CD-ROM, звуковая плата).

7.         Сетевая карта.

8.         Тип корпуса: экранировка, количество мест для дополнительных устройств, возможности энергосбережения.

9.         Возможности модернизации.

Для наших целей самой важной характеристикой является производительность процессора, так как нам придется работать с базами данных, пусть они и будут храниться на сервере, и графическими изображениями.

Предлагается приобрести 2 компьютера Pentium III-600/64MB/6.4GB/8VB AGP/ATX.

Выбор сканера.

В офисе используются два типа сканеров: протяжные и планшетные. Первые по принципу работы (протяжка листа через сканирующую часть) удобны для сканирования отдельных листовых документов. Их достоинство в том, что они занимают мало места. В нашем случае не исключена возможность, что придется сканировать листы из книг, журналов, переплетенных документов, поэтому лучше приобрести планшетный сканер, по принципу работы сходный с копировальным аппаратом, - оригинал помещается на неподвижное стекло, а сканирующее устройство движется под стеклом вдоль листа. Нам будет достаточно нецветного сканера, с быстродействием 10 секунд на лист, с разрешающей способностью 400х400 точек на дюйм, поддерживающий формат А4. и А3.

Рекомендуется приобрести сканер модели HP ScanJet 2200 C

Выбор монитора

При покупке монитора большое значение имеет размер экрана. От него зависит объем отображаемой на экране информации. В настоящее время все более популярными становятся монитора с экраном 17 дюймов. Крайне важным являются также качество изображения и уровень излучения выбираемого монитора. Информация на экране может отображаться в различных видеорежимах, которые определяются числом точек, из которых состоит изображение. Это может быть 640х480 точек, 800х600, 1024х768 и т.д.

Чем больше – тем лучше. Для того, чтобы изображение имело хорошее качество в конкретном видеорежиме, монитор и видеокарта должны поддерживать частоту обновления кадров не ниже 85 герц. Еще один показатель – размер зерна. На современных мониторах размер зерна не превышает 0,28 мм., а на высококачественных мониторах составляет 0,24-0,26 мм. Рекомендуется приобрести монитор Samsung Samtron 55E 0.28, 50-120Hz.

 Выбор устройства архивации данных.

Для минимизации возможных потерь используются устройства архивации данных – накопители на магнитной ленте, на магнитооптических дисках, на CD-R. Рекомендуется использовать в качестве накопителей CD-R диски Verbatim 700Mb 80 min.

Сеть и сетевые платы будут использованы те, что уже установлены на предприятии.

Заключение

Информационная система необходима организации для предоставления нужной информации в нужное время и в нужном месте. Вопрос оценки ее качества сводится к оценке качества порождаемого в ней информационного продукта с учетом затрат на него. Исходя из проведённого анализа, установлено, что в настоящее время РГП" Волгааэронавигация" не испытывает значительных финансовых и производственных трудностей. Но в условиях необходимости обеспечения безопасности полетов, основным критерием выбора программного обеспечения, выступает надежность и устойчивость работы сети.

Важным фактором является возможность интеграции локальной информационной сети РГП «Волгааэронавигация» с локальными сетями партнеров, в том числе и зарубежных, через глобальные и корпоративные сети.

 Аппаратное обеспечение предприятия позволяет автоматизировать документооборот без крупных капиталовложений. Финансово-экономическое положение предприятия позволяет реинвестировать часть прибыли на создание информационной сети, обеспечивающей автоматизацию процесса принятия управленческих решений и создание корпоративной информационной сети, обеспечивающей автоматизацию документооборота.

При создании корпоративной информационной сети особое внимание должно быть уделено информационной безопасности и устойчивости сети связи. Устойчивость функционирования сети связи, прежде всего, связана с ее топологией, наличием резервов, качеством оборудования и методами его обслуживания.

Этим критериям, из рассмотренных стандартных пакетов, наиболее полно удовлетворяет система Lotus Notes. Система позволяет автоматизировать основные виды работ, связанных с документооборотом, легко интегрируется с документооборотом на бумажных носителях, не требует замены аппаратного обеспечения и может быть развернута на существующих сетях связи. Переход на автоматизированную систему не связан с необходимостью освоения коллективом сложных приемов и методов работы, что также является фактором, обеспечивающим надежность и устойчивость работы сети, возможность предоставления пользователям различных услуг.

Lotus Notes может обеспечить:

·       удаленный доступ пользователей к ресурсам сети;

·          создание распределенных банков данных, что снижает стоимость их эксплуатации и уменьшает время доступа пользователей к информации.

На данный момент для предприятия важно грамотно провести автоматизацию документооборота, используя собственный опыт и опыт предприятий гражданской авиации создать эффективную структуру управления.

Автоматизация документооборота предприятия предполагает следующие результаты:

·          решение стратегических и тактические задач за счет улучшения использования трудовых ресурсов, уменьшения затрат на персонал, увеличения прибыли, реагирования на изменения объёмов работ;

·          повышение организационного уровня производства и труда, оптимизация численного состава за счет исключения дублирования связей, сокращения уровней иерархии;

·          оптимизация загрузки работников и подробное описание выполняемых ими функций и решаемых задач на каждом рабочем месте, что положительно скажется на безопасности полетов за счет персонификации ответственности.

Используемые источники

1.   Анохин В. Н. Результаты и проблемы разработки и реализации технологии территориального управления природопользованием на основе автоматизированных информационных и кадастровых систем. Материалы Всероссийской научно-практической конференции. Самара. 2006. С. 33-34.

2.   Бажин И.И. Информационные системы менеджмента. –М.: ГУ-ВШЭ,2000. –688с.

3.   Гиляровский Л. Т. Экономический анализ. М: «ЮНТИ» 2006.- 611с.

4.   Земляченко С. В. "Организация документооборота как неотъемлемая часть работы главного бухгалтера" Главбух №1, 2001 год.

5.   Кожекин Г. Я., Синица Л. М. "Организация производства" Учебное пособие для студентов экономических вузов - Минск: Экоперсерктива, 1998 год.

6.   Веснин В.Р. Основы менеджмента. – М.: ГНОМ-пресс, 1999. -436с.

7.   Гагаринская Г.П. Менеджмент: стратегия выживания организации. Самара.: Дом печати, 2006 год.

8.   Гительман Л.Д. Преобразующий менеджмент. - М.: Дело, 1999.

9.   Дубровский В.И. Организация и планирование работы баз ЭРТОС предприятий гражданской авиации. –М.: Транспорт, 2006. -220с.

10.            Дубровский В.И., Эксплуатация средств навигации и УВД. – М.: Воздушный транспорт, 2006. -381с.

11.            Зубков Б.В., Минаев Е.Р. Основы безопасности полетов. -М.: Транспорт, 2001. -142с.

12.            Калянов Г. Н.. Структурный системный анализ. М: «ЛОРИ» 1999.- 241с.

13.            Коуров Л. В. Информационные технологии.- Минск: «Амалфея», 2000.-191с.

14.            Мазур И.И., Шопиро В.Д. Реструктуризация предприятий и компаний / Под общей редакцией профессора И.И Мазура. -М.: Высшая школа, 2000.

[1] Коуров Л. В. Информационные технологии. Минск: «Амалфея» 2000, С. 9

[2] Там же С. 5

[3] Г. Н. Калянов. Структурный системный анализ. М: «ЛОРИ» 1999. С. 34

1 А. Артемьев. Офисные информационные системы 96.( http//citforum/tomsk/ru/o96/101/shtml)

2 Резникова Н. П. Маркетинг в телекоммуникациях. М: «ЭКО-ТРЕНДЗ» 1998, С. 15