Схема отпуска сырья и основных материалов

1.2.2 Схема отпуска сырья и основных материалов

Сырьё и материалы могут отпускаться со склада на заводские нужды, т.е. отпуск сырья и материалов внутри завода и на сторону оформляется следующими документами:

- "требование";

- "накладная на отпуск материалов на сторону". "Требование" составляется материально - ответственным лицом из цеха-потребителя в 5 экз. и передается ответственному за сырье и в ОМТС, который подтверждает в "Требовании" строку "затребовано", если сырье имеется на складе в достаточном количестве. В противном случае "Требование" не регистрируется и ликвидируется или считается недействительным. Действительное "Требование" из ОМТС передается ответственным за сырьё и на склад кладовщику, который заполняет строки "отпущено" и "цена". И затем 5 экз. "Требования" распреде­ляются следующим образом:

2 экз. передаются кладовщиком в бухгалтерию, где проставляется строка "сумма"; I экз. остаётся на складе, на основании которого заполняется "Карточка складского учёта" (колонка -"расход"); I экз. остаётся в цехе потребителей; I экз. передается в ОМТС для оперативного учёта реализации требований в течении месяца.

1.2.3. Виды отчётности

Ежедневно в ОМТС должны поступать сведения из бухгалтерии об оплате сырья поставщикам. ОМТС производит сверку приходного ордера со счетом об оплате по следующим реквизитам:

-наименование поставщика;

-номер товарно-транспортной накладной;

-наименование сырья;

-количество;

-цена.

Ежемесячно кладовщики складов согласно "Карточек складского учёта" подают в ОМТС сведения об остатках сырья и материалов на складе в виде документа.

На основании формы сотрудник ОМТС ответственный за сырьё и основные материалы готовит ежеквартально необходимые материалы для формы "Отчёт об остатках, поступлении и расходе сырья и материалов в производственно - эксплуатационной деятельности". После выдачи необходимой информации по другим материалам, осуществляющейся другими сотрудниками ОМТС, зам. начальника отдела составляется полная форма отчёта.

Сотрудниками ОМТС аналогично готовится полугодовая и годовая формы. Используя эти материалы, Бухгалтерия выдает годовую "Собирательную ведомость" по каждому складу.

2. НАЗНАЧЕНИЕ АСУ ОМТС I

 

2.1.Уточнение целей создания АСУ

Основные цели создания АСУ (ЮС):

- сокращение производственных затрат на фиксирование информации в многочисленных документах;

- повышение эффективности и оперативности служб отдела МТС;

- автоматизация поиска и выдачи сопроводительной документации;

- улучшение качества учёта и контроля финансовых операций за счёт создания связи ОМТС - Бухгалтерия;

- повышение культуры производства за счёт сокращения доли ручного труда.

Критериями оценки достижения целей создания АСУ являются уровень автоматизации, время безаварийной работы системы и время получения оперативных решений, сокращение потерь сырья и основных материалов за счёт своевременного учёта и оприходования на складах и в бухгалтерии.

2.2. Общая структура системы управления

Исходя из раздела I "Характеристика объекта управления" в АСУ ОМТС I выделены три подсистемы:

- п./с "Учёт поступления материала и учёт оплаты";

- п./с "Учёт и организация расхода сырья и материалов";

- п./с "Формирование отчётной документации".

2.2.1. п./с "Учёт поступления" предназначена для автоматиза­ции оприходования сырья и материалов, оперативной сверке поступ­лений с бухгалтерскими счетами, подготовке информации для п./с "Учёт и реализация требований".

2.2.2. Подсистема "Учёт и организация расхода сырья и материалов" предназначена для автоматизации ежедневного учёта движения материалов внутри завода и отпуска материалов на сторону, своевременного оформления текущей документации и формирования необходимой информации для бухгалтерии.

2.2.3. Подсистема "Формирование отчётной документации" предназначена для выполнения информационной функции поиска и выдачи информации по базам данных АСУ ОМТС 1.

2.3. Состав автоматизируемых функций

Для достижения целей создания АСУ ОМТС I, перечисленных в п.2.1 выделены следующие основные функции:

2.3.1. Подсистема "Учёт поступления материала и учёт оплаты"

2.3.1.1. Организация ведения информационной базы по поступающим материалам.

2.3.1.2. Учет оплаты поступивших материалов с банковскими счетами.

2.3.1.3. Формирование "Приходного ордера".

2.3.2. Подсистема "Учёт и организация расхода сырья и материалов"

2.3.2.1. Учёт внутризаводского движения сырья и материалов.

2.3.2.2. Учёт движения сырья и материалов "на сторону".

2.3.3. Подсистема "Формирование отчётной документации"

2.3.3.1. Формирование "Протокола суточных поступлений".

2.3.3.2. Формирование "Протокола поступления за интервал времени по наименованию материала".

2.3.3.3. Формирование "Протокола поступления материала по поставщику за период".

2.3.3.4. Формирование формы М-19 (Месячных остатков сырья на складе).

2.3.3.5. Формирование документа на основе формы 3-СМ (квар­тальная отчётность).

2.3.3.6. Формирование документа на основе формы 15-СМ (годовая отчётность).

На рис.2.2. представлен состав автоматизируемых функций с разбивкой по подсистемам.

3. ТРЕБОВАНИЯ К КАЧЕСТВУ ВЫПОЛНЕНИЯ ФУНКЦИЙ АСУ ОМТС I

 

3.1. Требования к качеству выполнения функций подсистемы "Учёт поступления материала и учёт оплаты"

 

3.1.1. Реализация функции "Введение информационной базы" по поступлению материала должна осуществляться пользователем по мере поступления материала на склад завода

Фиксирование информации о поступлении материала и его оплате производится в режиме реального времени, поэтому функция "Введения информационной базы по поступлению материала" должна быть реализована в режиме реального времени. Вводимая информация должна проходить логический контроль в целях повышения достоверности вводимой информации и использовать справочники поставщиков и наименований материалов с их марками, ГОСТами и ТУ. Занесение информации из справочников должно быть реализовано в режиме иерархических меню в целях сокращения времени поиска, ввода и способствует унификации и повышению надёжности работы подсистемы.

Функциональная структура подсистемы позволяет наглядно представить взаимосвязь между функциями подсистемы и используемыми для их реализации информационными массивами.

 

3.1.2. Выполнение функции "Учёт оплаты поступивших материалов и счетов" реализуется пользователем ежедневно в начале рабочего дня либо по запросу дня фиксирования информации о поступивших счетах

Функция "Учёт оплаты поступивших материалов и счетов" реализуется в режиме запроса через БД бухгалтерии. Поэтому для ее реализации в сети КТС АСУ ОМТС I должен быть отработан межмашинный обмен информацией.