Существующий порядок организации делопроизводства ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» обладает рядом недостатков
Устранение недостатков в существующем порядке организации делопроизводства ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал»
Внедрить электронную подпись при пересылке документов вне организации
Совершенствование автоматизации системы электронного документооборота
Регламента электронного документооборота в компании
Навигация
Совершенствование автоматизации системы электронного документооборота
Организация документооборота в компании ЗАО "Жилищный капитал"
129327
знаков
0
таблиц
15
изображений
4. Совершенствование автоматизации системы электронного документооборота.
Для такой крупной организации как ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал», имеющей разветвленную структуру и филиалы, наиболее эффективной формой использования стандартов и нормативных актов, регламентирующих документационное обеспечение деятельности предприятия, является создание корпоративной информационной системы. Это позволило бы все перечисленные материалы представлять в виде электронных текстов, доступ к которым может быть возможен с любого рабочего места корпоративной сети. Создание единой корпоративной информационной системы позволило бы сократить время на передачу, согласование и подписание документов. А так же уменьшение ошибок в организации документооборота.
Как уже говорилось ранее, предприятию необходимо использовать программу "1С: Система электронного документооборота "Управление делами" на базе "1С: Предприятие".
Управленческая деятельность основана на реализации всех перечисленных видов информационных технологий в соответствии с последовательностью и содержанием отдельных этапов процесса принятия решений. Поэтому современные информационные технологии обеспечения управленческой деятельности основаны на комплексном использовании различных видов информационных процессов на базе единого технического комплекса, основой которого являются средства компьютерной техники.
Управление организацией основано на следующих процессах[80]:
- получение информации и ее обработка;
- анализ, подготовка и принятие решений;
- выполнение решений;
- учет и контроль принятых решений.
Деятельность служб делопроизводства направлена на организационное и документационно - информационное обеспечение указанных процессов.
Делопроизводственные функции формализованы и закреплены соответствующими государственными и отраслевыми стандартами и нормативными документами, что создает основу их автоматизации с использованием информационных компьютерных технологий. Реализация этой задачи позволяет повысить эффективность делопроизводственной деятельности и как следствие, - управления организацией.
Автоматизация делопроизводства преследует достижение следующих целей в области работы с документами[81]:
- регистрация всей поступающей корреспонденции, включая письма, с последующим направлением корреспонденции на рассмотрение руководству организации или в ее структурные подразделения;
- регистрация всей исходящей корреспонденции и ее внутренних документов;
- списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;
- осуществление контроля за исполнением поручений;
- поиск документов.
Что же касается эффективности, то автоматизация делопроизводства преследует следующие цели[82]:
- создание для исполнителей необходимых условий для повышения доли интеллектуального производительного труда по содержательной и смысловой работе с документами и снижения трудозатрат на рутинные операции;
- исключение дублирования работы по вводу информации о документе на различных участках работы с ним;
- повышение оперативности и качества работы документами;
- упорядочение документооборота.
В области контроля над исполнительской дисциплиной[83]:
- обеспечение контроля исполнения;
- обеспечения автоматизированного контроля прохождения документов в подразделениях организации с момента их получения до завершения исполнения;
- обеспечения автоматизированного упреждающего контроля своевременного исполнения документов, оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа.
В области организации доступа к информации:
- обеспечение централизованного хранения текстов документов, подготовленных в электронной форме, а также всех поступающих документов с возможностью организации логического связывания документов, относящихся к одному вопросу;
- обеспечение оперативного поиска документов.
Очевидно, что полнофункциональная система, такая как "Управление делами" умеет не только организовывать сложные маршруты движения документов (последовательно-параллельные, с условным ветвлением, циклами и даже самостоятельным принятием управленческих решений, когда это возможно), но и контролировать их исполнение, вести аудит, оптимизировать загрузку сотрудников и делает многое другое.
Исходя из этого, система как минимум обеспечивает[84]:
- единую регистрацию всей поступающей корреспонденции, включая письма и обращения граждан, с последующим направлением документов на рассмотрение руководству организации или в ее структурные подразделения;
- единую регистрацию всей исходящей корреспонденции и внутренних документов организации;
- регистрацию движения документов внутри организации, включая резолюции, отчеты об исполнении, согласование (визирование) документов;
- списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;
- контроль своевременного исполнения поручений, обращений граждан, организаций, резолюций и указаний руководства, проверку правильности и своевременности исполнения документов;
- поиск документов и получение статистических отчетов по документообороту организации;
- формирование реестров отправки для экспедиции учреждения или отправку документов с помощью систем электронной почты.
Эффект от внедрения системы "Управление делами":
- повышение исполнительской дисциплины, прозрачности и управляемости работы компании;
- экономия времени на всех этапах деятельности персонала за счет использования безбумажной технологии работы с документами;
- обеспечение быстрого поиска информации с возможностью оперативного доступа к информационной базе;
- вовлечение всех сотрудников в единую информационную среду предприятия;
- повышение общего уровня корпоративной культуры предприятия.
Итак, внедрение полноценной системы автоматизации делопроизводства предусматривает комплекс организационно-технических мероприятий, решающих большинство перечисленных выше проблем на основе внедрения единой для всех сотрудников предприятия дисциплины работ с офисной и производственной информацией. В конечном счете, при внедрении систем электронного делопроизводства достигается повышение оперативности управления ресурсами организации, выявляются ее резервы и перспективы роста для укрепления позиций на рынке.
Также можно предложить разработать имеющий доказательственную силу для судов, удобный и практичный правовой механизм организации электронного документооборота в компании, не влекущий усложнение ее деятельности и связанных с этим дополнительных затрат, и включающий разработку пакета следующих основных документов:
1. Типового соглашения об электронном документообороте с контрагентами.
Используется в качестве самостоятельного соглашения или части общего коммерческого договора для придания юридической силы как документам и действиям, уже переданным и произведенным с использованием средств электронной связи, т.е. за прошлый период, так и для формирования договорных отношений в будущем.[85]
Похожие работы
... вариант разрешения данной проблемы. Выход из данной ситуации может быть осуществлен посредством реструктуризации материнской компании с целью повышения рыночной стоимости всего холдинга ЗАО «Жилищный капитал», которая обеспечит инвестиционную привлекательность для инвесторов. Как следствие реструктуризации предлагается размещение облигаций компании посредством дочерней компании Группы « ЖК- ...
... обеспечение управления - деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций учреждения, организации и предприятия. Несмотря на, что ООО «ДИН» существует несколько лет, работы по организации технологии документационного обеспечения управления начали проводиться только с 2001 года. Документационное обеспечение управления в ООО «ДИН» ...
... работа с органами налоговой инспекции после аудиторской проверки и оказание консультационных услуг по вопросам налогообложения и бухгалтерского учета осуществляется без дополнительной оплаты и является одним из условий договора, заключаемого аудиторскими фирмами компании “Финансы” с заказчиками. Процессы Качество работы фирмы обеспечивается строгим соблюдением стандартов работы. Внутрифирменный ...
... могут рассматриваться в локальных нормативных правовых актах банков по кредитованию? В локальных документах коммерческих банков детально могут быть рассмотрены вопросы по организации этапов кредитного процесса. Кредитный процесс включает в себе четыре этапа: - мониторинг финансово-хозяйственной деятельности кредитополучателя; - оформление и выдачу кредита; - контроль банка за использованием ...
0 комментариев