Понятие системы документации

1. Понятие системы документации

Система документации- комплекс взаимосвязанных документов, которые необходимы для управления экономическим объектом.

Документ- материальный объект, который содержит информацию, оформленный в установленном порядке и имеет правовое значение.

Унифицированная система документации- система документов, которая есть рациональным организационным объектом взаимосвязанных документов, которые отвечают единым требованиям и правилам и содержат информацию для оптимального управления с использованием вычислительной техники.

Типы УСД: государственного назначения, других уровней.

2. Классификация форм и методов вывода информации

Факторы влияющие на формы носителей выходной информации: эксплуатационные особенности вычислительной техники, варианты и полнота обработки информации, ее назначение и методы использования.

Формы выходной информации: по характеру (функциональная, отображение отдельных операций), по форме представления, по назначению (основная, вспомогательная), по официальности (утвержденная, неутвержденная), по срокам (оперативная, обычная, несрочная), по периодичности (текущая, квартальная, годовая).

Требования к проектированию: наличие всех необходимых показателей, максимальная законченность, точность расчетов и ясность печати, удобство и доступность широкому кругу лиц которые не знакомы с ЭВМ, текстовая расшифровка некоторых качественных атрибутов, форма выходного сообщения и его содержание не должны усложнять технологию его составления, форма документов и видео кадров д. б. согласованы с соответствующими характеристиками терминалов, формы представления выходной информации д. б. согласованы с заказчиком, сроки и сокращения д. б. общепринятыми в данной предметной области, четкое название выходных сообщений.

Необходимо учитывать: цели выходных сообщений, сферы и особенности их использования, периодичность получения, возможность средств вывода информации, характер предметной области, условия работы с сообщениями, контроль вероятности составления, порядок оформления и передача пользователю.

3. Методика проектирования форм выходной информации.

Этапы методики: 1) определение общего состава сведенного показателя, 2) установление содержания информации которая входит в отдельные выходные сообщения (установление однородных показателей которые д. б. получены в одинаковые сроки и в одинаковых подразделениях, объединение нескольких простых в сложную форму, определение атрибутов каждого выходного сообщения, определение необходимых средств контроля), 3) разработка эскиза каждого выходного сообщения (зоны выходных сообщений: заголовок, название граф и их нумерация, основная предметная или информационная), 4) согласование с заинтересованными лицами и службами, внесение изменений и утверждение у ответственных лиц.

4. Требования к проектированию форм первичных документов

Недостатки неунифицированной и неприспособленной информации: несоответствие последовательности атрибутов в документах макета в выходных сообщениях, атрибуты раскинуты по полю документа, отсутствие ряда атрибутов необходимых для автоматизированной обработки, разнообразие форм усложняет их автоматизированное обработку, двухразовое ручное занесение данных.

Классификация документов: по характеру отображения операций ( материальные, финансовые, расчетные), по месту составления ( внутренние, внешние), по способу охвата хозяйственных операций ( разовые, накопительные, сведенные), по характеру заполнения (однострочные, многострочные, одностраничные, многостраничные), по типизации ( типовые, индивидуальные), по ценности бланков ( строгой отчетности, другие).

Требования к первичным информационным сообщениям: формы документов должны отвечать требованиям стандартов или нормативно-техническим документам заказчика, обоснование создания сообщения, формы сообщений д. б. удобными для восприятия человеком и максимально приспособлены для автоматизированной обработки, учитывать принцип одноразового ввода информации, унифицированные документы должны отвечать требованиям сравниваемости и показателей по содержанию и названию при обмене информации между различными информационными системами и организациями управления, наличие в первичных информационных сообщениях минимума атрибутов но достаточных для полного отображения действий и одержанные результаты информации, формы документов должны иметь стандартный размер, атрибуты которые переносятся на машинный носитель д. б. выделены толстыми линиями и размещаться последовательно, унификация и стандартизация сообщений, учитывать особенности конкретного устройства печати, печатать документы на бланках разного цвета.

5. Формы построения зон первичных документов

Зоны первичных документов: титульная ( название предприятия, индекс формы документа, код по дежурному классификатору управленческой документации, название документа), содержательная ( названия строк, граф и их значения), оформительная ( подпись ответственных лиц, дата, печать).

Формы построения первичных информационных сообщений: линейная- выделение для каждого атрибута двух клеток ( название, значение), анкетная- размещение атрибутов в вертикальной последовательности, табличная.

6. Документы: перфокарные документы, гибридные документы ( оптический способ, магнитный способ, со специальными шрифтами, машинописными знаками, графическими пометками, штриховыми знаками), документы заполняемые периферийными способами и с одновременной записью на машинный носитель.

7. Этапы проектирования входных сообщений:

составление и утверждение ТЗ и методики унификации документов, разработка проектов унифицированной системы документации, исследовательская проверка или исследовательская эксплуатация проекта системы унифицированной документации, разработка окончательной документации согласования и утверждения.

Методы проектирования оригинальных документов: установление содержания каждого документа ( на основе экономических показателей предметной области, определяются постоянные атрибуты и те которые будут переноситься на машинный носитель), размещение атрибутов на поле документа по выбранной форме построения, проектирование макетно-машинного носителя, изготовление документа.

Этапы прохождения документов: до обработки, в процессе обработки, после обработки.