Документ «докладная записка» (определение, реквизиты, правила составления)

24. документ «докладная записка» (определение, реквизиты, правила составления).

Это документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Реквизиты: 08, 10, 11, 12, 14, 15, 18, 20, (21), 22, (27), (28).

По содержанию, д/з подразделяются на: инициативные, информационные, отчетные. Инициативные – составляются с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки излагаются не только какие-то факты, но и конкретные предложения, рекомендации или выводы. Информационная д/з составляется регулярно и содержит информацию о деталях или методах выполнения работы. Отчетные д/з – информируют о завершении работы, выполнении указаний, распоряжений, результатах проверки и т.д.

Текст д/з делится на 2 части:

- изложение факто, послуживших причиной составления д/з.

- выводы и мнения составителя.

Текст д/з может состоять только из одной части, если речь идет об общеизвестных фактах. Оформление д/з зависит от ее адресата: если она адресована руководителю данного предприятия, то считается внутренней и пишется на листе бумаги формата А4 или А5 с помощью компьютера, машинописным или рукописным способом, подписывает ее автор-составитель. Если документ выходит за пределы организации (в вышестоящую организацию), то считается внешним, и оформляется на общем бланке организации, формата А4, подписывается руководителем организации. Датой д/з считается дата ее подписания. д/з по основным вопросам предприятия хранится 5 лет.

25. документ «объяснительная записка» (определение, реквизиты, правила составления).

Это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа, плана, отчета, проекта ли объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.

Реквизиты: (08), 10, 11, (12), 15, (18), 20, 22, (28).

о/з можно разделить на 2 группы:

- документы, чаще всего сопровождающиеся основной документ и поясняющие содержание его отдельных положений. Они оформляются на общем бланке предприятия и подписываются руководителями.

- составляют о/з по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков, поведения отдельных лиц. Текст таких о/з должен быть убедительным и содержать неопровержимые доказательства, как и внутренние д/з, они оформляются на чистых листах бумаги, подписывают составители.

26. документ «заявление» (определение, реквизиты, правила составления).

Это документ, адресованный организации или должностному лицу, и содержащий изложение какого-либо вопроса.

Реквизиты: 10, 11, 15, 20, (21), 22, (28).

Документ может иметь форму просьбы, заявления, жалобы.

З. о приеме на работу составляется в произвольной форме и пишется как правило от руки или на трафаретном бланке, разработанном на данном предприятии. Писать его рекомендуется на бумаге формата А4.

На заявлении о приеме на работу ставится резолюция руководителя и виза руководителя структурного подразделения или ведущего специалиста. З. поступает в отдел кадров или должностному лицу, который работает с документами по кадрам, а затем издается приказ о приеме на работу.

З. о предоставлении отпуска на крупных предприятиях оформляется на трафаретном бланке, а в небольших организациях может составляться в произвольной форме, и написано от руки. З. о предоставлении учебного или академического отпуска, отпуска по уходу за членами семьи и т.п. должно содержать в тексте указание на соответствующие документы.

27. документ «доверенность» (определение, реквизиты, правила составления).

Документ, предоставляющий доверенному лицу право на совершение каких-либо действий от имени доверителя. Официальные доверенности выдаются для совершения сделок, подписания документов, получения товарно-материальных или денежных ценностей или др. действий от имени предприятия.

Реквизиты: 08, 09, 10, 11, 12, 20, 22, 25.

В тексте официальной доверенности указывается должность, паспортные данные должностного лица, организация, в которой производится действие по доверенности; вид действия; образец подписи лица, получившего доверенность и срок действия доверенности.

Если действие, указанное в доверенности имеет отношение к денежным или материальным ценностям, то она подписывается руководителем предприятия и главбухом, заверяется печатью. Доверенность может быть оформлена на бланке предприятия или на стандартном бланке, как правило, машинописным способом или от руки.

Личные доверенности выдаются от лица доверителя на получение з/п и др. выплат, связанных с трудовыми отношениями, на получение пособий, стипендий, пенсий и т.д. Такие доверенности не требуют нотариального заверения.

Реквизиты личной доверенности: 10, 11,20, 22, 25, 26.

В тексте такой доверенности указывается:

- ФИО лица, выдавшего доверенность

- ФИО лица, которому выдали доверенность

- наименование организации, в которой должны быть произведены операции по доверенности

- содержание доверенности.

Удостоверение личной доверенности производится руководителем организации, по устному заявлению заинтересованного лица. При этом руководитель должен установить личность человека, который предоставляет доверенность на засвидетельствование по документам, удостоверяющим личность доверенного лица.

Доверенность удостоверяется в одном экземпляре. При выдаче денег по доверенности, кассир обязан проверить паспорт или заменяющий его документ, удостоверяющий личность получателя.

Максимальный срок действия доверенности – 3 года, если не указан срок ее действия, то она сохраняет силу в течение 1 года со дня выдачи. Доверенность считается недействительной, если не указан срок выдачи.