Процесс написания и редактирования
Стиль и оформление письма
Письма с положительными сообщениями
Письма с плохими новостями и отказы
Составление письменных претензий и жалоб
Убеждающие письма (письма-предложения и рекламно-информационные письма)
Письма, содержащие анкеты и опросные листы для клиентов
Частные деловые письма (просьбы, приглашения и т.п.)
Мая 2002 г
Июня 2002 г
Каналы рассылки писем
Навигация
Стиль и оформление письма
Составление деловых писем
94417
знаков
2
таблицы
0
изображений
4. Стиль и оформление письма.
Что понимают под стилем делового письма?
Стиль Вашего письма — это то, как оно написано. Стиль является продуктом целого ряда факторов и правил, перечисленных в предыдущей главе, включая основную тематику письма, используемые слова, структуру предложений, общую длину текста и его внешний вид. В идеале должен выбираться стиль, подходящий и для получателя, и для того, чтобы четко выразить цель Вашего сообщения. Поэтому когда Вы начнете работать над стилем следующего письма, еще раз продумайте следующие вопросы:
кому Вы пишите. Известны ли Вам ожидания читателя? Что ему может понравиться, а что нет?
зачем Вы пишете. Хотите ли Вы повлиять на читателя или просто сообщить ему информацию?
какое впечатление производит письмо. Является ли Ваш документ не только информативным, но и интересным? Какой тон Вы выбираете (дружеский, официальный, возмущенный, благодарный и какой-то еще)? Как оформлено письмо? Привлекательно ли оно для читателя?
шанс на прочтение. Будет ли прочитано Ваше письмо в любом случае, или Вы должны завоевать внимание читателя?
Ответив на эти вопросы, Вы быстрее решите, что и как нужно сказать в письме.
Как оформить бланк делового письма?
Оформление деловых писем должно соответствовать общим требованиям унификации и стандартизации. В отечественной практике документационного обеспечения управления оформление писем должно соответствовать ГОСТ Р6.30-97. Согласно требованиям ГОСТ официальная переписка компании ведется с использованием специальных бланков для писем.
Бланк письма (горизонтальный или угловой) должен содержать следующие реквизиты:
Эмблему (логотип) организации
Наименование организации — автора документа
Адрес организации
Дату документа
Регистрационный номер документа
Ссылку на номер и дату входящего документа
Наличие указанных реквизитов должно облегчить операции по регистрации и обработке письма в компании-получателе.
Как правильно указать регистрационный номер письма?
Вне зависимости от тематики и содержания, письма, отправляемые из Вашей организации, делятся на две группы: инициативные и ответные.
Если Вы пишите инициативное письмо (просьбу, запрос, предложение, претензию), для удобства присвойте своему письму исходящий номер. И не забудьте дату. Предпочтителен вариант размещения исходящего номера и даты на одной строке в левом верхнем углу письма под «шапкой» бланка, например:
21.05.02 № 01-07/111
Если же Вы пишите письмо-ответ, в нем помимо исходящего номера необходимо дать ссылку на дату и номер инициативного документа, на который Вы отвечаете. Ссылочную дату и номер перепишите из инициативного письма. Например:
27.06.02 № 01-07/113
на № 03-21/135 от 03.06.02.
Какую еще информацию со стороны отправителя помимо реквизитов должно содержать письмо?
Помимо реквизитов компании-отправителя, составитель письма должен указать:
Должность, фамилию и инициалы подписывающего (в конце письма под подписью)
Фамилию, инициалы и номер телефона составителя (если составитель не подписывает письмо)
Перечень приложений (если есть)
Например, конец письма может выглядеть так:
С уважением,
В.И. Петров
Генеральный директор
Исп. Н.М. Михайлова
тел.(095) 232-5566
Приложение: бланк заказа на 2л. в 1экз.
Какие реквизиты получателя должны быть указаны в письме?
Реквизиты адресата максимально могут состоять из следующих частей:
Наименование организации (в именительном падеже)
Наименование структурного подразделения (в именительном падеже)
Должность получателя (в дательном падеже)
Фамилия и инициалы получателя (в дательном падеже)
Почтовый адрес и индекс
Каждая из указанных составных частей адресата размещается с новой строки. Знаки препинания между строками не ставятся. В зависимости от формы бланка письма (горизонтальной или угловой) реквизиты адресата размещаются в левом или правом верхнем углу письма. Например:
Главному редактору
Журнала «Свободная мысль»
Ефимову Н.В.
125468, Москва
Ленинградский просп., 49
В ответах на обращения частных лиц сначала указывается почтовый адрес, а уже затем — фамилия и инициалы получателя.
Какие реквизиты получателя должны быть указаны в письме?
Представьте, что Вы сами получили по почте деловое или рекламное письмо. На что Вы сами обычно обращаете внимание? Прежде, чем прочесть хотя бы слово, замечаете качество и форму конверта. Затем смотрите на название компании-отправителя и его адрес. После этого сверяете название и адрес Вашей собственной компании-получателя и смотрите, кому персонально адресовано письмо. Вся эта информация и должна быть на Вашем конверте. Реквизиты получателя обычно располагаются в верхней части конверта, а отправителя — в нижней.
Многие компании используют конверты с окошками для адреса. Если письмо сложить, этот адрес будет виден в окошке.
При использовании обычного конверта необходимо помнить, что адрес получателя на конверте должен точно соответствовать адресу в письме.
На что еще обратить внимание при оформлении письма?
Как мы уже отмечали в предыдущей главе, важную роль в оформлении письма будет играть выбранная Вами бумага. Стоит уделить внимание тому, какой тип бумаги больше всего соответствует целям и стилю Вашего письма. Обычные деловые письма отпечатываются на простой белой бумаге нормальной плотности. Письма-приглашения и поздравления печатаются на плотной или тисненой бумаге. Рекламные письма могут быть напечатаны на цветной бумаге или бумаге со специальным покрытием.
Как убедиться в том, что стиль и оформление моего письма выдержаны верно?
На этот счет есть несколько простых и полезных рекомендаций. Убедитесь, что они соблюдены в Вашем письме:
Соблюдены ли общие требования к структуре?
Насколько структура ясна и логична?
Кто получатель (давний потребитель, босс, поставщик, налоговый инспектор)?
Приемлемо ли звучит для получателя мой тон (не уверены — прочитайте вслух!)?
Что я делаю (информирую, убеждаю, критикую, благодарю...)?
Не выгляжу ли я грубым, бестактным, незаинтересованным, слишком фамильярным?
Если поменяться ролями, как бы я реагировал на это письмо?
Не содержит ли письмо информацию, в которой нет необходимости?
Включено ли в письмо все, что важно?
Каждое ли предложение сокращено, насколько возможно?
Поймет ли получатель специальные технические термины или их нужно расшифровать?
Не использованы ли «избитые» выражения и клише?
Не применялись ли сленговые выражения (например «вылететь в трубу»)?
Проверены ли правописание, пунктуация и грамматика?
Проверены ли возможные фактографические ошибки (например, даты, цены, условия поставки)?
Окончательный ли вариант письма распечатан?
Каков формат письма?
Соответствуют ли бумага и конверт виду письма и статусу получателя?
Использовался ли фирменный бланк компании?
Все ли реквизиты фирмы-отправителя указаны верно?
Правильно ли написаны реквизиты получателя?
Соответствует ли обращение должности и статусу получателя?
Указаны ли должность, фамилия и контактные координаты отправителя?
Приведен ли перечень вложений?
Полезные советы
ЕСЛИ СТИЛЬ И ОФОРМЛЕНИЕ ВАШЕГО ПИСЬМА ВЫБРАНЫ ВЕРНО, ПОЛУЧАТЕЛЮ БУДЕТ ЛЕГКО И ПРИЯТНО РАБОТАТЬ С НИМ!
Похожие работы
... документы должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать положений, противоречащих закону. Основные виды распорядительных документов подготавливаются в целом аналогично. Это достаточно сложный процесс, различия же возникают на конечной стадии оформления документов, отражающей результат коллегиальной деятельности (в случае постановлений и решений) и единоначалия (в случае ...
... :…, только в первый, третий адрес». Заключение Документы играют важную роль в деятельности пограничных органов управления. Правильное понимание должностными лицами органов управления теоретических основ документоведения, твердое знание современных требований, предъявляемых к составлению и оформлению документов, к организации их движения, учета и хранения, в значительной мере способствует ...
... : Enclo (Enclosure) – приложение Enclos – множ.число. например: Enclo.: 32 pages (sheets) 2.3 Электронные письма В последнее время электронная почта занимает все большее место в деловой переписке. Её преимущества очевидны: оперативность, доступность и простота использования. При этом следует помнить, что электронная переписка имеет свои нюансы, правила и этика. Получение писем 1. ...
... деловое письмо в самом полном виде должно выглядеть следующим образом: 2. Цель письма. Текст письма. Общие правила. В самом общем случае деловые письма делятся на две большие группы: письма с предложениями продать (предложение продуктов, товаров, услуг, заявление о приеме на работу и пр.) и письма о предложениями купить (продукты, услуги и пр.). Остальные функциональные письма (жалоба, ...
0 комментариев