Сутність та значення ділової програми виставок і ярмарків

1.1 Сутність та значення ділової програми виставок і ярмарків

Ділова програма виставок зазвичай включає тематичні семінари, конференції, круглі столи. Заходи ділової програми дозволяють обмінятися досвідом і встановити нові бізнес-контакти. Участь у діловій програмі виставок - це дієвий спосіб привернути увагу та закріпити позитивний імідж компанії. Для компаній-організаторів ділова програма виставок-це інструмент «примусового» залучення цільової аудиторії.

Заходи ділової програми виставок потребують великої роботи щодо їх підготовки та проведення. Особливу увагу при їх організації слід приділяти таким питанням:

·  Правильний вибір організатора (стратегія наслідування успішних виставок);

·  Створення оргкомітету, робочої групи тощо;

·  Розробка програми, яка б реально відповідала потребам ринку та зацікавило б фахівців;

·  Реклама заходу (практика свідчить, що недостатньо загальної реклами, необхідне цільове розсилання, телефонування, інші способи персональних запрошень);

·  Підготовка приміщень і обладнання (зв'язок, аудіовізуальні засоби, елементи оформлення інтер’єру);

·  Підготовка інформаційних матеріалів для учасників (програма, тези, інформаційні матеріали, сувенірна продукція виставки тощо);

·  Забезпечення перекладу та стенограми (для заходів із міжнародною участь);

·  Організація реєстрації, обслуговування;

·  Опрацювання підсумкових матеріалів (резолюції, тези, рекомендації).[1.C.137]

До заходів ділової програми виставки належать:

1)  Конгресні, що в свою чергу включають:

·  Конгрес;

·  Форум;

·  Конференція;

·  Круглий стіл;

·  Семінар;

·  Симпозіум.

2)  Професійні (цехові) заходи. До них відносяться:

·  Нарада;

·  Засідання професійного клубу, спілки;

·  Спеціальні покази;

·  Демонстрації.

3)  Освітянські, що включають:

·  Тренінги;

·  Консультаційні пункти;

·  Маркетингові центри;

·  Кейс-стаді.

4)  Презентаційні, що включають:

·  Дні країн, області, регіону, компанії, громадської організації;

·  Фестивалі та конкурси.

5)  Тематичні екскурсії:

·  Відвідування музеїв фольклорних свят;

·  Вивчення мови;

·  Івентивні екскурсії;

·  Тематичні екскурсії для спеціалістів і студентів ВНЗ.

Офіційні прес-заходи – це івенти, організовані для ЗМІ або за участю ЗМІ. Приводом для проведення прес-заходів може стати будь-який вагомий інформаційний привід. Залежно від цілей компанії, масштабів і значущості інформаційного приводу вибирається той або інший вид прес-заходу.

В організації заходів для ЗМІ важлива чітка координація і злагодженість всіх дій організатора:

§  Визначення медіа-пулу;

§  Запрошення цільових ЗМІ;

§  Сценарний план заходу;

§  Тексти спікерів;

§  Роз даткові матеріали (прес0реліз, прес-кит тощо);

§  Технічне забезпечення заходу;

§  Спілкування із журналістами;

§  Зворотній зв'язок.[1.C.143]

Прес-конференції є важливим джерелом інформації про виставку та її заходи для ЗМІ. Як свідчить досвід проведення масштабних виставкових проектів, оптимальна кількість прес-конференцій-2. Перша проводиться за тиждень до офіційного відкриття виставки. Дуже важливо запросити для участі у прес-конференції офіційних осіб (представників ділових, громадських, урядових кіл) з метою інформування з актуальних питань. Друга прес-конференція проводиться безпосередньо в день відкриття (перед церемонією офіційного відкриття). Як правило, в ній беруть участь запрошені на церемонію відкриття.

До офіційних заходів виставки належать:

·  Прес-конференції організаторів;

·  Прес-конференції компаній-експонентів;

·  Церемонія офіційного відкриття/ закриття виставки;

·  Протокольні заходи.

Можливі варіанти виставкових прес-конференцій:

·  Традиційна прес-конференція;

·  Прес-конференція з фуршетом;

·  Брифінг;

·  Прес-тур;

·  Прес-ланч.

Прес-конференція - це зустріч журналістів із представниками установ, компаній, організацій або окремими персонами з метою інформування громадськості по актуальних питаннях певної тематики, що передбачає сесію питань- відповідей. Прес-конференцію проводять, як правило, у випадку виникнення необхідності в з'ясуванні спірних питань із громадськістю й залученні її уваги до розв'язку якої-небудь проблеми. Також прес-конференції скликаються, якщо в журналістів виникло до керівництва компанії багато питань, напередодні або закінченні якого-небудь заходу (події). Тривалість прес-конференції становить у середньому від 30 до 50 хвилин.

Прес-ланч - захід для обмеженого числа представників ЗМІ, що є найбільш важливими для компанії. З боку компанії беруть участь перші особи. Для проведення заходу вибирається зручно розташоване місце з високим рівнем обслуговування. Невелика кількість присутніх журналістів і невимушена атмосфера дає кожному з них можливість індивідуального спілкування з першими особами компанії. Завдяки крапковому спілкуванню із представниками засобів масової інформації досягається високий ступінь ефективності й гарантований результат такого заходу. Індивідуальна робота із запрошеними журналістами ведеться як до (особисте запрошення, виявлення питань, що цікавлять, і тем), так і після заходу (надання додаткової інформації, організація додаткових зустрічей, інтерв'ю). Даний захід використовується для підтримки лояльності ключових видань.

Брифінг - коротка, стисла в часі зустріч офіційних осіб, що представляють

державні або комерційні структури із представниками ЗМІ, на якій повідомляється новина, викладається позиція по певному питанню. Повідомлення на брифінгу носить однобічний оповещательный характер з ілюстрацією конкретних фактів. НА відміну від прес-конференції, брифінг має більш стислу, коротку форму подачі інформації. Тривалість брифінгу становить у середньому 15-20 хвилин. Брифінги організують у випадках надзвичайних подій, суспільних скандалів (масових отруєнь, зривів у роботі транспорту, зв'язки і т.д.), щоб дати пояснення происшедшему, його причинам, запобігти можливим помилкам і перебільшення із цього приводу негайно в ЗМІ. Також брифінг використовується для повідомлення запланованих сенсацій (тобто новин, розрахованих на несподіванку, емоційне сприйняття, на ефект).

Прес-тур - захід для преси, пов'язане з переїздом журналістів в інший географічний пункт. Як правило, програма прес-тура передбачає екскурсію, а також може включати як прес-конференцію, так і брифінг. Це може бути поїздка на підприємство, що перебуває в іншому регіоні, так і екскурсія на виробництво або виїзд на курорт. Кінцева мета проведення прес-тура полягає в підвищенні лояльності й підтримці позитивного іміджу компанії серед цільових аудиторій.

Приймання - одна з форм зовнішнього й внутрішнього життя організації, заздалегідь підготовлена, розроблена й забезпечена керівництвом і фахівцями зі зв'язків із громадськістю для спільного проведення часу представників фірми- хазяїна й гостей. На прийманнях ділові партнери одержують можливість одержувати додаткову інформацію, поглиблювати й розширювати контакти. Для бізнесменів приймання - це, насамперед, продовження службової діяльності. На прийманнях відбувається активний обмін думками, інформацією, зав'язуються дружні відносини, що дуже важливо в ділових контактах.

Для успішної підготовки та проведення прес-конференції потрібно знати такі правила:

·  Слід сповістити ЗМІ про майбутню виставку завчасно(за тиждень) спочатку факсовим повідомленням, а потім по телефону. Факсове повідомлення повинно бути чітким і зрозумілим: тема прес-конференції, дата, час і тривалість, місце проведення, учасники, ПІБ спеціаліста PR, номер його телефону. За три дні до проведення потрібно зателефонувати та нагадати про захід;

·  Перед початком перс-конференції учасники та інші відповідальні особи повинні провести коротку нараду за участю відповідального за організацію роботи з пресою, щоб обговорити порядок (сценарій) ведення прес-конференцій, відповідно на можливі запитання;

·  Перед початком прес-конференцій журналістам потрібно зареєструватися, акредитування та отримати прес-релізи;

·  Ведучим заходу не обов’язково повинен бути генеральний директор або президент компанії;

·  Недоцільною є імпровізація під час проведення прес-конференції.

Питання для обговорення на прес-конференції не повинні бути буденними та неактуальними. Якщо вони не важливі для даного часу, не мають значення для широкої громадськості, то спеціально запрошувати журналістів не варто, доцільно в такому разі розповсюдити прес-реліз.[1.C.145]

У ході підготовки до прес конференції необхідна розробка її сценарію. Слід визначити ведучого або модератора цього заходу. Як свідчить практика, виступаючих на прес-конференції не повинно бути більше трьох осіб. Напередодні проведення прес-конференції її організаторам доцільно спрогнозувати можливі запитання журналістів для того, щоб виступаючи могли краще підготуватися до відповідей. Своєчасно потрібно вирішити організаційні питання щодо підготовки приміщення.

Тривалість прес-конференції не повинна перевищувати 1 годину, тому що це може вплинути на тотальність майбутніх журналістських матеріалів.

На підготовчому етапі прес-служба розробляє рекламну концепцію виставки на основі результатів моніторингу ЗМІ і завдань, поставлених організатором. На цій стадії відбувається формування системи інформаційної підтримки виставки. Інформаційними партнерами повинні стати центральні та спеціалізовані газети, журнали, інформаційні агентства, рейтингові радіостанції, спеціалізовані ТВ-програми, тобто ЗМІ, які мають широку географію розповсюдження, великий тираж, що створює найбільший суспільний резонанс та привертає увагу громадськості. Від прес-служби залежить своєчасність взаємодії з журналістами, ефективність інформування аудиторії про результати діяльності.

Форми Роботи прес-служби із ЗМІ

Статті

Репортажі

Інтерв’ю

Аналітичні\соціологічні огляди

Інформаційні анонси

На території виставки необхідна організація прес-центру, де журналісти можуть отримати всю інформацію не лише про виставку, а і про компанії-учасниці. У прес-центрі завжди повинні бути прес-релізи, програма заходів, каталог. Нова послуга організаторів-прес-бокси (прес-релізи компаній експонентів, ком пакт-диски, слайди). Це дозволяє економити час представників ЗМІ.[1.C.143]

Журналістам, щоб мати можливість повноцінно працювати на виставці, необхідно заповнити паперову або електронну акредитацій ну форму. Згідно зі стандартною практикою у виставковому павільйоні встановлюється стійка «Реєстрація преси», де представники ЗМІ отримують іменні беджі. У спрощеному варіанті акредитація журналістів може проводитися по телефону. Повний інформаційний пакет про виставковий захід зазвичай надається на прес-конференції чи у прес-центрі виставки.

Заявка на акредитацію ЗМІ має такі обов’язкові реквізити:

-  Найменування ЗМІ;

-  Головний редактор (ПІБ);

-  Адреса редакції;

-  Телефони, факс, e-mail;

-  ПІБ представника ЗМІ;

-  Спеціалізація (кореспондент, оператор, журналість, фотограф);

-  Посада;

-  Підпис;

-  Дата;

-  Печатка.

Додаткові реквізити заявки:

-  Періодичність виходу видання;

-  Дата виходу матеріалів, присвячених виставці;

-  Тираж видання;

-  Регіони розповсюдження.

Реєстрація акредитованих журналістів здійснюється за наявності журналістського посвідчення.