Навигация
ОРГАНИЗАЦИЯ ОПЕРАТИВНОГО ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
103686
знаков
0
таблиц
0
изображений
3. ОРГАНИЗАЦИЯ ОПЕРАТИВНОГО ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
Номенклатура дел это систематизированный перечень заводимых в организации дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел. Она является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы. Различают три вида номенклатуры дел: типовую, примерную и номенклатуру для организации.
Типовая номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности и структуре организаций. Она устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации в отрасли и является нормативным документом. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для однородных по характеру деятельности, но разных по структуре организаций с указанием их индекса и носит рекомендательный характер.
Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются службами документационного обеспечения министерств и ведомств РФ, утверждаются их руководителями. Перед утверждением типовые и примерные номенклатуры согласовываются с Центральной экспертной комиссией (ЦЭК, ЭК) министерства (ведомства) или организации, имеющих подведомственную сеть, на которую распространяется типовая (примерная) номенклатура дел. Затем они подлежат согласованию с организациями государственной архивной службы. Номенклатура для организации составляется службой документационного обеспечения на основе номенклатуры дел структурных подразделений. Номенклатура дел организации, предварительно согласованная с ЦЭК (ЭК) организации, согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) государственного архива, куда документы поступают на государственное хранение, и утверждаются руководителем организации. Организации, не сдающие документы на государственное хранение номенклатуру дел согласовывают с ЦЭК или ЭК вышестоящей организации либо с ее руководителем.
При составлении номенклатуры дел организации следует руководствоваться типовыми и примерными номенклатурами дел, типовыми и ведомственными перечнями с указанными в них сроками хранения.
В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы организации. В том числе указываются справочные и контрольные картотеки, личные дела. Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь индекс. Индекс дела состоит из индекса структурного подразделения (по классификатору структурных подразделений) и порядкового номера дела в пределах распределения. При наличии в деле нескольких томов (частей), индекс проставляется на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т.д.
Номенклатуру дел в организации составляют по установленным нормам, печатают в необходимом количестве экземпляров. Первый экземпляр номенклатуры дел организации хранится в службе документационного обеспечения управления (ДОУ), второй используется в службе ДОУ в качестве рабочего, третий используется в ведомственном архиве, с которым согласовывалась номенклатура дел и куда документы поступают на постоянное хранение.
Номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры организации, но не реже одного раза в пять лет. Ежегодно уточняется, утверждается руководством организации и вводится в действие с 1 января следующего года.
В течение года в утвержденную номенклатуру дел вносятся сведения о заведении дел, о включении новых дел и т.д. По окончанию года в нее вносятся итоговые сведения о категориях и количестве заведенных дел.
3.1 Формирование дел
При хранении документы группируются так, чтобы можно было быстро найти нужный документ и информацию. Эта работа носит название «формирование дел», т.к. основной единицей организации учета и хранения бумажных документов является дело, небумажных – единица хранения, документов на компьютерных носителях данных – файл данных.
Работа по формированию дел состоит из следующих операций:
- распределение исполнительных документов по делам;
- расположение документов внутри дела;
- оформление обложки дела;
При формировании документов в дела используются номинальный признак заведения дел, т.е.основанием для группировки документов служит название разновидности документа, например: приказы, справки и т.д.; авторский признак (группировка в дела документов одного автора – Владимирский политехнический колледж) и хронологический признак (группировка документов за какой-либо определенный период времени, обычно одного календарного года, кроме личных дел, которые ведутся на всем протяжение периода времени работы сотрудника на предприятии), например: «Владимирский политехнический колледж. Приказы по личному составу за 2006 год».
В дела должны помещаться документы, которые своей содержательной частью соответствуют заголовку дела. Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:
- документы постоянного и временного сроков хранения необходимо группировать в дела раздельно;
- подлинники отделять от копий;
- включать в дело по одному экземпляру каждого документа.
Допускается временная группировка в одном деле документов различных сроков хранения, если они относятся к одному вопросу. По окончании календарного года и решения вопроса такие документы рекомендуется перегруппировать в самостоятельные дела.
В дело не включаются документы, подлежащие возврату, черновики, рабочие варианты (проекты) документы их копии. Исключительно составляют черновые материалы, которые имеют резолюции, визы, пометки, являющиеся дополнением к основному материалу.
От выбранной последовательности расположения документов в деле зависят оперативность поиска необходимых документов, а так же раскрытие хода и полноты решения вопросов. Обычно документы внутри дела располагаются в хронологической последовательности, начиная от более ранних по датам документов и кончая более поздними датами.
Документы могут располагаться и в алфавитной последовательности. Каждая группа документов отличается составом и ценностью информации, что обуславливает и специфику формирования их в дела.
Дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 сантиметров. Документы, помещённые в дело, должны иметь подписи, дату, индекс, копии – завершительную надпись, отметку «В дело №…».
Хранение исполнительных документов осуществляется в специальных папках различных конструкций. Папки типа «скоросшиватель» используются для большинства документов, но белее приемлемы для документов кратковременных сроков хранения, т.к. в скоросшивателях документы располагаются в обратной хронологической последовательности: документ с более поздней датой оказывается первым (сверху), а более ранний – в конце (снизу).
Для документов длительных и постоянных сроков хранения целесообразно использовать папки с мягкой системой крепления (со шнурками). Документы пробиваются дыроколом, через пробитые отверстия пропускаются шнурки, которые завязываются снизу подшитых документов.
Это дает возможность группировать документы в дело в прямой хронологической последовательности.
Основные задачи, которые ставятся при оформлении дел:
Ø Максимально возможное обеспечение прочности и гибкости переплета, позволяющего при необходимости скопировать документы, не вынимая из подшивки, или изъять один или несколько листов из подшитого дела на время;
Ø Обеспечение учета количества листов в каждом деле и возможности проверки полноты дела после каждого обращения к нему;
Ø Создание справочного аппарата к документам, включенным в одну единицу хранения, для быстроты поиска и нанесения при этом документам минимального ущерба при пролистывании.
В соответствии с этими требованиями документы постоянного хранения, составляющие дело, подшиваются на 4 прокола в твердую установленную государственным стандартом обложку.
Особо ценные документы во избежание их физической порчи целесообразно (и разрешается) хранить в закрытых с тремя клапанами и в специальных картонных футлярах.
Поскольку на хранение документы передаются на тех носителях, на которых они разработаны, - бумажных (стандартного А5-А3 формата и крупноформатных), пленочных, магнитных и др., для каждого носителя применяется свой вариант упаковки.
Заголовок дела является важнейшим элементом успешной систематизации документов, их поиска, всей последующей работы с делами. Основные требования к его составлению – четко и в обобщенной форме отражается основное содержание и состав документов дела. Заголовок должен быть конкретным и исключать различные толкования. Заголовок дела следует формулировать на основе элементов, располагаемых в следующей последовательности:
- название документа (приказы, протоколы и т.д.), наименование рода заводимого дела (дело, документы);
- автор документа (название организации, структурного подразделения);
- корреспондент (название организации, которой адресуется и от которой получают документы);
- вопрос или краткое содержание документов дела;
- название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
- даты (период), к которым относятся документы дела;
- указание на копийность дела.
Состав элементов заголовка определяется характером документов, помещенных в деле.
Систематизация конфиденциальных документов в дела и ведение дел в целом соответствует тем требованиям, которые предъявляются к аналогичной работе с документами открытого доступа.
Вместе с тем задачи, решаемые при выполнение процедур и операций формирования и ведения дел с конфиденциальными документами (конфиденциальных дел), охватывают не только сферу эффективного использования этих документов в деятельности организации, но и в значительной степени сферу обеспечения сохранности документов, дел, массивов информации и их носителей, а так же других конфиденциальных материалов в процессе хранения и использования.
Дела с конфиденциальными документами всегда формируются централизовано в отделе кадров. Формирование и хранение таких дел на рабочих местах сотрудников организации не разрешается.
При формировании конфиденциальных документов в дела должна жестко соблюдаться разрешительная система доступа сотрудников к делам, документам и электронным сведениям, обеспечивается информационная взаимосвязь местонахождения документа в дело с его предыдущими учетными формами и номерам, строго выполнять инструктивные требования, решающие задачу сохранности дел и документов.
Конфиденциальные не подшитые документы должны храниться у работника отдела кадров в папках, на которых указывается их целевое значение: фамилии сотрудников организации, которым направляются документы, или наименование предстоящих действий, процедур и операций (подшивка дело, отправленные и др.). Каждая папка должна иметь опись находящихся в ней документов, которая регулярно обновляется. Хранить документы в россыпи в ящиках стола, в шкафах и сейфах не допускается.
Технологическая схема процесса формирования и оформления дела при его заведении; оформление дела при его формировании; оформление дела (тома) при его закрытии; выдачи законченных дел сотрудникам организации и приема их от сотрудников.
Особенности процедуры оформления дела при его заведении являются:
- оформление обложки дела с указанием грифа конфиденциальности;
- оформление списка сотрудников, допущенных к делу (на внутренней стороне обложки дела);
- оформление корточки учета расширений и выдачи дела (на внутренней стороне обложки);
- подшивка в дело чистых листов (бланков) внутренней описи документов;
- внесение в номенклатуру отметки о заведении дела.
Внутренняя опись обязательна для всех дел, содержащих конфиденциальные документы, выполняет функцию учета документов, включенных в дело, и содержит следующие графы: учетный номер документа, гриф конфиденциальности, дата подписания или утверждения, вид, краткое содержание, номера листов дела, соответствующих расположению документа в деле. Опись подшивается в начале дела, перед документами и имеет самостоятельную нумерацию листов. По описи проверяются сохранность документов и их комплектность.
Особенностями процедуры оформления дела при его формировании являются:
- проставление в каждом документе под грифом ограничения доступа отметки о периоде его конфиденциальности или даты рассмотрения вопроса о снятие грифа (если такая отметка или дата ранее отсутствовала);
- внесение данных о подшиваемых документах во внутреннюю опись дела;
- нумерация листов документа в деле;
- при необходимости внесения изменений в реквизиты обложки дела;
- подшивка документа в дело (прошнурование листов документов), проверка правильности нумерации листов;
- внесение отметки о подшивке в учетную карточку документа;
- проверка правильности подшивки документа;
- возвращение учетной карточки документа на соответствующую картотеку.
В дело подшиваются только конфиденциальные документы. Сведения о документе вносятся в опись перед его подшивкой в дело.
Особенности процедуры оформления дел при его закрытие:
- подшивка и оформление заверительного листа;
- оформление итоговой записи во внутренней описи дела;
- опечатывание концов шнурка на заверительном листе;
- внесение итоговых сведений в реквизиты на обложке дела;
- проставление отметки о закрытие дела в номенклатуре дел;
- при необходимости – внесение дела в инвентарную опись законченных дел, карточек, журналов;
- по окончании года – закрытие номенклатуры дел, всех картотек на исполненные документы и контрольных журналов учета карточек;
- внесение соответствующих отметок в номенклатуру дел;
- при необходимости – внесение закрытых картотек и журналов в инвентарную опись законченных дел, картотек журналов.
Дело может быть закрыто только после исполнения и подшивки в него всех документов, относящихся к данному делу и году.
Законченные конфиденциальные дела в течение определенного и иногда достаточно длительного времени активно используется в текущей работе сотрудников организации, выдаются им для решения тех или иных вопросов.
Особенностями процедуры выдачи законченных дел сотрудникам организации и приема их от сотрудников можно назвать следующие:
- проверка работником отдела кадров полномочий исполнителям – наличия на обложке дела или в карточке учета разрешения и выдачи дела его фамилии в списке сотрудников, допущенных к делу;
- выдача дела сотруднику под роспись в карточке учета разрешений и выдачи;
- помещение карточки учета разрешений и выдачи в картотеку «За исполнителями»;
- при возврате дела сотрудником – проверка соответствия документов дела сведениями, зафиксированным во внутреннюю опись, контроль комплектности дела и документов сохранности всех их элементов;
- роспись работниками отдела кадров за возврат дела в карточке разрешений и выдачи, а так же внутренней описи документов, находящихся у исполнителя;
- помещение дела и карточки в места хранения.
Все вышеуказанные процедуры могут выполняться в автоматизированном режиме, который сопровождает специфический набор немашинных операций.
Помимо известных задач номенклатура дел предназначена для:
1) учета формирования дел и обеспечения проверки наличия документов и дел;
2) закрепления схемы разрешительной системы доступа руководителей и сотрудников организации к делам;
3) учета дел архивного фонда;
4) учета движения, использования и уничтожения архивных документов, дел и других конфиденциальных материалов до передачи документов в ведомственный архив или архив организации.
В отличие от номенклатуры дел открытых документов при работе с номенклатурой конфиденциальных дел выделяется в качестве самостоятельной процедуры закрытия номенклатуры дел, которая включает операции:
- проверка закрытия всех заведенных дел и томов;
- проведение годовой проверки наличия дел и документов;
- заполнение итоговой записи о категориях и количестве заведенных дел;
- проверка полного соответствия электронного и бумажного экземпляров номенклатуры дел, допечатка отметок о закрытии номенклатуры, заверение всех отметок росписью работника отдела кадров;
- включение бумажного экземпляра номенклатуры в дело номенклатур;
- переработка электронного экземпляра номенклатуры дел для использования в будущем календарном году;
- распечатка номенклатуры дел будущего года для издания.
После окончания делопроизводственного года и проведения годовой проверки наличия дел и документов номенклатура закрывается, подшивается, сохраняет учетную функцию архивных дел.
При снятии в установленном порядке с документа грифа конфиденциальности и изъятия его из дела (для перемещения в открытое дело) нумерация листов дела сохраняется, но отсутствующие листы оговариваются во внутренней описи дела с указанием причины изъятия документа и его нового местонахождения. Одновременно такая же отметка вносится в учетную форму документа. Учетная форма остается в картотеке исполненных конфиденциальных документов за соответствующий год и не подлежит перемещению в картотеку открытых документов. Аналогичным образом происходит процесс изъятия электронного документа из информационного массива службы кадров или с дискеты.
Похожие работы
... путем установления рациональной организации, форм и методов работы с документами, унификации документов. Начальнику ОДО подчиняются должностные лица и работники отдела документационного обеспечения управления Костромской таможни(это видно из схемы 1 составленной автором): · Главный государственный таможенный инспектор ОДО: выполняет основные функции пресс-секретаря таможни и секретаря ...
... (в том числе за счет автоматизации документационного обеспечения), любое руководство должно обратить внимание на решение указанных проблем. Практическая часть дипломной работы проводилась на базе Управления федеральной регистрационной службы по Белгородской области и включала в себя обследование документационного обеспечения в учреждении, организации его работы, а также анкетирование персонала ...
... государственных предприятий, научно-исследовательских, проектных, конструкторских организаций и вычислительных центров, высших учебных заведений и других аналогичных организаций предписывается возлагать на отделы (службы) документационного обеспечения управления (канцелярии) (рис. 2), в составе которых находятся: • группа (отдел) учета и регистрации; • группа (отдел) контроля; • группа ( ...
... , типовых номенклатур дел, типовых перечней документов с указанием сроков их хранения. На их основе подведомственные организации разрабатывают нормативные акты, организующие документационное обеспечение управления. Учреждения государственной архивной службы СССР оказывают министерствам и ведомствам организационно-методическую помощь во внедрении ГСДОУ, в организации системы ...
0 комментариев