Навигация
Организация рабочего места и помощь в работе руководителя
40224
знака
0
таблиц
0
изображений
3. Организация рабочего места и помощь в работе руководителя
Организация рабочего места офис-менеджера с учетом требований научной организации труда к его планировке и обслуживанию, а также с учетом требований и возможностей использования современной организационной техники, к ее оборудованию и оснащению является необходимым условием достижения высокой эффективности, оперативности и качества труда, сохранения работоспособности в течение всего рабочего дня.
Рабочее место офис-менеджера является важной ячейкой организации трудового процесса в учреждении.
Поскольку офис-менеджер - "лицо учреждения", то и его рабочее место должно быть образцом правильной организации, показателем высокой культуры труда.
Планировка рабочего места офис-менеджера должна обеспечить максимальные удобства при выполнении возложенных на него обязанностей, в то же время отвечать требованиям экономии площади помещения[5].
Рабочее место офис-менеджера в приемной обычно располагается рядом с кабинетом руководителя, в центре комнаты, недалеко от дверей в кабинет и так, чтобы легко можно было видеть всех входящих.
В помещении должны находиться только те предметы, требующиеся офис-менеджеру и другим сотрудникам, непосредственно в процессе работы.
Мебель для посетителей должна находиться в зале, хорошо просматриваемым офис-менеджером, удобна для размещения в помещении.
Большую часть рабочего времени офис-менеджер работает сидя, а это утомляет, поэтому он должен иметь возможность удобно вытянуть ноги, свободно вставать, менять позу для письма, чтения.
Насыщенность рабочего места офис-менеджера средствами оргтехники требует ее размещения с учетом требований эргономики и максимальной эффективности работы.
Важным элементов организации рабочего места офис-менеджера является внутренняя организация отделений стола. Ящики должны легко, плавно и бесшумно выдвигаться.
Большой ящик лучше всего приспособить для вертикального хранения материалов, в остальных ящиках должны быть различные специальные приспособления - для картотек, малой организационной техники, канцелярских принадлежностей и т.п. Необходимо постоянно и строго следить за порядком на рабочем месте и в ящиках стола.
Следует помнить, что нередко офис-менеджер имеет большое количество разных технических средств, включая оргтехнику, которой пользуются другие работники: конвертовскрыватель, бумагоуничтожающая машина, ламинатор.
Их размещают таким образом, чтобы они были доступны для подхода и кратковременного пользования, но находились под постоянным наблюдением офис-менеджера. Пользоваться своим компьютером, диктофоном, и термокопировальным аппаратом другим сотрудникам разрешать не следует, так как это может привести к серьезной поломке, а также к размножению посторенней информации.
Офис-менеджер несет полную ответственность за ту аппаратуру, которая находится в его кабинете и поэтому спрашивать за нее будут, в первую очередь, с ответственного работника и взыскивать за поломки тоже с него.
Офис-менеджер должен иметь возможность при необходимости говорить со своим руководителем по неотложным делам.
Если работа руководителя хорошо согласована с работой его офис-менеджера, то оба имеют один план, из которого видно, в какое время руководитель будет находиться в определенном месте и как с ним можно связаться по телефону или по телексу, если это необходимо.
Существуют руководители, у которых длительность отдельных бесед, совещаний, а также время, на которое они назначены, весьма различны. В этом случае можно связаться с ним только в определенное время. Об этом времени оба должны четко договориться.
По-моему мнению, руководитель должен всегда говорить своему офис-менеджеру, куда он идет, как с ним можно связаться, если возникнет необходимость и во сколько он вернется, хотя бы приблизительно. И в этом нет ничего предосудительного.
Приглашение на конференцию нужно разослать приглашенным, по крайней мере, за 2 недели до ее начала, причем следует просить ответить на приглашение, поскольку необходимо знать, сколько прибудет участников.
В приглашении обязательно должно быть указано место заседания, часть здания или корпус, этаж, комната, а также наименование транспорта, на котором можно будет добраться до назначенного места[6].
Нужно позаботиться о том, чтобы при проведении заседаний было обеспечено следующее:
1) помещение для заседаний на все время их проведений;
2) обеспечить проход приглашенных через вахту или проходную без задержки. Для этого необходимо заранее составить список приглашенных и отдать на проходную;
3) служебные машины или такси для подвоза участников из гостиниц или с вокзала;
4) обслуживание в зале заседаний.
Одной из сторон в оказании помощи в работе руководителя, будет являться назначение графика, в котором отражается:
а) Своевременное выполнение очередных задач.
б) Распознавание собственных сильных и слабых сторон.
в) Лучшее использование собственного времени.
г) Экономный труд.
д) Повышение производительности труда.
В работе многих руководителей встречаются элементы импровизации, но не всегда они могут наладить необходимое планирование времени.
Поэтому офис-менеджер должен последовательно, но не слишком явно и не навязчиво воспитывать у руководителя чувство потребности в планировании времени, по крайней мере, в отношении к самой себе.
Не следует принимать распоряжений руководителя, не добившись ответа на вопрос, к какому сроку они должны быть выполнены. Тогда руководители, возможно, придут к выводу, что рациональнее назначить конкретные сроки, чтобы офис-менеджер оставила их в покое.
Многочисленные совещания оказываются бесполезными, так как не устанавливается точно, кто отвечает за выполнение задания и к какому сроку его необходимо выполнить.
Как правило говорят: "Срочно" или "В ближайшее время". А насколько срочно или в какое ближайшее время - часто не уточняют, за все ошибки «платит» офис-менеджер.
Поэтому офис-менеджер должен заботиться о календаре-памятке своего руководителя. Многие руководители иногда забывают о своих распоряжениях, и поэтому офис-менеджер обязана думать не только за себя, но и за руководителя, быть так называемым "опекуном".
Похожие работы
... он позволяет использовать совместно опыт специалистов рекламного агентства и рекламодателя при разработке и проведении программы, направленной на рекламирование конкретных товаров. Для нормальной работы с рекламным агентством, возможности урегулирования возникающих разногласий или недоразумений, особенно при проведении сложной творческой работы, необходимо заключать договор. Договор регулирует ...
... . В план личного труда не следует включать ежедневно повторяющиеся дела, для них зарезервировать 25-30% рабочего времени. На непредвиденные работы необходимо отвести 10-15% времени. 3.2 Рекомендации по организации труда менеджера в функциях мотивации и контроля в ООО "Модерн Стафф" Мотивация сотрудников, исходя из их индивидуальных потребностей, позволит выбрать эффективное воздействие на ...
... задание на разработку ИС «Реклама» для компании «Деловая недвижимость» 2.2.7 Общие сведения Полное наименование разрабатываемой системы: «Автоматизированное рабочее место менеджера по рекламе агентства недвижимости». Краткое название: ИС «Реклама». АРМ разрабатывается студенткой 6 курса вечернего факультета специальности «Прикладная информатика в экономике» Алтайского Государственного ...
... информационных технологий в банковском бизнесе, что значительно повышает уровень обслуживания клиентов. 3. РАЗРАБОТКА ПРАКТИЧЕСКИХ РЕКОМЕНДАЦИЙ ПО РАБОТЕ С VIP-КЛИЕНТАМИ 3.1. Организация работы с VIP-клиентом 3.1.1. Поиск крупных клиентов Будет большой ошибкой для банка, если клиентская база в глазах его руководителей будет представлена неким однородным монолитом, с которым ведется ...
0 комментариев