От закупки до продажи: степень ответственности

Современный подход к бизнесу требует комплексного подхода к закупке, транспортировке, складированию и продаже товаров. Для этого все чаще создаются отделы логистики. Как разграничить полномочия этого отдела и смежных с ним?

Комплексный подход

В настоящее время логистика стремительно развивается, формируется рынок логистических услуг. Поэтому в компаниях необходимо создавать отделы логистики, в обязанности которых, в частности, будет входить достижение компромисса между логистами, финансистами и продажниками.
В понятие «логистики» входят не только транспортировка, складирование и взаимодействие с таможней. Логистика это функция управления потоками: материальными, информационными, финансовыми. В рамках управления материальными потоками закупки и управление запасами находятся в ведении логистов.
Логистов учат управлять запасами, планировать закупки и отгрузки, знакомят с различными способами вычисления точки пополнения запасов, планирования продаж и закупок. Большое внимание уделяется математическим методам прогнозирования продаж и закупок, базирующихся на статистике за предыдущие годы и анализе числовых рядов.

Обязанности логиста

Типовая инструкция руководителя отдела логистики содержит, в частности, следующие пункты:

2.22. Управление снабжением.

2.22.1. Определение потребности в продукции.

2.22.2. Управление заказами, их объемами, подготовкой и размещением.

2.22.3. Управление специальными заказами.

2.22.4. Формирование отчета и анализ выполнение заказа.

2.23. Управление закупками.

2.23.1. Разработка плана закупок.

2.23.2. Выбор базисных условий поставки, поставщика.

2.23.3. Разработка транспортных условий контрактов.

2.23.4. Разработка договора поставки и его заключение.

2.23.5. Выбор видов и сроков платежей.

2.23.6. Организация взаимодействия с поставщиками.

2.24. Управление поставками.

2.24.1. Планирование поставки.

2.24.2. Осуществление мониторинга поставки.

2.24.3. Анализ результатов поставок.

Инструкция показывает, что в ведении логистов находится весь цикл заказа. Продажники ищут новых клиентов и согласовывают контракты со старыми. В некоторых компаниях отдел логистики даже влияет на ценовую политику, так как занимается калькуляцией себестоимости товара. Логисты стали отвечать за правильность определения потребности в закупках, планирования закупок и выполнения плана.

Как планировать закупки?

Какой именно из имеющихся в арсенале современной логистической науки методов дает наименьшую погрешность при планировании потребности в закупках?
Как избавиться от появления неликвидов на складе и почему используемая формула не позволила просчитать возникновение дефицита по конкретно взятой позиции?

В российском бизнесе появилась прослойка продажников, основная задача которых быть «в поле», искать и удерживать клиентов, а дальнейшее планирование продаж находится в компетенции логистов. Такие коммерсанты убеждены, что продажи не поддаются прогнозированию, а зависят исключительно от настроения клиента.

Такой подход препятствует консолидации и централизации поставок, приводит к росту транспортных издержек и затрат на обработку заказа. Он вынуждает специалистов по логистике каждые два дня заказывать всего несколько единиц товара, вместо того чтобы заказать товар сразу на месяц. Отсутствие системного подхода со стороны коммерсантов при планировании продаж и уверенность некоторых логистов в том, что планирование потребности в продукции и закупок является их обязанностью, ведет к тому, что логисты переходят к самостоятельному планированию, которое не всегда бывает эффективным. Ошибки в планировании обусловлены не столько «молодостью» российской логистики или неприменимостью западного опыта (большинство логистических технологий и современная идеология логистики пришли в Россию именно с Запада), сколько тем, что имеющиеся в распоряжении логиста методы и формулы основаны на устаревших статистических данных и математическом анализе.

Неплохие результаты планирования показывают сотрудники нового отдела логистики, пришедшие из отдела закупок. Такая ситуация чаще всего встречается на постсоветских промышленных предприятиях. Этот факт подтверждает, что логистика существовала еще во времена СССР, а также то обстоятельство, что в силу ряда объективных причин методы математического моделирования и анализа не могут быть полностью применимы при планировании закупок. Находит подтверждение наблюдение многих коллег, имеющих большой опыт работы в логистике, что наилучший результат планирования дает специалист, который хорошо знает тему. «Он знает продажи, рынок и обладает определенными навыками и способностями, спрогнозирует и спланирует лучше, потому что он в теме, потому что он может» 3. Именно метод экспертной оценки зарекомендовал себя как наиболее эффективный. Если закупки товаров постоянного потребления еще можно спланировать на основании математических формул и статистики за предыдущие периоды, то потребность в товарах спорадического спроса поддается прогнозированию только на основании экспертной оценки.

Многие специалисты согласны с тем, что при прогнозировании нужно опираться на оценку эксперта и математические расчеты. Если в случае с уцелевшими предприятиями можно воспользоваться опытом сотрудниц отдела снабжения, никогда не слышавших о формуле Вильсона, но на удивление точно оценивающих потребность родного предприятия в сырье и определяющих оптимальный размер заказа, то молодые коммерческие компании не могут похвастаться наличием таких сотрудников.
Очень редко, когда в штате компании есть логист, «сидящий в этой теме» лет 10–15, способный спланировать закупки самостоятельно. Логист с таким опытом работы дорого стоит и по карману не каждой фирме. Нужно искать эксперта в штате собственной компании. В конечном счете все закупки сырья, компонентов для производства или закупки для коммерческих компаний определяются продажами. Именно коммерсант, постоянно контактирующий с клиентом, оценивающий рынок и поведение конкурентов, не только может, но и обязан спрогнозировать собственный план продаж, заложив в него возможные колебания спроса, сезонные колебания, дефицит. Определить ассортимент товаров и темп продаж должен именно продажник, а не логист.

Даже самый одаренный логист не может сделать правильный прогноз продаж, поскольку он не располагает перечисленной выше информацией. Специалист по логистике оптимизирует логистические издержки, выбирая оптимальный путь и базис поставки. Он не знает ни специфики продаваемых товаров, ни специфики клиентов, ни нюансов того или иного бизнеса. Как правило, логист имеет дело с несколькими группами товаров, поэтому он вряд ли сможет самостоятельно разобраться в тонкостях продаж всех товарных групп.

Эффективно спланировать закупки можно на основании экспертной оценки коммерсанта. Систематическая передача плана продаж из соответствующего отдела в отдел логистики поможет не только эффективнее управлять запасами, но и послужит определенным дисциплинирующим фактором для самих продажников, стимулируя их более ответственно относиться к собственной работе и чаще анализировать рынок и собственную деятельность.

Планы продаж и закупок

Коммерсант должен нести ответственность за выполнение плана продаж. Это позволило бы избежать часто встречающихся в среде продажников попыток заполнить склад всем, чем только возможно, а потом пытаться продать этот товар. Персональная ответственность за выполнение плана продаж, на основании которого делается план закупок, позволяет исключить или минимизировать случаи необоснованных закупок товаров 6.
С логиста нужно снять ответственность за прогнозирование потребностей в продукции и закупок. Специалист по логистике должен отвечать за обеспечение продажников товаром, заявленным в их плане продаж. Логист несет ответственность за срыв поставок или образование неликвидов/дефицита в случае корректировки заказа по логистическим соображениям:

• изменения количества продукции с целью получения скидки за опт;

• сокращения транспортных расходов, расходов по обработке заказа;

• возможного нарушения установленного графика поставок в связи с ожидаемым дефицитом на рынке транспортных услуг, изменения таможенного законодательства;

• ограничения минимальной партией заказа.

Командная работа

При составлении плана закупок на основании плана продаж его рекомендуется корректировать с учетом вышеперечисленных логистических факторов. Скорректированный план закупок следует согласовать с отделом продаж. Неправильно использовать только данные продаж и закупок за последние месяцы. Например, коммерсанты собрались продать 2 тыс. единиц товара А. Учитывая все затраты на транспортировку, хранение и обработку заказа, оптимально закупить 5 тыс. единиц товара, при том что средний объем продаж за прошлые месяцы составил 2–2,5 тыс. единиц. По мнению специалиста по логистике, оставшиеся 3 тыс. единиц могут быть проданы в следующем месяце. Если не согласовать такое увеличение партии с продажниками, можно остаться с 3 тыс. единиц неликвида, если клиент, использовавший данный товар, изменил технологию или поменял поставщика и это была его последняя закупка, о чем логист не мог знать. В этом случае именно отдел логистики несет ответственность за возникновение неликвидов.

Издержки логистики

Помимо ответственности за обеспечение коммерсантов и производства необходимыми запасами, отдел логистики несет ответственность за возникшие при этом издержки. Здесь логисты могут использовать весь имеющийся арсенал методов и формул и рассчитывать страховой запас, минимальный запас, оптимальный размер заказа, выбирать оптимальный вид транспортировки и базис поставки.
В настоящее время именно цена, а не уровень сервиса является основополагающим фактором в борьбе за клиента. Поэтому задача отдела логистики заключается в максимальном снижении себестоимости продукции. Отдел логистики несет ответственность за себестоимость продукции, точнее за прямые издержки. Борьба за снижение себестоимости не должна сказаться на качестве поставок: план отдела продаж должен быть выполнен так, чтобы себестоимость товара, оказавшегося в нужном количестве в нужный срок на складе, позволяла скалькулировать конкурентоспособные цены и заработать на продаже. Не стоит забывать и о том, что на складе должен оказаться товар требуемого качества: не промокший и не сломанный в процессе дешевой транспортировки.

Два вида маржи

С этой точки зрения при калькуляции себестоимости целесообразным представляется введение в калькуляцию двух видов маржи: коммерческой и логистической. Под коммерческой маржой подразумевается разница между себестоимостью и ценой продаж, некая величина, прибавляемая коммерсантами к себестоимости с целью получения прибыли. Под логистической маржой понимается разница между изначальной калькуляцией прямых и косвенных затрат на логистику и достигнутой в результате работы отдела логистики оптимизации издержек. В данном случае маржа рассчитывается при помощи вычитания, а не сложения: из первой величины вычитается вторая, и таким образом определяется прибыль, принесенная отделом логистики. Во-первых, это позволит воспринимать отдел логистики не только как центр затрат, но и как центр прибыли, если вышеуказанная маржа окажется положительной. Логист по определению стремится к сокращению издержек в цепи поставок. Во-вторых, наличие логистической маржи в калькуляции дает наглядное представление о том, какие именно возможности по прямым затратам обеспечивает тот или иной способ поставки, и позволяет выбрать наиболее оптимальный из них с точки зрения трудозатрат. Логистическая маржа показывает эффективность работы отдела логистики и стимулирует логистов на разработку альтернативных вариантов, не позволяя им использовать привычный маршрут для поставок.
Еще одной задачей, в решении которой должны принять участие коммерсанты, финансисты и логисты, является вопрос о том, что наиболее предпочтительно для фирмы: снижение удовлетворенности спроса или излишков товаров. При решении этого вопроса логисты несут ответственность только за предоставление информации о стоимости физического хранения запаса и связанных с этим хранением косвенных издержек, а также об устаревании или истечении срока годности продукции. Коммерсанты рассчитывают упущенную прибыль, обусловленную отсутствием в нужное время определенных товарных позиций, а финансисты просчитывают упущенный вследствие замораживания капитала доход.

Между двух стульев

Сейчас много говорится про «стремительное развитие логистики» в современной России. Но мало кто может объяснить, что такое логистика и чем конкретно должен заниматься логист. Должностных инструкций отдела логистики написано очень много, в некоторых из них смешиваются задачи отделов по доставке и продаже товара. Поэтому сначала следует определить функции отделов.

В ведение отдела продаж отдается прогноз потребностей, планирование и ведение заказов, удержание старых и поиск новых клиентов. Никто не убедит меня в том, что некоторые вещи не поддаются планированию или прогнозированию.

В ведение отдела логистики отдается такой немаловажный сектор, как организация доставки товара, а именно – поиск и налаживание путей и/или способов доставки товара, который привел бы к уменьшению любых издержек, удорожающих продукт на конечной стадии. Товар должен быть доставлен целым и невредимым. Отделу логистики следует исходить из того, что доставка груза должна быть в первую очередь качественной, а уже потом как можно более дешевой.

Например, цена на фрахт по одному и тому же маршруту на перевозку одного и того же груза в «холодном» грузовике (тент) и грузовике, в котором можно поддерживать температурный режим (рефрижераторе), разная – рефрижератор стоит дороже. Но, удешевив перевозку на 1 тыс. евро разницы на фрахте грузовика, можно «заморозить» груз стоимостью 50 тыс. евро.

На мой взгляд, должно существовать четкое разграничение функций отделов доставки и продажи, что в итоге будет способствовать повышению прибыльности компании в целом (продажей большего количества товаров (отдел продаж) и/или уменьшением издержек на их доставку (отдел логистики).
Если отставить первоочередную задачу построения «вертикали власти», видно, что и логисты, и продажники не могут обойтись друг без друга.

Прогноз отдела продаж основывается на нескольких «китах»:

• на отчете о продажах за прошлые годы;

• исследовании рынка;

• планах компании по продвижению продукции, изменению клиентской базы и ассортимента товара.

Это данные, основываясь на которых, можно будет спланировать необходимое количество закупаемого товара. Они дают логисту бесценную информацию, на основе которой он должен определить базисные условия поставок, способы и время доставки товара, т. е. оптимизировать пути доставки. Схема доставки грузов, разработанная логистами, должна быть не только четкой, но и достаточно гибкой. Кроме этого логист должен иметь как минимум один «запасной» вариант или способ доставки товара, продажа которого по разным причинам может превысить количество, изначально заявленное продажниками. Логист может не иметь представления об особенностях товара (например, срок годности. Некоторые грузы не хранятся долго и заказываются непосредственно под переработку. С логистической точки зрения, дешевле доставить 20-тонный грузовик сразу, а не 10 раз привозить 2 тонн каждый месяц. Но если срок годности товара маленький, доставлять товар нужно небольшими партиями и часто), а продажник может не знать об особенностях «кухни по доставке», например о том, что установка, поддерживающая определенную температуру, не выключается после нагрева, а работает постоянно, повышая расход топлива. Поэтому конечная стоимость груза, может быть разной при его доставке зимой и летом. Или что не бывает «паллеты вообще», а бывают паллеты разного размера. При одинаковом внутреннем объеме кузова двери могут быть разной ширины, и определенный товар может в них не войти. Это тоже нужно учитывать. Честность обоих отделов по отношению друг к другу является основным законом их взаимодействия. Никто не освобождает два равных по значимости отдела от равной ответственности за исполнение своих обязанностей, а именно – планирования заявляемого количества товара и организации его доставки. Идеальный вариант получения прибыли – это проработка логистом идеального пути доставки товара, умноженная на умение продажника правильно прогнозировать спрос на данный товар и «запасной выход» для обоих отделов на случай форс-мажорных обстоятельств.

Несмотря на стремительное развитие логистики, она не является панацеей от всех бед. Существенным прорывом можно считать то, что управление цепочкой поставок позволило применить системный подход к процессу управления входящим потоком, исходящим потоком и материальным менеджментом. Отделы логистики интегрировали в себя самостоятельные ранее службы: транспортное хозяйство, закупки, складское
хозяйство, службу сбыта – и объединили их в единое целое. Создание отделов логистики позволило получить представление о материальных и нематериальных потоках в компаниях в целом, обеспечило дополнительные возможности для оптимизации процессов и минимизации издержек. В рамках одного отдела логистики гораздо проще выстроить стройную систему и отладить механизм ее функционирования. Современная логистика обладает мощным теоретическим аппаратом и инструментарием, позволяющими эффективно управлять материальными и нематериальными потоками. Не стоит забывать, что управление потоками осуществляется не ради управления, а в целях оптимизации работы компании или предприятия, минимизации прямых и косвенных издержек, увеличения конкурентоспособности компании. Поэтому передача отделу логистики части функций смежных подразделений, в первую очередь отдела продаж и маркетинга, не всегда оправданна. Специалисты по логистике ориентированы на создание идеальной логистической системы, в которой входящий поток будет равен исходящему. Идеальный вариант для логиста – закупать контейнер одного наименования и полностью продавать его одному покупателю. Но соответствует ли такой идеал интересам торговой или промышленной компании? Логист отказался бы от излишков на складе, но их отсутствие может привести к срыву экстренной поставки клиенту, невозможности получить нового клиента или потере старого. При этом прямые убытки от отсутствия товара на складе могут в несколько раз превысить расходы на его хранение, но у логиста совсем другие задачи и цели.


Зоны ответственности

Зоны ответственности между коммерсантами, маркетологами, финансистами и логистами должны разделяться в соответствии с компетенцией того или иного отдела и потоками информации. На каждом функциональном участке должен быть специалист, хорошо знающий тему, что позволит сотрудникам сосредотачиваться на том, что они знают, а не пытаться вникнуть в специфику другой деятельности.

Продажники и маркетологи, являющиеся двигателями продаж и определяющие интенсивность исходящего потока, должны принимать непосредственное участие в планировании интенсивности и величины входящего потока. Основной функцией логистической службы торговой компании является обеспечение продаж. Это достаточно сложная задача, решение которой требует больших усилий. Логисты должны нести ответственность именно за выполнение этой задачи, а не пытаться взять на себя функцию по администрированию деятельности всего предприятия, освободив другие подразделения от их прямых обязанностей. Отдел продаж должен отвечать за заявленную потребность в продукции. Именно страх ответственности заставляет коммерсантов под разными предлогами уклоняться от составления периодических планов и прогнозов и пытаться перенести эту функции на логистов. Чтобы побороть этот страх, следует допустить достаточно большой процент погрешности при планировании. Даже если в первое время прогнозы будут сбываться только на 50%, это значительно облегчит последующее планирование закупок. Отдав должное логистике, следует вернуться к распределению обязанностей в соответствии с зонами компетенции и имеющейся информацией.

Похожие работы

Размещение и развитие транспортного комплекса в России

Скачать

88083

6

1

... . Грузооборот – это количество перевозимого груза за определенный период на определенное расстояние. (см. приложение Б, таблица2) -12- 2. Размещение транспортного комплекса России В целом по стране транспортный комплекс размещен неравномерно. В основном он располагается в европейской части нашей страны. Это объясняется тем, что здесь ...

Современное состояние и перспективы развития ТЭК России

Скачать

129501

6

11

... на российские топливно-энергетические ресурсы и развитая сеть инфраструктуры экспорта – очевидные конкурентные преимущества Российского ТЭК. Большие перспективы в развитии энергетического сотрудничества на европейском направлении открываются в связи с начавшимся энергодиалогом между Россией и Евросоюзом. Предпосылки для развития энергодиалога — это, с одной стороны, растущие потребности ...

Проблемы и перспективы развития речных круизов

Скачать

50095

2

0

... в режиме круглого стола. Были рассмотрены вопросы: - о региональной законодательной базе в области туризма; - о формах и перспективах взаимодействия в области межрегионального туризма на Дальнем Востоке и Забайкалье; - о возрождении речных круизов. Совещание стало отправной точкой в развитии отношений делового сотрудничества регионов в области туризма. Маршрут следования был выбран до ...

Малый бизнес: проблемы и перспективы развития ( на примере МО г. Тихорецк)

Скачать

100803

7

2

... самим ходом истории, и потребностями, которые возникали в процессе развития производительных сил и технологий. 2 Проблемы малого бизнеса ( на примере МО г. Тихорецк) 2.1 Современное состояние малого бизнеса МО г. Тихорецк Развитие сектора малого предпринимательства является стратегической необходимостью повышения политической, экономической и социальной стабильности российского общества. Малое ...