Исследование и анализ организационной структуры ОАО «НМТП»

2.2 Исследование и анализ организационной структуры ОАО «НМТП»

Организационная структура управления морским торговым портом и штат производственного и управленческого аппаратов зависят от размера перевалочного грузооборота и объёма выполняемых вспомогательных операций. Структура аппарата ОАО «НМТП» построена по линейно-функциональной организационной схеме. При такой структуре управления всю полноту власти берет на себя линейный руководитель – Генеральный директор. Ему при разработке конкретных вопросов и подготовке соответствующих решений, программ, планов, помогает специальный аппарат, состоящий из функциональных подразделений. Функциональные подразделения по структуре управления находятся в подчинении главного линейного руководителя (генерального директора). Свои решения они проводят в жизнь через главного руководителя, либо в пределах своих полномочий непосредственно через соответствующих руководителей служб-исполнителей.

Поскольку здесь доминирует вертикальная иерархия, обеспечивающая простоту и четкость подчинения, генеральный директор высококвалифицированный специалист, обладающий разносторонними знаниями. В современных условиях это вызывает определенные трудности, связанные с увеличением числа уровней управленческой иерархии, количеством подчиненных подразделений. Вместе с данными сложностями существенно снижается гибкость и адаптивность к решению комплексных задач ОАО «НМТП».

Функциональная подчиненность, с другой стороны, приводит к разрыву единого управленческого процесса, ослаблению горизонтальных связей.

Действующая линейно-функциональная структура управления достаточно громоздка и приводит к замедлению сроков реализации поставленных задач и росту управленческих расходов, анализ структуры показывает, что аппарат управления выполняет рутинные, часто повторяющиеся и резко меняющиеся задачи и функции.

В современных условиях положение усугубляется утратой гибкости во взаимоотношениях работников аппарата управления из-за применения формальных правил и процедур. Существенно затрудняется и замедляется при этом передача информации, что сказывается на скорости и своевременности принятия решений.

Необходимость согласования действий разных по направлениям функциональных служб и подразделений резко увеличивают объем работы генеральный директора и его директоров.

Положение усугубляется еще условиями хозяйствования, при котором допускаются несоответствия между ответственностью и полномочиями у руководителей разных уровней и подразделений.

В связи с этим назрела потребность в перераспределении полномочий между генеральным директором и зам. директорами.

В сложившейся ситуации необходимы изменения в структурах управления, которые должны быть направлены на создание условий для выживания за счет более рационального использования трудовых и материальных ресурсов, снижения затрат и более гибкого приспособления к требованиям рыночных отношений. В данных условиях необходимо расширение полномочий на нижних уровнях иерархии управления и повышения производственно-хозяйственной самостоятельности подразделений, входящих в состав ОАО «НМТП».

Главным управляющим органом ОАО «НМТП» является совет директоров. Во главе ОАО «НМТП» генеральный директор, который осуществляет руководство всей производственной, хозяйственной и финансовой деятельностью порта, организует всю работу порта, несёт полную ответственность за его состояние и результаты деятельности. Генеральный директор руководит предприятием с помощью заместителей и помощников: директор по эксплуатации, директор по кадрам и социальным вопросам, директор по экономики, главного инженера, директор по технологии и механизации, директор административной дирекции (см. приложение Б).

Главному инженеру подчинены: подсобно-вспомогательные хозяйства, ремонтно-строительный комплекс, участок по ремонту железнодорожных путей, плавмастерская, склады материально-технического снабжения, база по ремонту контейнеров, механический участок, конструкторское бюро, участок связи, отдел экологии, метрологическая служба, технический отдел, автохозяйство.

Директору по экономики подчинены: отдел экономики и прогнозирования, бухгалтерия. Бухгалтерия порта в своём составе имеет несколько функциональных подразделений: материальный отдел, производственный сектор, валютно-финансовый отдел, расчетно-кассовый отдел, отдел налогов и ревизионной работы. Отдел кадров, учебно-курсовой комбинат (УКК), жилищно-коммунальное хозяйство (ЖКО), детские сады, замыкаются на заместителя генерального директора по кадрам и социальным вопросам. Помощнику генерального директора по технике безопасности подчинён отдел техники безопасности. Для выполнения технологических процессов перемещения грузов, других работ и операций порт располагает подразделениями основного, вспомогательного и обслуживающего производства. Обеспечением работы основных подразделений ведает ряд вспомогательных подразделений хозяйств порта: портовой флот осуществляет надзор за мореплаванием и его безопасностью в порту; автохозяйство выполняет ряд операций по обслуживанию транспортных средств. Помимо подразделений основного и вспомогательного производства в структуре порта имеется группа обслуживающих внутренних подразделений: участок связи, энергохозяйство, водоканализационное хозяйство, ремонтно-механический участок. Организационная схема ОАО «НМТП» приведена в приложении А.

Организационная структура порта состоит из производственной структуры и структуры аппарата управления.

Вся хозяйственная деятельность на уровне порта планируется, организуется и «НМТП» входят следующие структурные подразделения: отдел механизации, технический отдел, коммерческий отдел, комплексное экономическое бюро, бухгалтерия, отдел кадров, отдел материально-технического снабжения, административно - хозяйственный отдел, 2 отдел, отдел охраны труда и техники безопасности, отдел труда и заработной платы, главная диспетчерская, отдел экологии.

Отдел механизации осуществляет руководство механизацией грузовых районов, внутрипортовым безрельсовым транспортом и портовыми мастерскими. Разрабатывает мероприятия по комплексной механизации и автоматизации перегрузочных процессов, контролирует безопасную эксплуатацию перегрузочных машин и оборудования, обеспечивает своевременный ввод в эксплуатацию, технический надзор за работой подъёмно-транспортных машин и оборудования, организует их учёт, обслуживание и ремонт.

Надзор за содержанием в надлежащем техническом состоянии всех сооружений порта осуществляет технический отдел, который контролирует правильность эксплуатации причалов, набережных и портовой территории, глубин на акватории порта, центральных и подъездных автодорожных путей, складов, складских помещений, открытых площадок, служебных, и культурно – бытовых зданий, водопровода и канализации, ограждений портовой территории, геодезических знаков на территории порта.

Технический отдел осуществляет контроль за использованием выделенных ассигнований на капитальный ремонт, составлением графиков ремонта всех объектов порта, обеспечением их технической документацией,

Коммерческие функции, связанные с подготовкой основных договорных условий с клиентами порта осуществляет коммерческий отдел. Работники отдела организуют и руководят всей коммерческой работой порта.

Отдел контролирует транспортно - экспедиторскую работу в порту, в процессе их перегрузки и хранения, контролирует выполнение действующих договоров, правил приема, хранения и выдачи грузов, разрабатывает проекты тарифов на перевозку грузов портовым флотом и ставки за оказание услуг отдельными хозяйственными подразделениями порта. Отдел занимается подготовкой и заключением договоров с клиентами на перегрузку, хранение грузов и другие услуги. Коммерческий отдел регулярно инструктирует оперативно-распорядительный персонал и складских работников порта по коммерческим вопросам.

Коммерческие функции, связанные со своевременным материально-техническим обеспечением порта осуществляет отдел материально-технического снабжения. Отдел обеспечивает порт оборудованием, инструментами, топливом, смазочными и другими материалами, добиваясь при этом максимального сокращения расходов, связанных с заготовкой, транспортировкой, приёмом, хранением и отпуском материальных ценностей от поставщиков, производит инвентаризацию всех материалов и оборудования, хранящихся на складах отдела, ведёт их учёт и контролирует отчётность.

К экономическим службам порта относится комплексный экономический отдел и бухгалтерия. Комплексный экономический отдел постоянно совершенствует методы планирования и комплексного экономического анализа деятельности структурных подразделений и порта в целом, направленные на выявление и использование резервов производства, эффектное использование производственных мощностей, повышение рентабельности производства.

Бухгалтерия порта обеспечивает контроль за сохранностью собственности, правильным расходованием средств и материальных ценностей, осуществляет экономический анализ финансово - хозяйственной деятельности порта, своевременно проводит ревизию документов, контролирует приём и расходование сырья, топлива, готовых изделий и других ценностей, а также предъявляет претензии к поставщикам за недостачу, брак и некомплектность.

Отдел социального развития анализирует уровень социального развития коллективов подразделений, подготавливает и разрабатывает планы социального развития коллективов, прогнозирует развитие социальных процессов в порту, подготавливает предложение по учёту социально - психологических факторов в организации работ.

Подбором, изучением и расстановкой кадров во всех структурных подразделениях порта занимается отдел кадров, отдел организует контроль над состоянием работы с кадрами во всех подразделениях порта с целью ликвидации имеющихся недостатков в работе с кадрами, составляет планы-заявки на организованный подбор портовых рабочих. Осуществляет учёт движения кадров, анализирует и изучает причины их текучести, разрабатывает совместно с отделом социального развития мероприятия по закреплению кадров.

Учебно-курсовой комбинат УКК занимается переподготовкой докеров, повышением квалификации, проводит курсы по обучению работников по специальность.

Автобаза. Под ее учетом находится колесная техника, которая занимается перевозкой грузов на территории порта. Погрузчики, которые поднимают с выше 30 тонн груза.

Контроль над соблюдением норм и правил безопасной работы в порту осуществляет отдел по охране труда. Выявляет опасные и вредные производственные факторы на рабочих местах, информирует работников о состоянии условий труда на рабочем месте, а также о принятых мерах по защите от опасных и вредных производственных факторов. В обязанности отдела входит проведение совместно с представителями соответствующих подразделений порта проверок, обследований технического состояния зданий, сооружений, оборудования, машин, механизмов на соответствие их нормативным правовым актам по охране труда, эффективности работы вентиляционных систем, состояние санитарно-технических устройств, средств коллективной и индивидуальной защиты работников.

Центр охраны занимается обеспечением сохранности собственности порта, а также грузов находящихся на погрузочных работах, а также осуществляют пропускной режим на территории порта.

Отдел труда и заработной платы в области нормирования труда разрабатывает и внедряет нормы затрат труда во всех звеньях порта, обеспечивает широкое применение технически обоснованных норм выработки и норм обслуживания для работников. Осуществляет анализ применяемых норм и нормативов. Обеспечивает подразделения порта нормативными материалами по труду. Разрабатывает применительно к конкретным условиям порта положения о премировании работников. Проводит анализ организации и структуры заработной платы по подразделениям порта, отдельным категориям и профессиям работников.

Административно-хозяйственный отдел осуществляет руководство работой персонала хозяйственного обслуживания, контролирует прохождение и исполнение приказов, положений и инструкций порта, организует хранение дел, обслуживает архив, контролирует прохождение и исполнение приказов, положений и инструкций порта готовит документы на пропуск в порт работникам управления порта.

Главная диспетчерская порта осуществляет постоянное совершенствование организации обработки всех транспортных средств, находящимися в порту под грузовыми и вспомогательными операциями, с целью дальнейшего повышения эффективности работы порта, производит ежесуточное планирование обработки судов и вагонов во всех грузовых районах порта, а также систематически контролирует по всем структурным подразделениям порта выполнение сменно-суточного плана и плана обработки судов, В отделе имеются дежурные диспетчеры для круглосуточного руководства грузовыми работами в порту.

Сегодня большую актуальность приобретают вопросы охраны окружающей среды. В портах создаются специальные отделы, занимающиеся вопросами охраны природной среды в акватории порта.

Отдел экологии контролирует деятельность портофлота по предотвращению загрязнения моря, оформляет акты о факте разлива нефти на акватории порта, предписания виновным лицам об устранении ущерба, причинённого загрязнением акватории, координирует и контролирует деятельность порта по, выполнению планов природоохранных мероприятий, соблюдению природоохранного законодательства, рассматривает и согласовывает с Государственной экологической экспертизой проекты строительства и реконструкции объектов порта по разделу «Охрана окружающей среды», согласовывает вопросы по финансированию природоохранных мероприятий.

Приходим к выводу, что приведённая выше краткая характеристика структурных подразделений аппарата управления порта специфика их материального продукта, этим подразделениям присуща возможность воздействовать на деятельность порта, откуда вытекает объективная необходимость реорганизации системы управления порта применительно к сложившимся современным экономическим условиям. Прежде всего, это выражается в разработке и внедрении новой техники и технологии, в разработке и обосновании норм расходов материальных и трудовых ресурсов, контролем за их практическим применением, в совершенствовании организации труда, в создании условий сохранности материальных ресурсов, в правильном содержании и эксплуатации портового оборудования, его своевременном и качественном ремонте.

Если в целом хозяйственную деятельность порта представить в виде трёх взаимосвязанных элементов: ресурсов, технологии и конечного результата, то деятельность отделов и служб аппарата управления – соответственно как управление ресурсами, производственным процессом и конечным результатом. Это означает, что результатами правильной и своевременной реорганизации системы внутрихозяйственного управления порта будут являться оптимизация деятельности порта в целом, рост экономических показателей, связанный с правильным распределением производственных мощностей, повышением производительности труда, эффективным использованием производственных ресурсов, внедрением мероприятий научно-технического прогресса, а также с повышением заинтересованности работника в эффективной деятельности предприятия в целом.

Анализ состава и структуры кадров порта показал: численность персонала устанавливается при составлении штатного расписания и составляет 2517 человека. Штатное расписание составляется в соответствии с организационной структурой порта. При этом учитываются содержание и объем работ, квалификация специалистов.

Все работающие на предприятии делятся на две категории:

·  промышленно – производственный персонал, занятый производством и его обслуживанием;

·  персонал непромышленных организаций – в основном работники жилищного- коммунального хозяйства, детских и врачебно-санитарных учреждений, принадлежащих предприятию;

К рабочим относят работников порта непосредственно занятых созданием материальных ценностей или оказанием производственных и транспортных услуг. Рабочие подразделяются на основных и вспомогательных.

Специалисты и руководители осуществляют организацию производственного процесса и руководство им.

К служащим относятся работники, осуществляющие финансово-расчетные, снабженческо-сбытовые и другие функции.

Квалификация работ определяется уровнем специальных знаний и практических навыков и характеризуют степень сложности выполняемого им конкретного вида работы. Соответствие его способностей, физических и психических качеств той или иной профессии означает профессиональную пригодность работника.

Динамика изменения численности персонала за период с 2007 по 2009г, представлена в таблице 10.

Таблица 10 – Динамика изменений численности сотрудников 2007-2009гг.

Рисунок 9 – Изменения численности сотрудников 2007-2009 гг.

Динамика изменений численности персонала является положительной, вследствие того, что обща численность персона в 2009 году возросла по отношению к 2008 году на 2.4 %. Что связано с увеличением объема работ возлагаемую на данную категорию сотрудников, а именно с ростом погрузочно-разгрузочных работ на причалах порта.

Анализ социально демографических характеристик персонала, приложение Д, Е.

Рассмотрение данных таблицы и графиков показывает, состав работников по образованию характеризуется следующими данными: большая часть руководителей и специалистов имеют высшее образование – 75%, незаконченное высшее – 25%, Средний возраст руководителей и специалистов 34-40 лет. На руководящих должностях работают специалисты с большим практическим опытом работы по данному профилю, обладающие необходимыми организационными, деловыми, профессиональными и личностными качествами, умеющие принимать правильные решения.

Таким образом, профессионально-квалификационный уровень работников порта достаточно высокий, позволяющий решать поставленные задачи.

Также данные таблицы свидетельствуют о преобладании мужчин в численности персонала. Это объясняется тем, что сфера стивидорных услуг подразумевает затраты больших сил.

 Большинство сотрудников работают в порту от 5 и более лет, это связано с улучшением существующей системы управления персонала; мотивация труда персонала, увеличение заработной платы, улучшение внутриорганизационной атмосферы.

Морской торговый порт не испытывает напряжения в кадрах, более того, есть возможность повысить квалификацию работников за счет дополнительного бесплатного образования предоставляемые отделом УКК, интенсификации производства, комплексной механизации и автоматизации производственных процессов, внедрения новой более производительной техники.

Для рассмотрения функций подразделений данного предприятия и взаимодействия между ними, рассмотрим матрицу распределения функций управления между структурными подразделениями. Схема функциональных взаимосвязей отражает горизонтальные связи функциональных подразделений аппарата управления. Эту схему можно представить в виде таблицы, с левой стороны которой по вертикали указываются функции управления, выполняемые конкретным функциональным подразделением, а вверху по горизонтали - все функциональные подразделения аппарата управления и должности высших руководителей. На пересечении строк и столбцов проставляются символы, отражающие степень участия отдельных функциональных подразделений и руководителей в выполнении конкретных функций данного подразделения.

Применяются следующие символы:

О - отвечает за выполнение данной функции, организует ее исполне­ние, подготавливает и оформляет окончательный документ;

У - участвует в выполнении данной функции;

Р - принимает решение, утверждает, подписывает документ.

Рассмотрим Приложение Ж.

Из таблицы приложения Ж видно, что каждое подразделение порта выполняет определенные функции при этом взаимодействие с другими подразделениями ограничено. Подчиненность ряда структурных подразделений и отделов не соответствует их функциям. Также следует отметить, что в некоторых отделах происходит дублирование функций. Таким образом, можно сделать вывод, что функциональные связи в порту находятся на довольно низком уровне, что приводит к снижению эффективности деятельности как отдельного подразделения, так и всего порта в целом.

Расчет коэффициентов оценки структуры управления представлены в таблице 11

Таблица 11 – Коэффициенты оценки структуры управления

Из данной таблицы видно, что только половина управленческого персонала сосредоточена в центральных штабных подразделениях, об этом свидетельствует показатель централизации. При этом количество работников аппарата управления превышает необходимое. Также виден недостаток контроля на данном предприятии, об этом свидетельствует коэффициент экономичности. Вследствие продолжительного отсутствия контроля отсутствуют четко обозначенные функциональные связи и связи подчинения в системе управления.

 Коэффициенты, характеризующие структуру управления, имеют низкие значения, следовательно, существующая структура управления нуждается в совершенствовании, что позволит повысить эффективность функционирования всего порта.

Таким образом, проанализировав существующие методы построения структур управления и детально изучив один из таких методов на примере ОАО «НМТП», можно сделать вывод, что в структуре управления должны быть внесены коррективы в соответствии с теми условиями, в которых организует свою деятельность морской торговый порт.

Организационная структура является наиболее очевидным элементом системы управления. Одной, универсальной для всех ситуаций, организационной структуры управления не существует. Относительная эффективность того или иного типа организационной структуры определяется различными внешними и внутренними условиями, а также реализуемыми стратегиями.

Реструктуризация управления является одним из значимых условий улучшения производственно хозяйственной деятельности, выхода морского торгового порта на качественный новый уровень развития. Совершенствование и корректировка структуры управления является важным шагом.

Следующим шагом будет корректировка структуры управления с учетом выявленных проблем: количество работников аппарата управления превышает необходимое; отсутствуют четко обозначенные функциональные связи и связи подчинения в системе управления вследствие продолжительного отсутствия контроля за структурой и функционированием аппарата управления, отсутствия мероприятий по его адаптации к складывающимся потребностям порта; подчиненность ряда структурных подразделений не соответствует их функциональному назначению.

3 Совершенствование структуры управления ОАО «Находкинский морской торговый порт»

3.1 Разработка новой организационной структуры управления ОАО «НМТП»

Организация системы управления ОАО «НМТП» предполагает наличие, в качестве базового элемента, организационной структуры как совокупности производственных и управленческих подразделений и взаимосвязей между ними.

Организационная структура управления, штат ее производственного и управленческого аппаратов определяется объемом выполняемых основных и вспомогательных операций. Действующая организационная структура ОАО «НМТП» представлена в приложении А.

Сопоставление действующей организационной структуры и штатного расписания ОАО «НМТП» (см. приложение А) с результатами деятельности порта за последние годы позволило выявить следующие недостатки настоящей организационной структуры управления:

1. Количество работников аппарата управления превышает необходимое по следующим направлениям деятельности:

- электрообслуживание;

- бухгалтерский учет;

- автообслуживание;

- охрана;

- хозяйственное обслуживание.

Похожие работы

Морские грузовые перевозки Приморского края

Скачать

36537

0

3

... рек, более тесно взаимодействуют морской и речной транспорт. Морской транспорт всё теснее взаимодействует с автомобильным, особенно в перевозках генеральных грузов. 2.2. Характеристика и грузооборот морских портов Приморского края Приморский край – “дальневосточное крыло России”, имеет свою четко выраженную производственно-экономическую специализацию. Через незамерзающие порты Приморья ...

Государственное регулирование территориального развития Приморского края

Скачать

46305

0

0

... Камень-Рыболов Южный регион Дальневосточного края переселенцы с Украины и из Белоруссии называли Зелёный Клин. Глава II. Государственное регулирование территориального развития Приморского края   § 2.1 Влияние мировой экономики на развитие Приморского края К настоящему времени процессы глобализации сформировали новый международный контекст существования Дальнего Востока России. Изменение ...

Финансово-промышленные группы и их роль в формировании рыночной экономики

Скачать

57487

1

1

... проверка проводится за счет средств центральной компании финансово-промышленной группы.     Глава II Роль финансово-промышленных групп и транснациональных корпораций в формовании  рыночной экономки на примере стран СНГ   2.1. Целесообразность формирования финансово-промышленных групп   Сегодня идея транснациональных финансово-промышленных групп все больше овладевает промышленниками и ...

Технология, организация и планирование портовых перегрузочных работ

Скачать

602919

33

69

... навыки у докеров. 23. СИСТЕМА ОБЕСПЕЧЕНИЯ ПЕРЕГРУЗОЧНЫХ РАБОТ ТЕХНОЛОГИЧЕСКОЙ ОСНАСТКОЙ Система обеспечения оснасткой технологических процессов портовых перегрузочных работ включает: планирование поставки и производство механизмов и приспособлений; содержание их в исправном состоянии, т. е. регистрацию, освидетельствование с испытанием, периодические осмотры, техническое обслуживание и ...