Функції і завдання системи управління персоналом

1.4 Функції і завдання системи управління персоналом

Система управління персоналом передбачає виконання низки функцій, кожна з яких складається з певних завдань (табл. 1.2).

Таблиця 1.2 Функції і завдання системи управління персоналом [32, ст. 232]

Функція	Зміст завдань з виконання функцій
Визначення потреб у персоналі	- планування якісної потреби у персоналі - вибір методів розрахунку кількісної потреби у персоналі - планування кількісної потреби у персоналі
Забезпечення організації кваліфікованими кадрами	- вивчення і аналіз інформації про ринок праці - розроблення і застосування методів забезпечення потреби в персоналі - відбір і ділова оцінка персоналу
Розвиток персоналу	- планування і реалізація кар’єри, службових приміщень - організація і проведення навчання, підвищення кваліфікації працівників - створення кадрового резерву в організації і робота з ним
Використання персоналу	- вивчення змісту і результатів праці на робочих місцях - упорядкування робочих місць - забезпечення безпеки праці - звільнення персоналу
Мотивація результатів праці та поведінки персоналу	- управління змістом і процесом мотивації трудової поведінки - залучення персоналу до процесу управління в організації - застосування нематеріальних заходів: згуртування колективів, формування і розвиток організаційної культури, застосування ефективних стилів і методів керівництва - формування і збереження нормального морально-психологічного клімату
Правове й інформаційне забезпечення процесу управління персоналом	- правове регулювання трудових відносин - облік і статистика персоналу - інформування колективу і зовнішніх організацій щодо кадрових питань - розроблення кадрової політики

1.5. Комплексне забезпечення системи управління персоналом.

Існують такі види забезпечення: правове, нормативно-методичне, кадрове, інформаційне, діловиробниче (рис. 1.2).

Рисунок 1.2. Комплексне забезпечення системи управління персоналом

Правове забезпечення системи управління персоналом полягає у використанні засобів і форм юридичного впливу на органи й об’єкти управління персоналом з метою підвищення ефективності діяльності організації.

Основними завданнями правового забезпечення системи управління персоналом є:

- правове регулювання трудових відносин між роботодавцями і персоналом;

- захист прав і законних інтересів працівників.

Правове забезпечення системи управління персоналом передбачає:

- дотримання, виконання і застосування норм чинного законодавства в галузі праці, трудових відносин (Цивільного кодексу України, Кодексу законів про працю України, постанов уряду України, актів Міністерства праці України тощо);

- розробку і затвердження внутрішніх нормативних і ненормативних актів організаційного, організаційно-розпорядчого, економічного характеру (наказів керівника організації щодо кадрових питань, положень про підрозділи, посадових інструкцій тощо);

- підготовку пропозицій про зміну чинних чи відміну застарілих і таких, що втратили силу нормативних актів щодо кадрових питань.

Правове забезпечення системи управління персоналом здійснюють керівництво організації, керівництво кадрових підрозділів і юридичний відділ [32, ст. 233].

Основні завдання юридичного відділу в цій галузі:

- розробка проектів нормативних актів організації;

- правова експертиза і візування нормативних актів щодо управління персоналом в організації;

- організація систематизованого обліку і зберігання законодавчих і нормативних актів;

- інформування підрозділів і служб про чинне трудове законодавство;

- роз’яснення змісту і порядку застосування чинного трудового законодавства.

Нормативно-методичне забезпечення системи управління персоналом — сукупність документів організаційного, організаційно-розпорядчого, технічного, економічного характеру, а також нормативно-довідкові матеріали, що визначають норми, правила, методи, вимоги щодо вирішення завдань управління персоналом організації.

Нормативно-методичні документи у сфері управління персоналом класифікуються таким чином:

1. Нормативно-довідкові документи містять норми і нормативи, необхідні при вирішенні завдань організації і планування праці (норми часу і розцінки, виробничі норми і нормативи; норми трудових витрат; змінно-добові завдання; програми випуску деталей тощо).

2. Документи організаційного, організаційно-розпорядчого, організаційно-методичного характеру. Регламентують завдання, функції, права, обов’язки підрозділів і окремих представників системи управління персоналом.

До таких норм належать:

- Цивільний кодекс України;

- Кодекс законів про працю України;

- укази Президента України;

- постанови уряду України;

- правила внутрішнього трудового розпорядку;

- колективні угоди;

- положення про підрозділи;

- посадові інструкції;

- штатний розклад;

- положення про формування кадрового резерву в організації;

- положення про організацію адаптації працівників;

- рекомендації щодо організації набору і відбору працівників;

- положення з оплати і стимулювання праці;

- інструкції з дотримання правил техніки безпеки.

3. Документи технічного, техніко-економічного й економічного характеру. Містять правила, норми, вимоги, стандарти всіх категорій і видів. Приклади таких документів:

- бізнес-план;

- система стандартів з техніки безпеки;

- санітарні норми і правила;

- норми планування приміщень і робочих місць;

- стандарти якості тощо.

Кадрове забезпечення системи управління персоналом — необхідний кількісний і якісний склад працівників кадрової служби підприємства.

Кількісний склад кадрової служби організації визначається організаційно-штатними структурами і засновницькими документами.

При розрахунках необхідної кількості штатних працівників кадрової служби враховують такі фактори:

- сферу діяльності організації (виробнича, торговельна, банківська тощо);

- масштаби розвитку бізнесу організації;

- тип організаційної структури управління;

- специфіку виробничого процесу, товарну номенклатуру продукції;

- загальну кількість працівників;

- соціальну характеристику організації, структурний склад її працівників;

- період розвитку організації;

- технічне забезпечення управлінської праці;

- точку зору власника на організацію управління персоналом [32, ст. 234].

Розрахунок кількості фахівців кадрової служби здійснюється методами багатофакторного кореляційного аналізу, економіко-математичним, порівнянь, прямих розрахунків тощо.

У зарубіжних компаніях склалося таке співвідношення кількості працівників до одного фахівця служби управління персоналом:

- США — на 100 працівників організації один фахівець кадрової служби;

- Німеччина — на 130–150 працівників — один фахівець кадрової служби;

- Франція — на 130 працівників — один фахівець;

- Японія — на 100 працівників — два-три фахівця;

- Росія, Україна — на 100 працівників — 1 фахівець.

За даними наукових джерел загальна кількість фахівців кадрової служби становить приблизно 1,2 % загальної кількості працівників.

У західних компаніях існує тенденція зменшення чисельності фахівців кадрових служб. Це пояснюється такими факторами: розвитком зовнішньої управлінської інфраструктури, яка перебирає на себе значну частину кадрових завдань (ділову оцінку персоналу, добір, навчання тощо); переведенням кадрової служби на сучасну інформаційно-технічну базу.

Згідно з державним класифікатором встановлено такі посади для служби управління персоналом:

- директор із кадрів та соціальної політики;

- начальник відділу кадрів;

- спеціаліст з кадрів;

- менеджер;

- завідуючий відділом персоналу і трудових відносин;

- інспектор з підготовки кадрів;

- інспектор з кадрів;

- табельник.

Професійно підготовлені фахівці кадрових служб сучасних організацій повинні мати знання в галузі планування, розробки й аналізу альтернативних стратегій, прийняття рішень, створення робочих груп, мотивації працівників, вирішення конфліктів [32, ст. 235].

Також вони зобов’язані:

- знати трудове законодавство, нормативні та інші матеріали, що стосуються особового складу, основи педагогіки, соціології і психології праці, передовий зарубіжний і вітчизняний досвід у галузі управління персоналом;

- володіти сучасними методами оцінки персоналу, профорієнтаційною роботою, довготерміновим і оперативним плануванням роботи з персоналом, регламентацією функцій структурних підрозділів і працівників, спеціальними технологіями управління;

- мати уявлення про перспективи розвитку свого підприємства, про основи наукової організації праці, виробництва й управління, мати здібності до навчання, розвитку і постійного оновлення професійних знань.

Інформаційне забезпечення системи управління персоналом — сукупність реалізованих рішень щодо обсягу, розміщення і форм організації інформації, яка циркулює в системі управління.

Воно охоплює:

- оперативну інформацію;

- нормативно-довідкову інформацію;

- класифікатори техніко-економічної інформації;

- системи документації.

Для успішного виконання функцій працівники кадрової служби мусять дотримуватися таких вимог до якості інформації:

- комплексність — інформація повинна комплексно відображати всі сторони діяльності кадрової служби: технічну, технологічну, організаційну, економічну у зв’язку із зовнішніми умовами;

- оперативність — одержання вхідної інформації має відбуватися одночасно з перебігом процесів і подій в організації;

- систематичність — одержана інформація повинна бути систематизована за базами даних, класифікована;

- точність і достовірність.

Діловиробниче забезпечення має на меті організацію роботи з документами в системі управління персоналом. Діловиробництво становить повний цикл оброблення і руху документів із моменту їх створення чи одержання працівниками кадрової служби до закінчення виконання і передання в інші підрозділи.

До основних діловиробничих функцій системи управління персоналом належать:

- своєчасні оброблення і передання документації;

- доведення документації до відповідних працівників системи управління персоналом для виконання;

- друкування документів з кадрових питань;

- реєстрація, облік і зберігання документів щодо персоналу;

- формування справ відповідно до номенклатури, затвердженої для організації;

- копіювання і розмноження документів щодо кадрових питань;

- контроль над виконанням документів;

- передання документів з вертикальними і горизонтальними каналами зв’язку [32, ст. 236].

Розділ 2. Служба управління персоналом організації