Навигация
Систематизація окремих категорій документів
24147
знаков
0
таблиц
0
изображений
3. Систематизація окремих категорій документів
Розпорядчі документи (накази, розпорядження, постанови та інше) формують у справи по видах документів та за хронологією, додатки, що до них відносяться. Накази за основною діяльністю та по особовому складу формують окремо. Документи колегій формують в окремі справи: протоколи та рішення колегії й документи до засідання колегії (порядок денний, доповіді, довідки, проекти рішень та інше). Доручення вищих організацій групують у справи за напрямами діяльності. У середині справи документи розміщують у хронологічній послідовності. Плани, звіти, кошториси, ліміти групують окремо від їх проектів та зберігають у справах того року, до якого вони відносяться за своїм змістом.
Документи в особових справах розміщують у такій послідовності:
- внутрішній опис документів;
- заява про приймання на роботу;
- анкета;
- листок з обліку кадрів;
- автобіографія;
- документи про освіту,
- витяг із наказів про призначення, переміщення, звільнення. Копії наказів про стягнення, заохочення до особової справи не
заносяться, а записуються у доповнення до особового листка. Лицьові рахунки робітників та службовців групують в окремі справи у межах року та розміщують за алфавітом. Претензії клієнтів розміщують у хронологічному чи в алфавітному порядку. Листування формують у справи за період календарного року та систематизують у хронологічній послідовності: документ-відповідь розміщується за документом-запитом.
Хронологія здійснюється за ініціативними документами. Видача справ у тимчасове користування стороннім установам відбувається з дозволу керівника установи. На видану справу заводиться карта-замінник, у якій зазначається структурний підрозділ, номер справи, дата видачі, кому видана, дата її повернення. Номенклатура справ буває трьох видів:
- типова - передбачає індексацію справ у галузі та є нормативним документом для державних організацій;
- конкретна - складається на підставі типової, причому заголовки справ можуть бути конкретизовані із врахуванням специфіки даної організації;
- приблизна - установлює приблизний склад справ, що носить рекомендаційний характер, тобто немає конкретної фіксації у нумерації справ. Така номенклатура справ застосовується у приватних структурах. Для приблизної номенклатури рекомендується розміщати заголовки справ у певній послідовності.
Наприклад:
- справи з організаційно-розпорядчою документацією вищестоящих органів;
- справи з організаційно-розпорядчою документацією підприємства;
- розпорядча документація по підприємству;
- планово-звітні документи (річні, місячні, тижневі); -листування.
Кожна організація незалежно від наявності типової чи при-мірної номенклатури повинна мати конкретну (індивідуальну). Номенклатура справ (НС) організації оформлюється на загальному бланку організації. НС складається на підставі вивчення складу, змісту та кількості документів, що утворюються у процесі діяльності організації, класифікаторів документів та кореспондентів, типових та відомчих переліків документів із зазначенням строків зберігання документів.
Індивідуальна НС складається з НС окремих структурних підрозділів, які розробляються посадовою особою, відповідальною за діловодство у структурному підрозділі, підписується керівником структурного підрозділу, погоджується з керівником архівного підрозділу установи. Після виконання документів вони групуються у справи, яким надаються заголовки. Заголовок справи складається з елементів у наступній послідовності:
- назва виду справи (листування, журнал тощо) чи виду документів (протоколи, накази);
- назва організації чи структурного підрозділу (автор документа);
- назва адресата кореспондента документа;
- короткий зміст документів справи;
- назва території, із якою пов'язаний зміст документів справи;
- дата (період) справи;
- вказівка на копійність документів.
4. Індексація справ
У номенклатурі справ рекомендується зберігати однакові індекси для однорідних справ у межах різних структурних підрозділів. Розміщення справ у номенклатурі структурного підрозділу повинно відповідати ступеню важливості справ за уніфікованою формою. Першою розташовується група справ, що включає документи органів вищого рівня, далі група організаційно-розпорядчих документів установи (накази, розпорядження, рішення), планово-звітна документація, листування (тут першими справи, що містять листування з вищими органами). Графа 3 - (кількість справ, томів) заповнюється на кінці року. Графа 4 - строк зберігання із вказівкою на перелік (типовий, відомчий). Графа 5 - переліки документів із строками їх зберігання, помітки про заведення справ до знищення, про передачу справ.
У кінці ділового року НС структурного підрозділу обов'язково завіряється підсумковим записом, в якому вказується кількість і категорії фактично заведених за рік справ. Підписує особа, відповідальна за діловодство. Порядок складання та затвердження в установі НС структурного підрозділу складається у трьох примірниках. На кожному заповнюється гриф погодження експертною комісією структурного підрозділу і завідуючим архівом установи, перший примірник зберігається в структурному підрозділі; другий - передається в канцелярію установи; третій - використовується для формування справ і пошуку документів.
НС структурних підрозділів зводяться в єдину (зведену) НС установи. Під час складання зведеної НС може використовуватися структурний або функціональний принцип її побудови. Структурний - підзаголовки справ - назва структурного підрозділу. Перший - канцелярія, організаційний відділ, плановий відділ, відділ реалізації та збуту. Функціональний - за напрямком діяльності. Розділи і підрозділи відображають управлінські функції і розміщуються за ступенем важливості: планування, фінансування тощо.
До НС включають незакінчені справи, що надійшли від інших установ. Справи питань, вирішення яких триває понад один рік (перехідні), вносять до НС кожного року протягом терміну їх вирішення. Справи громадських організацій розміщуються в кінці НС. До НС не включають друковані видання, брошури, довідники, бюлетені та інше. Зведена НС погоджується з експертною комісією установи та експертно-перевірною комісією державного архіву, затверджується керівником установи.
Зведена НС (ЗНС) складається з п'яти примірників: перший - в канцелярії; другий - до архіву установи; третій - направляється до відповідної державної архівної установи; четвертий - у поточній роботі канцелярії; п'ятий - структурним підрозділам для роботи.
ЗНС, як і НС структурного підрозділу щороку (листопад-гру-день) переглядається, уточнюється, передруковується, затверджується керівництвом. Повторному перегляду й затвердженню з архівними органами НС підлягають один раз на п'ять років або у разі змін у структурі, функціях установи. Остання графа „Примітки" служить для приміток про знищення справ чи передачі їх в архів. У кінці кожного розділу треба залишати резервні порядкові номери, що не передбачені раніше.
Похожие работы
... ірі 0,5 ставки, яку він одержує за додаткове виконання обов'язків відсутнього, нехай навіть тривалий час, секретаря. РОЗДІЛ 2. ОРГАНІЗАЦІЯ ДОКУМЕНТООБІГУ НА НОВОСТВОРЕНОМУ ПІДПРИЄМСТВІ 2.1 Методологія і методика раціоналізації діловодства Правильна організація діловодства підприємства, яке тільки створилося є одним із важливих критеріїв його успішного функціонування, а інформаційна система ...
... , виступають як методи менеджменту. У загальноприйнятому розумінні методи — це сукупність способів і засобів впливу суб'єкта управління на об'єкт з метою досягнення поставлених цілей. Методи менеджменту на підприємстві орієнтовані насамперед на високу продуктивність і ефективність діяльності персоналу, на злагоджену роботу підрозділів, на чітку організацію діяльності. Їх можна поділити на методи ...
... мережева версія. В бухгалтерську програму заносяться первинні документи, а сама програма дозволяє формувати будь-які реєстри, звіти, форми в перерізі: - бухгалтерських рахунків; - кореспондентів; - об’єктів обліку. Організація звітності: перелік форм фінансової звітності підприємства. Місце та строк її подання. Фінансова звітність складається з: балансу, звіту про фінансові ...
... керування буде відповідати завданням підвищення ефективності виробництва, висунутим у цей час у зв'язку з переходом до ринкових відносин. Рис. 1. Схема взаємодії внутрішнього та зовнішнього середовища У процесі проектування підприємства створюються як цілісні організми. Потужність і технічний рівень їхніх цехів спочатку пропорційні один одному. Через деякий час пі ...
0 комментариев