Документооборот и хранение документов

7.3 Документооборот и хранение документов

Документооборот – движение документа с момента составления или получения от других предприятий до использования их для бухгалтерской записи и последующей передаче в архив.

Документооборот на каждом предприятии устанавливается главным бухгалтером и является обязательным для всех работников. Он предусмотрен учетной политикой.

Главный бухгалтер должен для каждого документа установить кратчайший путь и минимальный срок для прохождения. Исполнительные документы хранятся в архиве. Для передачи в архив документы располагаются в удобном для отыскания порядке и подписывается или переплетаются в особые папки “Дела”.

Архивы бывают текущие и постоянные. Текущие находятся в бухгалтерии и в них хранятся документы рабочего или текущего года.

В постоянных архивах хранят документы всех отделов предприятия за прошлые года. Каждому документу установлен свой срок хранения по истечению которых, особо важные документы сдают в государственный архив, а остальные на переработку.

Приемка и обработка документов

1. Приемка производится в присутствии материально-ответственного лица, ставится дата и подпись в приемке.

2. Документ проверяется.

3. Делается корреспонденция и производится запись в учетные регистры.

4. При записи документов в учетные регистры бухгалтер осуществляет учетные гашения.

Кроме учетного, различают оперативное гашение, ему подвергаются денежные и банковские документы. На кассовых документах оперативное гашение осуществляет кассир (штамп “оплачено” и дата). Банковские документы гасит бухгалтер штампом “погашено”.

Ошибки, допущенные в документах, исправляются корректурным способом: неправильно написанная запись зачеркивается, сверху пишется правильная, и рядом пишут “исправленному верить” и ставится подпись.

Сдача в архив

Все исполненные документы хранятся в архиве. Существует два вида архивов: текущий и постоянный.

В текущем архиве хранятся документы отчетного года. В постоянном архиве хранятся документы прошлых лет. Перед дачей документов в архив их пронумеровывают, подбирают в удобном для отыскания порядке, прошнуровывают, составляют акт на списание и передают на подпись руководителю. В архиве документы хранятся по установленным срокам, по истечению которых особо важные документы передаются в Госархив, а остальные уничтожаются.

7.4 Требования, предъявляемые к составлению документов:

1. Документы составляются синими или черными чернилами, на пишущей машине или на компьютере.

2. Документы должны составляться своевременно.

3. Соблюдать установленную форму документа, заполнять все реквизиты, в денежных документах незаполненные документы необходимо прочеркивать.

4. Четко и разборчиво писать текст и цифры.

5. В денежных документах сумму необходимо записывать цифрами и прописью с большой буквы.

6. Исправление в документах разрешается только корректурным способом, но эти исправления запрещены в денежных и банковских документах.

7. Подписывать документ нужно с указанием должности подписавшегося.

7.5 Унификация и стандартизация документов

Основными направлениями совершенствования документации являются унификация и стандартизация.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбоме унифицированных форм первичной учетной документации.

Унификация форм первичной учетной документации имеет большое значение для совершенствования учета, так как устанавливает и закрепляет единые требования к документированию хозяйственной деятельности организации, систематизирует учет, исключает из оборота устаревшие и производительные формы, способствует рациональной организации учета.

В унифицированные формы первичной документации (кроме учета кассовых операций) организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. Исключение отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается. Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.

Унифицированные документы – типовые документы, утвержденные в установленном порядке и предназначенные для оформления однородных операций в организациях с различной формой собственности и различными отраслевыми особенностями.

Стандартизация документов – установление одинаковых, стандартных размеров для типовых документов, что позволяет сократить расход бумаги на изготовление документов, упрощает их обработку и хранение.

Контрольные вопросы по теме “Документация хозяйственных операций”

1. Что представляет собой документ?

2. Что такое документ?

3. Что такое реквизит?

4. Что такое унификация документов?

5. Каково значение документации?

6. Что такое стандартизация документов?

7. Как организуется документооборот?

8. Как осуществляется бухгалтерская обработка документов?

9. Какие требования предъявляются к заполнению документов?

10. Как классифицируются бухгалтерские документы? Дайте их краткую характеристику.

Тест по теме “Документация хозяйственных операций”

1. Документ – это:

а) основные реквизиты

б) показатель, характеризующий хозяйственную операцию

в) письменное доказательство, подтверждающее факт совершения хозяйственной операции, право на его совершение.

2. Реквизиты – это:

а) основа и начало учетных записей

б) показатель, характеризующий хозяйственную операцию, отраженную в документе

в) содержание хозяйственной операции

3. Документация – это:

а) способ бухгалтерского наблюдения за хозяйственной деятельностью операции

б) измеритель хозяйственной операции

в) основа информационной системы организации

4. Производить записи в документах не разрешается:

а) пастой шариковых ручек

б) автоматизированным путем

в) простым карандашом

5. Ответственным за организацию документооборота является:

а) менеджер

б) главный бухгалтер

в) инспектор по кадрам

6. По назначению документы подразделяются на:

а) сводные, накопительные, разовые, комбинированные

б) распорядительные, внутренние, внешние, бухгалтерского оформления

в) распорядительные, оправдательные, бухгалтерского оформления, бухгалтерского оформления, комбинированные

7. Какие виды архивов вы знаете?

а) основные и фондовые

б) текущие и постоянные

в) хронологические, систематические

8. Какое гашение осуществляет бухгалтер при записи документов в учетные реквизиты?

а) оперативное гашение

б) учетное гашение

в) разовое гашение

9. Куда передают особо важные документы по истечению срока хранения?

а) в административный архив

б) уничтожаются

в) в Государственный архив

10. Движение документа – это:

а) документация

б) документооборот

Практическая работа по теме “Документация хозяйственных операций”

Проставьте в таблице вид первичного документа: распорядительный (Р); оправдательный (О); документ бухгалтерского оформления (Б); комбинированный (К).

Тема 8. Калькуляция и оценка

8.1 Понятие о себестоимости продукции и услуг, ее виды

Себестоимость продукции – выраженные в денежной форме затраты на производство и реализацию.

По экономическим элементам затраты организаций независимо от их правовой формы в бухгалтерском учете формируют по следующим составляющим:

- материальные затраты (за вычетом стоимости возвратных отходов)

- затраты на оплату труда

- отчисления на социальные нужды

- амортизация основных средств

- прочие затраты.

Принципы классификации расходов сформулированы в Положении о составе затрат и внесенных ряда изменений и дополнений.

Прямые затраты – это те, которые можно включить в себестоимость конкретного изделия непосредственно на основе первичных документов: сырье и материалы, заработная плата производственных рабочих, создающих эту продукцию.

Косвенные затраты относятся одновременно ко всем видам производимой продукции: освещение, отопление, заработная плата цехового персонала и т.д. Их включают в себестоимость готовых изделий по окончании месяца путем косвенного распределения пропорционально, например, заработной плате производственных рабочих и др.

В бухгалтерском учете прямые затраты ведутся на 20 счете “Основное производство”, а косвенные на 23 “Вспомогательные производства”, 25 “Общепроизводственные расходы”.

Основные осуществляются при основных технологических операциях производства продукции.

Накладные – затраты на обслуживание производства и его управление.

Учет расходов по управлению цехами ведется на 25 счете “Общепроизводственные расходы”, а по управлению организацией в целом на 26 счете “Общехозяйственные расходы”.

Постоянные затраты производятся постоянно (ежедневно или не реже 1 раза в месяц): расход материалов, оплата труда и т.д.

Периодические затраты осуществляются реже, чем раз в месяц: затраты на подготовку и освоение новых видов продукции и т.д.

К числу важнейших задач бухгалтерского учета относится исчисление в денежном измерении практической величине затрат на производство определенных видов продукции (работ, услуг), а также приобретенных материальных ресурсов, сопоставление этих затрат с нормативными, выявление величины отклонений фактической себестоимости от нормативной. Решение этой задачи достигается применением калькуляции себестоимости продукции как элемента метода бухгалтерского учета.

Калькулирование - способ учета затрат на производство и реализацию продукции, работ, услуг. Калькулирование себестоимости позволяет знать и анализировать затраты на производство продукции и услуг, обоснованно устанавливать цены. Себестоимость является базой для определения цены производственной продукции выполненных работ и услуг.

Полнота и правильность отнесения затрат на отдельные виды продукции – важная задача, стоящая перед бухгалтерским учетом.

В организациях применяют нормативный, позаказный, попередельный и простой методы учета затрат и калькулирования фактической себестоимости продукции.

Нормативный метод учета затрат и калькулирования себестоимости продукции в своей основе содержит технически обоснованные расчетные величины затрат рабочего времени, материальных и денежных ресурсов на единицу продукции, работ, услуг, т.е. нормы производственных затрат. Правильный и своевременный учет изменения норм позволяет руководителю организации контролировать выполнение планов организационно-технических мероприятий, внедрение новой техники и т.д. Отклонения от норм показывают, как соблюдается технология изготовления продукции, нормы расхода сырья, материалов и т.д.

Нормативный метод учета обеспечивает оперативность и возможность предварительного контроля производственных затрат.

Задачей нормативного метода учета затрат является своевременное предупреждение нерационального использования материальных, трудовых и финансовых ресурсов в хозяйстве, содействие выявлению имеющихся в производстве резервов и результатов внутрихозяйственного хозрасчета. В основе своей он содержит технически обоснованные расчетные величины затрат рабочего времени, материальных и денежных ресурсов на единицу продукции, работ, услуг. Нормы производственных затрат – важнейшее орудие управления производством. Они отражают технический и организационный уровень развития предприятия, влияют на его экономику и на конечный результат деятельности.

Позаказный метод учета используется в производствах с механической сборкой деталей, узлов и изделий в целом; технологический процесс между цехами тесно взаимосвязан; готовую продукцию выпускает только один, последний в технологической цепочке цех. Производственные затраты собирают в начале по цехам, затем суммируют в целом и рассчитывают себестоимость единицы продукции исходя из суммы затрат всех цехов.

При позаказном методе учета объектом учета а калькуляции является заказ. Позаказный метод учета и калькулирования применяют в индивидуальных и мелкосерийных производствах.

Отклонения от плановых норм по каждой статье калькуляции, положительно и отрицательно повлиявшие на себестоимость продукции, можно выявить только после изготовления заказа, поэтому как средство выполнения резервов производства этот способ малоэффективен.

При учете затрат по заказам записываются суммы прямых затрат по каждому заказу, а косвенные затраты суммируются и распределяются пропорционально прямым.

Рассмотрим пример:

Сумма прямых затрат ремонтного цеха за каждый месяц составила 253 тыс. руб., в том числе:

·            По первому заказу – 121 тыс. руб.

·            По второму заказу – 92 тыс. руб.

·            По третьему заказу – 40 тыс. руб.

За тот же месяц сумма косвенных затрат цеха составила 75 тыс. руб. Разделим косвенные затраты между тремя заказами.

Коэффициент отношения косвенных и прямых затрат будет равен:

Кор = 75 тыс.руб./253 тыс. руб. = 0,296443, тогда:

сумма косвенных расходов по первому заказу

= 0,296443 * 121 тыс. руб. = 35 870 руб.

сумма косвенных расходов по второму заказу

= 0,296443 * 92 тыс. руб. = 27 273 руб.

сумма косвенных расходов по третьему заказу

= 0,296443 * 40 тыс. руб. = 11 858 руб.

Попередельный метод учета затрат на производство и калькулирование себестоимости продукции применяется в таких отраслях промышленности, в которых обрабатываемое сырье последовательно проходит несколько отдельных самостоятельных фаз обработки – пределов. Попередельный метод применяется в металлургии, текстильной и других отраслях промышленности. Например, пределами в черной металлургии являются: выплавка чугуна, выплавка стали, прокат – конечный продукт.

Порядок учета затрат и калькулирования продукции в различных организациях по пределам неодинаков. В некоторых организациях прямые затраты в бухгалтерском учете отражаются по каждому пределу в отдельности, а стоимость продукции – только первого предела. Себестоимость конечного продукта будет составлять сумму затрат всех пределов – это бесполуфабрикатный вариант попередельного метода.

Полуфабрикатный вариант попередельного метода. В этом случае калькулируют себестоимость полуфабрикатов после каждого передела, что позволяет выявлять их себестоимость на различных стадиях обработки. Достоинство этого метода в том, что он позволяет определить себестоимость отдельных фаз обработки продукции по цехам, выявить место возникновения и причины отклонений фактической себестоимости продукции от плановой или нормативной.

Рассмотрим пример попередельного учета производственных затрат:

Предприятие имеет в своем технологическом процессе три передела. Изготовлено за месяц 300 изделий. В соответствии с нормами расхода для первого передела отпущено сырья и материалов на 32 тыс. руб., затраты на обработку (совершение первого передела) составили 17 тыс. руб. Затраты второго передела – 29 тыс. руб., третьего – 36 тыс. руб.при бесполуфабрикатном варианте учета себестоимость по переделам составляет:

1 передел – 49 тыс. руб./300 шт. = 163 руб.

2 передел – 29 тыс. руб./300 шт. = 97 руб.

3 передел – 36 тыс. руб./300 шт. = 120 руб.

Итого 163+97+120 = 380 руб. – себестоимость единицы продукции.

Такую же величину себестоимости единицы получим, если 114 тыс. руб. ( 49 + 29 +36) разделим на 300 изделий.

При полуфабрикатном варианте учета сначала в себестоимость включаются все переделы, т.е.:

1 передел – 49 тыс. руб.

2 передел – 49 тыс. руб. + 29 тыс. руб. = 78 тыс. руб.

3 передел – 78 тыс. руб. + 36 тыс. руб. = 114 тыс. руб.

Итого общая стоимость по переделам: 49 + 78 +114 = 241 тыс. руб.

Себестоимость единицы готовой продукции составит 380 тыс. руб. (114 тыс. руб./ 300 шт.)

8.2 Оценка хозяйственных средств в балансе и в текущем учете. Виды оценок

Для учета движения средств необходима правильная оценка всех объектов бухгалтерского учета. Оценка является одним из элементов метода бухгалтерского учета. Оценка объектов бухгалтерского учета должна быть реальной и единой.

Реальность оценки – это объективное соответствие денежного выражения того или иного объекта учета его фактической величине. Под единством оценки понимают ее единообразие и неизменность. Одни и те же объекты учета оцениваются одинаково во всех организациях. Реальность и единство оценки имеют важное значение для правильности отражения имущественного состояния организации, определения финансовых результатов ее деятельности. Всякая неточность оценки средств может сказаться на показателях итогов работы организации.

01 “Основные средства”, как правило, оцениваются по первоначальной стоимости, которая включает фактические затраты организации на приобретение, сооружение и изготовление, за исключением налога на добавленную стоимость и иных возмещаемых налогов (кроме случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации).

Восстановление объектов основных средств может осуществляться посредством ремонта, модернизации и реконструкции. Оценка одинаковых объектов основных средств, введенных в эксплуатацию в разное время, может быть различной и зависит от времени, места и способа сооружения и приобретения основных средств, поэтому возникает необходимость в определении восстановительной стоимости основных средств.

Под восстановительной стоимостью понимается стоимость воспроизводства основных средств. В бухгалтерском балансе основные средства отражаются по остаточной стоимости, представляющая собой первоначальную стоимость за минусом амортизации основных средств.

04 “Нематериальные активы” принимаются к бухгалтерскому учету по первоначальной стоимости. В бухгалтерском учете нематериальные активы отражаются по остаточной стоимости.

Учет материалов ведется на счете 10 “Материалы” и принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости. Оценка материальных запасов при отпуске в производство и ином выбытии производится одним из следующих методов:

- по себестоимости каждой единицы;

- по средней себестоимости;

- по себестоимости первых по времени приобретения материальных запасов (метод ФИФО);

- по себестоимости последних по времени приобретения материальных запасов (метод ЛИФО).

Применение одного из методов по виду (группе) запасов производится в течении отчетного года.

По себестоимости каждой единицы оцениваются драгоценные металлы, драгоценные камни и т.д., которые не могут обычным образом заменять друг друга.

Материальные запасы могут оцениваться организацией по средней себестоимости, которая определяется по каждому виду (группе) запасов как частное от деления общей себестоимости вида (группы) запасов на их количество, соответственно складывающихся из себестоимости и количества по остатку на начало месяца и по поступившим запасом в этом месяце.

Метод ФИФО – оценка по себестоимости первых по времени приобретения материальных запасов. При этом методе списание материалов производится в хронологическом порядке поступления партий.

Например, материал А

Приход:

Дата Количество,кг Цена, руб. Сумма, руб.

Остаток на 01.04. 1 000 20-00 20 000-00

05.04 2 000 22-00 44 000-00

15.04 500 24-00 12 000-00

20.04 800 26-00 20 800-00

25.04 1 000 30-00 30 000-00

Итого в приходе 4 300 106 800-00

Расход:

26.04 3 000 1 000 кг × 20-00 = 20 000-00

2 000 кг × 22-00 = 44 000-00

64 000-00

27.04 1 000 500 кг × 24-00 = 12 000-00

500 кг × 26-00 = 13 000-00

25 000-00

28.04 400 300 кг × 26-00 = 7 800-00

100 кг × 30-00 = 3 000-00

10 800-00

Итого в расходе: 4 400 99 800-00

Остаток на 01.05 900 30-00 27 000-00

При применении этого метода оценка материальных ресурсов, находящихся в запасе (на складе) на конец месяца, производится по фактической себестоимости, а в себестоимости продажи продукции (работ, услуг) учитывается себестоимость более ранних по времени приобретений.

По методу ЛИФО оценка производится по себестоимости последних по времени приобретения материальных запасов.

Например, материал В

Дата Количество, кг Цена, руб. Сумма, руб.

Остаток на 01.04 1 000 20-00 20 000-00

Приход: 05.04 2 000 22-00 44 000-00

15.04 500 24-00 12 000-00

20.04 800 26-00 20 800-00

25.04 1 000 30-00 30 000-00

Итого в приходе 4 300 106 800-00

Расход:

26.04 3 000 1000 кг × 30-00 = 30 000-00

800 кг × 26-00 = 20 800-00

500 × 24-00 = 12 000-00

700 × 22-00 = 15 400-00

78 200-00

27.04 1 000 1000 кг × 22-00 = 22 000-00

22 000-00

28.04 400 300 кг × 22-00 = 6 600-00

100 кг × 20-00 = 2 000-00

8 600-00

Итого в расходе 4 400 108 800-00

Остаток на 01.05 900 20-00 18 000-00

При применении этого метода оценка материальных ресурсов, находящихся в запасе (на складе) на конец месяца, производится по фактической себестоимости ранних по времени приобретения, а в себестоимости продажи продукции (работ, услуг) учитывается себестоимость поздних по времени приобретения.

Счет 41 “Товары” используются в основном торгующими организациями, а также предприятиями общественного питания. Товары в организациях, занятых торговой деятельностью, как правило, учитываются по покупным или продажным (розничным) ценам. В бом-балансе они отражаются по стоимости их приобретения.

Соблюдение правил оценки обеспечивают единство ее во всех организациях.

Чтобы обеспечить реальность оценки средств, необходимо точно определять их фактическую себестоимость.

Контрольные вопросы по теме “Калькуляция и оценка”

1. Что называется себестоимостью?

2. Как формируются затраты по экономическим элементам?

3. Какие затраты относятся к прямым?

4. В чем сущность косвенных затрат?

5. Охарактеризуйте основные и накладные затраты.

6. Как делятся затраты по периодичности?

7. Что понимается под калькуляцией себестоимости?

8. В чем сущность нормативного метода учета затрат и калькулирования себестоимости продукции?

9. Где используется позаказный метод учета? Охарактеризуйте его.

10. В каких отраслях применяется попредельный метод учета затрат на производство и калькулирование себестоимости продукции?

11. Что такое оценка хозяйственных средств?

12. Как оцениваются основные средства и нематериальные активы?

13. В чем заключается метод ФИФО и ЛИФО?

14. По какой стоимости отражаются в балансе товары?

15. Как оцениваются материальные запасы по себестоимости каждой единицы?

Тест по теме “Калькуляция и оценка”

1. Прямые затраты – это:

а) сырье и материалы

б) заработная плата цехового персонала

в) а + б

2. Косвенные затраты – это:

а) освещение

б) заработная плата производственных рабочих

в) а + б

3. По отношению к технологическому процессу затраты бывают:

а) основные

б) прямые

в) косвенные

4. По периодичности затраты бывают:

а) накладные

б) основные

в) постоянные

5. Норма производственных затрат лежит в основе:

а) позаказного метода учета затрат и калькулирования себестоимости продукции

б) нормативного метода учета затрат и калькулирования себестоимости продукции

в) простого метода учета затрат и калькулирования себестоимости продукции

6. Позаказный метод используется:

а) в производствах с механической сборкой деталей, узлов и изделий в целом

б) в отраслях, где обрабатываемое сырье последовательно проходит несколько переделов

в) а + б

7. Оценка – это:

а) объективное соответствие денежного выражения того или иного объекта учета его фактической величине

б) единообразие и неизменность

в) способ, с помощью которого хозяйственные средства получают денежное выражение

8. В балансе основные средства и нематериальные активы отражаются по:

а) первоначальной стоимости

б) восстановительной стоимости

в) остаточной стоимости

9. Метод ФИФО – это оценка:

а) драгоценных камней

б) по себестоимости первых по времени приобретения материальных запасов

в) по себестоимости последних по времени приобретения материальных запасов

Тема 9. Инвентаризация ценностей

Похожие работы

Практические задания по предмету «Теория бухгалтерского учета»

Скачать

33519

10

0

... поступил на предприятие от поставщиков уголь для котельной (вспомогательный цех) на сумму 918 руб. 64 коп. На счетах бухгалтерского учета была произведена следующая запись: Дт 12 «МБП» – 918,64 руб. Кт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» – 918,64 руб. Задание: А) проверить правильность произведенной записи; Б) выявленные ошибки исправить методом «красное сторно»; В) дать обоснование ...

Контрольная работа по предмету «Теория бухгалтерского учета»

Скачать

21288

22

0

... образования средств), счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» – пассивный.  Этот счет синтетический (по степени детализации получаемых в счетах показателей).  По отношению к бухгалтерскому балансу – счет 70 – балансовый. ЗАДАНИЕ 8. Составить оборотную ведомость по аналитическому счету № 71. Произвести сверку взаимосвязанных показателей: итоги оборотной ведомости по аналитическому счету ...

История развития бухгалтерского учета в России

Скачать

83060

0

1

... ». Он же в консервативном духе считал, что только хронологическая запись может быть основной и в связи с этим подчеркивал примат журнала над Главной книгой. 3.4. Итоги развития бухгалтерского учета в Дореволюционной России. Исследования русских ученых оказали воздействие на учетную мысль западных стран. А.М. Вольф, Н.И. Попов, А.М. Галаган, А.П. Рудановский часто цитируются в серьезных книгах ...

Принципы классификации счетов бухгалтерского учета

Скачать

62985

6

3

... одного и кредиту другого счета. Поэтому в случае расхождения сумм по данной операции выявляется допущенная ошибка и устанавливается ответственный за нее. 2.   Классификация счетов и принципы ее формирования Счета бухгалтерского учета составляют основу информаци­онной системы экономического субъекта. Большое количество счетов, используемых в текущем уче­те, требует их упорядочения ...