Правила оформления реквизитов «гриф утверждения», «отметка об исполнении документа и направлении его в дело»

3. Правила оформления реквизитов «гриф утверждения», «отметка об исполнении документа и направлении его в дело»

«Гриф утверждения» - Реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.3

Например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ЗАО "Термика"

Личная подпись А.Г. Цицин

15.09.2004

Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки.4

Например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ЗАО "Термика"

Личная подпись А.Г. Цицин

15.09.2004

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.

Например:

УТВЕРЖДЕН

решением общего собрания акционеров от 10.09.2004 № 561

Слова УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО согласуются с видом документа, например: инструкция УТВЕРЖДЕНА, положение УТВЕРЖДЕНО.

Перечень документов организации, подлежащих утверждению, определяется в Табеле унифицированных форм документов или в Инструкции по делопроизводству. Основанием для составления перечня являются законодательные и ведомственные нормативные акты, устанавливающие обязательную процедуру утверждения тех или иных документов.

Рис. 1. Пример оформления реквизита "Гриф утверждения"

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, приводится в приложении 4 Государственной системы документационного обеспечения управления и содержит следующие виды документов:

- акты (проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов, оборудования; списания; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.);

- задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т.д.);

- инструкции (правила) (должностные; по документационному обеспечению управления; технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т.д.);

- нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников и т.д.);

- отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т.д.);

- перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и др. организаций с указанием сроков хранения материалов и т.д.);

- планы (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ; внедрения новой техники; кооперированных поставок продукции; распределения продукции по установленной номенклатуре; доходов по жилищно-коммунальному хозяйству, по капитальному ремонту; работы коллегии, научно-технического совета, ученого совета и т.д.);

- положения (о министерстве; структурном подразделении; премировании и т.д.);

- программы (проведения работ и мероприятий; командировок и т.д.);

- расценки на производство работ;

- сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений; использования средств фонда предприятия; на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и т.д.);

- стандарты (государственные, отраслевые, республиканские, технические условия);

- структура и штатная численность;

- тарифные ставки;

- уставы государственных предприятий (объединений), входящих в состав объединений и т.д.);

- формы унифицированных документов;

- штатные расписания и изменения к ним.

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

«Отметка об исполнении документа и направление его в дело».

Реквизит "28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело" - реквизит документа, содержащий сведения о характере исполнения документа и месте его хранения в архиве учреждения.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28) включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Например:

Отправлен факс от 09.09.2004 № 12

В дело № 05-10

Личная подпись

Дата

Рис. 2. Пример оформления реквизита "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело"

Реквизит "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело" оформляется от поля без абзацного отступа, схема его расположения приведена на рисунке 3.

Рис. 3. Расположение реквизита "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело"

4. Составьте резюме для поступления на работу

 

Мария Иванова

Адрес: г. Комсомольск-на-Амуре ул., д.x, кор.х, кв.хх.

Контактный телефон: +7(xxx)xxx-xxxx

E-mail: ________________

Дата рождения: 01.01.1981 (26 лет)

Семейное положение: замужем

Образование

2004 – 2006 Московский Институт Международного Бизнеса при Всероссийской Академии Внешней Торговли. Специальность: Маркетинг.

2006 Центр компьютерного обучения при МГТУ им. Баумана. Специальность: Оператор баз данных MS Access 2003.

2004 Высшая Школа Психологии при Институте Психологии РАН. Курсы повышения квалификации, специальность: Менеджер по персоналу.

1999 – 2004 Государственный Университет Гуманитарных Наук. Специальность: Психология.

Опыт работы

2004 - н.в. «Flash Production» (производство телевизионной рекламы, компьютерная графика). Должность: ассистент продюсера. Обязанности: составление смет, организация процесса съемок, фотосессий и озвучания рекламных роликов, подготовка договоров с рекламными агентствами и физическими лицами. Прямые продажи услуг студии («холодная» база). Подготовка бухгалтерской документации (счетов, счетов-фактур и т. д.), контроль платежей по проектам. Работа с базами данных отечественных и зарубежных режиссеров, переписка и телефонные переговоры с Российскими и зарубежными режиссерами, переговоры с рекламными агентствами.

Иностранные языки и владение компьютером

Уровень владения иностранными языками:

Разговорный английский. Изучала на курсах при МПГУ, в университете, в данное время изучаю на курсах.

Владение компьютером и ПО:

Персональный компьютер (опытный пользователь). Windows 9.x, XP, MS Office, Photoshop, Adobe Illustrator. Легко осваиваю новое программное обеспечение.

Дополнительнительная информация

Личные качества:

Работоспособность, обучаемость, аккуратность.

Использованные источники

1. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003.

2. ГОСТ Р6.30-97 Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

3. ГОСТ Р1.5-92 Государственная система стандартизации Российской Федерации. Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов.

4. Павлюк Л. В. Киселева Т. И. Воробьев Н. И. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. Санкт Петербург Издательский торговый дом «Герда», 1998

5. Стенюков М. В. Делопроизводство на малом предприятии. Документы по личному составу. Москва «издательство Приор», 1999

6. Чуковенков А. Ю. Янковая В. Ф. Оформление документов: комментарии к ГОСТ Р 6.30-97. Москва: дело,1999