Основная часть. Группы документов по функциональному значению

2.         Основная часть. Группы документов по функциональному значению

2.1 Организационно-правовые документы

Главное назначение: посредством организационно-правовых документов осуществляются документальное оформление таких вопросов, как создание организации, установление ее структуры, штатной численности и состава, порядок функционирования и взаимодействия структурных подразделений, установление правил внутреннего трудового распорядка для сотрудников организации и порядка их действий при исполнении повседневных трудовых обязанностей.

Общее содержание – сердцевину составляют положения, подлежащие обязательному выполнению всеми сотрудниками организации и составляющие в своей совокупности организационно-правовую базу для нормального функционирования предприятия или учреждения.

Общие характерные черты:

1) подготовке организационно-правовых документов всегда предшествует конкретизированная по срокам и последовательности осуществления процедура их проектирования, разработки, уточнения и согласования.

2) введение организационно-правовых документов в действие всегда осуществляется после утверждения документа соответствующим руководителем.

3) организационно-правовые документы относятся к документам бессрочного действия и сохраняют свою юридическую силу до момента их отмены.

4) организационно-правовые документы – документы прямого действия, затрагивающие, как правило, комплекс взаимосвязанных вопросов.

5) для большинства организационно-правовых документов существуют единые требования к порядку и стилю изложения их содержания.

6) общие требования к оформлению организационно-правовых документов остаются едиными для всех документов данной группы (обязательные реквизиты и порядок их размещения, использование обычной стандартной бумаги, листы которой отвечают всем установленным требованиям, определенных шрифтов и т.п.).

наиболее распространенные организационно-правовые документы: устав организации, положение о структурном подразделении (коллегиальных органах) организации, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, инструкция по отдельным видам деятельности, должностные инструкции.

2.2 Распорядительные документы

Нормативно-правовые акты

НПА издаются на основе и во исполнение федеральных законов, указов, распоряжений Президента РФ, а также по инициативе ФОИВ в виде: постановлений, приказов, распоряжений, правил, инструкций, положений.

Срок подготовки проекта и издания НПА во избежание указаний соответствующих должностных лиц не должен превышать 1 месяца, если не установлен другой срок.

Структура НПА должна обеспечивать логическое развитие темы правового регулирования. Для разъяснения целей и мотивов принятия НПА в проекте дается вступительная часть (преамбула). Нормативные предписания (положения НПА) излагаются в виде пунктов, нумеруемых арабскими цифрами без точки и без заголовков. Пункты могут подразделяться на подпункты, имеющие буквенную или цифровую нумерацию. Таблицы, графики, карты, схемы должны оформляться в виде положений со ссылками на приложения в тексте соответствующих пунктов НПА. Одновременно с подготовкой проекта НПА продумываются предложения об изменении, дополнении или признании утратившими силу соответствующих ранее изданных актов, их частей или отдельных положений. Проект должен быть в обязательном порядке проверен на соответствие его содержания законодательству РФ, правилам русского языка и завизирован руководителем юридической службы органа-разработчика. НПА подписывается (утверждается) руководителем или его первым заместителем. Подписанный (утвержденный) НПА должен иметь реквизиты: наименование органа-издателя, наименование вида акта и его название, дата подписания (утверждения) акта и его номер, наименование должности и фамилия лица, подписавшего акт.

Приказы. Указания

Приказ – распоряжение руководителя организации, основной распорядительный служебный документ (правовой акт) повседневного управления, содержащий нормы, обязательные для исполнения подчиненными. Приказы большей частью относятся к внутренней служебной переписке, среди них можно выделить: ежегодные, повседневные, чрезвычайные, специальные и прочие приказы.

Резолюции на документах

Резолюция – знак того, что документ, доставленный в ваш адрес, не просто побывал у вас в руках, но и оставил своим содержанием некий след в вашей памяти. Более того – очень часто резолюция носит не столько ознакомительный, сколько директивный характер и содержит конкретные указания (или рекомендации) по работе вашим подчиненным (или коллегам).

Основные правила при написании резолюций: краткость, адресность, наличие срока исполнения документа, конкретность, ясность.

2.3    Информационно-справочные документы

Письма

Деловые письма оформляются на специальных бланках («бланках строгой отчетности»), отпечатанных типографским способом. Формат бланка – А4, значительно реже А5 или А3. А3 – для отработки обширных приложений к деловым письмам, или в качестве основы письма презентации. А5 – для оформления сопроводительных писем, справок по запросам и т.п.

В зависимости от специфики вопроса письма делятся на: 1) официальные деловые письма, 2) частные деловые письма, 3) рекомендательные письма, 4) письма-запросы, 5) письма-жалобы, 6) сопроводительные письма.

Общая структура делового письма: 1) заголовок, 2) дата написания, 3) наименование и адрес получателя, 4) вступительное обращение, 5) указание на общее содержание письма, 6) основной текст, 7)заключительная форма вежливости, 8) подпись отправителя, 9) ссылка на приложение (приложения), 10) приложения, 11) сведения об исполнителе, 12) постскриптум.

Оперативные информационно-справочные документы

1)         телеграммы – передаются по телеграфу. Категории телеграмм: простая, срочная, правительственная и международная. Виды телеграмм: фототелеграмма, телеграмма с заверенной подписью, телеграмма-доверенность, телеграмма с оплаченным ответом и др.,

2)         телетайпограммы,

3)         телефонограммы – оперативная информация, передаваемая по телефону, записывается о руки,

4)         факсограммы – передача любого оригинального текста со всеми особенностями его оформления,

5)         E-mail – сообщения – передача текста посредствам электронной почты через локальную сеть.