Понятие делового письма и общие требования к написанию деловых писем

2.   Понятие делового письма и общие требования к написанию деловых писем

 

Деловое письмо – документ, применяемый для связи, передачи информации на расстояние между двумя корреспондентами, которые могут быть как юридическими, так и физическими лицами[3].

Деловые письма отличаются от личных тем, что деловые письма, если только они не конфиденциальные, открыты для ознакомления многих и это налагает на них определенный – деловой – стиль изложения[4].

Одним из главных каналов связи различных предприятий, организаций и учреждений с внешним миром является именно деловое письмо.

С помощью данного вида писем ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, в них излагаются взаимные претензии, приглашения, просьбы и т. п.

Общие требования написания деловых писем:

·          бумага для делового письма должна быть хорошего качества, абсолютно чистой, аккуратно обрезанной;

·          бланк письма должен быть с эмблемой организации, ее полным названием, почтовым и телеграфным адресом, телефоном, факсом, электронным адресом и банковскими реквизитами;

·          служебные письма печатаются на лицевой стороне листа, без помарок; все страницы, кроме первой, нумеруются арабскими цифрами;

·          ширина поля с левой стороны листа должна быть не менее 2 см, абзац начинается с красной строки с отступлением в пять интервалов от левого края строки;

·          текст печатается через полтора – два интервала;

·          наименование организации или фамилия и адрес человека, куда отправляется письмо, проставляется на левой стороне листа;

·          ниже, с края строки или в центре листа, пишется вежливое обращение, например, «Уважаемый Иван Иванович»;

·          после обращения часто ставят восклицательный знак, чтобы следующую фразу начать с красной строки и с заглавной буквы;

·          подпись ставится в правой стороне листа, после заключительной фразы вежливости, например, «С уважением…»;

·          резолюции на всех видах входящей корреспонденции должны делаться карандашом или на отдельных листах;

·          письмо складывается текстом внутрь, а наиболее важные деловые письма не сгибаются, для чего посылаются в больших плотных конвертах;

·          на телеграфный запрос следует дать ответ в течение 3-х дней, на письмо- 10.

К содержанию деловых писем предъявляются следующие требования:

·          точность и ясность изложения мыслей;

·          максимальная доступность текста для понимания, употребление простых фраз, точно и однозначно выражающих суть;

·          краткость, отсутствие лишних слов и пустых фраз;

·          грамотность – соблюдение норм грамматики и правописания, а также требований делового этикета;

·          корректность – деловой и вежливый стиль изложения.

3. Порядок подготовки служебных писем в пограничных органах

 

3.1 Общие положения

 

Служебные письма в войсках, органах и организациях Пограничной службы Российской Федерации готовятся:

как ответы о выполнении поручений вышестоящего органа военного управления;

как ответы на запросы организаций и частных лиц;

как сопроводительные письма;

как инициативные письма.

Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией командира (начальника) воинской части (организации) и их заместителей. Тексты ответных писем должны точно отвечать заданиям, зафиксированным в резолюциях.

Сроки подготовки инициативных писем определяются командирами (начальниками) воинской части (организации) и их заместителями.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

Подготовленные в пограничных органах документы печатаются на бланках органа безопасности с угловым штампом. Введение в обращение бланков документов осуществляется командирами (начальниками) воинских частей (организаций) по предложениям, вносимым делопроизводствами, а также должностными лицами по направлениям служебной деятельности.

Изготовление документов производится с применением компьютеров (используются текстовый редактор Word for Windows версии 6.0 и выше, шрифт Times New Roman размером № 14, 15, 16, для оформления табличных материалов № 12), а их печатание – на лазерных принтерах, на стандартных листах бумаги формата А4 (210Х297 мм).

Подготовка проекта документа начинается с изучения существа вопроса, подлежащего урегулированию, действующего по этому вопросу законодательства, нормативных правовых актов Пограничной службы России, собственных правовых актов и справочного материала. Документ составляется, как правило, по одному предмету регулирования, за исключением отчетов, планов и других аналогичных документов, затрагивающих большой круг взаимосвязанных вопросов.

Каждый документ состоит из отдельных составляющих его элементов, называемых реквизитами.

Документы составляются в официально-деловом стиле и должны отвечать следующим требованиям:

- краткость, логичность и строгая структурная последовательность изложения материала;

- четкость и однозначность формулировок;

- употребление слов только в значениях, являющихся лексической нормой литературного русского языка, устанавливаемой академическими словарями (использование разговорной лексики, жаргонизмов и т.д. допускается только при цитировании);

Незнание лексического значения отдельных слов приводит к ошибкам типа: «удешевить себестоимость» (удешевить можно товары, продукты, но не себестоимость; возможный вариант - «снизить себестоимость»).

Не допускается использование в официальных документах слов, относящихся к разговорной лексике, например: пограничник, моряк, сухопутчик, лаборантка, а также применение образной фразеологии; в тексте документа не должно быть различного написания одних и тех же имен, географических названий, терминов, должностей, учреждений и т.п.

- использование любых специальных и узкопрофильных терминов только в необходимых случаях.

Наличие в тексте документа грамматических и стилистических ошибок недопустимо. Написание имен, фамилий, должностей, воинских званий, наименований организаций, дат, единиц измерения, географических названий в тексте должно быть точным и единообразным.

В документах должны быть исключены смысловые противоречия и повторы.

В тексте документа запрещается переносить аббревиатуры, разбивать по разным строкам номера, числа, даты, фамилии и инициалы.

Документ излагается от третьего лица единственного числа или от первого лица множественного числа, допускается также безличная форма. В текстах документов разрешается замена многократно повторяющегося развернутого понятия сокращенным обозначением (аббревиатура, сокращение, ключевое слово из названия), указываемым в скобках после его первого упоминания в полной форме.

Документы печатаются через полтора межстрочных интервала, с левой стороны листа оставляется поле не менее 20 мм, с правой – не менее 10 мм, сверху и снизу – не менее 20 мм. Номера листов проставляются в середине верхнего поля арабскими цифрами без точек. Первый лист не нумеруется. На подписываемый экземпляр (подлинник) документа реквизит «Экз. № …» не выносится.

Экземпляры документа, приложений к нему (при их наличии), следующие за подлинником, должны абсолютно точно воспроизводить текст и все реквизиты подлинника, за исключением реквизитов бланка, иметь в отличие от подлинника реквизит «Экз. № …».

Следующие за подлинником экземпляры документа заверяются исполнителем. С указанием должности, воинского звания, инициалов и фамилии, номера телефона и даты заверения в зависимости от наличия свободного места на лицевой стороне листа или же на его обороте по форме:

«Верно:

начальник ……………………… отдела

капитан (подпись заверяющего) 0.В. Иванов

тел. …………

15.10.08 г.»

Обычно документы (если они не направляются одновременно нескольким адресатам) изготавливаются в двух экземплярах: подлинник - в адрес, второй экземпляр – в подразделение-исполнитель (подразделение органа безопасности по направлению деятельности). Если же документ предназначен для представления нескольким адресатам, то все его подписываемые экземпляры, направляемые в эти адреса, оформляются как подлинники.

Датой документа является дата его подписания. Даты в документах оформляются арабскими цифрами в последовательности: день, месяц и год. В их текстах и угловых штампах бланков применяется словесно-цифровой способ оформления даты, например: «14 марта 2008 г. (года)». В остальных случаях дата обозначается цифрами, причем день и месяц показывают двумя парами арабских цифр, а год четырьмя арабскими цифрами, например: «14.03.2008»

На всех экземплярах документов на лицевой или оборотной стороне последнего листа в левом нижнем углу указываются инициалы, фамилия исполнителя и номер его служебного телефона. На экземпляре, остающемся в деле, дополнительно указываются: количество отпечатанных экземпляров, список их рассылки, с чего печатался документ (номер тетради, блокнота, отдельных листов бумаги, машинного носителя информации), фамилия печатавшего документ, дата печатания, наличие чернового материала.