Навигация
4. Терміни та поняття
Термінологія стандарту ISO 15489 базується на термінах, регламентованих стандартом ISO 5127 "Документація та інформація - Словник" 5, що застосовується під час розроблення прикладних стандартів з різних видів інформаційної діяльності, у тому числі бібліотечної та архівної справи, управління документацією. Проте технічний комітет Міжнародної організації стандартизації, що розробляв стандарт з управління документацією, прийняв не всі визначення термінів, які пропонує стандарт ISO 5127, та визнав за необхідне стосовно окремих термінів дати свої формулювання. Це стосується, насамперед, базових понять - "документ" та "управління документацією". У стандарті ISO 15489 термін "документ" визначається як інформація, яку організація або фізична особа створює, одержує (отримує) і зберігає як свідчення та інформацію згідно правових зобов'язань або в процесі виконання дій з основної діяльності. Термін "управління документацією" у цьому стандарті трактовано як галузь управління, що відповідає за ефективний та систематичний контроль за створенням, прийманням, зберіганням, використанням, передаванням на зберігання та вилученням для знищення документів, включаючи процеси відбору та зберігання в документальній формі свідчень і інформації про ділову діяльність.
Терміни та поняття, що відрізняються від стандарту ISO 5127, подано в статті 3 ISO 15489:1 6.
5. Нормативна база діловодства в Україні
Нормативну базу діловодства України можна умовно розділити на декілька груп. Першу групу становлять закони, які регламентують загальні засади політики держави в галузі інформації взагалі та діловодства зокрема (закони України "Про інформацію" 7, "Про державну таємницю" 8, "Про Національний архівний фонд та архівні установи" 9, "Про електронні документи та електронний документообіг" 10, "Про електронний цифровий підпис" 11 тощо).
Другу групу становлять правові акти з діловодства, що мають міжвідомчий характер. Це насамперед "Примірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді Міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади", затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. №1153 (далі - Примірна інструкція) 12, та "Інструкція з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації", затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 р. № 348 (далі - Інструкція з діловодства за зверненнями громадян) 13. До цієї групи також відносяться державні стандарти, що закріплюють класифікаційну схему управлінської документації та термінологію діловодства й архівної справи, визначають основні вимоги до систем документації, до оформлення документів (Діловодство і архівна справа. Терміни і визначення: ДСТУ 2732:94, Державний класифікатор управлінської документації: ДК 010-98, Державна уніфікована система документації. Основні положення: ДСТУ 3843-99, Державна уніфікована система документації. Формуляр-зразок. Вимоги до побудови: ДСТУ 3844-99, Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів: ДСТУ 4163-2003) 14.
Третю групу складають різноманітні типові та примірні інструкції з діловодства конкретних органів законодавчої та виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, розроблені на основі Примірної інструкції та Інструкції з діловодства за зверненнями громадян.
Окрему групу становлять нормативні акти, що регламентують спеціальне діловодство. Наприклад, у сфері юридичної діяльності Міністерство юстиції України затвердило Правила ведення нотаріального діловодства, Інструкцію з діловодства в районних, міських (міст обласного значення), районних у містах відділах державної виконавчої служби, Інструкцію з діловодства у відділах реєстрації актів цивільного стану районних, районних у містах, міських (міст обласного значення) управлінь юстиції 15. Закон України "Про судоустрій" регламентує організацію роботи щодо здійснення діловодства в судах 16.
Отже, нормативно-правові акти, що регулюють організацію діловодства в Україні, мають обмежені сфери застосування і стосуються або окремих питань роботи з документами та окремих груп документів, або певних видів установ, організацій, підприємств. Документи ж створюють всі без винятку юридичні особи. В інтересах як держави і суспільства в цілому, так і окремих громадян організувати управління документацією так, щоб ведення і зберігання службової документації відбувалося належним чином, за єдиними для всіх без винятку правилами. Крім того, економічні методи управління формують нові потреби фахівців та менеджерів у повній, оперативній та достовірній документованій інформації для прийняття кваліфікованих управлінських рішень.
Стандарт ISO 15489:2001 стосується всіх документів, які організація (державна чи приватна) створює або отримує в процесі своєї діяльності. Він описує процеси, методи і процедури, яких слід дотримуватися, щоб досягти належної організації роботи з документами. Його можна використовувати як інструмент для оцінки узгодження з вимогами до ведення документів та формування відповідного регуляторного режиму. Це сприяє підвищенню якості роботи, змушуючи установи і людей працювати за певними правилами. Тому цілком доцільним вбачається впровадження норм міжнародному стандарту ISO 15489:2001 в Україні.
Похожие работы
... ізації непридатних боєприпасів, утилізації рідинних компонентів і твердого ракетного палива та інших токсичних речовин на підприємствах і в організаціях, що належать до його сфери управління. Ретельно визначені повноваження в галузі охорони навколишнього природного середовища Міністерства транспорту України в Положенні про нього, що затверджене Указом Президента України від 11 травня 2000 р. ...
... потенційних невідповідностей й їхніх причин; б) визначення й забезпечення впровадження необхідних попереджуючих дій; в) реєстрації результатів початих дій [6]. 2. РОЗРОБКА ДОКУМЕНТОВАНОЇ СИСТЕМИ УПРАВЛІННЯ ЯКІСТЮ ВИРОБНИЦТВА СВІТЛОТЕХНІЧНОЇ ПРОДУКЦІЇ 2.1 Етапи розробки та впровадження СУЯ Особливості впровадження системи управління якістю та об’єм робіт з її сертифікації визначаються ...
... Метод є об'єктивним за своєю природою та ґрунтується на аналізі даних. Дана методика враховує міжособистісні аспекти та особливості управління проектами при реалізації цього підходу у реальних умовах. 3.2. Розробка критеріїв оцінки якості обслуговування абонентів мобільного зв’язку «Київстар» «Київстар» постійно працює над удосконалюванням якості своїх послуг, а для цього компанії важливо ...
... регулювання ЗЕД залишається нез'ясованим. Законом України "Про економічну самостійність Української РСР" від 13 серпня 1990 р. встановлено, що Україна самостійно здійснює керівництво зовнішньоекономічною діяльністю, бере безпосередню участь у міжнародному поділі праці та розвиває економічне співробітництво з іншими державами на основі принципів зацікавлення, рівноправності й взаємної вигоди. Пі ...
0 комментариев