Напрямки оптимізації діловодства районної Криворізької

2.2. Напрямки оптимізації діловодства районної Криворізької

адміністрації

На сьогоднішній день комп’ютерно-інформаційні технології проникають у всі сфери життя суспільства. Але, як не прикро, комп’ютерно-інформаційне забезпечення діяльності владних структур знаходиться на низькому рівні. Комп’ютеризація органів влади розвивається стихійно, переважно в напрямку поставок комп’ютерної техніки, без використання її можливостей направлених на створення багаторівневих інформаційних систем (баз даних, електронний документообіг і т.д.), згідно чіткої ієрархії владних структур.

Єдине інформаційне середовище скоординує роботу служб органів влади по горизонталі та вертикалі, що в свою чергу забезпечить вирішення таких організаційно-управлінських задач:

-        оперативне та перспективне планування діяльності структур всіх рівнів влади, як кожної зокрема, так і у їх взаємозв’язку;

-        планування та техніко-економічне обгрунтування розгортання видів виробничо-підприємницької діяльності на певній території;

-        раціональне використання людських та земельних ресурсів, соціального захисту населення;

-        прозору взаємодію виконавчих, комунальних, та інших служб та організацій (відділи субсидій, соцзахисту, ДПІ та інш.)

-        проведення загально-державних заходів таких як перепис населення, вибори, цільова допомога при стихійних лихах тощо;

-        кредитно-інвестиційна діяльність;

-        розв’язання інших задач виробничого, організаційного та управлінського характеру.

Систему програмно-інформаційного забезпечення організаційно-управлінської діяльності районної адміністрації пропонується побудувати на базових концепціях для таких масштабів, розроблених корпорацією Microsoft, так званій системі Microsoft Solutions Framework (MSF), яка дозволяє розглядати архітектуру інформаційних технологій з п’яти позицій (перспектив), а саме:

-                    ієрархія;

-                    інформація;

-                    програмне забезпечення;

-                    організація;

-                    управління.

При такому підході до розв’язання поставлених задач отримуються комплексні рішення, їх пріоритети чітко визначені, інформація та програми для її використання орієнтовані на досягнення основних цілей організаційно-управлінської діяльності органів влади, з врахуванням їх взаємовідносин в ієрархічній структурі територіально-адміністративного підпорядкування.

Принципи розробки інформаційно-програмного забезпечення по системі MSF включає набір моделей, підходів та методів, які допоможуть розробити для органів влади інформаційні технології, впровадити та використовувати їх для вдосконалення організаційно-управлінської діяльності.

Для раціонального використання технічних комп’ютерних засобів і програмного забезпечення розгортається корпоративна інформаційна комп’ютерна мережа, робота в якій побудована на INTERNET технологіях (обробка інформації здійснюється програмним забезпеченням, створеним на основі сучасного середовища розробки з використанням систем управління базами даних за допомогою доступу до WEB-сайтів).

Дані формуються в банки даних, що створюються та функціонують під системою управляння базами даних типу MS SQL Server, Oracle і т.д., що забезпечує їх надійне зберігання, оперативний та контрольований доступ до інформації.

Програмне забезпечення розробляється на об’єктно-орієнтованих засадах з використанням технологій Framework.Net, що в свою чергу дозволяє максимально чітко та повно моделювати основні об’єкти самоврядування та взаємозв’язки між ними.

В предметній сфері органів влади основними об’єктами є:

-              людина та її соціальний захист;

-              земля;

-              нерухомість;

-              виробничо-підприємницька діяльність;

-              кредитно-інвестиційна діяльність і т.д.

На основі такого підходу виділяються основні завдання інформаційного забезпечення діяльності органів влади:

-              розробка та створення баз даних по населенню, яке проживає на певній території;

-              розробка та створення баз даних по землі;

-              розробка та створення баз даних по об’єктах нерухомості;

-              розробка та створення баз даних по виробничо-підприємницькій діяльності, яка ведеться на адміністративній території.

2.3. Шляхи створення комп’ютерно-інформаційної системи для робот із

документами районної Криворізької адміністрації

Для створення комп’ютерно-інформаційної системи районної адміністрації пропонується схема, яка передбачає вирішення поставленої задачі в три етапи:

1-й етап спрямований на первинну ланку органів влади, а саме сільські та селищні ради.

 Для цього необхідно вирішити питання:

а) створення матеріально-технічної основи інформаційного забезпечення (комп’ютери та копіювальна техніка);

в) створення структури бази даних первинної інформації;

б) створення програмного забезпечення для формування та ведення бази даних, джерелом якої є первинні достовірні дані сільських, селищних рад;

г) створення електронної системи документообігу ;

д) впровадження програмного забезпечення та навчання кадрів.

Це дасть змогу:

- швидкого та якісного надання громадянам повної та достовірної інформації, необхідної для забезпечення їх особистих прав та життєвонеобхідних потреб;.

- проведення аналізу інформації для прийняття управлінських рішень на рівні сільської чи селищної ради.

2-й етап спрямований на організацію інтеграції інформаційних баз первинних ланок органів влади (сільські, селищні ради) в інформаційні бази вищого рівня (район, райдержадміністрація).

Для цього необхідно вирішити питання:

а) створення матеріально-технічної основи інформаційного забезпечення районної ради та райдержадміністрації (комп’ютери та копіювальна техніка);

б) створення інформаційної мережі для зв’язку з сільськими та селищними радами на технологіях Internet. (запровадження якісного зв’язку між районним центром та сільськими, селищними радами);

в) створення структури бази даних інтегрованої інформації рівня району;

г) створення програмного забезпечення для районної, міської влади на основі потужних систем управління базами даних для збереження та аналізу, як власної інформації, так і даних сформованих у первинних органах влади;

д) впровадження електронної системи документообігу;

е) створення WEB-сайту з можливістю відображення інформації про життя, виробничу діяльність, економічний потенціл району і т.і.;

з) впровадження програмного забезпечення та навчання кадрів.

Це дасть змогу:

- проведення аналізу інформації для прийняття управлінських рішень на рівні районної ради та райдержадміністрації;

- вдосконалення системи формування та збереження інформації на базі сучасних технологій її обробки;

- розширення можливостей надання інформаційних послуг громадянам та організаціям за рахунок передових технологій і засобів зв’язку.

Впровадження сучасного програмно-інформаційно забезпечення дасть можливість побудувати корпоративні рішення для забезпечення більш чіткої і прозорої роботи різних гілок влади і швидкого реагування на різного роду проблеми.

Це стає можливим завдяки створенню та підтримці достовірних баз даних по одному шаблону з використанням централізованої нормативно-довідникової інформації, формування консолідованої звітності на різних рівнях органів влади для проведення моніторингу і прийняття управлінських рішень.

Програмне забезпечення “Самоврядування” розроблено для створення та ведення баз даних структур підпорядкованих органам влади будь-якого рівня і розмірів, від сіл і селищ до райцентрів і міст. При незначній модифікації програмного забезпечення можна використовувати для інших потреб організаційно-управлінської діяльності :

- при проведенні виборів чи інших подібних заходів;

- для роботи в житлово-комунальних службах;

- для торгівлі, медицини та ін.;

Конкретна версія програмно-інформаційного забезпечення містить:

1. Адресну частину господарства (об’єкта) (населений пункт, вулиця, дім, квартира) з підтримкою специфічних найменувань фізичного розташування, унікальний номер домогосподарства та інше (телефон, фото).

2. Інформаційний блок про мешканців господарства:

а) прізвище, ім’я по батькові усіх мешканців;

б) ведення сімейної ієрархїї (ступінь родинного зв’язку);

в) дані, що ідентифікують особу (дата народження, ідентифікаційний код, стать, освіта, пільги, фах, дані про свідоцтво про народження та паспортні дані, і т.д.);

г) соціальний статус особи (де раніше і на даний момент працює та проживає).

3. Накопичення та ведення історії про:

а) будівлі та комунальні послуги, що є в господарстві (матеріал, покриття, стан, площа загальна, площа житлова, кількість кімнат, послуги та їх характеристика) в розрізі змін, що відбувалися;

б) наявність тварин ( вид тварин, група тварин та кількість) ;

в) вид техніки, її технічний стан, стан в органах державної реєстрації.

Інформацію про земельні угіддя (категорію, площу, вид використання, тип власності, культури, під які використовується земля) з прив’язкою до конкретної людини та домогосподарства.

Довідникова інформація (довідники) (понад 35 довідників) адмініструються в районі. Дані в довідниках заповненні на базі погосподарських книг і є нормативно-довідниковими, що дозволяє:

- відкинути занесення некоректної інформації (використовуючи програмні методи);

- спростити занесення самої інформації;

- формувати консолідовану звітність на різних рівнях органів влади для проведення моніторингу і прийняття управлінських рішень.

Програма легка в користуванні, робота в ній (принципи занесення, зміни, знищення, пошуку, фільтрування, видача звітів пройшли апробацію і є однаковими при роботі з різними даними (жителі, тварини і т.д.)) є зручною і інтуїтивно зрозумілою користувачу.

Даний програмний продукт містить модуль для швидкого пошуку необхідної інформації, можливості сортування і фільтрування для зручного перегляду даних та їх обробки.

Легкі та зручні засоби для передачі інформації в EXCEL та WORD у вигляді:

- типізованої звітності (певні звіти у відділ статистики);

- різного виду довідки ( про стан сім’ї у відділ субсидії, УЕГГ, РЕМ т.д).

Крім того, є можливість формування внутрішніми засобами строгих звітів (Reports), що виключатиме можливість внесення недостовірних даних у звіт.

Сама інформація має декілька рівнів захисту:

- пароль+користувач при вході в програму;

- реляційна побудова бази даних з використанням тригерів і процедур не дозволяє занесення даних в базу за межами програми;

- використання додаткового поля в структурі файлів, де формується унікальна інформація про користувача, час його роботи є закодовано;

- передбачено можливість обмеженого доступу до інформації певним користувачам.