Войти на сайт

или
Регистрация

Навигация


 

Учебно-практическое пособие

 

"Работа с базами данных Microsoft Access 2000"


Введение

Любое предприятие, фирма, банк, учреждение обрабатывает большой объем информации, связанной как с внешними партнерами, так и с внутренними операциями, начиная от начисления заработной платы сотрудникам и заканчивая учетом операций с материальными и денежными средствами внутри и вне фирмы. Эти данные могут представлять собой бизнес-информацию (имя клиента, суммы платежей в платежных ведомостях, данные о сотрудниках и т.д.), предоставляться другой системой (информация о курсах валют, акций), носить временный характер (результаты промежуточных преобразований информации, имена временных файлов и т.д.). Независимо от типа используемой информации и способа работы с ней, данные должны быть логически организованы. Может понадобиться ввод новых данных, редактирование имеющихся, их просмотр и представление в виде отчета.

Табличный процессор Microsoft Excel позволяет хранить данные в одной или нескольких таблицах, проводить однотипные расчеты с большими наборами данных, формировать сводные таблицы и т.д. Однако в электронных таблицах данные не всегда структурированы, в связи с этим в записях таблицы имеется много повторений. Все это затрудняет корректировку и обработку данных. Более гибкие средства обработки данных представляет приложение Microsoft Access 2000.

Система управления базами данных (СУБД) Microsoft Access 2000 поддерживает самую распространенную модель хранения данных – реляционную. Ссылка из одной таблицы на другую через какое-нибудь общее (ключевое) поле называется отношением (relation), а база данных, построенная на таком принципе, – реляционной.


1. Структура реляционной базы данных

Реляционная модель баз данных представляет данные как коллекцию таблиц. Структура базы данных определяется введением связей между простыми таблицами.

Пусть фирма ведет учет продаж, данные о которых хранятся в следующей таблице:

Таблица 1


Объемы продаж фирмы «Гигант»

Покупатель Товар Ед.измер. Кол-во Цена за ед., руб. Сумма, руб. НДС% Сумма с НДС Дата сделки
Атлант Бананы кг 25 12 25 02.11.05
Рога и копыта Бананы кг 30 12 25 02.11.05
Атлант Консервы банка 20 15,5 25 01.11.05
Метеор Консервы банка 50 8,3 25 02.11.05
Атлант Консервы банка 20 7,5 25 05.11.05
Рога и копыта Консервы банка 60 8,7 25 05.11.05
Метеор Конфеты шт. 30 45 25 01.11.05
Рога и копыта Конфеты кг 25 10,5 25 01.11.05
Метеор Конфеты кг 40 12,5 25 05.11.05
Рога и копыта Яблоки кг 50 10 25 01.11.05
Метеор Яблоки кг 50 8 25 04.11.05
Атлант Яблоки кг 10 11,5 25 07.11.05
Атлант Конфеты кг 25 40 25 08.11.05
Рога и копыта Бананы кг 30 12 25 08.11.05
Атлант Конфеты кг 20 30 25 07.11.05
Метеор Консервы банка 20 8,3 25 09.11.05
Атлант Консервы банка 40 12 25 08.11.05
Рога и копыта Консервы банка 30 8,7 25 05.11.05
Метеор Конфеты шт. 10 45 25 08.11.05
Рога и копыта Консервы банка 25 5 25 08.11.05
Метеор Бананы кг 40 12,5 25 07.11.05
Рога и копыта Конфеты кг 50 25 25 09.11.05
Метеор Яблоки кг 50 8 25 08.11.05
Атлант Яблоки кг 100 11,5 25 05.11.05

Таблица содержит избыточную информацию: имя покупателя, наименование товара, единицы измерения повторяются в разных ее строках. Разработчик базы данных должен структурировать данные таким образом, чтобы устранить излишнее дублирование и обеспечить скорейший поиск всех нужных данных. Проводимое с этой целью разделение данных на отдельные таблицы называется нормализацией. Простейшие базы данных можно нормализовать, следуя простому правилу: таблицы, содержащие повторяющиеся данные, нужно разделить на отдельные таблицы, чтобы исключить повторения.

Между таблицами могут быть установлены отношения один ко многим, когда каждой записи одной таблицы соответствует несколько записей другой таблицы, и многие ко многим, когда одной записи первой таблицы соответствует много записей второй и наоборот. Отношение многие ко многим реализуется через два и более отношений один ко многим.

Для повышения эффективности нормализуем таблицу Объемы продаж фирмы «Гигант» (табл. 1), разделив ее на отдельные таблицы: Покупатели (табл. 2), Товары (табл. 3), Заказы (табл. 4) со соответствующей структурой.


Таблица 2

Таблица Покупатели Таблица Покупатели (структура)
ИДКл Покупатель Фамилия Адрес Город
1 Атлант Балаганов ул. Садовая, 45, кв. 8 Черноморск
2 Рога и копыта Бендер пр. Героев, 31, кв. 5 Москва
3 Метеор Щукина Речной пер., 3, кв. 17 Москва

ИДКл

Покупатель
Фамилия
Адрес
Город

Таблица 3

Таблица Товары Таблица Товары (структура)

Код

товара

Товар Поставщик Ед. изм. Цена В на-личии
1 Бананы АО Экзотика кг. 300 200
2 Конфеты ЗАО Рот Фронт кг. 15 300
3 Яблоки АО Умелец кг. 45 500

КодТовара

Товар
Поставщик
ЕдИзм.
Цена
В_наличии

Таблица 4

Таблица Заказы Таблица Заказы (структура)

Код

Заказа

ИДКл Дата КодТовара НДС Кол-во
1 1 02.11.06 1 25% 25
2 2 02.11.06 1 25% 30
3 1 01.11.06 2 25% 20

 

КодЗаказа

ИДКл
Дата
НДС
КодТовара
Кол-во

По сравнению с таблицей 1 в таблицы Покупатели (табл. 2) и Товары (табл. 3) добавлены поля (соответственно Фамилия, Адрес, Город и Поставщик, В наличии), которые позволяют поместить в них дополнительные сведения, необходимые для работы с клиентами и поставщиками товаров. Поля Сумма и СуммаНДС в таблицу Заказы не включены с целью экономии памяти компьютера. Значения этих атрибутов будем вычислять при обращении к БД с помощью запросов.

Каждая запись имеет ключ. Ключ – это поле или группа полей в таблице, которые индексируются для быстрого извлечения данных. Ключ может быть однозначным (unique) или неоднозначным в зависимости от того, разрешается ли в нем наличие повторений. Однозначный ключ может быть назначен первичным ключом (primary key), являющимся неповторяемым идентификатором для каждой строки таблицы. Если ключевое поле не установлено, то Microsoft Access автоматически устанавливает в качестве ключевого поле Счетчик. В приведенных таблицах идентификационные номера записей (выделены жирным шрифтом) являются первичными ключами таблиц, потому что однозначно определяют одну и только одну запись.

В таблице 5 внешние ключи выделены жирным курсивом.

Таблица 5

Покупатели

 

Заказы

 

Товары

ИДКл

КодЗаказа

КодТовара

Покупатель

ИДКл

Товар
Фамилия Дата Поставщик
Адрес НДС Ед.изм.
Город

КодТовара

Цена
Кол-во В наличии

Тип отношений, приведенный в таблице Заказы, называется отношением один ко многим, так как одни клиент может сделать несколько заказов, но конкретный заказ может быть размещен только одним заказчиком, и один товар может быть заказан несколькими клиентами.

Между таблицами Покупатели и Товары установлено отношение многие ко многим. Один клиент может заказать несколько товаров, а один товар может быть заказан несколькими клиентами. Отношение «многие ко многим» реализовано путем создания двух отношений «один ко многим», с общей таблицей «многие» (таблица Заказы), которая содержит внешние ключи других таблиц: таблица Заказы связана как с таблицей Товары (через поле КодТовара), так и с таблицей Покупатели (через поле ИДКл).

Так как таблицы нормализованы, можно изменять данные о заказах, исправив всего одну запись в таблицах Покупатели или Товары. Кроме того, используя нормализованные таблицы, можно составить новые, виртуальные таблицы, содержащие требуемую информацию, сделать удобным ввод данных в БД.

2. Создание базы данных

Для проектирования собственной базы данных загрузите приложение Microsoft Access, для этого нажмите кнопку  на панели Microsoft Office.

После загрузки приложения появится диалоговое окно, в котором пометьте переключатель Новая база данных и нажмите кнопку ОК.

После этого появится диалоговое окно с предложением ввести имя базы данных. Введите имя базы данных и нажмите кнопку Создать. На экране появится окно База данных с именем базы (рис. 1).

Задание 1


Информация о работе «Работа с базами данных Microsoft Access 2000»
Раздел: Информатика, программирование
Количество знаков с пробелами: 23449
Количество таблиц: 27
Количество изображений: 27

Похожие работы

Скачать
37783
0
0

... на создание таблицы создает новую таблицу на основе всех или части данных из одной или нескольких таблиц. Запрос на создание таблицы полезен при создании таблицы для экспорта в другие базы данных Microsoft Access или при создания архивной таблицы, содержащей старые записи. 4.1.3 Формы Формы являются типом объектов базы данных, который обычно используется для отображения данных в базе данных ...

Скачать
34546
3
19

... обработки в полях не оказывается никаких значений, система обеспечивает полную поддержку пустых значений. 1 Основные понятия о базах данных MS Access   1.1 Краткая характеристика MS Access   Microsoft Access является настольной СУБД (система управления базами данных) реляционного типа. Достоинством Access является то, что она имеет очень простой графический интерфейс, который позволяет ...

Скачать
19369
7
1

... государственных строительных фирмах. Основание для разработки. Данная программа разрабатывалась в качестве курсовой работы. Тема работы звучит следующим образом: «Разработка системы управления базой данных строительной фирмы». Цель данной работы заключается в закреплении знаний полученных во время обучения по специальности «Базы данных», получении практического опыта создания программ которые ...

Скачать
20018
9
6

... (самостоятельно указать определенный стиль), фамилия исполнителя, город. Ход работы По методическим указаниям была построена база данных «Моя музыкальная коллекция». Ниже указаны сформированные в ходе работы с базой данных таблицы 1-4. Таблица1 Стили Порядковый номер Код стиля Название стиля 1 1 Джаз 2 2 Рок-музыка 3 3 Поп-музыка 4 4 Классика 5 1 Джаз 6 1 Джаз 7 2 Рок- ...

0 комментариев


Наверх