Анализ существующих систем

1.3      Анализ существующих систем

Сегодня на рынке Информационных Технологий существует большое количество различных систем электронного документооборота для организаций различных форм собственности. Рассмотрим несколько программных продуктов, предназначенных для управления документооборотом организации:

Ø   "1 С: Документооборот 8";

Ø   "Евфрат документооборот";

Ø   "LanDocs".

"1С: Документооборот 8"

Программный продукт "1С:Документооборот 8", разработанный на новой технологической платформе "1С:Предприятие 8.2", является преемником программного продукта "1С:Архив 3", который уже более 10 лет применяется в сотнях организаций, предприятий и учреждений, и предназначена для автоматизации документооборота.

"1С:Документооборот 8" позволяет:

·           упорядочить работу сотрудников с документами, исключить возможность утери версий или пересечения фрагментов при одновременной работе;

·           сократить время поиска нужной информации и суммарное время коллективной обработки документов;

·           повысить качество готового материала (проектов, документации и пр.) за счет решения большого количества спорных вопросов и упорядочивания работы пользователей.

"1С:Документооборот 8" не имеет отраслевой специфики и может эффективно использоваться как в бюджетном секторе, так и на коммерческих предприятиях, будь то распределенная холдинговая структура с большим количеством пользователей или небольшое предприятие. Будучи универсальной, программа легко может быть настроена и адаптирована под специфику конкретной организации.

"1С:Документооборот 8" в комплексе решает задачи автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины:

·           централизованное безопасное хранение документов,

·           оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей,

·           регистрация входящих и исходящих документов,

·           просмотр и редактирование документов,

·           контроль версий документов,

·           полнотекстовый поиск документов по их содержанию,

·           работа с документами любых типов: офисными документами, текстами, изображениями, аудио- и видеофайлами, документами систем проектирования, архивами, приложениями и т.д.,

·           коллективная работа пользователей с возможностью согласования, утверждения и контроля исполнения документов,

·           маршрутизация документов, настраиваемая по каждому виду документов в отдельности,

·           автоматизированная загрузка документов из электронной почты и со сканера,

·           учет и контроль рабочего времени сотрудников.

Учет документов ведется в разрезе видов документов в соответствии с положением о документообороте предприятия. Принципы учета входящих, исходящих и внутренних документов, заложенные в программу, полностью соответствуют действующим стандартам и нормам, например:

·           ГОСТ Р 6.30-2003,

·           ГОСТ Р 51141-98,

·           Федеральный закон Российской Федерации от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации",

·           Требования ГСДОУ,

·           Типовая инструкция по делопроизводству в органах федеральной исполнительной власти и др.

"1С:Документооборот 8" поддерживает многопользовательскую работу в локальной сети или через Интернет, в том числе и через веб-браузеры.

Пользователи, создававшие документы в ознакомительной версии "1С:Архив 8" и бета-версии "1С:Документооборот 8", могут автоматически обновить их на финальную версию "1С:Документооборот 8". После обновления все созданные ранее документы будут сохранены.

Евфрат

Программный комплекс "ЕВФРАТ-Документооборот" (далее — комплекс) разработан для применения в органах государственной власти, организациях малого и среднего бизнеса, промышленных предприятиях, научных и образовательных учреждениях. Комплекс предназначен для создания системы электронного документооборота, автоматизирующей процессы документооборота и делопроизводства. Под делопроизводством понимается ведение документации предприятия: прием, оформление, отправка и учет документов. Под документооборотом в организации понимается движение документов между сотрудниками и исполнение последними поручений по документам, контроль исполнения поручений и согласование результата.

Комплекс обеспечивает широкие возможности автоматизации указанных процессов. Также комплекс "ЕВФРАТ-Документооборот" может рименяться как средство автоматизации деловых процессов. Комплекс "ЕВФРАТ-Документооборот" реализован на базе архитектуры клиент-сервер и состоит из нескольких взаимосвязанных модулей. Пользователи на своих рабочих местах работают с клиентским модулем "ЕВФРАТ-Документооборот". Помимо него, в состав комплекса входит также несколько служебных модулей. Информация о назначении, возможностях этих модулей и порядке работы с ними приведена в соответствующих эксплуатационных документах. Модуль обеспечивает широкие возможности по автоматизации процессов делопроизводства и документооборота, а также деловой активности организации: ввода и хранения документов, управления работами по документам, создания статистических отчетов. Комплекс предназначен для автоматизации процессов прохождения документов в организациях.

В "бумажном" документообороте центральным является понятие документа. В электронном документообороте пользователи работают с электронными документами. Электронный документ не является в полном смысле аналогом документа физического. Например, если речь идет о договоре, то реальный договор представляет собой некий бумажный документ. Ему в соответствие ставится электронный документ, который в общем случае, помимо электронного аналога бумажного документа (например, текстового файла) включает также дополнительную информацию. При регистрации документ помещается в базу данных (БД) системы электронного документооборота (БД комплекса "ЕВФРАТ-Документооборот"). Далее все операции производятся с электронным документом.

В комплексе "ЕВФРАТ-Документооборот" под документом понимается совокупность трех информационных блоков :

1) регистрационно-контрольная карточка (РКК) документа, содержащая набор реквизитов, обеспечивающих быстрый поиск документа в БД комплекса;

2) присоединенные файлы: текст электронного документа, изображения, графики, диаграммы, аудио- и видеоматериалы и другие типы файлов;

3) ссылки на связанные документы — зарегистрированные в комплексе документы, с которыми связан данный документ.

LANDOCS

Система LanDocs позволяет автоматизировать различные процедуры делопроизводства как организации работы с документами, так и документирования. Система LanDocs ориентирована на сотрудников организации, задействованных в процессе создания и обработки различных видов документов, то есть в общем случае всех сотрудников организации.

Первоначально выделены следующие типы пользователей системы, которые будут использовать разрабатываемые механизмы работы.

• Администратор – сотрудник, выполняющий настройку и контроль работы системы.

• Руководитель – сотрудник организации, осуществляющий руководство организацией в целом. Несет полноту ответственности за выполнение организацией своих функций и обязательств.

• Руководитель структурного подразделения – сотрудник организации, осуществляющий руководство определенным структурным подразделением организации, несет ответственность за работу своего подразделения.

• Делопроизводитель (регистратор, контролер поручений) – сотрудник отдела делопроизводства, выполняющий функции обработки документов, контроля маршрутов движения документов в организации в целом, а также осуществляющий контроль исполнения документов.

• Ответственный за делопроизводство в подразделении (секретарь руководителя) – сотрудник, выполняющий функции по обработке документов, поступивших в конкретное подразделение (конкретному руководителю), и контроля исполнения поручений, выданных исполнителям, приписанным к данному подразделению (выданных данным руководителем).

• Исполнитель (все сотрудники) – сотрудник, не выполняющий специфических делопроизводственных функций, производящий исполнение документа и ответственный за его своевременную подготовку, согласование и передачу на подписание.

Система обеспечивает:

• Регистрацию, учет, передачу всех видов документов. Осуществляет регистрацию документов с использованием механизма регистрационных карточек, сохраняемых в базе данных системы.

• Автоматизированный контроль исполнения поручений. Позволяет контролировать исполнение документов сотрудниками.

• Поиск и информационно-справочное обслуживание.

• Согласование документов в электронном виде. Механизм сообщений предоставляет возможность автоматизированной рассылки документов сотрудникам.

• Формирование отчетности, отражающей движение документов и состояние деловых процессов на предприятии в целом и в каждом структурном подразделении.

• Упорядочение процедур доступа к документам. Система ведет базу данных пользователей, содержащую информацию о функциональных правах сотрудников подразделений, контролирует доступ пользователей к функциям системы и документам.

2.         РАЗРАБОТКА КОНЦЕПТУАЛЬНОЙ МОДЕЛИ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ

Во главе гимназии стоит директор, а в его непосредственном подчинении находится остальной персонал гимназии. Основная часть работы, касающейся ведения документооборота ложится на плечи административно – управленческого персонала и учителей – предметников(подробно структура организации рассматривалась в первом разделе курсового проекта).

Рассмотрим логическую модель управления документооборотом более подробно. Контекстная диаграмма представлена на рисунке 1

Рис.1 "Контекстная диаграмма"

 

Контекстная диаграмма отражает основные входящие и исходящие документы, используемые в работе гимназии.

Входящие документы:

1.         заявление о приеме на работу;

2.         трудовую книжку;

3.         анкетно-биографические данные учителей и учащихся;

4.         заявление о зачислении в первый класс;

5.         медицинскую карту ребенка;

6.         прочие входные документы.

На основе первых пяти видов входящих документов в гимназии осуществляется прием сотрудников на работу, а также прием новых учащихся. Прочие документы – это вид документов, используемых школой в повседневной работе.

Исходящие документы:

1.         журнал успеваемости – в этом документе фиксируется успеваемость и посещаемость учащихся.У каждого класса есть свой журнал успеваемости;

2.         табель – документ, где указывается количество рабочих дней персонала, табель составляется ежемесячно завучем и подписывается директором;

3.         расписание занятий- составляется завучем ;

4.         личные дела сотрудников и учащихся – формируются и изменяются секретарем- делопроизводителем. Он же отвечает за их хранение;

5.         приказы и распоряжения директора- также формируются секретарем-делопроизводителем по устному распоряжению директора;

6.         трудовую книжку сотрудника – так как трудовая книжка применяется при кадровом учете сотрудников, то за ее оформление, изменение и хранение отвечает также секретарь - делопроизводитель;

7.         списки первоклассников – формируются секретарем по распоряжению директора;

8.         отчет по форме Д-4 – указываются сведения о составе основных средств, находящихся на балансе образовательного учреждения;

9.         отчет по форме ОШ-1 – указываются сведения по количественному составу учащихся в параллелях классов;

10.      отчеты по формам РИК-76, РИК-83- в форме РИК-76 указываются сведения об учащихся. В форме РИК-83 указываются сведения по кадровому составу.

Управление:

1.         КЗОТ;

2.         устав школы;

3.         САНПИНЫ;

4.         приказы ГУНО;

5.         должностные инструкции.

Механизмы:

1.         Директор;

2.         Учитель;

3.         Завуч;

4.         Секретарь;

5.         Классный руководитель.

Рис.2 "Первый уровень декомпозиции"

 

Первый уровень декомпозиции представляет собой три блока: обработка входящих документов, обработка внутренних документов и формирование обработанных документов. В процессе обработки входящих документов образуется ряд внутренних, а также исходящих документов, которые подвергаются дальнейшей обработке в следующих блоках. Следует отметить, что декомпозиция системы выполнена в нотациях IDEF0 и DFD. В нотации IDEF0 выполнена первый уровень декомпозиции Остальные уровни декомпозиции выполнены в нотации DFD, которая предназначена для описания информационных потоков предприятия. Блок "Обработка входящих документов" включает в себя следующие работы:

Ø   регистрация входящих документов;

Ø   передача документов на подпись директору и их подписание;

Ø   создание копий документов;

Ø   передача и обработка копий;

Ø   контроль исполнения входящих документов;

Ø   занесение подлинников документов в БД.

Функциональный блок "Обработка внутренних документов" включает в себя следующие виды работ:

Ø   регистрация внутренних документов;

Ø   передача документов на исполнение;

Ø   контроль исполнения внутренних документов.

Функциональный блок "Формирование исходящих документов" включает в себя следующие виды работ:

Ø   регистрация исходящих документов;

Ø   передача документов на подпись и их подписание;

Ø   отправка документов по месту назначения.

Графическая интерпретация второго уровня декомпозиции представлена в приложении 2. Дерево узлов, проектируемой системы, представлено в приложении 3.