Обзор систем документооборота

1. Обзор систем документооборота

1.1 Основные термины и определения

Разработанная в ходе дипломного проектирования система реализует ряд функций системы управления документооборотом (СУД) предприятия.

Под документооборотом понимают совокупность процессов сбора, хранения, передачи, поиска и обработки документов; схема движения документов в своем жизненном цикле. В данном случае документ есть совокупность информации, которая относиться к специфическому предмету или связанным предметам. Информация, хранимая в электронном документе, может быть структурирована или иметь неструктурированный характер (в большинстве случаев). Для хранения структурированной информации обычно используются базы или хранилища данных. Неструктурированная информация обычно хранится в виде файлов, но может она может быть дополнена в рамках СУД множеством связей с другими документами и набором атрибутов.

В общем случае СУД представляет собой комплексное решение для автоматизации всего комплекса работ с документами, как созданными в данном учреждении, так и поступившими извне: ввод документов в систему, регистрация и рассылка, редактирование и модификация, оперативное хранение и архивация, поиск и просмотр, извлечение и воспроизведение, контроль исполнения, разграничение доступа, справочная служба и пр. Существенным является обеспечение групповой работы с документами.

Для ввода документов в систему используются штатные средства операционной системы или специальные программы. Как правило, система документооборота поддерживает ряд собственных и чужих форматов хранения данных. Основными инструментами для этого являются различные API, спецификация OLE, стандарты разметки документов SGML и XML и т.д. Особое внимание уделяется потоковому вводу документов – преобразование бумажных документов в электронный вид. Большинство современных СУД имеют в своем составе для этих целей OCR-программы (Optical Character Recognition). Правда, большинство из них не слишком эффективны.

Под регистрацией документа понимают присвоение ему уникального идентификатора и (или) атрибутов в рамках системы по принятым в учреждении правилам классификации для однозначной идентификации документа.

Рассылка (отправка) документов представляет собой передачу документа от одного лица к другому. Эта процедура характеризуется отправителем, датой отправки, получателем и датой получения. Рассылка может осуществляться как в рамках учреждения, так и с использованием сторонних организаций (более сложный случай). Организация упорядоченного движение документов является одной из основных целей внедрения СУД. Используются две схемы создания, обработки и исполнения электронных документов:

гибкая – не формализуемая последовательность действий по обработке документов, при которой на каждой операции невозможно определить, какая операция следующая и кто будет ее выполнять.

жесткая – предполагается наличие алгоритма обработки с указанием последовательности выполнения операций в зависимости от характеристик документами принимаемых на операциях обработки управляющих воздействий.

1.2 Характеристики современных СУД

Рассмотрим три наиболее распространенные в мире СУД: Documentum компании Documentum, DOCS Open фирмы PC DOCS и DocuLive германского концерна Siemens Nixdorf Informationssisteme. Все три СУД относятся к числу наиболее известных инструментов для управления документами в корпоративных информационных комплексах, т. е. они рассчитаны в первую очередь на крупные предприятия, хотя могут использоваться и в рамках отдельных подразделений или на небольших фирмах. Они характеризуются универсальностью (способны работать на различных прикладных участках), прекрасной масштабируемостью (лего расширяются) и безопасностью (разграничение прав и контроль доступа реализованы в них на весьма серьезном уровне, что очень важно для коммерческих, юридических, научно-исследовательских организаций).

Необходимо отметить, что во всех трех рассматриваемых СУД есть средства, позволяющие сущесвенно расширить базовый функционал системы, и даже более того – практически каждая из систем теоритически позволяет создать информационный комплекс произвольной сложности. Объясняется это тем, что данные СУД ориентированы на крупных корпоративных заказчиков, которе, как правило, приобретают готовое интегральное решение, учитывающее специфику конкретной компании или достаточно мощное средство для построения системы силами собственных служб информационных технлогий. Для этих целей в каждую из систем встроено несколько инструментов, позволяющих производить настройку на различных уровнях (от изменения списка атрибутов в регистрационно-контрольной карточке документа до встраивания функционала системы в заказное программное обеспечение).

Приведем список характеристик корпоративных СУД.

Атрибутивный поиск

Как известно, системы управления документами оперируют документами различных видов (письмо, статья, чертеж, презентация, договор) и типов (документ Microsoft Word, таблица Microsoft Excel, почтовое сообщение и проч.), которые характеризуются определенным форматом хранения данных (как правило, каждая прикладная программа имеет свой собственный формат). Каждый документ имеет набор атрибутов, таких как название, автор, дата создания, дата последнего редактирования, тип, вид, права доступа и многие другие. Атрибуты существенно облегчают поиск нужной информации в больших архивах документов.

Самым распространенным способом поиска документов по атрибутам сегодня является запрос по образцу (Query By Example). Его суть заключается в том, что пользователь задает конкретные значения атрибутов, которые соответствуют интересующим его документам, причем можно указать лишь часть атрибутов.

Запросы реализуются несколькими способами Первый - на основе заполнения полей поисковой формы, каждое из которых ассоциировано с некоторым атрибутом. Данная поисковая форма, как правило, дублирует регистрационно-контрольную карточку (РКК) документа, которая также представляет собой экранную форму с полями, отражающими соответствующие атрибуты. Второй – способ задания запроса, не использующий РКК. Здесь требуется выбирать атрибуты из списка и задавать для них условия в специальном поле ввода. Назовем каждое такое условие относительно некоторого атрибута элементарным (или частным) условием. Несколько элементарных условий, затрагивающих различные атрибуты, могут объединяться с помощью логических операций И, ИЛИ, НЕ и других, образуя сложный запрос.

Контекстный поиск

Поиск по содержимому документа. Все рассмотренный СУД реализуют эту функцию, причем реализуют ее по аналогии с атрибутивным поиском – для контекстного поиска используется либо отдельное поле поисковой формы, либо некое условие относительно содержания, вхоодящее в сложный запрос. Также возможно задавать специфические условия поиска, , например требовать наличия слов некоторого словосочетания в пределах одного абзаца или применять символы-джокеры для обозначения произвольного количества (или одного) символов (скажем, строка «поиск*» позволит найти слова «поисковый», «поиском», «поиска» и т. д.). Возможен и поиск по содержимому атрибутов.

Множественные атрибуты

В самом простом случае каждый атрибут содержит только одно значение. Однако иногда требуется задать сразу несколько занчений (например, атрибут «годы переиздания книги» или «список ответственных лиц). Ни одна из рассматриваемых СУД в базовой конфигурации не поддерживает их, но, как уже отмечалось, возможна донастройка системы.

Многоуровневый классификатор

Многоуровневый классификатор обеспечивает возможность произвольного деления атрибутов на более мелкие признаки. При такой организации атрибуты, фактически, образуют разветвленное дерево, в котором можно отразить сколь угодно сложные правила идентификации документов, используемые на предприятии (например, атрибут «внешний корреспондент» логично делится на, скажем, министерства, ведомства, общественные организации и так далее, которые в свою очередь подразделяются по отраслям, а на самом нижнем уровне классификатора будут располагаться непосредственно юридические лица).

Множественные картотеки

Работа в сетевой среде с несколькими архивами. Требует дополнительной настройки.

Средства проектирования регистрационно-контрольных карточек

Все СУД имеют средства для визуального проектирования как внешнего вида карточек, так и логики их поведения (например, нажатие некоторой кнопки на форме может блокировать документ в архиве), но создание сложных многостраничных карточе требует значительных затрат труда программиста.

Обработка документов в нескольких форматах

Современные корпоративные СУД либо уже имеют встроенные средства, либо позволяют встроить продукты сторонних фирм для просмотра документов различных форматов. Так, стандартная версия СУД DOCS Open поддерживает более 100 форматов (используется программное обеспечение Inso), позволяя оперативно просматривать, например, документы Microsoft Word, презентации PowerPoint, изображения (в том числе образы документов, факсы) и чертежи AutoCAD. В результате отпадает необходимость установки на всех рабочих местах полного набора приложений, применявшихся при создании документов архива.

Кроме того, существует и другой аспект поддержки различных форматов, а именно: создание полнотекстового индекса документов, без чего поиск по контексту был бы невозможен. Правда, количество индексируемых форматов, как правило, меньше, чем просматриваемых. Documentum обеспечивает синхронизацию различных представлений одного и того же документа (например, документ, созданный с помощью Microsoft Excel может быть преобразован в формат HTML или PDF для публикации на корпоративном Web-узле, причем при дальнейшем изменении исходного документа будет меняться и HTML-страница). В DOCS Open также, хотя и за счет дополнительных модулей, можно обеспечить перевод документов в формат HTML.

Работа с составными документами

В реальной жизни составные документы чаще всего соответствуют папкам с тематическими подборками материалов (к примеру, консолидированный отчет нескольких подразделений за определенный период). Все три СУД имеют инструменты для создания составных документов и управления ими. В рамках СУД DocuLive каждый документ, как известно, может состоять из произвольного числа электронных файлов самых разных форматов, так что в этой СУД фактически все документы являются составными. Кроме того, в РКК имеется вкладка с перекрестными ссылками на другие документы. В Documentum реализована метафора виртуальных документов.

Documentum также позволяет корректно импортировать составные документы наиболее распространенных форматов (скажем, документ Microsoft Word с ссылками на другие файлы будет перенесен в архив полностью, вместе со связанными файлами). СУД DOCS Open имеет отдельный модуль DOCS Link с графическим интерфейсом для установки произвольных связей между документами, а также модуль DOCS Binder, позволяющий организовывать любые наборы документов в виде папок, причем составной документ может быть опубликован как единое целое (со сквозной нумерацией страниц, единым стилем колонтитулов), причем один документ может входить в состав нескольких составных.

Работа с бумажными документами

Несмотря на широкое наступление информационных технологий, бумажные документы по-прежнему играют очень важную роль в рабочем процессе. В связи с этим все СУД, в том или ином виде, обеспечивают управление бумажными документами (они, как правило, зарегистрированы в архиве, но их тело находится на вполне материальной полочке и по требованию сотрудника перемещается на его рабочий стол), а также сканирование и распознавание для перевода в электронную форму. СУД Documentum позволяет довольно просто заводить карточки без электронного файла и отслеживать статус бумажного документа с помощью атрибутов. Если же требуется осуществлять сканирование и распознавание, то без интеграции с продуктами третьих фирм не обойтись (например, санкт-петербургская фирма SWD осуществила интеграцию с системой Xerox Document On Demand).

В DOCS Open работа с бумажными документами заложена изначально и реализована в стандартных формах и интерфейсе системы (например, имеется пункт меню, позволяющий создать бумажный документ, т. е. в архив будет занесена только карточка с атрибутами, идентифицирующими документ и отслеживающими процесс его обработки (исполнения)). Кроме того, имеется специальный модуль Delta Image, разработанный компанией ВЕСТЬ АО (или другой модуль — DOCS Imaging, если речь идет о DOCS Open, распространяемой вне России) для сканирования многостраничных документов с возможностью их последующего распознавания или аннотирования (т. е. нанесения комментариев поверх рисунка). Но и эти возможности могут быть усовершенствованы. DocuLive также имеет специальный модуль DocuLive Scan, реализующий все необходимые функции. DOCS Open и DocuLive поддерживают большое количество различных сканеров, в том числе высокопроизводительных промышленных, что позволяет создавать комплексы поточного ввода документов (в частности, переводить в электронный вид прессу или анкеты).

Выписка и возврат документов

Как известно, в целях сохранения целостности информации, СУД отслеживают обращение к документам и предотвращают одновременное редактирование одной и той же версии документа. Во время редактирования документ блокируется в архиве. Говорят, что в этот момент документ выписан из архива. Возврат и разблокирование документа осуществляется по завершении редактирования. Важно отметить, что технология выписки и возврата документа позволяет временно копировать документы из архива на локальный диск или дискету с тем, чтобы поработать дома или в командировке. Все рассматриваемые СУД поддерживают данный механизм.

Контроль версий документа

В процессе обработки документов (особенно когда над документом трудится сразу несколько человек) часто появляются промежуточные версии. Управление ими, как единым целым, — важная особенность для любой СУД.

Графическое представление структуры архива

Все три СУД имеют средства для отображения архива в виде иерархии вложенных папок (в Documentum верхний уровень папок называется шкафами, часть которых может носить зарезервированные названия и управлять логикой поведения системы). В DOCS Open 3.7.x визуализацию архива обеспечивает дополнительный модуль DOCS Browser, в DOCSFusion его функции встроены в стандартное клиентское место.

Организация архивов длительного хранения

Существует целый ряд организаций, в которых большие объемы документов должны храниться на протяжении десятков лет. Для снижения стоимости хранения промышленные СУД обеспечивают многоуровневое хранение документов на различных типах носителей и миграцию документов с одного уровня на другой (либо в соответствии с частотой обращения к документу, либо по истечении заданного срока). Это дает возможность использовать носители с низкой стоимостью хранения единицы информации — CR-ROM, CD-RW, магнитооптические библиотеки, стримеры.

Встроенные средства автоматизации деловых процессов (workflow)

Все современные СУД масштаба предприятия имеют средства для координации действий сотрудников, организации документооборота и контроля исполнения поручений. Некоторые из них, как, например, Documentum, используют собственные наработки в этой области, другие — к их числу относятся как DOCS Open, так и DocuLive, — интегрируются с workflow-системами других фирм. Так, в СУД DOCS Open встроена система автоматизации деловых процессов DOCS Routing (WorkRoute I) российской компании ВЕСТЬ АО, а в новую версию DocuLive (которая подробно рассмотрена в отдельной статье данного номера) — система DocuLive WorkFlow (WorkRoute II).

Контроль доступа пользователей

Обеспечение безопасности становится все более насущной необходимостью по мере развития сетей, и корпоративные СУД поддерживают несколько механизмов контроля доступа, которые включают аутентификацию пользователей, несколько уровней доступа (например, просмотр, редактирование, создание, удаление, печать и проч.), определяемых в отношении каждого документа (и даже полей в РКК, что имеет место в DOCS Open), а также включение пользователей в ролевые группы с различными привилегиями (к примеру, группа начальников отделов). Кроме того, возможно встраивание в СУД средств криптографической защиты.

История работы с документом

Одной из составляющих модели безопасности современных СУД является протоколирование всех действий пользователей. В прикладном плане это полезно тем, что позволяет отследить всю историю работы с документом (кто и когда его создал, редактировал, просматривал, печатал и т. д.). В системах Documentum и DocuLive данный этап надо программировать, а в DOCS Open он реализован изначально.

Средства администрирования системы

Все рассматриваемые системы имеют удобные средства администрирования, позволяющие синхронизировать списки пользователей СУД с учетными записями сетевых операционных систем и выполнять настройки системы в соответствии с профилем и организационной структурой предприятия (создание классификаторов, общих папок, конфигурирование распределенных архивов и многое другое).

Поддержка технологий Internet/intranet

Корпоративные сети на основе данных технологий получают все большее распространение благодаря простоте администрирования и низкой стоимости владения. Рассматриваемые СУД также позволяют пользователям работать с архивом документов через так называемый тонкий клиент — интерфейс СУД, загружаемый в Internet-браузер и не требующий отдельных программ-клиентов. Работоспособность тонкого клиента обеспечивается специальными серверными модулями СУД, которые, имея доступ к архиву документов, переносят их (в виде ссылок, HTML-представлений или в исходном формате) на Web-сервер.

Переносимость и работа в разнородных сетях

Сегодня для корпоративных систем важна и такая характеристика, как переносимость, т. е. способность работать на различных программно-аппаратных платформах, поскольку в большинстве организаций накопилось очень много разнородной техники. Сервер приложений Documentum — среднее звено в его 3-х звенной архитектуре клиент-сервер — может работать под различными версиями UNIX и Windows NT, в то время как сервер приложений DOCSFusion – только под Windows NT (серверы библиотек (SQL) и документов могут работать под управлением других ОС). Список поддерживаемых операционных сред на клиентских местах наиболее внушителен опять же у Documentum: кроме различных версий Windows он включает MacOS, OS/2 и X-терминалы Motif. Все три СУД могут работать с большинством промышленных СУБД, таких как Oracle, Sybase, Microsoft SQL Server и другие ODBC-совместимые SQL-базы данных. Documentum и DocuLive, кроме того, работают с Informix. Важно отметить, что выбор СУБД предопределяет еще один набор платформ — на этот раз для базы данных. И если для Oracle он включает практически все известные операционные системы (UNIX, Windows NT, Novell NetWare), то для Sybase и Informix он чуть меньше (UNIX, Windows NT).

Возможность взаимодействия нескольких серверов

Documentum поддерживает резервирование серверов, позволяя на лету (с сохранением бесперебойной работоспособности информационного комплекса) производить замену в случае отказа одного из них. DOCSFusion в этих целях будет поддерживать кластерную технологию Microsoft. Следует, однако, отметить, что «горячая» замена серверов важна только для критичных к бесперебойной работе приложений, например электронных средств массовой информации (Web-сервер).

Поддержка открытых программных стандартов

Все три системы имеют открытое API и позволяют как расширять функционал самих СУД, так и встраивать их функции в прикладное программное обеспечение. Наиболее полный список поддерживаемых технологий у СУД Documentum, что следует из ее истинной многоплатформенности. В частности, она реализует такие экзотические, по крайней мере для России, стандарты, как Apple Events и UNIX ToolTalk. DOCS Open, так же как и Documentum, поддерживает стандарты DCOM, ActiveX, ODMA, OLE Automation, MAPI, система DocuLive — ActiveX, OLE Automation и MAPI.

Интеграция с внешними приложениями

Возможности по интеграция с внешними приложениями во многом определяются предыдущим пунктом. И здесь следует отметить, что СУД DocuLive, в отличие от двух остальных систем, обеспечивает лишь «одностороннюю» интеграцию с внешними приложениями — из архива можно вызвать программу, соответствующую формату документа, но из офисных и прикладных программ нельзя прозрачно, с точки зрения пользователя, обратиться к архиву. Эту возможность предоставляют как Documentum, так и DOCS Open (например, при попытке открыть документ в Microsoft Word вызывается не стандартное окно программы для загрузки файла с диска, а поисковая форма СУД).

Пользовательский интерфейс

То, насколько интуитивным и удобным является интерфейс программы, во многом определяет ее успех на рынке. Для рядового пользователя интерфейс, пожалуй, важнее, чем производительность, безопасность и масштабируемость системы. С эргономической точки зрения интерфейсы Documentum и DOCS Open в целом отвечают современным требованиям. Новая версия DOCS Open, благодаря тесной интеграции со средой Microsoft Windows и упрощением работы с СУД, несомненно, лучшая по данной характеристике.

Цены

Поскольку средняя цена системы на одно рабочее место сильно зависит от объема и комплектации поставки, сравнить системы по данному параметру довольно затруднительно. Однако можно констатировать, что все три системы относятся к числу дорогих программных продуктов, и наиболее сильно эта тенденция выражена у СУД Documentum (несколько тысяч долларов за рабочее место). Менее дорогие DOCS Open и DocuLive имеют примерно равную стоимость (DOCS Open чуть дешевле).