Трудовые отношения установлены;

1.   Трудовые отношения установлены;

2.   Трудовые отношения прекращены.

На закладке «Прочее» вводятся сведения о документе, удостоверяющем личность (вид документа, серия и номер, кем выдан и дата выдачи) и адресные данные сотрудника. (Приложение Ж)

Указанные сведения используются при печати первичных документов (например, при печати кассовых ордеров), при формировании налоговой карточки и индивидуальной карточки, а также при подготовке отчетности в ПФР.

Справочник «Виды начислений (выплат)

Справочник предназначен для ведения списка видов доходов, начисляемых сотрудникам организации, (заработной платы, вознаграждений, пособий и пр.). Для добавления и редактирования элементов справочника предназначено меню «Справочники – Виды начислений (выплат)».(Приложение З)

В группе реквизитов «Вид дохода для учета НДФЛ» указываются код и наименование вида дохода, в соответствии с Приказом МНС РФ от 1 ноября 2000 г. № БГ-3-08/379. Указанный код дохода будет определять налоговую ставку при автоматическом расчете НДФЛ, выполняемом при проведении документа «Начисление зарплаты».

Реквизит «Список взимаемых налогов» содержит список налогов с ФОТ, взимаемых с выплат данного вида. Если в списке напротив какого-либо налога установлена пометка (галочка), то доходы работников, относящиеся к данному виду начислений, будут включаться в базу этого налога. В типовой конфигурации автоматический расчет налогов с ФОТ выполняется при проведении документа «Закрытие месяца».

Справочник «Виды начислений (выплат)» используется для ведения аналитического учета на счете 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». Выбор вида начислений, к которому относится начисленный доход, производится в форме документа «Начисление зарплаты» (меню «Документы - Зарплата – Начисление зарплаты»).

Справочник «Налоги и отчисления»

В справочнике «Налоги и отчисления» содержится список налогов и фондов, используемый при расчете заработной платы и при составлении регламентированной отчетности. В справочнике содержится информация о каждом виде отчислений и налогов: регистрационный номер плательщика, срок уплаты, ставка, банковские реквизиты и балансовый счет по учету расчетов. Данная информация используется при расчете сумм налога и оформлении банковских документов. (Приложение И)

Справочник поставляется заполненными отдельными видами налогов, взносов и сборов, для каждого из которых указаны:

·           условный буквенный код;

·           наименование;

·           ставка налога или тариф страховых взносов;

·           счет бухгалтерского учета расчетов по данному налогу (взносу) и объекты аналитического учета для указанного счета.

Перед использованием данный справочник необходимо отредактировать, приведя его в соответствие с требованиями учета на предприятии. (Приложение К)

Буквенный код у существующих элементов справочника не изменяют, так как он используется для идентификации конкретных видов налогов и отчислений документами конфигурации.

Реквизит «Статус составителя» содержит двузначный показатель статуса, который определяет юридическое лицо или соответствующий орган, непосредственно оформившие расчетный документ на перечисление налогов и иных обязательных платежей в бюджетную систему.

В реквизите «Код БК» указывается код бюджетной классификации (КБК) в соответствии с классификацией доходов бюджетов РФ.

В реквизите «Периодичность платежа» указывается, с какой периодичностью уплачивается данный налог или сбор (декадная, месячная, квартальная и т. д.).

Указанные выше реквизиты предназначены для автоматизации заполнения платежных документов на перечисление налогов (сборов) и иных обязательных платежей в бюджетную систему и автоматически подставляются в платежный документ при выборе налога.

Для налогов («Налог на прибыль», «Налог на имущество») ставка налога – фиксированная и хранится в периодическом реквизите «Ставки».

Способ формирования ставок отчислений в фонды, составляющие единый социальный налог, отличается от способа формирования ставок прочих налогов.

ЕСН представлен в справочнике четырьмя элементами, по числу относящихся к нему фондов:

ü   пенсионный фонд (ПФР);

ü   Фонд социального страхования (ФСС);

ü   Фонд обязательного медицинского страхования федеральный (ФФОМС);

ü   Фонд обязательного медицинского страхования территориальный (ТФОМС).

Принадлежность элемента справочника к ЕСН определяется по его буквенному коду. При расчете сумм ЕСН, реквизит «Ставки» не учитывается. Для хранения ставок по каждому фонду предусмотрена регрессионная шкала. Посмотреть или отредактировать данную шкалу можно, используя кнопку «Ставки» в форме элемента справочника или при помощи кнопки панели инструментов открыть соответствующий подчиненный справочник «Ставка налогов».(Приложение Л)

Справочник «Виды вычетов»

Этот справочник содержит перечень возможных вычетов. Он соответствует справочнику «Налоговые вычеты» из Приказа МНС РФ № БГ-3-08/379 от 01.11.2003 «Об утверждении форм отчетности по налогу на доходы физических лиц». Справочник не редактируется и может пополняться только при загрузке очередной типовой конфигурации.

Справочник «Подразделения»

Справочник «Подразделения» используется для ведения аналитического учета в разрезе подразделений на счетах:

·          20 «Основное производство»;

·          23 «Вспомогательное производство»;

·          25 «Общепроизводственные расходы»

·          26 «Общехозяйственные расходы»

·          28 «Брак в производстве»

·          29 «Обслуживающие производства и хозяйства»

·          79 «Внутрихозяйственные расчеты»

·         

Таким образом, справочник позволяет вести учет затрат на местах производства работ и по местам концентрации хозяйственных функций. Подразделения также используются в ряде документов по учету основных средств.

  1.3 Организация первичного учета

Учет труда и заработной платы занимает одно из центральных мест в системе учета в организации.

Труд работников оплачивается по утвержденным в организации тарифным ставкам (окладам) или сдельным расценкам в зависимости от принятой в ней системы оплаты труда и условий трудового договора. При этом запрещается устанавливать заработную плату ниже минимального размера, установленного законодательством РФ.

Организация вправе самостоятельно выбирать и устанавливать системы оплаты труда, которые являются наиболее целесообразными для системы ее хозяйствования. Вместе с тем вид, система оплаты, размеры тарифных ставок, окладов, система премирования обязательно фиксируются в коллективном договоре и других актах, издаваемых в организации. О любых изменениях в условиях оплаты труда или о введении новых условий администрация организации обязана предупредить работников не позднее, чем за два месяца. [4]

Процесс учета на любом участке бухгалтерии начинается с создания первичных документов. Не является исключением и отдел учета труда и заработной платы. Особенностью данного участка является составление первичных документов, как самими работниками отдела, так и работниками предприятия, а также руководством – директором и главным бухгалтером.

 На каждого принятого, на работу на основании его заявления заполняется личная карточка (Приложение Н), в которой дается полная характеристика работника: его семейное положение, образование, специальность, стаж, паспортные данные.

Среди основных первичных документов по учету труда и его оплаты можно выделить:

1) Приказ о приеме на работу

2) Приказ об увольнении

3) Приказ о предоставлении отпуска (очередного или внеочередного)

4) Больничный лист

5) Приказ о направлении работника в командировку

6) Приказ о переводе работника на другую работу

7) Приказ о выдаче заработной платы

8) Приказ на выплату премии

9) Заявление о вычетах по НДФЛ

Рассмотрим указанные документы подробнее.

Учет кадров. Для учета данных о сотрудниках предназначен справочник «Сотрудники». Для ввода сведений о сотрудниках рекомендуется использовать специальные документы кадрового учета. Как правило, в таких документах, предусмотрены поля, аналогичные реквизитам справочника «Сотрудники».

При проведении кадровых документов, указанные в них сведения автоматически записываются в соответствующие ре­квизиты справочника «Сотрудники», причем если документ изменя­ет значение периодического реквизита, то дата записи значения рек­визита совпадает с датой документа. Всего в типовой конфигурации предусмотрены следующие документы кадрового учета:

•    Приказ о приеме на работу;

•    Приказ о кадровых изменениях;

•    Приказ об изменении окладов;

•    Приказ об увольнении.

Для просмотра списка кадровых документов предназначен жур­нал «Приказы по кадрам» (меню «Журналы - Кадры»)

Приказ о приеме на работу предназначен для ввода сведений о новом сотруднике. (Приложение О). Данная организация ведет в ручную книгу приказов. В этой книге и составляется приказ о приеме на работу.

Для изменения значений периодических реквизитов сотрудника в типовой конфигурации предназначен документ «Приказ о кадровых изменениях» (меню «Документы – Зарплата – Приказ о кадровых изменениях»). Если установить курсор в строку с фамилией того сотрудника, кадровые данные которого вы хотите изменить, в форму нового документа «Приказ о кадровых изменениях» будут перенесены актуальные данные по этому сотруднику.

Документ следует использовать:

ü   при переводе работника из одного подразделения в другое;

ü   при изменении количества детей или типа налогового вычета;

ü   при изменении статуса налогового резидента (для целей расчета НДФЛ);

ü   при получении работником инвалидности;

ü   при изменении месячного оклада и т.п.

Форма документа включает три закладки: «Общие сведения», «Начисление з/пл» и «Налоги и отчисления». Состав реквизитов документа на этих закладках аналогичен составу реквизитов на одноименных закладках документа «Приказ о приеме на работу».

В форме документа следует указать новые значения изменившихся реквизитов. После этого документ следует распечатать (кнопка «Печать») и провести (кнопка «ОК»).

При проведении документа в справочнике «Сотрудники» устанавливаются новые значения реквизитов сотрудника, измененных в форме документа.

Для случаев, когда требуется изменить оклады всем или группе сотрудников в типовой конфигурации предназначен документ «Приказ об изменении окладов» (меню «Документы – Зарплата – Приказ об изменении окладов»). В поле ввода даты документа следует указать число, начиная с которой сотрудникам устанавливаются новые оклады.

Для добавление сотрудника в табличную часть документа можно воспользоваться клавишей Insert.

Если оклады изменяются у всех или у большинства сотрудников, то можно воспользоваться кнопкой «Заполнить». При этом в табличную часть будут занесены все сотрудники организации. Полученный список можно скорректировать, удалив из него тех сотрудников, оклады которых не изменяются. Для этого следует установить курсор в сроке с удаленным сотрудником и нажать клавишу Del. Для формирования списка сотрудников сразу с новыми окладами можно воспользоваться кнопкой «Подбор». При этом открывается справочник «Сотрудники», а после выбора сотрудника - вызывается дополнительное диалоговое окно для ввода нового оклада. После ввода оклада справочник не закрывается, ожидая выбора следующего сотрудника. После того, как все сотрудники будут указаны, окно справочника «Сотрудники» следует закрыть.

Сформированный документ следует сохранить и провести (кнопка «ОК»). При проведении документа для всех сотрудников, указанных в документе, в справочнике «Сотрудники» в реквизите «Оклад» устанавливается новое значение.

Для автоматического начисления заработной платы типовой конфигурации предназначен документ «Начисление зарплаты» (меню «Документы – Зарплата – Начисление зарплаты»).

Реквизиты документа расположены на двух закладках «Сведения о начислении» и «Сотрудники».

Сведения о начислении рекомендуется вводить в следующем порядке:

Ø   указать дату начисления зарплаты (дату расчетной ведомости). Обычно дата начисления приходиться на последний рабочий день месяца, который начисляется зарплата;

Ø   выбрать из справочника «Подразделения» структурное подразделение, сотрудникам которого начисляется заработная плата. Для того, чтобы рассчитать зарплату всех сотрудников организации, данный реквизит следует оставить незаполненным;

Ø   выбрать из справочника видов начисления, соответствующий начисляемому доходу. Указанный вид начисления будет использован при отражении доходов сотрудников в бухгалтерском учете, а так же для расчета ставки налога на доходы физических лиц;

Ø   установить переключатель «Счет отнесения затрат на оплату труда» в нужное положение;

Ø   заполнить табличную часть (можно сформировать список самостоятельно или воспользоваться режимом автоматического заполнения).

Список сотрудников, которым начисляется зарплата, размещен в табличной части документа на закладке «Сотрудники».

Для добавления сотрудника в табличную часть документа можно воспользоваться клавишей Insert.

Для автоматического заполнения табличной части нажмите на кнопку «Заполнить». При этом в табличную часть документа автоматически добавятся все сотрудники, Работающие в указанном подразделении, а колонке «Начислено» будут указаны оклады данных сотрудников. После этого список сотрудников и суммы начислений можно скорректировать. Например, корректировка оклада может быть произведена, если сотрудник принят на работу в текущем месяце: в этом случае оплате подлежит фактически отработанное время исходя из дневной тарифной ставки за количество отработанных рабочих дней.

При проведении документа в бухгалтерском учете отражается начисление зарплаты и начисление (удержание) НДФЛ. Проводки по начисления ЕСН, взносов в ПФР и взносов в ФСС на страхование от несчастных случаев и профессиональных заболеваний формируются при проведении документа «Закрытие месяца».

Исчисленный НДФЛ отражается в учете проводкой с кредита счета 68.1 «Налог на доходы физических лиц» в дебет счета 70 «Расчеты по оплате труда». Сумма налога рассчитывается в соответствии с налоговой базой и ставкой отдельно по каждому сотруднику.

Ставка налога определяется выбранным видом начисления.

В конфигурации каждый вид начислений имеет код, соответствующий справочнику видов доходов, утвержденному МНС РФ. В результате, выбранный вид начисления однозначно определяет код дохода и ставку НДФЛ, по которой облагаются выплаты с таким кодом дохода. Например, вид начислений, соответствующий заработной плате, начисленной по окладу в соответствии с трудовым договором, имеет код «2000» и должен облагаться НДФЛ по ставке 13%.

База налога, облагаемая по ставке 13%, определяется, как доход работника, полученный им с начала года за время работы в нашей организации, облагаемый по ставке 13%. При расчете базы налога полученный доход уменьшается на сумму стандартных вычетов. Стандартные вычеты предоставляются за каждый месяц работы сотрудника в организации. Сумма вычета за один месяц определяется в соответствии со значениями реквизитов «Тип вычета», «Количество детей» и «Вычет на одного ребенка» за последнее число этого месяца. Стандартные вычеты не предоставляются, начиная с месяца, в котором годовой доход сотрудника превысил установленный предел. Сумма предела записана в константе конфигурации «Предел вычетов».

Для правильного расчет НДФЛ важна хронологическая последовательность ввода регламентных документов в информационную базу. В частности, документ «Начисление зарплаты» следует вводить перед документом «Закрытие месяца».

Если документы «Начисление зарплаты» и «Закрытие месяца» введены в один и тот же день, но документ «Закрытие месяца» введен ранее, то при записи документа «Начисление зарплаты» будет выдано соответствующее предупреждение.

Для оформления операций по выплате сотрудникам аванса и заработной платы по платежной ведомости в типовой конфигурации предназначен документ «Выплата зарплаты». Но в ООО «Услуга» этот документ не используется. Платежная ведомость заполняется вручную. (Приложение П)

Основанием для издания приказа о предоставлении отпуска является личное заявление работника, в котором указываются вид отпуска, его продолжительность. Все эти данные переносятся в приказ (форма Т-6) (Приложение Р). Расчет среднего заработка и сумм к начислению отпуска представлены в приложении С.

Больничный лист составляется при невыходе сотрудника на работу в связи с болезнью (Приложение Т). Он составляется на основании справки из медицинского учреждения, и в нем указываются период нетрудоспособности работника, в т. ч. оплачиваемых дней, процент оплаты и общая сумма выплат, рассчитанная на основании среднего заработка за последние три месяца.

В приказе о направлении работника в командировку указываются данные о командируемом, место командировки, её цель, период (Приложение У).

 Все рассмотренные выше документы являются базой для учета труда и заработной платы на предприятии. Данные их заносятся в учетные регистры. Отличительной чертой данного участка учёта является многообразие форм первичных документов.

1.4 Организация аналитического и синтетического учета

Основным учетным регистром, используемым для оформления расчетов с работниками, является лицевой счет, в котором указываются особенности расчетов с конкретным сотрудником. Данный документ используется при составлении другой аналитики по работникам предприятия.

Еще одним важным для начисления заработной платы документом является табель выхода на работу, иначе называемый табель учета рабочего времени. (Приложение Ф). В нем по каждому сотруднику указываются рабочие дни и часы, подсчитывается их общее количество за месяц. Такой табель обычно составляется по каждому подразделению организации, и подписывается руководителем этого подразделения.

Далее данные вышеперечисленных документов используются для создания платежной ведомости по предприятию.

При выплате заработной платы каждый работник на руки получает расчетный листок. (Приложение Х). В нем указываются данные работника, дата выдачи зарплаты, расписываются все виды начислений и удержаний за данный месяц, например, районный коэффициент, премия, налог на доходы, начисленная сумма ЕСН. Информация по всем расчетным листкам собирается в документе «разрез расчетных листков». Он состоит из двух частей. В первой указываются начисления по всем работникам, во второй – удержания. Разрезы расчетных листков могут составляться и по каждому подразделению.

Часто у работников предприятия возникает необходимость получить на руки справку о доходах за период, о суммах начисленных и удержанных налогов. Прежде всего, данные сведения предоставляются для получения субсидий и иных льгот. Основными формами таких документов являются справка о доходах физического лица (Приложение Ц) и индивидуальная карточка учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений.

Справка о доходах физического лица за год (форма 2-НДФЛ) является официальным документом, подтверждающим доходы работника и суммы уплаченного налога на доходы. Справка может выдаваться за период от одного месяца до одного года. Она подписывается главным бухгалтером предприятия.

В индивидуальной карточке учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений, сумм начисленного ЕСН, а также сумм начисленного налогового вычета за год указываются суммы начислений за каждый месяц года, а также суммы, рассчитанные с начала года нарастающим итогом. Такой порядок расчета позволяет выявить налоговую базу по единому социальному налогу и положенные к уплате в бюджет суммы ЕСН.

Синтетический учет труда и заработной платы предполагает составление документов, учитывающих данные об оплате труда всех работников предприятия, а также начислений и удержаний на фонд оплаты труда организации.

После издания приказа о выдаче заработной платы (Приложение Ч) составляется платежная ведомость. Этот документ обобщает сведения о начисленной заработной плате по всем работникам предприятия. Каждый работник при выдаче ему зарплаты расписывается в ведомости, также её подписывает работник, который произвел выплату (обычно кассир) и главный бухгалтер.

На основании платежной ведомости может быть составлена сводная ведомость по начислениям и удержаниям. Это более простой документ, здесь указываются лишь общие суммы выплаченной зарплаты по подразделениям и в целом по предприятию.

Далее суммы, исчисленные сводными документами, распределяют по синтетическим счетам, месячными, квартальными или годовыми итогами.

Таким образом осуществляется в настоящее время аналитический и синтетический учёт труда и заработной платы на предприятии ООО «Услуга». Как мы видим, основной его особенностью является большое количество формируемых документов, что связано, прежде всего, с большой численностью персонала предприятия.

Из зарплаты каждого работника производятся удержания подоходного налога. В этих операциях на суммы налоговых отчислений дебетуется счет 70, и кредитуется счет расчетов по НДФЛ (68.1). На заработную плату работников производятся начисления по больничным листам. Впоследствии эти расходы возмещаются из фонда социального страхования.

Бухгалтер, осуществляющий учет труда и заработной платы должен решать задачи начисления сдельной и повременной заработной платы, расчеты северных и районных надбавок, доплат, расчет за дни отпуска и дни временной нетрудоспособности, расчет пособий по уходу за ребенком, расчет всех удержаний. Ведутся картотеки лицевых счетов, справочников, принятых, переведенных и уволенных сотрудников. Выполняется печать расчетных листков, лицевых счетов, платежной и отчетной документации, ведомости депонированной заработной платы, а также платежных поручений в банк, формирование сводных и синтетических данных по заработной плате.[2]

 

2. Пути совершенствования организации автоматизированного бухгалтерского учета по учету расчетов с персоналом по оплате труда

На отечественном рынке имеется много готовых программных продуктов по бухгалтерскому учету, самых разнообразных по качеству, функциональному назначению и стоимости. Можно утверждать, что рынок программ сложился, хотя он пока не поддается четкому упорядочению. Потребитель озадачен выбором программ. В настоящее время лидерами отечественного рынка бухгалтерских программ можно назвать такие фирмы как: «1С», «Диц» («Турбо-бухгалтер»), «Парус», «Инфин», «Инфософт», «Бэст», «Интеллект-Сервис».

При приобретении программ следует ориентироваться на профессиональные фирмы, имеющие большой опыт проектирования автоматизации бухгалтерского учета и хорошую репутацию. Пакет должен иметь лицензию, сертификат качества. При ознакомлении необходимо, прежде всего, узнать, на какое предприятие он ориентирован: малое, среднее или крупное; следует обратить внимание на отраслевую принадлежность пакета (промышленность, торговля и т.п.). [1]

Программа должна подходить к существующей на предприятии системе бухгалтерского учета, соответствовать современным его требованиям и обеспечивать получение всей необходимой для целей управления информации.

Система должна обеспечит комплексную автоматизацию бухгалтерского учета, и осуществить стыковку с уже действующими программами. Необходимо изучить функциональные возможности программы, круг решаемых задач и возможности выполнения индивидуальной настройки при изменении в методе учета.

Не рекомендуется покупать программы по отдельным участкам учета у разных фирм, так как это в дальнейшем затруднит комплексную автоматизацию и приведет, в конечном счете, к приобретению нового программного продукта. Немаловажное значение имеет качество инструктивных материалов, обеспечивающих легкость усвоения программы, а также её простота в эксплуатации, наличие помощи и дизайн.

Следует обращать внимание на наличие центров обучения у фирмы (например, фирма «1С» имеет 600 учебных центров, «Инфо-бухгалтер» -200 центров обучения), возможность оказания консультаций, предоставления новых версий программы на льготных условиях, наличие гарантийного и абонентского обслуживания. Надо учитывать и возможность внесения изменений в программу самим бухгалтером без привлечения программиста, а также её стоимость. [1]

В данной работе будет рассмотрена возможность автоматизации учета труда и заработной платы на предприятии ООО «Услуга» с помощью программы «1С: Зарплата и кадры», выпускаемой лидером российского рынка бухгалтерских программ – фирмой «1С».

Программа «1С: Зарплата и кадры» предназначена для автоматизации расчета заработной платы и ведения кадрового учета на предприятиях различных типов финансирования и форм собственности.

Данная программа имеет ряд преимуществ перед другими программами данного типа:

1) Широкая поддержка со стороны франчайзингово партнера фирмы «1С», включающая услуги по внедрению данной программы на предприятии, консалтинговые услуги, обучение персонала работе с ней, обновление программы.

2) Возможность организации комплексной системы учета в организации, используя другие программные комплексы разработчика.

3) Обмен данными с различными программами бухгалтерского учета, что позволяет организовать постепенный переход к комплексной автоматизации.

4) Расширенные возможности расчета заработной платы и кадрового учета, а также упрощенный режим работы для начинающих пользователей.

5) Интернет – поддержка пользователей: загрузка курсов валют, справочника БИК РФ и др.

При всех преимуществах программа имеет всего один весомый недостаток – довольно высокую цену (8400 руб.), что впрочем вполне приемлемо для крупных и средних фирм.

2.1 Подготовка программы «1С: Зарплата и кадры» к эксплуатации.

Как только программный комплекс «1С: Зарплаты и кадры» установлен на компьютер, сразу же можно приступать к работе в нём.

При первом запуске программы нас встречает так называемый «стартовый помощник». В данном окне вводятся самые основные сведения об организации: название, форма финансирования, используемая для учёта программа. Стартовый помощник можно вызвать в любой момент, нажав кнопку на панели инструментов.

Далее мы попадаем в окно настройки основных данных. Здесь указываются адрес предприятия, ИНН, Ф.И.О. руководителя, главного бухгалтера и начальника отдела кадров, ставки пособий и налогов с дохода работников. Также здесь можно выбрать расширенные возможности начисления заработной платы, начисление в валюте, начисление зарплаты «от обратного» и др.

Как только введены основные данные об организации, необходимо заполнить справочники. Причем делать это можно несколькими способами. Обычно используют два. Первый заключается в непосредственном заполнении справочников «сотрудники», «подразделения», «должности». Второй позволяет обобщить ввод данных в справочники через «Помощник оформления на работу». Данные, вводимые с помощью «помощника» автоматически заносятся в справочники. Таким образом, работа с «помощником» позволяет значительно ускорить и облегчить ввод первичной информации по сотрудникам фирмы.

Прежде чем приступать к процессу учета с помощью программы также необходимо ввести первичные остатки по каждому работнику и по предприятию в целом в зависимости от вида начислений. Ввод текущей задолженности предприятия перед работником и переплаты НДФЛ осуществляется через меню «регламенты» - «ввод начального сальдо». Можно также указать документы с предыдущего места работы, необходимые для правильного начисления НДФЛ и ЕСН – это делается из справочника «сотрудники», где при выборе работника на вкладке «основное» в списке «ввод данных» можно выбрать несколько видов документов. Среди них, такие как личная карточка работника, вычеты по НДФЛ, налоговая карточка 1-НДФЛ, индивидуальная карточка по ЕСН. При вводе всех данных сведений можно получить также их печатные формы.

На этом процесс подготовки программы к эксплуатации можно считать законченным.

2.2 Технология ведения первичного учёта в программном модуле «1С: Зарплаты и кадры».

Программа позволяет вводить несколько видов первичных документов. «1С: Зарплата и кадры» отличается тем, что позволяет формировать практически все первичные документы по участку учета труда и заработной платы как для хозрасчетных, так и для бюджетных организаций. Они имеют типовую форму, которая формируется автоматически при вводе всех реквизитов в окно документа. Если какое-либо обязательное для данного документа сведение не указано, то программа подскажет, что необходимо добавить. Конечно, ни одна программа учета не может учесть в типовых формах все виды первичных документов. Если же необходимо учесть определенный документ, формируемый, например, только торговыми фирмами, то можно организовать обмен данными с программой «1С: Торговля», в которой есть возможность сформировать такой документ. [3]

Оформление первичных документов начинается с момента принятия сотрудника на работу. Приказ о приёме на работу можно распечатать из пункта меню «Документы» или кликнув пиктограмму на панели инструментов. Также есть возможность печати документа из «помощника оформления на работу».

Приказ на увольнение работника и приказ на предоставление отпуска можно сформировать из меню «Документы», списка «Прочие кадровые приказы».

В случае болезни или нетрудоспособности сотрудника оформляется больничный лист – меню «Документы». В дальнейшем данные больничного листа учитываются в табеле отработанного времени и при начислении заработной платы.

Программа «1С: Зарплата и кадры» позволяет формировать такие документы как: договора гражданско-правового характера, бригадные и индивидуальные наряды, начисление дивидендов. Всё это делается из меню «Документы» списка «Ввод начислений». А в списке «Ввод удержаний» можно выбрать исполнительный лист, перечисление средств в банк. Все эти документы учитываются соответственно в журнале начислений и журнале удержаний, а также автоматически учитываются в общем журнале документов.

По итогам работы сотрудников за расчетный период бухгалтеру по учету оплаты труда необходимо начислить зарплату работникам. В программе это делается из меню «Документы»: «Начисление зарплаты». Причем можно начислить оплату, как отдельным сотрудникам, так и по всему предприятию в целом. Данный документ печатной формы не имеет, но его создание необходимо для последующего расчёта с работниками. Все начисления учитываются в журнале начисления зарплаты.

После того как заработная плата начислена, можно приступать к расчёту с работниками. Это можно делать из «Помощника расчетов», который находится в меню «Регламенты». А можно из того же меню вызвать «Расчёт зарплаты». Расчет также возможно производить как по предприятию в целом, так и по отдельным работникам. При произведении расчёта пользователю предоставляется возможность учесть изменения, произошедшие в кадровом составе за период, а также учесть неотработанное время (отпуск, болезнь, прогулы).

Формирование платежных документов на выплату зарплаты происходит из меню «Документы» списка «Выплата заработной платы». На каждого работника, либо на определенный список необходимо ввести документ «Выплата заработной платы». При формировании документа необходимо сделать расчет зарплаты, для этого нужно кликнуть «Рассчитать». Причем есть возможность выбора вида расчета: полный, неполный, выплата по документу, выплата по виду расчёта. Все «Выплаты заработной платы» учитываются в «Журнале кассовых документов». Документ «Выплата заработной платы» также не имеет печатной формы, но является основанием для формирования многих других документов: расходных кассовых ордеров, платежных и расчетно-платежных ведомостей, реестра депонированных сумм.

  2.3 Формирование регистров аналитического и синтетического учёта в программе.

Все созданные в процессе деятельности организации первичные документы являются базой для формирования учётных регистров. В программе «1С: Зарплата и кадры» первичные документы автоматически учитываются в регистрах, называемых «Журналами». Это, например, журнал кадровых приказов, журнал начислений и журнал удержаний, журнал выплат. Существуют также общий журнал документов, в котором регистрируются все первичные документы.

Аналитический учёт в программе ведётся на основании формируемых документов, таких как: расчётные листки, платежные ведомости, справки по НДФЛ и ЕСН и др.

Все регистры аналитического учёта формируются из меню «Отчёты». К созданию данных форм можно приступать лишь при наличии первичных документов, их определяющих. Таким образом, все платёжные документы на сотрудников формируются после расчёта заработной платы работников.

Программа поддерживает многие формы отчётов: как индивидуальные – на каждого работника, так и по подразделениям и по предприятию в целом. К индивидуальным можно отнести: расчётный листок, налоговая карточка 1-НДФЛ, справка о доходах 2-НДФЛ, индивидуальная карточка ЕСН. Так как зарплату работники получают из кассы, то при её выдаче на каждого сотрудника составляется расходный кассовый ордер. По всему предприятию или по подразделениям формируются табель рабочего времени, расчётная ведомость.

 В «1С: Зарплаты и кадры» предусмотрена возможность создания отчёта о среднесписочной численности работников за период. Эти данные необходимы для передачи их органам статистики, а также для внутреннего пользования – в плановый отдел. Сформировать данный документ можно также из меню «Отчёты».

Ещё одной особенностью программы является возможность создания произвольных отчётов. Войдя в «Мастер произвольных отчётов», пользователь самостоятельно указывает, какие данные он хотел бы отразить в документе. Отчёт чаще всего создаётся в форме диаграмм.

Синтетический учёт в программе организован на основании нового плана счетов. В программе задействованы счета затрат: 20, 23, 25, 26, 44 и счета оплаты труда и начисления налогов 70, 69, 68. По каждому сотруднику можно указать счёт, на котором будут учитываться затраты на оплату его труда. По умолчанию счётом затрат считается тот, который был указан в «Стартовом помощнике».

В программе «1С: Зарплата и кадры» есть возможность формирования следующих учётных регистров: расчётно-платёжная ведомость, платёжная ведомость, свод начислений и удержаний.

Особенностью синтетического учёта в программе «1С: Зарплата и кадры» является его несамостоятельность. Так как программа предусматривает учёт лишь по отдельному участку, то она может применяться лишь в комплексе с основной программой бухучёта. Целостную систему учёта данная программа организовывает с модулем «1С: Бухгалтерия». Связь между модулями осуществляется через пункт «Обмен данными» меню «Сервис». При этом данные об учёте можно передавать как в общей сумме, так и с разбивкой по каждому сотруднику.

 

3.         Экономическая эффективность автоматизации учета

Внедрение компьютерной программы сопряжено с капитальными вложениями на приобретение, выполнение подготовительных работ и подготовку кадров. Поэтому внедрению должно соответствовать экономическое обоснование его целесообразности.

Под эффективностью автоматизированного преобразования экономической информации понимают целесообразность применения средств вычислительной и организационной техники при формировании, передаче и обработке данных.

Экономический эффект от использования компьютерных бухгалтерских программ подразделяют на прямой и косвенный.

Под прямой эффективностью понимают экономию материально-трудовых и денежных затрат, полученную в результате сокращения численности управленческого персонала, фонда заработной платы, расхода основных и вспомогательных материалов. Показатели прямой эффективности могут быть выражены как в натуральных, так и в стоимостных измерителях.

Этот расчет может быть сделан как в целом, так и по отдельным участкам и операциям.

Экономическая эффективность называется косвенной, если она косвенно влияет на результаты производственной деятельности и не всегда может быть выражена в натурально-стоимостных показателях.

Оба вида экономической эффективности взаимоувязаны. Однако как правило косвенный эффект значительно превосходит прямой, именно он и является целью построения автоматизированной информационной системы.

Обобщенным критерием экономической эффективности является минимум затрат живого и овеществленного труда. Чем больше участков управленческих работ автоматизировано, тем эффективнее используется техническое и программное обеспечение.

При определении экономической эффективности от внедрения компьютерной программы в ООО «Услуга» можно воспользоваться общепринятой методикой расчета, состоящей из следующих этапов:

1 этап - Определение общих капитальных затрат, связанных с автоматизацией задач управления (КЗ_а).

2 этап - Определение текущих затрат пользователя, связанных с автоматизацией задач управления (З_{после авт} ).

3 этап - Расчет текущих годовых затрат предприятия до использования компьютерной программы (З _{до авт..}).

4 этап - Определение годовой экономии, связанной с использованием ПК и пользовательских программ (Э_г). Расчет срока окупаемости общих капитальных затрат (Т_ок ).

1 этап. Общие капитальные затраты, связанные с автоматизацией задач управления рассчитываются по формуле:

КЗ_а = Ц_по +  К_тех + К_рм + К_пр + К_н , (1)

где Ц_по – капитальные затраты на покупку программного обеспечения (8000руб.);

К_тех - капитальные затраты на покупку технического обеспечения;

К_рм - капитальные затраты на создание рабочего места пользователя;

К_пр - капитальные затраты, связанные с приобретением и установкой программы (3000 руб.);

К_н - капитальные затраты, связанные с настройкой программы (2000).

Расчет капитальных затрат на создание рабочего места пользователя осуществляется по формуле:

 К_рм = (S_пл* Ц_пл + З_меб)*Т_м / Т_общ , (2)

гдеS_пл – площадь, необходимая для создания рабочего места (3 кв.м.);

Ц_пл – цена 1 кв.м. площади (8000 руб.);

З_меб – затраты на приобретение мебели (5000 руб.)

Т_м – время использования персонального компьютера для решения задачи с приобретенной программой.

Т_м  рассчитывается по формуле:

Т_м  = В_т * Д_р, (3)

где В_т – ежедневное время работы с программой (7 ч);

Д_р – количество рабочих дней, в течение которых применяется программа (260 дн.).

Время использования ПК для решения задачи с приобретенной программой Т_м  = 7*260 = 1820ч.

Т_общ – общее время использования компьютера в течение года.

Т_общ рассчитывается по формуле:

Т_общ = D_s * S * Др * N_м * К_ис, (4)

где D_s– длительность смены (8 ч.);

S – число смен (1);

Др – среднее число дней в месяце (21 дн.);

N_м – число месяцев эксплуатации ЭВМ (12мес.);

К_ис – средний коэффициент использования ЭВМ в течение смены (0,9)

Таким образом, общее время использования ПК в течение года

Т_общ = 8*1*21*12*0,9 =1814,4ч.

Находим капитальные затраты на создание рабочего места пользователя:

К_рм = (3*8000+5000) *1820 / 1814,4 =29089,5 руб.

К_тех - капитальные затраты на покупку технического обеспечения рассчитываются по следующей формуле:

К_тех = (Ц_ком + Ц_тех) * (1+К_т) * ( 1- К_из ) * Т_м / Т_общ ,  (5)

где Ц_ком – рыночная цена компьютера (17000 руб.);

Ц_тех – рыночная цена дополнительного технического обеспечения (8000 руб.);

К_т – коэффициент транспортных затрат по доставке технического обеспечения (0,03);

К_из – коэффициент износа технического обеспечения (0,2)

Капитальные затраты на покупку технического обеспечения составят: К_тех = (17000+8000)*(1+0,03)*(1-0,2)*1820 / 1814,4 = 20663,6 руб.

Таким образом, подставляя полученные данные в формулу получим общие капитальные затраты, связанные с автоматизацией задач управления:

КЗ_а = 8000 +20663,6 + 29089,5 + 3000 + 2000 = 62753,1 руб.