Структура взаємодії підрозділів відділення ВАТ «Державний ощадний банк України»

1.2 Структура взаємодії підрозділів відділення ВАТ «Державний ощадний банк України»

Організація банку являє собою досить складну процедуру та регулюється, як правило, загальним чи спеціальним (для банків) законодавством. В більшості країн необхідним є дозвіл на відкриття банку, але в ряді випадків засновники можуть обмежитись простою реєстрацією.

Структура банку, кількість відділів, спеціалізація служб, склад керівництва, розподіл повноважень і т. д. залежить від багатьох факторів і визначається економічною доцільністю.

В загальній організаційній структурі банку можна виділити два типи відділів:

– відділи, які виконують лінійні функції;

– відділи, які виконують штабні функції.

Лінійні відділи безпосередньо зайнятті виконанням організаційної роботи (прийняття вкладів, видача кредитів, купівля цінних паперів тощо). Термін «лінійний» характеризує характер зв’язків цих відділів з вищими ешелонами банку. Лінійні функції делегуються з вищих поверхів ієрархії на нижчі, що створює безперервний «ланцюг команд» або «лінію» команд по вертикалі, яка зв’язує один рівень з іншими.

Штабні відділи займаються обслуговуванням лінійних відділів, допомагають їм у підвищенні ефективності їх діяльності. Прикладом можуть слугувати відділи планування, кадрів, юридичний, статистики.

Відомо декілька принципових схем побудови банку. Кожна з них адекватна певному типу кредитного ринку. Так, в умовах локального ринку, обмеженого контингенту клієнтів, відсутності активної боротьби конкуруючих установ, нерозвиненості або повної відсутності філіальної системи найбільш розповсюджена так звана схема побудови банку. Для неї характерні гранична простота вертикальних зв’язків, пряме та безпосереднє підпорядкування відділів вищому керівництву банку.

Погребищенське ТВБВ ВАТ «Державний ощадний банк України» має лінійну структуру взаємодії підрозділів установи.

В даній організаційній структурі відділення «Державний ощадний банк України» верхню позицію займає керуючий, якому підпорядковується заступник керуючого. Оскільки в лінійній структурі створюється безперервний «ланцюг команд», тобто заступнику керуючого підпорядковуються взаємопов’язані сектори та відділи, які в свою чергу мають зав. відділами та зав. секторами, яким підпорядковуються підлеглі відділу, який створює колектив відділення.

Завідуючий банку організовує діяльність таким чином, щоб забезпечити:

– розподіл обов'язків та повноважень щодо здійснення операцій;

– належне документування всіх операцій (складання первинних документів та регістрів бухгалтерського обліку). Якщо документування операцій здійснюється з використанням інформаційних технологій, то відповідне програмне забезпечення має забезпечувати ведення протоколу про всі операції та дії відповідальних працівників у захищеній від модифікації формі;

– своєчасне, повне та достовірне відображення операцій у регістрах бухгалтерського обліку;

– накопичення та надання докладної інформації за кожною операцією з обов’язковим зазначенням даних про її учасників, з визначенням балансових і позабалансових вимог та зобов’язань, можливих змін за цими операціями, сум нарахованих, отриманих або сплачених доходів та витрат, а також інших параметрів, що забезпечують складання звітності Банку;

– дотримання вимог Облікової політики Банку;

– автентифікацію відповідального за проведення операційної процедури на паперових та/або електронних носіях;

– дотримання встановлених лімітів на здійснення окремих операцій;

– визначення наявних та можливих операційних ризиків і управління ними;

– виконання необхідних процедур внутрішнього контролю;

– зберігання інформації про всі операції установи Банку;

– конфіденційність інформації про кожну операцію та її контрагентів (інформація про операцію під час її передавання відповідними каналами зв'язку має бути зашифрованою);

– цілісність та достовірність інформації усіх операцій;

– формування та зберігання первинних документів, облікових регістрів, звітів відповідно до вимог законодавства України.

Операційний відділ передбачає порядок:

– регламенту роботи з відкриття, закриття операційного дня, надання прав доступу відповідальним виконавцям до АБС;

– ведення реєстрів контрагентів, рахунків, контрактів;

виконання розрахункових документів;

– проведення операцій в АБС;

– здійснення інкасації та перевезення валютних цінностей;

– формування та зберігання первинних документів;

– здійснення внутрішнього банківського контролю за операціями, здійсненими у ТВБВ;

– обміну інформацією.

В обов’язковому порядку контролюючим працівником підписуються такі документи:

– грошові чеки із чекових книжок клієнтів;

– реєстри трансакцій за операціями з платіжними картками;

– заявки на отримання підзвіт бланків суворого обліку (чистих бланків платіжних карток);

– заяви на продаж іноземної валюти та банківських металів;

– розпорядження на купівлю іноземної валюти та банківських металів;

– меморіальні ордери за транзитними рахунками;

– заяви на терміновий переказ готівки в сумі понад 5000 грн.;

– розрахунково-касові документи за фінансовими операціями, які підлягають обов’язковому фінансовому моніторингу;

– пенсійні листи військовослужбовців та доручення на виплату їм одноразової допомоги.

В свою чергу відділ інкасації здійснює контроль за відділенням Ощабанку та здійснює перевезення коштів.

Відділ активно-пасивних операцій здійснює відкриття рахунків та оформлення карткових рахунків, займається видачею карток.

В свою чергу звітні філії виконують операції з коштами юридичних та фізичних осіб, передаючи інформацію головному відділенню Ощадбанк.