Навигация
Формальные и неформальные коммуникации
40063
знака
0
таблиц
0
изображений
2.1.4 Формальные и неформальные коммуникации
Организации состоят из формальных и неформальных компонентов. Канал неформальных коммуникаций можно назвать каналом распространения слухов.
Приписываемая слухам репутация неточной информации сохраняется и до сегодняшнего дня. Тем не менее, исследования показывают, что информация, передаваемая по каналам неформального сообщения, т.е. слухи, чаще оказывается точной, а не искаженной. 80-90% слухов точны в отношении непротиворечивой информации о самой компании.
2.1.5 Коммуникационный процесс
Обмен информацией широко охватывает разные части организации и каким образом он соотносится с эффективностью. Обмен информацией в организациях не всегда эффективен, как следовало бы. На деле люди общаются между собой менее эффективно, чем им это кажется.
Кроме того, во многих случаях передаваемое сообщение оказывается неправильно понятым и, следовательно, обмен информацией - неэффективным. Джон Майнер, выдающийся исследователь в области управления, указывает, что, как правило, лишь 50% попыток обмена информацией приводит к обоюдному согласию общающихся. Чаще всего причина столь низкой эффективности в забвении того факта, что коммуникация- это обмен.[4]
Выделяют 5 базовых элемента в процессе обмена информацией:
1.Отправитель - это лицо, которое собирается или отбирает информацию и передает ее.
2.Сообщение - сущность информации, передающейся устно или закодировано, с помощью символов.
3. Канал - средство передачи информации.
4. Получатель - лицо, которому предназначена информация и которое ее воспринимает.
5. Обратная связь - реакция получателя на сообщение отправителя.
2.1.6 Межличностные коммуникации
Хотя эффективный обмен письменной информацией имеет преобладающее значение в организации, нам представляется, что исчерпывающий анализ такого рода обмена выходит за рамки. То же самое относится и к использованию компьютера, как средства коммуникации. Руководитель от 50-90% своего времени тратит на разговоры, поэтому мы выделяем здесь прямой межличностный обмен информацией. Понимание процесса межличностного обмена информацией и методов совершенствования умения общаться должно, способствовать росту эффективности управленческой деятельности. Однако в дополнение к межличностным контактам управляющий должен иметь представление о преградах на пути обмена информацией в организации и методах совершенствования такого обмена.[5]
Когда информация движется внутри организации вверх и вниз. Смысл сообщений несколько искажается. Такое искажение может быть обусловлено рядом причин. Сознательное искажение информации может иметь место, когда какой-либо управляющий не согласен с сообщением.
2.1.7 Коммуникационные сети
В организациях, где занято более двух человек, коммуникационные каналы объединяются в так называемые сети, связывающие элементы управленческой структуры в единое целое. И столь же многоуровневые, как она сама. Они объединяют в себе формальные и неформальные коммуникационные каналы, как дублирующие, так и дополняющие друг друга.
На практике можно выделить три вида коммуникационных сетей: открытые, замкнутые и комбинированные. Открытых движение команды или информации может быть остановлено, потому что оно попадает в тупик, т. е. к элементу структуры управления, находящемуся в конце канала. Она так же может наткнуться на «посредника» или «контролера» (промежуточное звено в сети коммуникации), который по каким-то причинам этому движению препятствует (останавливает, искажает, направляет в другую сторону) и которого нельзя минуть. В замкнутых сетях тупики и контролеры либо отсутствуют, либо могут быть обойдены. Комбинированные сети сочетают в себе оба принципа построения и присущи больше крупным многоуровневым организациям.
2.2 Внутрифирменная система информации
Основная цель коммуникационного процесса - обеспечение понимания информации, являющимся предметом обмена, т.е. сообщений.
Обмен информацией начинается с формулирования идеи или отбора информации. Отправитель решает, какую значимую идею или сообщение следует сделать предметом обмена. К сожалению, многие попытки обмена информацией обрываются на первом этапе, поскольку отправитель не затрачивает достаточного времени на обдумывание идеи.
Информация - сведения об окружающем мире (объектах, явлениях, событиях и т. д.), которые уменьшают имеющуюся степень неопределенности, неполноты знаний, которые можно воспроизводить путем передачи людьми устным, письменным или другим способом.[6]
2.2.1 Виды информации на предприятии
Управляющая система получает от управляемой системы информацию о состоянии заданных ею технико-экономических параметров в процессе производственной и финансово- хозяйственной деятельности. На основе полученной информации управляющая система вырабатывает команды управления и передает их в управляемую систему для исполнения. Информация, которая функционирует на предприятие в процессе управления, может быть классифицирована следующим образом:
· По форме отображения (визуальная, аудиовизуальная, смешанная)
· По форме представления (цифровая, буквенная, кодированная)
· По роли в процессе управления (аналитическая, прогнозная, отчетная, научная, нормативная)
· По качеству (достоверная, ложная и т. д.)
· По возможности использования (необходимая, достаточная, избыточная)
· По степени обновляемости (постоянная, переменная)
· По степени деятельности предприятия (экономическая, управленческая, социальная, технологическая)
· По источнику возникновения (внутриорганизационная, внешняя)
· По степени преобразования (первичная, производная, обобщенная)
· По виду носителя
· По времени поступления (периодическая, постоянная, случайная) и т.д.
Большое внимание должно уделяться со стороны менеджера вопросам сохранности информации и предотвращения ее утечки, а также построению на предприятии информационных систем.[7]
Информационные системы могут быть простыми. В этом случае происходит доставка информации от места ее возникновения до места потребления. Более распространены сложные системы информации, соответствующие сложности производства и организационной структуре управления, которые охватывают и линейное управления, и функциональные службы предприятия.
Информационные системы различаются:
· По обработке информации (централизованные и децентрализованные)
· По степени охвата информации (комплексные, локальные)
Комплексные информационные системы охватывают весь комплекс служб предприятия, а локальные предназначены для определенных функций управления.
В последнее время при построение информационных систем стали выделять бэк - офисную и фронт - офисную информацию. Бэк - офисная – такая информация, доступ к которой имеют только сотрудники предприятия (все или из определенных подразделений). Фронт - офисная - такая информация, доступ к которой имеют все желающие, например клиенты предприятия.
Важное значение имеет информация о возникновении в ходе производства отклонений от плановых показателей, требующих принятия оперативных решений.
Информация является одним из важнейших факторов, определяющих качество и эффективность принимаемых руководителями решений.
Достаточный объем информации поступает в среднем лишь к 47,6% руководителей. «Информационный голод» в большей мере испытывают высшие иерархические звенья управления, где принимаются стратегические решения.
14,2% руководителей считают поступающую информацию полнлстью соответствующей предъявляемым к ней требованиям, при этом меньше всего удовлетворены качеством информации заместители директоров: всего 505 считают получаемую информацию достаточной, столько же указывают на то, что она слабо обработана и часто несвоевременна. Это- одна из наиболее низких оценок среди руководителей всех уровней. Кроме того, на этот уровень управления идет много ненужной, а иногда и необъективной информации.
Правильность и эффективность принимаемых решений зависят не только от объемов и качества информационного обеспечения и квалификации руководителей, но и от того, хватает ли им времени на качественный анализ поступившей информации
Информационную перегрузку испытывают (субъективно) лишь 9.5% руководителей. Информационные перегрузки у руководителей высших звеньев, в частности у начальников управлений и заместителей директоров, у которых она в 1,5-2 раза выше средних показателей
Недостаточная информационная обеспеченность процесса принятия стратегических решений приводит к тому, что руководители меньше, чем следовало бы, участвуют в этом процессе.[8]
Существенную роль в принятии решений играет научно- техническая информация, содержащая новые научные знания, сведения об изобретениях, технических новинках своей фирмы и фирм- конкурентов. Это непрерывно пополняемый общий фонд и потенциал знаний и технических решений, практическое и своевременное использование которого обеспечивает фирме высокий уровень конкурентоспособности.
Информация служит основой для подготовки соответствующих докладов, отчетов, предложений для выработки и принятия управленческих решений.
Содержание каждой конкретной информации определяется потребностями управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений. К информации предъявляются определенные требования:
· Краткость, четкость формулировок, своевременность поступления;
· Удовлетворение потребностей конкретных управляющих;
· Точность и достоверность, правильный отбор первичных сведений, оптимальность систематизации и непрерывность сбора и обработки сведений.
Для современных условий характерно применение высокоэффективной внутрифирменной системе информации, основанной на использовании новейших технических средств.
Управленческая внутрифирменная информационная система представляет собой совокупность информационных процессов для удовлетворения потребности в информации разных уровней принятия решений.
Информационная система состоит из компонентов обработки информации, внутренних и внешних каналов ее передачи (связей), собственно информации.
Управленческие информационные системы последовательно реализуют принципы единства производственного процесса, информации и организации путем применения технических средств сбора.
Важную роль в использовании информации играют способы ее регистрации, обработки, накопления и передачи; систематизированное хранение и выдача информации в требуемой фирме; производство новой числовой, графической и иной информации.
Похожие работы
... оптимальные варианты оснащения офиса коммерческой компании комплектом оборудования, достаточным для решения поставленной задачи Глава 1. 1.1 Постановка задачи. Целью данного дипломного проекта является разработка системы управления работой коммерческой компании. Исходя из современных требований, предъявляемых к качеству работы управленческого звена коммерческой компании, нельзя не отметить, что ...
... ключевые. Следовательно, нужно добиваться равновесия между избыточность данных и избыточностью ключей. Применение систем управления реляционными базами данных очень эффективно при автоматизации финансового звена малого коммерческого предприятия. Вышеизложенная теория и принципы управления реляционными базами данных могут быть с успехом применены в процессе автоматизации работы любого финансового ...
... , поскольку принятие решений и коммуникации тесно взаимозависимы. Итак, что же такое Коммуникация? Необходимо отметить, что понятие коммуникации, используемое в Менеджменте гораздо шире, чем в понимании простого обывателя. Коммуникации — это обмен информацией, на основе которого руководитель получает информацию, необходимую для принятия эффективных решений и доводит принятые решения до ...
... звеньев, участвующих в подготовке соответствующих решений. Поэтому одной разработана система внешней и внутренней коммуникации, что позволяет существенно повысить организацию и управление процесса производства, а также принятие управленческих решений для обеспечения эффективного функционирования предприятия в современных экономических условиях. 3.1 Внешние коммуникации Любая деятельность ...
0 комментариев