Основные этапы подготовки корпоративных праздников с целью создания единого корпоративного духа

1.2 Основные этапы подготовки корпоративных праздников с целью создания единого корпоративного духа

Корпоративные праздники являются одним из самых эффективных способов налаживания системы внутрифирменных коммуникаций. Корпоративный праздник - специальное мероприятие, инициированное и финансируемое компанией, организованное для персонала, партнеров, клиентов или иной целевой аудитории, посвященное знаменательному событию в жизни компании либо общества, и являющееся средством поддержания организационной культуры или достижения коммерческих целей организации.

Внутренний корпоративный праздник - специальное мероприятие, инициированное и финансируемое компанией, организованное для персонала (с возможным привлечением членов их семей), посвященное знаменательному событию в жизни компании, и являющееся средством поддержания организационной культуры.

Планировать проведение корпоративных праздников имеет смысл при составлении календаря корпоративных событий и плана работы с персоналом на год, необходимо учитывать эти дополнительные расходы при утверждении годового бюджета. Но если в годовом бюджете только предполагается сам факт проведения праздника и определяете примерную сумму для его проведения, то все детали заранее запланировать нельзя. Это связано с тем, что меняется стоимость аренды, размер гонорара артистов и модераторов. Поэтому утверждение бюджета мероприятия, и сама подготовка к празднику должны начинаться не ранее чем за три месяца до планируемого события. Но и не позднее, чем за месяц.

При планировании праздника следует написать ответы на следующие вопросы:[6]

Зачем вам нужен праздник;

Для кого вы его делаете;

Сколько гостей вы пригласите;

Насколько состав приглашенных отличается от состава гостей последних двух праздников;

Каким был праздник в прошлый и позапрошлый раз;

Что из прошлых мероприятий хочется повторить и почему;

Что из прошлого повторить не хочется и почему;

Что уже есть для праздника;

Кто займется организацией;

Примерные затраты.

Завершить подготовительную организационную часть необходимо примерно за три недели до мероприятия. К этому времени необходимо сделать следующее:[7]

Решить какой праздник будет организован и где;

Составить, проработать и согласовать лично с руководителем сценарный план праздника;

Изготовить приглашения, которые будут распространяться среди участников мероприятия;

Выбрать модераторов;

Подготовить праздничный обед (составить меню, определиться с количеством блюд и т.д.).

Организуя праздник, желательно придерживаться определенной последовательности подготовительных работ:[8]

Постановка цели, формулировка задач, выявление смысла проведения праздника.

Определение главных условий проведения мероприятия – день и время, количество и состав гостей, требования к месту проведения и программной части.

Планирование бюджета праздника.

Выбор лица, ответственного за организацию праздника. Лучше, если это будет один человек и ему предоставят все полномочия принятия решений и утверждению любых деталей праздника.

Распределение работ. На этом этапе подготовки необходимо решить, что вы сделаете самостоятельно, что целесообразно выполнить силами компании, а что доверить сторонним подрядчикам.

Если вы прибегли к услугам специалиста (компаний организаторов торжеств), то следующий шаг составление для них технического задания или брифа с описанием всех требований, задач и условий мероприятия.

Сама разработка идеи и сценария праздника, а также поиск исполнителей займет у компании – организатора около двух недель, включая время на обдумывания и утверждения заказчиком. Но если нет времени, то рекомендуется обратиться к специалистам и воспользоваться готовыми типовыми сценариями.

Если позволяет время и есть желание сделать необычный праздник, то лучше начать с создания новой идеи. Отталкиваясь от нее, продумать сюжет программной части и общую схему развития события и только потом реализовывать идею через конкретные детали – выбор и приглашение ведущего, подбор конкурсов, выбор площадки, продумывание и изготовления декораций.

Собрать мнения исполнителей о празднике, поблагодарить их за работу.

Обязательно следует разослать благодарность за участие в мероприятии приглашенным сторонним гостям (не сотрудникам вашей компании).

Не стоит собирать мнения гостей о празднике после торжества. Обычно свойства человеческой натуры подталкивают к необъективным лестным утверждениям, или излишне придирчивыми комментариями. Информация о том, понравился ли гостям праздник, можно получить, наблюдая за ними во время самого мероприятия.

Кроме официальных документов, завершающих вашу сделку с подрядчиком, рекомендуется собрать и неофициальные документы, подтверждающие, что подрядчики не имеют к вам претензий.

После праздника придумайте повод, чтобы напомнить коллективу о приятных моментах, с ним связанных. Например, подарить сотрудникам фотографии, сделать специальный выпуск корпоративного издания, разыграть приз, например, на самую красивые непрофессиональную фотографию.

Таким образом, на каждом этапе подготовки корпоративного праздника, следует следить за исполнением каждого этапа ответственным лицом. Необходимо привносить во внутрикорпоративные праздники новые идеи. Это необходимо для того, чтобы вызвать интерес сотрудников к таким мероприятиям. Ведь если они раскрепостятся, раскроют свои творческие способности, они смогут почувствовать себя частью единого целого.