Характеристика современной системы кадровой документации

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

Государственное образовательное учреждение профессионального образования

РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ГУМАНИТАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

Филиал в г. Кирове

Кафедра гуманитарных и социально-экономических дисциплин

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине: Делопроизводство в кадровой службе

Тема: "Характеристика современной системы кадровой документации"

Выполнила студентка четвертого курса

специальности 032001 документоведения и ДОУ

очной формы обучения

Филиппова Ольга Григорьевна

Научный руководитель

ст. преподаватель И.И. Раентова

Киров - 2008

Содержание

Введение. 3

1. Состав кадровой документации. 5

1.2 Заявление. 5

1.2 Приказы по личному составу. 6

1.3 Трудовая книжка. 7

1.4 Личная карточка. 8

1.5 Характеристика. 9

1.6 Автобиография. 10

1.7 Трудовой контракт. 11

2. Примерный трудовой контракт. 13

Заключение. 23

Список использованной литературы.. 25

Приложение А.. 27

Приложение Б. 28

Приложение В.. 29

Приложение Г. 31

Приложение Д.. 32

Введение

Распорядительная деятельность органов управления включает, помимо прочих полномочий, решение вопросов подбора и расстановки кадров, приёма граждан на работу, перевода на другую работу и увольнения. Документы, создаваемые при оформлении приёма, увольнения и перемещения сотрудников, предоставления отпуска, поощрения, составляют кадровую документацию. Это – приказы по личному составу, заявления, характеристики, трудовые книжки, личные карточки, а также все документы, входящие в личное дело.

Значение кадровых документов определяется тем, что в них фиксируются сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т.д. Они участвуют в регулировании взаимоотношений между сторонами трудовых правоотношений и определяют их полномочия, права и обязанности. Поэтому изучение состава кадровой документации актуально в современных условиях.

Цель настоящей контрольной работы – изучение состава документов кадровой документации.

Задачи исследования:

1) исследовать состав документов кадровой документации;

2) составить примерную форму трудового контракта.

Предмет исследования – состав документов кадровой документации.

Объект исследования – кадровая документация.

При подготовке контрольной работы были использованы следующие методы:

- метод парных сравнений;

- метод анализа документов;

- библиографический метод;

- метод наблюдения.

Ряд вопросов, освещённых на страницах настоящей контрольной работы, рассмотрены в научных трудах М.В. Кирсановой, А.П. Корнеевой, С.П. Кошкиной, Н.П. Крюковой, Н.Н. Кушнаренко и других российских авторов.

1. Состав кадровой документации 1.2 Заявление

При поступлении на работу граждане подают письменное заявление, в котором излагают просьбу о зачислении на предприятие, в организацию, учреждение, указывая свою профессию, квалификацию, специальность, должность.

Заявление о приеме на работу составляется в произвольной форме, пишется от руки. Писать его рекомендуется на бумаге формата А4 – это формат листов документов личного дела, в которое подшивается и заявление о приёме на работу.

В заявлении не принято употреблять архаизмы и канцеляризмы ("весьма убедительно", "заранее признателен", "прошу не отказать" и т.п.).

Для заявления о приёме на работу характерны следующие реквизиты: адресат (кому адресуется заявление), заявитель, место проживания заявителя, наименование вида документа (заявление), текст, подпись, дата составления.

Заявление о приёме на работу после его рассмотрения, а также ознакомления с остальными необходимыми документами является основанием для издания приказа о приёме на работу. В случае принятия отрицательного решения заявителю сообщают о нём устно или письмом (по указанному в заявлении адресу).

Заявление о переводе на новую должность может быть написано на общем бланке или на стандартном листе бумаги формата А5. В адресате заявления о переводе на другую должность заявитель указывает занимаемую им должность.

Такие виды заявлений, как заявление о предоставлении учебного отпуска, отпуска по беременности и родам и т.п., должны содержать в тексте указание на наличие необходимых документов (больничного листа, справки с места учёбы и т.п.), без которых решение вопроса о предоставлении отпуска невозможно. В этих случаях соответствующие документы представляются на рассмотрение вместе с заявлением. Рассмотрение вопроса о предоставлении очередного отпуска производится с учётом графика отпусков.

Образец заявления показан в Приложении А.

1.2 Приказы по личному составу

Приказы по личному составу представляют собой документы, которыми оформляется приём на работу, увольнение, переводы сотрудников предприятия.

На крупных предприятиях эти же правоотношения иногда регулируются приёмными, увольнительными, переводными и отпускными записками. Встречается и смешанная форма, когда приём, перемещение и увольнение руководящего состава и инженерно-технического персонала оформляются приказами, а рабочих массовых профессий – записками.

Оформляют приказы по личному составу на общих бланках. В заголовке к тексту такого приказа пишут: "О приёме на работу", "О переводе на другую работу", "Об увольнении", "О предоставлении отпуска", "О поощрении", "О нарушении", "О наложении административного взыскания" и т.п.

В приказах по личному составу констатирующая часть может отсутствовать Распорядительная часть делится на пункты. Каждый пункт приказа по личному составу начинается глаголом, обозначающим действие: НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, ПРЕДОСТАВИТЬ, ОБЪЯВИТЬ БЛАГОДАРНОСТЬ, ОСВОБОДИТЬ и т.п. Эти глаголы печатают прописными буквами от 0-го положения табулятора. От 1-го положения табулятора начинают печатать содержание текста распорядительной части. Фамилию печатают полностью прописными буквами. А имя и отчество – строчными, затем указывают должность, структурное подразделение, содержание действия в отношении лица, о котором издаётся приказ. Кроме того, в пункте приказа о назначении на должность указывают, на какую должность, с какой даты и с каким окладом принимается сотрудник. В приказе о предоставлении отпуска указывают вид отпуска, количество предоставляемых рабочих дней и даты начала и окончания отпуска.

Приказы по личному составу хранятся 75 лет в архиве предприятия или организации. [7, с.102]

Образец приказа по личному составу составлен в Приложении Б.

1.3 Трудовая книжка

Трудовая деятельность граждан фиксируется в трудовых книжках, в которые заносятся общие сведения о работнике, сведения о работе с начала трудовой деятельности, поощрениях и награждениях. Формулировки в трудовых книжках должны соответствовать формулировкам, указанным в Трудовом кодексе Российской Федерации.

С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, в организациях ведутся:

а) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Формы указанных книг утверждаются Министерством труда и социального развития Российской Федерации.

При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.

Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся в течение 2 лет в кадровой службе организации отдельно от остальных трудовых книжек. По истечении указанного срока невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве организации в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке.

1.4 Личная карточка

Одним из основных документов кадровой документации является личная карточка рабочих и служащих. Форма карточки типовая (Форма Т2). Все записи в карточке должны быть документально обоснованы. На основании паспорта указываются фамилия, имя, отчество, год и месяц рождения, называются фамилия, имя, отчество, год и месяц рождения, национальность, номер, серия и срок действия паспорта, кем и когда он выдан, домашний адрес. Данные об общем и непрерывном стаже работы, а также о перемещениях сотрудника указываются на основании записей в трудовой книжке.

В обязательном порядке проставляются дата заполнения карточки и подпись лица, на которое она заведена. При увольнении работника в карточке проставляются дата и номер приказа и указываются причины увольнения. Эти сведения должны заполняться с особой тщательностью, так как они нередко служат основанием для подтверждения трудового стажа. Образец карточки по личному составу представлен в Приложении ХХХ.

Заполняются личные карточки от руки или машинописным способом. Графы, в которых возможно частое внесение изменений, заполняют карандашом.

По краям личной карточки предусмотрена зона для кодирования содержащейся в ней информации о работнике, что даёт возможность оперативного поиска нужной карточки с помощью соответствующих технических средств.

Не реже чем один раз в год специалист по кадрам проводит сверку всех данных о работнике в личной карточке Т-2. Кроме того, сами работники обязаны сообщать в отдел кадров обо всех изменениях, которые с ним происходили (развод, женитьба, рождение ребенка, смена адреса, смена телефона, получение образования и т.д.).

При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью специалиста отдела кадров, а если изменения вносятся в разделы "Общие сведения" и "Сведения о воинском учете", то и подписью самого работника.

1.5 Характеристика

Характеристика – это официальный документ кадровой документации, который выдаёт администрация, учреждения, организации, предприятия своему сотруднику в целом ряде ситуаций. В характеристике приводятся отзыв о служебной и общественной деятельности сотрудника, оценка его деловых и моральных качеств.

Характеристика может быть оформлена на общем бланке формата А4. Она имеет следующие реквизиты: название вида документа (характеристика); указание должности лица, которому выдаётся характеристика; наименование организации, выдающей характеристику; имя, отчество и фамилия сотрудника; текст подписи; печать.

В тексте характеристики можно выделить логически взаимосвязанные составные части. Первая – это анкетные данные. Следующие за названием документа, где указывают имя, отчество и фамилию, должность, учётную степень и звание (если они имеются), год рождения, образование сотрудника. В некоторых видах характеристик эти данные располагают от 4-го положения табулятора, столбиками, через один межстрочный интервал. Однако если это требование специально не оговорено в инструкции по ведению делопроизводства учреждения, первая часть может быть оформлена как обычный текст, т.е. начинаться от 1-го положения табулятора через 1,5 межстрочных интервала.

Вторая часть текста характеристики – данные о трудовой деятельности (сведения о специальности, продолжительности работы на данном предприятии или в организации, продвижении по службе, уровне профессионального мастерства и т.п.).

Третья часть – собственно характеристика, т.е. оценка морально-психологических и деловых качеств сотрудника: его отношения к работе, повышения профессионального уровня, поведения в быту.

Четвёртая, заключительная, часть содержит вывод, в котором указывается назначение характеристики.

Текст характеристики излагается от третьего лица.

Подписывает характеристику, как правило, руководитель предприятия.

1.6 Автобиография

 

Автобиография (греч. autos – сам, bios – жизнь, grapho – пишу), форма биографии, где главным героем является автор.

В автобиографии автор в хронологическом порядке описывает события своей жизни. В ней должны быть указаны название документа, содержание, подпись и дата.

Цель автобиографии – представить жизнь (или какую-то ее часть) как некое целое, когда описываемые события отделены от настоящего неким временным промежутком и автор может отнестись к ним более или менее беспристрастно, а сами события успели приобрести в его глазах большую или меньшую осмысленность.

Основные реквизиты в автобиографии: название документа (автобиография);

а) имя, отчество, фамилия автора;

б) число, месяц и год рождения, место рождения;

в) сведения о родителях (фамилия, имя, отчество, место работы);

г) образование и специальность по образованию;

д) вид трудовой деятельности;

е) последнее место работы и должность;

ж) награды и поощрения;

з) участие в общественной работе;

и) семейное положение и состав семьи;

к) домашний адрес и телефон;

л) дата и личная подпись.

Типового формуляра для автобиографии не существует, и составляется она в произвольной форме. Однако отдельные составные части и реквизиты должны содержаться в автобиографии обязательно. Пишут автобиографию от руки на листе бумаги формата А4. Форма изложения – повествовательная, от первого лица. Все сведения даются так, чтобы можно было составить представление о жизненном пути, деловой квалификации и общественной деятельности данного человека.

1.7 Трудовой контракт

Трудовой контракт – это один из документов кадровой документации, отражающий условия трудовых взаимоотношений сотрудника с администрацией.

Контрактная форма оплаты труда широко применяется в цивилизованных странах уже не одно десятилетие и даже столетие. Для государств СНГ, в частности для России, контракт – явление новое, возникшее с развитием рыночных отношений. Контрактная форма оплаты труда ещё только прокладывает себе дорогу в нашем народном хозяйстве, причём в негосударственных структурах (кооперативах, товариществах, акционерных обществах) с большим успехом, нежели на государственных предприятиях.

Сторонами трудового контракта являются:

а) в качестве работодателя – предприятия любой формы собственности, учреждения, организации, отдельные граждане;

б) в качестве работника – граждане, достигшие 16 лет (в исключительных случаях 15 лет).

Предметом трудового контракта является выполнение работником трудовой функции наилучшим образом для работодателя с целью получения прибыли.

К числу обязательных условий трудового контракта относятся:

1) Наличие волеизъявления о приеме-поступлении на работу, которое отражает волю сторон действительную, а не мнимую;

2. Условие о месте работы;

3. Условие о трудовой функции;

4. Условие о времени начала работы, с которого договор вступает в силу и возникают права и обязанности;

5. Условие о заработной плате.

Юридически и экономически грамотно подготовленный трудовой контракт будет активно стимулировать работника для достижения наивысших результатов в своей работе, что благоприятно отразится на финансовом положении предприятия.

2. Примерный трудовой контракт

Трудовой контракт

с руководителем службы рекламы и маркетинга

г. Оренбург № 38/10-08 "30" сентября 2008 г.

Общество с ограниченной ответственностью "Сантехторг", именуемое в дальнейшем "Предприятие", в лице директора Иванова Ивана Ивановича, действующего на основании устава, с одной стороны, и Сергеев Сергей Сергеевич, именуемый в дальнейшем "Работник", с другой стороны, заключили настоящий контракт о нижеследующем:

1. Предмет Контракта

1.1. Работник принимается на работу на Предприятие на должность руководителя службы рекламы и маркетинга для выполнения трудовых обязанностей, связанных с руководством указанной службой, планированием и стимулированием сбыта, изучением и прогнозированием рынка, рекламой Предприятия, его возможностей, продукции и услуг.

2. Срок Контракта

2.1. Контракт заключается между Предприятием и Работником сроком на 3 года и действует с "30" сентября 2008 г. по "30" сентября 2011 г.

3. Общие условия Контракта

3.1. Заключая настоящий контракт, Работник принимает во внимание, что основным видом деятельности Предприятия является организация на территории города Оренбурга розничной и мелкооптовой торговли сантехническими изделиями.

3.2. Исполняя свои непосредственные трудовые обязанности в соответствии с настоящим контрактом, Работник будет исходить из устава Предприятия.

3.3. Работник как руководитель службы рекламы и маркетинга подчиняется непосредственно директору Предприятия.

3.4. Работник является полноправным членом трудового коллектива Предприятия.

3.5. Работник вправе высказывать личное мнение по любому вопросу деятельности Предприятия.

3.6. Работник имеет право в случае необходимости знакомиться с Правилами внутреннего трудового распорядка Предприятия, коллективным договором и трудовым законодательством.

3.7. Работнику гарантируется беспрепятственное осуществление права на объединение в профсоюз. Дискриминация Работника в режиме рабочего времени и времени отдыха, оплате труда и других существенных условиях работы по причине его участия в профсоюзе не допускается.