Вывод

2.3.3 Вывод

При проведении системного анализа документирования управленческой деятельности АГИО были выявлены следующие недостатки, характеризуемые, в общем смысле, недостаточной автоматизацией процесса:

-     Отсутствие специализированного ПО для документирования и работы с документами;

-     Отсутствие оргтехники в отделе приёма и отправки корреспонденции.

Следствием из перечисленных недостатков является:

-     Нерациональное использование временных, трудовых и материальных ресурсов;

-     Повышенная трудоёмкость процесса.

Так как анализ унифицированности оформления документов и следования стандартам явился положительным, проведение мероприятий по совершенствованию документирования управленческой деятельности АГИО в данном аспекте не требуется.

ГЛАВА 3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИЙ

3.1 МЕРОПРИЯТИЯ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АДМИНИСТРАЦИИ ГУБЕРНАТОРА ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ

С целью устранения выявленных недостатков мы предлагаем:

-     Приобрести ПК в отдел приёма и отправки корреспонденции, присоединить его к ЛВС; для печати документации использовать по сети принтер отдела учёта и контроля исполнения документов, находящегося в наименьшем удалении от указанного отдела;

-     Установить СЭД;

При покупке ПК необходимо учесть характеристики программного и аппаратного обеспечения, которые удовлетворили бы требованиям СЭД: Pentium II и выше, Windows 2000 Professional / Server / XP Pro, от 128 Mb, HDD 80 Gb, LAN. После установки компьютера необходимо его соединение с ЛВС. Проведённые замеры показали, что для этого требуется 11 метров кабеля; также необходимо 2,5 метра для присоединения принтера. Исходя из функционального назначения и внешней среды, наиболее подходящим средством коммутации является кабель «витая пара». Следующим этапом по совершенствованию документирования управления будет внедрение СЭД.

По исследованиям, проведённым независимыми экспертами компании DSS Consulting в 2007 году [33] (Рис. 3.1.2), наиболее востребованным и зарекомендовавшим себя на рынке программных продуктов, предназначенных для оптимизации ДОУ, является система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «Дело–Предприятие» (Рис. 3.1.1), разработанная ЭОС («Электронными офисными системами») (г. Москва).

«Дело–Предприятие» — система, позволяющая создать в организации электронный документооборот и одновременно автоматизировать работу с бумажными документами. Это комплексное решение, автоматизирующее все аспекты ДОУ современных организаций.

Рис. 3.1.1 СЭД «Дело–Предприятие»

Первая версия СЭД «Дело» выпущена в 1996 году. В настоящее время «Дело» используют более 1200 организаций России и стран СНГ, а общее число установленных рабочих мест превышает 150000. СЭД «Дело» удостоена сертификатом наивысшего качества Госстандарта России.

Систему «Дело» успешно используют в отечественных министерствах и ведомствах, территориальных органах власти, на предприятиях различных сфер деятельности. В Иркутской области на базе данной платформы работают следующие организации: Администрация Шелеховского городского поселения, Дума городского округа муниципального образования города Усолье–Сибирское, Законодательное собрание ИО, Государственное учреждение Территориальный фонд обязательного медицинского страхования граждан ИО, Коллегия адвокатов ИО «Полевода, Мощицкая и партнёры», Территориальное управление Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека по ИО, ГОУ ВПО «Иркутский государственный университет путей сообщения» [51].

Рис. 3.1.2 Внедрение СЭД на территории РФ в 2007 году

3.1.1 Описание СЭД «Дело–Предприятие»

Масштабируемая и гибкая в настройке, легко адаптируется к специфике документооборота в организациях любого размера. Обеспечивает необходимый уровень конфиденциальности информации и соответствие всем нормативным требованиям как российского делопроизводства, так и международных стандартов (ИСО 15489:2001 «Информация и документация. Управление документами» и ISO/IEC 17799:2000 «Информационные технологии. Практическое руководство по управлению информационной безопасностью»). Обеспечивает защиту документов с помощью ЭЦП и средств криптографии. Предоставляет возможности массового перевода бумажных документов в электронный вид и помещения их в БД системы с помощью опции «Поточное сканирование». Поддерживает полный цикл работы с проектами документов, в том числе их маршрутизацию и версионность. Имеет открытую архитектуру и предоставляет возможность интеграции с другими программными продуктами. С помощью гибкой системы справочников легко может быть установлена и настроена специалистами заказчика в соответствии с особенностями организации. [51].

Функции системы

-          Создание проектов ЭД «во исполнение» резолюций или с целью разработки инициативных документов;

-          Автоматизированное проведение процессов согласования и утверждения проектов с маршрутизацией пересылки, контролем сроков рассмотрения и исполнения;

-          Регистрация в автоматизированном режиме поступивших бумажных документов и ЭД, возникших в результате утверждения проектов;

-          Регистрация в автоматизированном режиме переданных по электронной почте документов, в том числе снабженных ЭЦП и криптозащитой;

-          Работа с взаимосвязанными документами;

-          Сканирование и распознавание бумажных документов с помощью встроенной OCR–технологии и портативной цифровой ручки C–Pen;

-          Прикрепление к регистрационной карточке ЭОД (электронного образа документа);

-          Разграничение прав доступа к прикрепленным файлам ЭОД;

-          Предоставление каждому должностному лицу (участнику делопроизводственного процесса) своего личного «кабинета», чем достигают доступа лиц только к тем документам, которые относятся к их компетенции;

-          Рассылка ЭД и поручений по сети (в «кабинеты» должностных лиц);

-          Полнотекстовый и атрибутивный поиск ЭД;

-          Отправка по электронной почте исходящих ЭД, защищенных ЭЦП и шифрованием с помощью сертифицированных средств;

-          Хранение документов;

-          Обеспечение юридической правомочности;

-          Справочно–аналитическая работа [51].

Таким образом, в совокупности функций СЭД «Дело–Предприятие» обеспечит полный цикл документооборота и документирования АГИО.

В типовой комплект системы входит:

1.   Серверное ПО;

2.   Клиентское ПО;

3.   Комплект документации;

4.   Гарантийные обязательства: горячая линия (электронная почта и телефон), поставка новых версий системы (бесплатно), выезд специалистов на объект заказчика (при невозможности оказать помощь по горячей линии).

3.1.2 Внедрение СЭД «Дело–Предприятие»

Проведя анализ должностных инструкций и положений о структурных подразделениях АГИО, мы выяснили, в каких секторах деятельности в функциональные обязанности служащих администрации входит создание, оформление и работа с документами. Таким образом, установка системы «Дело» необходима на следующих рабочих местах:

-     Руководитель АГИО — 1 АРМ;

-     Заместители Губернатора ИО — 9 АРМ;

-     Заместители руководителя АГИО — 4 АРМ;

-     Полномочный представитель Губернатора в Законодательном собрании ИО — 1 АРМ;

-     Секретариат руководителя АГИО — 3 АРМ;

-     Отдел по вопросам обеспечения конституционных прав граждан при Губернаторе ИО — 5 АРМ;

-     Комиссия по правам человека при Губернаторе ИО — 6 АРМ;

-     Протокольно–организационный отдел при Губернаторе ИО —

3 АРМ;

-     Главное правовое управление Губернатора ИО — 5 АРМ;

-     Контрольное управление Губернатора ИО — 4 АРМ;

-     Управление Губернатора ИО по взаимодействию с Федеральными округами — 2 АРМ;

-     Управление Губернатора ИО по региональной политике — 3 АРМ;

-     Управление Губернатора ИО по государственной гражданской службе, кадрам и государственным наградам — 4 АРМ;

-     Управление Губернатора ИО по правоохранительной и оборонной работе — 5 АРМ;

-     Управление Губернатора ИО по связям с общественностью и национальным отношениям — 2 АРМ;

-     Управление документационного обеспечения Губернатора ИО —

6 АРМ;

-     Управление пресс–службы и информации Губернатора ИО —

2 АРМ;

-     Экспертное управление Губернатора ИО — 4 АРМ.

Итого: для эффективного ведения документооборота и, как следствия, документирования управленческой деятельности АГИО требуется установка СЭД «Дело–Предприятие» на 69 рабочих местах.

3.1.3 Расчёт стоимости внедрения СЭД «Дело–Предприятие»

В материальные расходы на внедрение СЭД «Дело–Предприятие» входит:

1.   Приобретение лицензии на каждое АРМ;

2.   Обучение пользователей системы:

-          Обучение специалиста отдела информационного обеспечения;

-     Обучение должностных лиц АГИО, в чьи обязанности входит создание, оформление и работа с документами.

3.   Приобретение ПК, кабеля, разъёмов в отдел приёма и отправки корреспонденции.

Для расчёта стоимости внедрения системы по пунктам 1 и 2 мы воспользовались прейскурантом компании ЭОС, действительным по состоянию на 1 марта 2008 года (Приложения № 4, 5) [50]. Так как ЭОС имеет официальных дистрибьюторов (ООО «Офис–Док», ООО Информационное агентство «Референт») и дилера (ООО «Решение») в г. Иркутске, приобретение ПО и обучение не повлечёт дополнительных расходов на доставку комплекта «Дело–Предприятие» и выезд специалистов. Примерный расчёт пункта 3 произведён в соответствии с прейскурантом одной из фирм г. Иркутска [51] (Приложение № 6), занимающихся поставкой и продажей компьютерной техники и комплектующих (дальнейший выбор поставщика в соответствии с результатами тендера).

1.         Приобретение лицензии на каждое АРМ (была выбрана установка под СУБД Microsoft SQL: причинами тому послужили меньшая стоимость, почти на 33%, по сравнению с установкой под СУБД Oracle, профессиональные знания и предпочтения специалиста отдела информационного обеспечения АГИО):

(руб.)

2.         Расходы на обучение пользователей системы:

-           Обучение специалиста отдела информационного обеспечения (курс по установке — «Администратор БД», базовый курс по системам «Дело» — «Системный технолог»):

4800 + 19200 = 24000 (руб.)

-           Обучение должностных лиц АГИО, в чьи обязанности входит создание, оформление и работа с документами (базовый курс электронного документооборота, группа до 12 человек):

(групп)

(руб.)

3.         Приобретение ПК, кабеля, разъёмов в отдел приёма и отправки корреспонденции:

4.        

Итого: 710270 (руб.).

Реализация проекта пройдёт в течение 2 месяцев (Приложение № 7).

3.2 ОЦЕНКА ЭФФЕКТИВНОСТИ ПРЕДЛОЖЕННЫХ МЕРОПРИЯТИЙ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АДМИНИСТРАЦИИ ГУБЕРНАТОРА ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ

В целях совершенствования документирования управленческой деятельности АГИО был предложен проект по автоматизации рабочих мест персонала, в обязанности которого входит создание, оформление документов и работа с ними. В рамках этого проекта необходимо произвести закупку ПК и комплектующих, программного продукта, что относится к основному производственному фонду и нематериальным активам организации соответственно.

Основной производственный фонд — средства труда, участвующие в производственном процессе и сохраняющие при этом свою натуральную форму.

Нематериальные активы — активы, не имеющие физического выражения, но представляющие существенную ценность для организации [32].

Первоначальную стоимость материальных активов рассчитывают как сумму всех инвестиций в приобретение данных объектов. Для расчёта стоимости основных производственных фондов суммируют показатели фактических расходов на их создание, изготовление (израсходованные материальные ресурсы, услуги сторонних организаций; пошлины, связанные с получением патентов, свидетельств, и пр.). Эти вычисления были произведены в предыдущем параграфе, на их основе нам предстоит оценить эффективность предложенных мероприятий [29].

В оценке основных фондов и нематериальных активов рассматривают следующие показатели эффективности:

-           Возврат от инвестиций;

-           Период возврата инвестиционных вложений;

-           Рост производительности труда [30].