Выбор системы оперативного управления деятельностью на основе анализа российских и зарубежных программных продуктов

3.1 Выбор системы оперативного управления деятельностью на основе анализа российских и зарубежных программных продуктов

Так как обслуживание и обновление установленной в организации системы оперативного управления Microsoft SharePoint в условиях ограниченного финансирования и сокращения штата ОГУ «БелИФ» вызывает затруднения руководства и персонала, нами было предложено проанализировать определенный сектор рынка информационных продуктов и услуг и выбрать оптимальный вариант программного обеспечения с целью организации документооборота, оперативного управления деятельностью организации и совместной работы команд проектов и остальных сотрудников. Основными критериями выбора стали стоимость и доступность обслуживания программного обеспечения. При этом еще одним критерием выбора является возможность взаимодействия информационной системы ОГУ «БелИФ» с информационными системами региональных органов власти и муниципального самоуправления.

Нами разработаны общие требования к системе электронного документооборота с учетом особенностей исследуемой организации.

Обобщенный список требований

Бизнес-требования

1) Идентификация пользователей

Первый этап. Аутентификация

·      защищенность протокола связи;

·      интегрируемость с существующими системами аутентификации пользователей.

Второй этап. Авторизация

·      возможность организации различных уровней доступа к данным для пользователей и групп пользователей;

·      организация рабочего места под функции, выполняемые пользователем или группой пользователей.

Третий этап. Разграничение прав доступа к документам

·      возможность установки различных прав доступа к документам (чтение, редактирование, удаление и т.п.) для пользователей и групп пользователей;

·      делегирование прав доступа к документу от одного лица другому.

2) Хранилище документов

Первый этап. Производительность хранилища данных

·      зависимость скорости работы с документами от количества документов в базе данных и количества одновременно работающих с системой пользователей.

Второй этап. Поиск документов

·      поиск по полям документа;

·      контекстный поиск по вложенным (присоединенным) файлам.

Третий этап. Архивация документов

·      вопросы сложности извлечения документов из архива (поиск, чтение)

Четвертый этап. Устойчивость хранилища к сбоям базы данных

Пятый этап. Репликация данных

·      только для чтения

·      с возможностью сохранения изменений

3) Работа с документами

Первый этап. Работа с типами документов

·      создание новых типов

·      наличие конструктора форм

·      справочные (подстановочные) поля

·      история документа

·      отслеживание версий документов

Второй этап. Конвертация документов

·      сканирование

·      импорт из других форматов файлов

Третий этап. Электронная подпись

4) Работа с бизнес-логикой

·   Маршруты движения документов

·   Задания (задачи) для пользователей

·   Работа с пользовательскими сценариями

Требования к программному обеспечению

1) Требования к ресурсам

·   Операционная система

·   СУБД (необходимость приобретения сторонней СУБД)

·   Зависимость от сторонних продуктов

·   наличие дополнительного программного обеспечения для работы системы

·   Аппаратная часть

·   производительность компьютеров

2) Стоимость продукта

А) Стоимость дополнительного программного обеспечения

·   СУБД, офисные пакеты, другое программное обеспечение

Б) Закупка нового оборудования

В) Затраты на обучение персонала

Г) Затраты на подготовку готового решения

3) Удобство сопровождения

·   Документация

ü соответствие документации текущей версии продукта

ü наличие электронных обучающих материалов

ü освещенность вопросов расширения системы

·   Возможности расширения системы

·   Техническая поддержка системы

4)  Удобство использования

Простота выполнения базовых операций пользователя

·   доступность управляющих элементов

·   количество элементарных операций для выполнения действий

Рассмотрим программное обеспечение электронного документооборота, представленное на рынке России.

Системы документооборота обычно внедряются, чтобы решать определенные задачи, стоящие перед организацией. Ниже приведен список наиболее часто встречающихся задач.

·    Обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях.

·    Поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам.

·    Поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям. Обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности.

·    Протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление "горячих точек" в деятельности).

·    Оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля.

·    Исключение бумажных документов из внутреннего оборота предприятия. Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации.

·    Исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.

Основные факторы, влияющие на решение о выборе системы в ОГУ «БелИФ»

·    Требования по объему хранения. Необходимо выбрать систему, поддерживающую иерархическое структурное хранение (HSM - Hierarchal Storage Management). Этот механизм хранит наиболее активно используемые данные на наиболее быстрых, но и наиболее дорогих носителях, в то время как реже используемая информация автоматически переносится на медленные и дешевые носители.

·    Наличие формализуемых процедур, требующих поддержки их выполнения и автоматизации контроля (подготовки документов определенного типа, выполнения стандартных функций организации и т. д.).

·    Необходимость автоматизации административного управления организацией. Степень сложности организационной структуры.

·    Наличие территориально распределенных подразделений. Этот фактор накладывает определенные требования к удаленному доступу, к репликации данных и т.д.

·    Наличие бумажного архива большого объема. Некоторые системы документооборота поставляются с уже интегрированными подсистемами массового ввода документов.

·    Наличие не удовлетворяющей текущим потребностям системы документооборота.

·    Необходимость в развитой маршрутизации документов, в управлении потоками работ (workflow managing). Как продолжение этой необходимости потребность в поддержке произвольных бизнес-процессов, возможно работающих совместно с прикладными системами поддержки этих процессов.

·    Требования по срокам хранения документов. При больших сроках хранения (десятки лет) стоит серьезно подумать об организации параллельного архива на микрофильмах.

·    Требования к "открытости", расширяемости системы. Возможность интеграции с существующими информационными системами и использования имеющегося оборудования.

·    Необходимость хранения изображений документов. Использование в организации специфических форматов хранения документов. Необходимость поддержки инженерных и конструкторских задач, других особенностей деятельности предприятия.

·    Необходимость развитых средств поиска информации. Полная поддержка системой языков имеющихся в организации документов.

·    Требования к безопасности (шифрование, организация доступа, и т. д.). Возможность использования уже имеющихся в информационной инфраструктуре организации механизмов доступа в системе документооборота.

·    Требования по соответствию определенным стандартам: внутренним, отраслевым, ГОСТ, международным стандартам по контролю качества, уровню организации хранения информации.

В настоящее время в России наблюдается рост интереса к системам электронного документооборота (СЭД) среди государственных и коммерческих структур. Компании-разработчики готовы предоставить СЭД как для небольших организаций численностью 5-10 человек, так и для крупных предприятий численностью тысячи человек. Всего на рынке представлено более пятидесяти решений этого класса. Но на вопрос, по каким критериям правильно выбирать систему, ответ знают далеко не все. В данном обзоре предлагается анализ наиболее популярных отечественных разработок в области автоматизации документооборота и делопроизводства.

Сегодня можно выделить следующие решения от ведущих компаний-разработчиков, работающих в сфере автоматизации работы с документами: Босс-Референт, ГранДок, Дело, ЕВФРАТ-Документооборот, CompanyMedia, Directum, DIS-системы, DocsVision, LanDocs, Optima-Workflow, Мотив.

Таблица 3.1 Основные возможности систем электронного документооборота

Система возможность	Б-Р	ГД	Д	Е-Д	СМ	D	DIS	DV	LD	O-W	М
Регистрации документов	+	+	+	+	+	+	+	+	+	+	+
Введение регистрационной карточки	+	+	+	+	+	+	+	+	+	+	+
Введение номенклатуры дел	+	+	+	+	+	+	+	+	+	+	+
Сканирование	+/-1,2	+	+/-1,5	+	+/-1	-/+	+	+	+	+/-1	+
Распознание документов	+/-1,2	+	+/-1,5	+	+/-1	-/+	+/-1	+/-1	+/-1	+/-1	+
Связанные документы	+	+	+	+	+	+	+	+	+	+	+
Прикреплённые файлы	+	+	+	+	+	+	+	+	+	+	+
Работа со словарями и справочниками	+	+	+	+	+	+	+	+	+	+	+
Срок поручений	+	-	+	+	+	+	+	+	+	+	+
Поиск: - по реквизитам - по виду рекивзита документа -полнотекстовый - с учётом морфологии	+ - + -	+ - + -	+ + + -	+ + + +	+ - + -	+ - + +	+ + - -	+ + + -	+ - + +	+ + + +\-	+ + + +
Списание документа в архив	+	+	+	+	+	+	-	+	+	+	+
Введение архивов электронных документов	-/+	-	+/-6	+/-7	-/+	-/+	-	-/+	+/-9	-/+	+
маршрутизация	+	-	+	+	+	+	-	+	+	+	+
Генерация отчётов	+/-³	+/-4	+	+	+/-8	+	+	+	+	+/-4	+
Продолжение табл. 3.1
Разграничение прав доступа	+	+	+	+	+	+	+	+	+	+	+
Пароли	+	-	-\+	+	+	+	+	+	+	+	+

Условные обозначения систем в таблицах: Босс-Референт (Б-Р), ГранДок (ГД), Дело (Д), ЕВФРАТ-Документооборот (Е-Д), CompanyMedia (CM), Directum (D), DIS-системы (DIS), DocsVision (DV), LanDocs (LD), Optima-Workflow (O-W), Мотив (М).

Пояснения к таблицам: «+» - возможность имеется, возможности нет, «+/-»- опционально или внешним ПО, «-/+» - неполная функциональность возможности.

Чтобы получить представление о возможностях систем, позволяющих организовать электронный документооборот, была составлена таблица с необходимым набором функционала (таблица 3.1).

Как показано в таблице, все представленные системы стараются идти в ногу со временем и поэтому обладают почти всеми необходимыми функциональными возможностями. Наилучшим образом с типовыми задачами электронного документооборота справляются системы Дело, ЕВФРАТ-Документооборот, DocsVision и LanDocs.

Примечания:

1- c применением внешних OCR

2 - интеграция С CuneForm

3 - с помощью Report’sMan

4 - с помощью Crystal Reports

5 - опционально «потоковое сканирование»

6 - опционально подсистема « архивное дело»

7 - опционально модуль «архивариус»

8 - опционально с помощью системы «центр отчётов»

9 - опционально система LanDocs архив

СЭД - это в первую очередь система, позволяющая решать все типовые задачи электронного документооборота для работы с документами — регистрация и ввод документов, поиск документов, маршрутизация, создание отчётов, ведение архива, установление правами доступа в системе. Поэтому при выборе СЭД просто необходимо убедиться в том, что система действительно обеспечивает выполнение таких задач.

Следующим моментом, на который стоит обратить внимание при выборе той или иной системы, являются услуги, предоставляемые компаниями-разработчиками, и технические требования к системе. Для полноценной работы с системой в первую очередь необходимо пройти обучение. Разработчик должен предоставить постоянно действующую оперативную техническую поддержку. Услуги по установке и настройке системы, предлагаемые разработчиками, являются необязательными и могут понадобиться только в том случае, если собственные IT-специалисты не в силах самостоятельно осуществить адаптацию системы и ввод ее в эксплуатацию. Знание технических требований к системе позволяет заранее оценить расходы на приобретение дополнительного программного обеспечения и нового оборудования.

Суммарные затраты на приобретение системы складываются из стоимости лицензий программного продукта, базы данных, услуг, дополнительных модулей системы и стороннего программного обеспечения. По общей стоимости серверной и пользовательских лицензий, а также стоимости СУБД/платформы, наиболее приемлемыми являются системы ГранДок, ЕВФРАТ-Документооборот и DocsVision. Стоимость базы данных и программных платформ варьируется от 900$ (MS SQL Server 2005) до 4000$ (Lotus Notes Domino). Исключением является система ЕВФРАТ-Документооборот, имеющая встроенную СУБД Ника (0$) (таблица 2). Сравнение полных затрат на внедрение систем практически неосуществимо в силу различного подхода компаний-разработчиков к предоставлению услуг. В примечаниях к таблицам можно найти информацию об используемых системами базах данных и платформах, а также о модулях, стоимость которых учтена для систем LanDocs и CompanyMedia.

Таблица 3.2 Стоимость сервера и лицензии

Система	Б-Р	ГД	Д	Е-Д	СМ	D	DIS	DV	LD	O-W	М
Стоимость сервера и 50 рабочих мест	17600	10-20	12100	7200	21000	14800	19700	9200	21050	18200	10200

Приобретая систему, не следует забывать о «подводных камнях» ее внедрения и промышленной эксплуатации. Может оказаться, что все достоинства функционала приобретенной системы сойдут на «нет», когда дело дойдёт до внедрения и использования системы. Например, если приобретаемая система не содержит инструментария необходимого для настройки под потребности организации собственными силами, то процесс внедрения будет требовать участия разработчика, что существенно повлияет на повышение стоимости внедрения. Адаптировать систему под нужды своей организации доступными средствами без участия разработчика и без дополнительных затрат смогут обладатели систем ЕВФРАТ-Документооборот и DocsVision. Заказчикам других систем предлагается набор стандартных настроек, которые могут быть доработаны разработчиками или их партнерами, что приведет к увеличению затрат на внедрение (таблица 3.3).

Таблица 3. Доступный инструментарий для настройки системы

Система инструментарий	Б-Р	ГД	Д	Е-Д	СМ	D	DIS	DV	LD	O-W	М
Дизайнер форм карточек документов	+	-	-\+3	+	+\-4	-\+7	-	+	-\+8	+	+
Дизайнер маршрутов\процессов	+	-	-\+	+	+\-5	-\+7	-	+	+	+	+
Редактор отчётов	+\-	+\-2	-	+	+\-6	-\+7	-\+	+	+	+	+\-2
Создание и изменение словарей и справочников	+	+	+	+	+	-\+7	-	+	+	+	+

Стоимость и сроки внедрения являются одними из факторов, влияющих на распространенность системы. В каждом конкретном внедрении они зависят от возможностей выбранной системы и структуры компании-заказчика (масштаб, специфика деятельности и т. д.), приобретающей систему. По имеющимся оценкам (таблица 4), на сегодняшний день наибольшее количество внедрений имеют системы ЕВФРАТ-Документооборот, Дело и CompanyMedia. Система Дело популярна в государственных учреждениях благодаря тому, что она ориентирована на автоматизацию процедур традиционного делопроизводства. Распространенность системы ЕВФРАТ-Документооборот объясняется универсальностью ее использования и гибкой ценовой политикой. Большое количество внедрений CompanyMedia обеспечивает модульность системы и реализация на платформе Lotus Notes/Domino.

Таблица 3.4. Опыт внедрения систем

Система вопрос	Б-Р	ГР	Д	Е-Д	CM	D	DIS	DV	LD	O-W	M
Количество внедрений?	>100	>100	>500	>1000	>500	>100	>100	>100	>100	>100	>100
Возможно ли внедрение собственными силами?	нет	нет	Нет \ да	да	нет	Нет \ да	Нет \ да	Да \ нет	нет	нет	да
Внедрение проектные (П) и собственными (С) силами?	П	П	С<П	П<<С	П	П>>C	П>C	П<С	П	П	П>С
Примечание: * - «нет \ да»- жесткие настройки, «да \ нет» требует специалист ** - П > (<) С – проектных внедрений больше (меньше) чем собственными силами; “>> (<<) –на много больше ( меньше); П – проектные внедрения 1-          Учитываются только внедрение продукта Дело; 2-          С учетом внедрений продукта OfficeMedia

Предполагая, что внедрение прошло успешно, следует рассмотреть, что же ещё существенно для автоматизации электронного документооборота. Помимо необходимого набора возможностей (таблица 3.1) наличие в системе дополнительного функционала (таблица 3.5) может значительно упростить работу с системой всем сотрудникам организации (например, настройка уведомлений и напоминаний). В некоторых случаях этот функционал просто необходим (например, WEB-доступ). Потребности заказчика в автоматизации процессов обработки документов со временем могут меняться (например, в случае изменения организационной структуры предприятия), что может привести к необходимости в развитии системы.

Например, возникает ситуация, когда заказчик, успешно эксплуатирующий систему в головном офисе организации, впоследствии принимает решение о внедрении ее в филиалы. Как видно из таблицы 3.5, наиболее полноценный дополнительный функционал за счет гибких настроек пользовательского интерфейса предоставляют системы Босс-Референт и Optima-Workflow. По остальным параметрам уверенные позиции занимают системы Directum, DocsVision и ЕВФРАТ-Документооборот.

Таблица 5. Дополнительные возможности работы с системой

СИСТЕМА ВОЗМОЖНОСТЬ	Б-Р	ГД	Д	ЕЕ-Д	CM	D	DIS	DV	LD	O-W	М
Настройка пользовательского интерфейса	+	-\+	-\+	-\+	+\-2	-\+	-\+	-\+	-\+	+	+
Настройка уведомлений и напоминаний	+	-\+	-\+	+	+	+	-\+	+	+	+	+
Интеграции с электронной почтой	+	-	-\+	+	+	+	-\+	+	+\-8	+	+
Web-доступ	+	-	-\+	+	+	+	-\+	+	+\-9	+	+
Территориально-распределённая работа**	+	-	-	+	+4	+\-6	+	+\-7	+\-10	+	+
Наличие API	+	-	+	+	+	+	-	+	+	+	+

Важными характеристиками СЭД являются её безопасность, надёжность и производительность (таблица 3.6). Из таблицы 3.6 следует, что системы Directum, DocsVision, Optima-Workflow и ЕВФРАТ-Документооборот позволяют обеспечить необходимый уровень надёжности и безопасности электронного документооборота. В свою очередь производительности рассматриваемых в обзоре решений достаточно, чтобы автоматизировать как небольшие, так и крупные структуры, так как производительность в большинстве случаях зависит от возможностей серверного аппаратного обеспечения. В случае создания распределенной системы электронного документооборота (отдельные серверы базы данных для каждого подразделения) количество одновременно работающих пользователей может измеряться тысячами.

Хочется отметить, что системы Босс-Референт и CompanyMedia, реализованные на платформе Lotus Notes/Domino, предлагают наиболее развитые средства администрирования при распределенной работе за счет возможностей платформы.

Таблица 3.6 Надёжность, безопасность

Система возможность	Б-Р	ГД	Д	Е-Д	СМ	D	DIS	DV	LD	O-W	M
Авторизация пользователей	+	+	+	+	+	+	+	+	+	+	+
Шифрование документов	+\-	-	+\-2	+	+\-3	+	+	+	+\-4	+	+
Поддержка ЭЦП	+\-	+	+\-2	+	+\-3	+	+	+	+\-4	+	+
Резервное копирование БД по расписание	+	-	+	+	+	+	+	+	+	+	+
Протокол событий	+	-\+	+	+	+	+	+	+	+	+	+
Примечания: Заказная разработка с использованием БОСС-Крипто o     Опционально « ЭЦП И Шифрование» o     Опционально с помощью инфраструктуры Locker o     Опционально Landocs:Подсистема безопасности

Таким образом, из всех систем наилучшие показатели у системы Мотив. Это означает, что внедрение этой системы и будет для ОГУ «БелИФ» наиболее эффективным способом организации оперативного управления.