Нумерация листов в деле, составление листа-заверителя дела

1.5 Нумерация листов в деле, составление листа-заверителя дела

В течение делопроизводственного (календарного) года исполненные документы, образующиеся в деятельности организации, группируются (формируются) в дела в соответствии с номенклатурой дел. Формирование дел осуществляется под непосредственным методическим руководством архива организации.

Законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет включительно) хранения, в том числе дела по личному составу, подлежат передаче в архив организации. По окончании делопроизводственного года эти дела хранятся в структурных подразделениях еще один год, в течение которого происходит их подготовка к последующему хранению, что предполагает их полное оформление и описание. Дела временного (до 10 лет) срока хранения в архив не передаются и подлежат частичному оформлению при их заведении в делопроизводстве.

Оформление дел, принимаемых в архив организации, представляет собой комплекс работ по их технической обработке. Эта работа проводится в структурных подразделениях организации под непосредственным контролем заведующего архивом (лица, ответственного за архив). Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения управления (ДОУ) и других структурных подразделений, в обязанности которых входит заведение и формирование дел в соответствии с номенклатурой дел организации. Для этого в номенклатуре дел в графе 5 "Примечание" могут быть указаны фамилии лиц, ответственных за ведение дел.

Полное оформление дела предусматривает:

- нумерацию листов в деле;

- составление листа-заверителя;

- составление в необходимых случаях внутренней описи документов;

- подшивку или переплет дел;

оформление реквизитов обложки дела и внесение соответствующих уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, делопроизводственного индекса дела по номенклатуре дел, крайних дат дела, заголовков дела).

Документы подшивают и хранят в твердых папках (скоросшивателях). Различают две формы брошюровки документов в скоросшиватели: правую и левую. При правой форме брошюровки документы располагают в порядке поступления, т.е. последний документ подшивают сверху. Эта форма брошюровки пригодна только для временного хранения, так как архивные правила запрещают расположение документов постоянного и долговременного хранения в порядке, обратном хронологическому.

Прямая хронологическая последовательность возможна при использовании левой формы брошюровки. В этом случае первый по времени поступления документ находится в начале, а документ, поступивший последним, в конце подшивки. Такой способ брошюровки наиболее целесообразен.

Для брошюровки документов постоянного и долговременного хранения используют папки-регистраторы со специальными механическими устройствами (замками), которые позволяют без затруднений вкладывать и изымать документы. Таким образом, появляется возможность "соединения" нескольких дел в одной папке. При подготовке к сдаче в архив остается только изъять документы из регистратора и подшить их в другие папки, а освобожденную от документов папку-регистратор можно вновь использовать в делопроизводстве.

Заключение

Формированием дел называется группировка документов в дело (в соответствии с номенклатурой дел) и систематизация документов внутри него. Основой формирования дел в делопроизводстве является номенклатура дел.

Дело - это совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку (регистратор или скоросшиватель).

Работа по формированию дел состоит из следующих операций:

- раскладка документов по папкам (делам) и их подшивка;

- расположение документов внутри дел в определенной последовательности;

- оформление дел.

Все эти операции выполняются регулярно в пределах календарного года. В конце года в структурном подразделении подготавливается столько папок, сколько дел числится в номенклатуре. На обложки из номенклатуры дел переносят их заголовки и индексы, на корешки папок - только индексы. По мере включения в папки первых документов на обложках проставляют дату начала дела. Дело считается заведенным после подшивки в папку первого исполненного документа. Одновременно должна быть оформлена и обложка заведенного дела.

В зависимости от принятой в учреждении или организации системы делопроизводства формирование дел ведется централизованно или децентрализовано. В крупных организациях дела формируются в структурных подразделениях, т.е. там, где созданы документы, отражающие деятельность данного подразделения. В небольших организациях формирование всех дел проводится централизованно службой делопроизводства (канцелярией, общим отделом, секретариатом). В организациях, не имеющих такой службы, формирование дел поручается секретарю. Но независимо от централизованного или децентрализованного принципа организации делопроизводства не рекомендуется хранение дел и их формирование непосредственно исполнителями. Периодический контроль за правильным формированием дел в структурных подразделениях осуществляет канцелярия в форме разъяснений и консультаций. Архив организации оказывает методическую помощь при формировании дел.

Список использованной литературы

1. Паневчик В.В.Делопроизводство. - Минск: Высшая школа, 3-е изд. - 2004.

2. Кузнецов И.Н. Офисная документация: Подготовка и оформление. - Минск: Книжный Дом, 2004.

3. Давыдова Э. Формирование дел в учреждениях, организациях, на предприятиях //Архивы и делопроизводство. 2006. № 1. С. 26 - 35.

4. Давыдова Э. Оформление дел при подготовке к передаче в архив: нумерация листов в деле, составление листа-заверителя дела // Архивы и делопроизводство. 2006. № 3. С.22 - 26.

5. М.Ю. Рогожин "Офис-мастер".- Приложение к журналу "Справочник секретаря и офис-менеджера",2 2006 .-М.: МЦФЭР, 2006.-325с.

6. "Делопроизводство" (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов /Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ - ДАНА, 2003. - 359с.

7. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М.,1991.

8. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М., Госстандарт России, 1998.

9. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения, Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., ВНИИДАД, 1991.

10. Богатая и.Н., Кузнецова Л.Н. Делопроизводство и бухгалтерия: Учеб. Пособие. - М.: Дело, 2001.

11. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие. -- 3-е изд. -- М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2003.

12. Рогожин М.Ю. Настольная книга секретаря: подготовка документов: Практ. Пособие. - М.: ТКВелби, Изд-во Проспект, 2004. С.198.