Анализ организации труда менеджера в функциях планирования, организации

Диагностика и анализ ситуаций Функции управления Роли менеджера. Власть. Лидерство. Стили руководства Анализ организации труда менеджера в ООО "Модерн Стафф" Анализ организации труда менеджера в функциях планирования, организации Анализ организации труда менеджера: мотивация и контроль Рекомендации по совершенствованию организации труда менеджера для ООО "Модерн Стафф" Цена договора и порядок расчетов Общие положения Порядок расчета заработной платы при условиях труда, отклоняющихся от нормальных

141913

знаков

таблиц

изображений

Анализ организации труда менеджера в ООО "Модерн Стафф" Читать далее: Анализ организации труда менеджера: мотивация и контроль

2.2 Анализ организации труда менеджера в функциях планирования, организации

Одним из наиболее важных элементов управления на ООО "Модерн Стафф" является планирование. Планы конкретизируют программу достижения поставленных целей, дают основу для организации работы персонала, определяют ориентиры для контроля.

В теории различают следующие виды календарных планов:

- долгосрочные, осуществляются на срок более пяти лет и заключается в разработке перспективных целевых программ (стратегическое планирование);

- среднесрочное, осуществляется на срок от года до пяти лет (различные программы);

- краткосрочное осуществляется на срок менее года (оперативные планы на день и др.).

На ООО "Модерн Стафф" ведется среднесрочное планирование, как правило, длительностью на один год. В планах формулируются основные задачи на этот период, стратегия организации в целом и каждого подразделения (реконструкция и расширение спектра оказываемых услуг); стратегия сбыта (структура сбытовой сети и ее развитие, степень контроля над рынком и внедрение на новые рынки, проведение мероприятий, содействующих расширению сбыта); финансовая стратегия (объемы и направления капиталовложений, источники финансирования); кадровая политика (состав и структура штатов, их подготовка и использование); определение объема и структуры необходимых ресурсов и форм материально-технического снабжения. Разрабатываются мероприятия, направленные на достижение целей, соответствующие миссии организации. Данное планирование осуществляется генеральным директором и заместителем директора.

К краткосрочным планам ООО "Модерн Стафф" относятся квартальные, которые представляют собой детальную конкретизацию целей и задач, поставленных перспективным и среднесрочным планами. Они составляются на основе сведений о наличии заказов, обеспеченности их материальными ресурсами, степени загрузки, с учетом сроков исполнения каждого заказа. Данный вид планирования также осуществляют генеральный директор совместно с заместителем директора.

Ежедневно генеральный директор проводит планерки с заместителем директора по текущим задачам, определению ключевых задач. Еженедельно с администратором офиса, с консультантами по подбору персонала. Раз в две недели планирование осуществляется с ассистентами консультантов по подбору персонала.

Еженедельно проводится общее собрание, на котором обсуждаются план на следующую неделю, ежеквартально – на следующий квартал.

В ООО "Модерн Стафф" активно используется управление по целям (МВО – Management by Objectives) – метод планирования, предусматривающий определение руководителем и сотрудниками целей для каждого отдела, проекта или работника. Процесс включает следующие стадии:

1) постановка целей;

2) разработка планов действий;

3) контроль над движением к целям;

4) оценка результатов деятельности.

Офис ООО "Модерн Стафф" располагается в современном одиннадцатиэтажном бизнесс-центре. В этом же здании расположена столовая, фитнес-салон. Офис оборудован современной эргономичной мебелью. Имеет в том числе естественное освещение, осуществляется кондиционирование. Используется многофункциональное устройство HP LaserJet M1120 MFP, сочетающее в себе принтер, сканер и копировальный аппарат. Каждое рабочее место оснащено компьютером на базе процессора Intel (R) Atom (TM) с оперативной памятью от 1 ГБ, с операционной системой Linux, жидкокристаллическим монитором диагональю от 15 дюймов, сотовым и городским телефонами, всеми необходимыми канцелярскими принадлежностями, в том числе ежедневниками. Имеется выход в интернет и локальная сеть.

Через локальную сеть передаются документы в электронном виде, в том числе различные виды отчетности. Основное взаимодействие между сотрудниками осуществляется посредством ПК, через программу Skape. Документация, не предоставляющая коммерческую тайну, есть в электронном виде в локальной сети. Существует многоуровневая система хранения этих документов в локальной сети, доступ к ней в зависимости от компетенций специалиста, на необходимый уровень.

Согласно действующему законодательству РФ об Обществах с ограниченной ответственностью, высшим органом управления ООО является общее собрание учредителей (участников) ООО. В ООО "Модерн Стафф" единственный учредитель, он же является генеральным директором. Основная функция высшего органа управления состоит в обеспечении соблюдения организацией целей, в интересах которых она была создана.

В соответствии с Федеральным законом №14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью" к компетенции собрания учредителей ООО (равно как и единственного учредителя ООО) относятся следующие вопросы:

- принятия решения об участии в других коммерческих организациях, ассоциациях, определения направлений деятельности ООО;

- внесения изменений в учредительные документы ООО, в том числе относительно размера уставного капитала ООО с ограниченной ответственностью;

- назначения или избрания генерального директора или коллегиального исполнительного органа ООО, управляющего, условий договора с управляющим (если этот вопрос не находится в компетенции совета директоров в соответствии с уставом), ревизионной комиссии (если этот орган предусмотрен уставом) и аудитора Общества;

- утверждения бухгалтерских балансов и годовых отчетов;

- распределения чистой прибыли ООО между участниками;

- утверждения внутренних документов ООО;

- решения о размещении облигаций и ценных бумаг Обществом;

- решения о ликвидации или реорганизации ООО и назначения ликвидационной комиссии, утверждения ликвидационных балансов.

Руководство текущей деятельностью ООО осуществляется единоличным исполнительным органом (генеральным директором).

Компетенции единоличного исполнительного органа ООО "Модерн Стафф":

- издавать приказы о назначении, переводе, увольнении работников ООО, применять меры поощрения;

- без доверенности представлять интересы ООО и совершать сделки от его имени;

- выдавать доверенности на право представительства от имени ООО;

- осуществлять иные полномочия, не отнесенные к компетенции других органов управления.

Организационная структура в ООО "Модерн Стафф" - вертикальная.

Во главе всей организации ООО "Модерн Стафф" стоит генеральный директор (рисунок 2.1). Он решает следующие вопросы:

- действует от имени организации, представляет ее интересы во всех предприятиях, фирмах и организациях;

- осуществляет планирование, организацию работы организации, контроль, мотивацию персонала;

- распоряжается в пределах предоставленному ему права имуществом;

- заключает договоры с поставщиками;

- заключает договоры с клиентами;

- заключает договоры о найме работников;

- издает приказы и распоряжения, обязательные к исполнению всеми работниками предприятия;

- выдает доверенности;

- открывает в банках счета; пользуется правом распоряжения средствами.

Генеральный директор несет в пределах своих полномочий полную ответственность за деятельность организации, обеспечение сохранности товарно-материальных ценностей, денежных средств и другого имущества организации.

В подчинении генерального директора находятся два отдела: административный и отдел рекрутинга, руководителями которых являются администратор офиса и заместитель директора.

Круг обязанностей заместителя директора:

- ведение переговоров с ключевыми клиентами;

- курирование работы отдела рекрутинга;

- ежедневное планирование, отчет о проделанной работе генеральному директору;

- проведение ежедневных планерок с консультантами по подбору персонала;

- ведение работы по подбору топ-менеджмента;

- закрытие вакансий;

- контроль и работа по ликвидации дебиторской задолженности.

В подчинении заместителя директора находятся два консультанта по подбору персонала.

Круг обязанностей консультантов по подбору персонала:

- ведение первичных переговоров с клиентами;

- отчет перед клиентами о ходе оказываемых услуг;

- еженедельный отчет генеральному директору по переговорам с клиентами, о ходе работы по вакансиям, работы ассистентов консультантов по подбору персонала;

- ежедневные планерки с заместителем директора;

- курирование работы ассистентов консультантов;

- проведение ежедневных планерок с ассистентами консультантов;

- ведение работы по поиску персонала;

- закрытие вакансий;

- контроль и работа по ликвидации дебиторской задолженности.

В подчинении у консультантов по подбору персонала – ассистенты консультантов по подбору персонала.

Круг обязанностей ассистентов консультантов по подбору персонала:

- отчет о ходе работы и планирование с генеральным директором раз в две недели;

- еженедельные планерки с заместителем директора;

- ежедневные планерки с консультантами по подбору персонала;

- отчет перед консультантами по подбору персонала;

- ведение работы по подбору персонала;

- закрытие вакансий.

Обязанности администратора офиса следующие:

- еженедельные планерки с генеральным директором;

- организация и обеспечение эффективного функционирования всей административно - хозяйственной деятельности офиса;

- взаимодействие с арендодателем и коммунальными службами, обслуживающими офисные помещения, а также с другими компаниями - поставщиками услуг для офиса;

- решение общих административных вопросов: организация ремонта офисных помещений, приобретение мебели, оргтехники, компьютерной техники и другого оборудования для нужд офиса, оформление заказов на печатные материалы, приобретение канцтоваров, расходных материалов и т.д.;

- осуществление контроля работы офисного оборудования, своевременная организация профилактических и ремонтных работ;

- размещение информации и рекламных объявлений в прессе;

- обеспечение надлежащего ведения и содержания архивов;

- помощь при оформлении новых сотрудников на работу;

- оформление первичной бухгалтерии;

- курирование работы офис-менеджера, стажеров.

В подчинении находятся офис-менеджер и стажер.

Задачи офис-менеджера:

- прием посетителей и звонков;

- первичное консультирование кандидатов по вакансии;

- обработка входящей электронной почты;

- распределение резюме по вакансиям;

- выставление объявлений по вакансиям;

- выполнение поручений администратора офиса.

Задачи стажера:

- выполнение поручений администратора офиса, офис-менеджера;

- выполнение поручений ассистентов консультантов.

Сам процесс подбора персонала происходит следующим образом:

1) с компанией – заказчиком заключается договор на оказание услуг по подбору персонала (см. приложение А);

2) заполняется заявка на подбор персонала (см. приложение Б);

3) консультант готовит объявление для опубликования в СМИ об открытии вакансии (см. приложение В);

4) офис – менеджер размещает объявление в СМИ с просьбой присылать резюме на электронный адрес;

5) консультантом просматриваются поступающие отклики (резюме) на электронную почту;

6) при заинтересованности производится телефонное интервью, кандидаты приглашаются на собеседование. В случае, если кандидаты иногородние, организовывается интервью с помощью программы Skype;

7) на собеседовании обсуждаются опыт кандидата, его обязанности и достижения на предыдущих местах работы, рассказывается о компании – заказчике;

8) анализ полученной информации, при необходимости - тестирование или иные дополнительные методики оценки кандидата;

9) проверка рекомендаций на кандидатов – финалистов;

10) собеседование кандидата с компанией – заказчиком;

11) по факту трудоустройства кандидата в компанию – предоставление документов для оплаты услуг.

При необходимости, в девяностодневный срок может быть предоставлена замена кандидата.

Клиенты ООО "Модерн Стафф":

- "Парфюм - Новосибирск";

- "Сибирская Ярмарка";

- "CMA CGM Group";

- "Dirol";

- "IKEA";

- "KPMG";

- "Leroy Merlin";

- "Mars LLC";

- "Schaller";

- "URSA";

- "Альфа-Банк";

- "Ангстрем";

- "Балтимор";

- "Барлоуорлд–Сибирь";

- "Биогард";

- "Европа плюс";

- "Лаверна";

- "Л-фото";

- "Мелодия Здоровья";

- "Олейна";

- "Росинтер";

- "Сан-Гобэн Изовер";

- "ТНК-ВР";

- "Фудмастер";

- "Холидей";

- "Энергогарант";

- PriceWaterHouseCoopers Russia B.V.;

- Левобережный банк;

- РА "Петра";

- Рекламная Группа "Мелехов и Филюрин".

Основные партнеры ООО "Модерн Стафф":

- кадровое объединение "Метрополис", г. Москва, имеющее в своей сети 61 город России и 10 городов СНГ. Это сотрудничество позволяет привлечь новых клиентов, расширить базу кандидатов и сферу влияния, а так же обмен опытом;

- электронные СМИ для размещения объявлений по вакансиям. В данный момент это сайты ngs.ru, HeadHunter, superjob.ru, а так же ряд региональных и городских сайтов России, в зависимости от заявки заказчика;

- "Веста", компания по доставке канцелярских товаров;

- "Чистая вода", компания по доставке бутылированной воды;

- "Мегафон" - предоставление услуг телефонной связи по России.

Все переговоры могут быть проведены следующим образом, в зависимости от договоренности с партнером и длительности сотрудничества:

- лично, в офисе ООО "Модерн Стафф";

- лично, в офисе компании - партнера;

- по телефону;

- по Skape;

- по е-mail;

- по ISQ.

Переговоры с клиентами на уровне директоров и генеральных директоров ведет генеральный директор.

Переговоры с клиентами на уровне менеджеров по персоналу ведут консультанты.

Переговоры с компаниями – поставщиками ведет администратор офиса.

Характеристика персонала:

Заместитель директора:

- высшее бизнесс-образование;

- опыт успешной работы на руководящих должностях в коммерческих организациях;

- работа в рекрутинге 10 лет;