Порядок формирования личных дел

2. Порядок формирования личных дел

Обязанность по ведению личных дел гражданских служащих в государственном органе в соответствии с пунктом 10 Положения возлагается на кадровую службу.

В личных делах систематизирована информация о персональных данных госслужащего с целью:

·              Обеспечения соблюдения Конституции Российской Федерации;

·              Обеспечения соблюдения действующего законодательства Российской Федерации;

·              Документирования прохождения гражданской службы, содействия ему в обучении и должностном росте;

·              Обеспечения личной безопасности гражданского служащего и членов его семьи;

·              Обеспечения сохранности принадлежащего ему имущества и имущества государственного органа;

·              Учета результатов исполнения гражданским служащим должностных обязанностей.

Каждый гражданский служащий лично представляет свои персональные данные в кадровую службу государственного органа. Если необходимо получить персональные данные гражданского служащего у третьей стороны, то следует:

·              Уведомить об этом гражданского служащего;

·              Сообщить ему о целях, источниках и способах получения персональных данных;

·              Получить письменное согласие гражданского служащего.

Передать персональные данные гражданского служащего третьей стороне можно только с его письменного согласия, за исключением случаев, установленных законодательством. При этом гражданскому служащему должно быть сообщено о целях, предполагаемых источниках и способах получения его персональных данных.

Запрещается включать в личное дело гражданского служащего персональные данные, не установленные федеральными законами:

·              О его политических, религиозных и иных убеждениях;

·              О частной жизни гражданского служащего, включая сведения о семейных, личных, бытовых отношениях;

·              О членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах.

Наниматель при принятии решений, затрагивающих интересы гражданского служащего, не вправе основываться на персональных данных гражданского служащего, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или с использованием электронных носителей.

В личное дело не включаются копии документов о предоставлении отпусков, командировок, справки о месте жительства, составе семьи, размере заработной платы.

2.1 Документы, которые вносятся в личное дело

В личное дело гражданского служащего вносятся:

·              Персональные данные госслужащего (паспортные данные, номер страхового пенсионного свидетельства, индивидуальный номер налогоплательщика, адрес регистрации и фактического проживания, семейное положение, трудовой стаж и др.);

·              Сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с гражданской службы и необходимые для обеспечения деятельности государственного органа (пункт 3 статьи 42 Закона №79-ФЗ).

Документы, входящие в личное дело, удобно комплектовать по разделам:

·              В первом разделе хранятся копии документов, которые были приняты или оформлены при приеме на работу данного сотрудника: паспорт, ИНН, страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования и др.;

·              Во втором разделе – копии документов о деятельности работника в данном государственном органе: личные заявления, приказы о приеме, перемещении, увольнении, документы о дисциплинарных взысканиях и поощрениях;

·              В третьем разделе – документы о прохождении конкурса на включение в кадровый резерв;

·              В четвертом разделе – сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера гражданского служащего, документы о результатах проверок;

·              В пятом разделе – документы о предыдущей работе в государственном органе.

Документы в разделах 2 – 5 располагаются в хронологическом порядке их поступления в кадровую службу государственного органа.

Листы документов, включенных в личное дело, нумеруются, а сведения о всех документах отражаются во внутренней описи.

ПРИЛОЖЕНИЕ 1.

При приеме гражданина на гражданскую службу производится первичное оформление его личного дела, для чего личному делу присваивается учетный номер, заполняется обложка и корешок личного дела и вкладывается внутренняя опись.

Ведение личного дела заключается в:

·              Ведении внутренней описи личного дела;

·              Помещении в личное дело документов, подлежащих хранению в личных делах, например, после сдачи гражданским служащим квалификационного экзамена в его личное дело помещаются экзаменационный лист, отзыв об уровне его званий, навыков и умений (профессиональном уровне) и о возможности присвоения ему классного чина, а также копия акта государственного органа (приказа, распоряжения) о присвоении ему нового классного чина;

·              Изъятие документов, надобность в которых миновала;

·              Проверка состояния личного дела на предмет целостности документов.

3. Знакомство с личным делом

Не реже одного раза в год гражданский служащий должен быть ознакомлен с материалами своего личного дела. Просмотр документов осуществляется в специально отведенном помещении в пределах рабочего дня. В процессе просмотра запрещается изъятие документов, внесение записей и исправлений в личном деле. В случае обнаружения неточностей гражданский служащий составляет заявление о необходимости внесения изменений (дополнений либо изъятии документов) в личное дело с приложением копий соответствующих документов. Факт знакомства с личным делом фиксируется в карточке, прилагаемой к личному делу гражданского служащего.