1.         Типовые для всей системы учреждений.

Их назначение – унификация сроков хранения однородной типовой документации, образующейся в деятельности всех учреждений, организаций и предприятий, независимо от их ведомственной подчиненности и отраслевой направленности.

Создание типовых перечней обусловлено тем, что во всех учреждениях, организациях и на предприятиях формируются дела с приказами руководства, с планами и отчетами, с документами по личному составу, с бухгалтерской документацией, материалами общественных организаций. Все эти и другие, так называемые типовые документы, выполняют одинаковые для всех учреждений функции, а поэтому должны иметь и одинаковые сроки хранения.

2. Примерные для однородных организаций.

Они обычно разрабатываются для больших и сложных фондов, а также для групп однородных фондов и являются своего рода методическими пособиями по экспертизе ценности при научно-технической обработке документов фонда.

В примерных перечнях называются виды документов, подлежащих вечному хранению и документы, подлежащие выделению к уничтожению, как не представляющие научной, исторической, экономической ценности.

3. Ведомственные – по отдельным отраслям деятельности в рамках государственной подведомственности.

Ведомственный перечень – это справочник о составе и содержании документов учреждений, организаций и предприятий одного ведомства, одной отраслевой системы. Он предусматривает максимально полный охват видов и разновидностей документов, систематизированных в соответствии с основными функциями и направлениями деятельности учреждений этого ведомства, с указанием сроков хранения каждого вида документов.

Для того чтобы овладеть методикой определения сроков хранения документов по перечням, следует тщательно изучить структуру перечня.

Любой перечень состоит из основной части и справочного аппарата.

Основная часть — описательные статьи — представляет собой наименования видов и разновидностей документов с указанием сроков хранения и вопросов деятельности учреждений, систематизированных в соответствии с классификационной схемой и имеющих сквозную валовую нумерацию.

Каждая описательная статья в перечне включает в себя: порядковый номер; наименование видов и разновидностей документов, иногда указывается автор или корреспондент, вопрос или тема, для планов или отчетов – период планирования или отчетности и др.; сроки хранения документов, дифференцированные по звеньям перечня; примечания, уточняющие сроки хранения документов. Иногда «Примечания» располагаются под строкой, что позволяет не повторять одни и те же примечания на одной странице.

Справочный аппарат помогает ориентироваться в перечне, пользоваться им при экспертизе документов и включает в себя титульный лист с названием перечня и выходными данными, указания по применению перечня, список сокращений, указатель видов документов.

Таким образом, перечни документов являются одновременно инструментом экспертизы ценности для установления сроков хранения документов и инструментом по комплектованию архивных учреждении.

С точки зрения типологии перечней приоритет принадлежит так называемым «перечням для архивиста», то есть перечням документов постоянного срока хранения. Разработка этой категории перечней вызвана необходимостью сохранить наиболее ценные документы в эпоху реформ и социальных потрясений. Активно развивается и такой вид перечней, как перечни документов для архивиста ведомственного архива, то есть перечни документов постоянного и долговременного хранения. Это объясняется возрастанием роли архивов организаций в обеспечении сохранности документов как государственной, так и негосударственной частей Архивного фонда Российской Федерации.


Заключение

Своеобразным итогом деятельности ВНИИДАД на первом этапе стало включение в 1970 г. двух научных дисциплин – архивоведение и документоведение – в номенклатуру научных специальностей.

Работами в сфере документоведения ВНИИДАД на этом этапе сумел завоевать определенный авторитет в государственных учреждениях и организациях, особенно ведавших вопросами совершенствования управления. В области архивоведения несомненной заслугой института явилось внедрение в архивную практику понятий, получивших наименование информационного подхода в архивоведение, как результат синтеза традиционных архивоведческих и источниковедческих представлений и понятий документалистики, информатики и кибернетики. Немалую роль в этом сыграл существовавший тогда в институте научно-теоретический семинар, генератором идей которого были К.И. Рудельсон, В.Н. Автократов, Г.Г. Воробьев и др.

Коротко резюмируя итоги второго периода научной деятельности в институте можно сделать вывод, что она в целом соответствовала существовавшей советской административно-командной системе централизации архивного дела, отвечала ее запросам в области унификации, стандартизации, организации процессов работы с документами в делопроизводстве и архивов, в деле научно-методического обеспечения архивной системе в области отбора, описания, архивного поиска, методов публикации и бюджетной экономики архивного дела.

Рассматривая итоги третьего периода, где накапливается научный потенциал для создания новой общероссийской системы управления документацией, которая должна перейти на смену ЕГСДОУ, и комплекса обновленных стандартов на документацию.

Эти и другие работы, созданные ВНИИДАД в последнее время, подтверждают, что его научный потенциал соответствует потребностям архивных учреждений системы Государственной архивной службы России и документационных служб. Институт способен откликаться на сегодняшние требования на уровне возможностей отраслевой науки. Но, очевидно, для научного учреждения сегодня этого недостаточно. Необходимо развить творческие контакты всех научных сил, которые сосредоточены в научных и учебных учреждениях Москвы и которым небезразличны судьбы отечественного архивного дела.

Исходя из выше перечисленной информации по истории делопроизводственных фондов XVIII в. Очевидно, что задача их полного охвата системой справочников по их составу и содержанию, долго являвшаяся главной, к настоящему моменту в целом разрешина. Конкретные направления совершенствования этой системы могут быть бесконечно разработаны и едва ли поддаются точному прогнозированию. Однако дальнейшее развитие научно-поискового аппарата пойдет по линии соотнесения новых разработок с уже существующими и сохранения последних от необоснованного забвения, а более пристальное внимание будет уделено проблемам восстановления утраченной целостности документального наследия высших, центральных и местных учреждений эпохи.

Так же важна и научно-методическая деятельность ВНИИДАД. Основной нормотивно-методический документ, где раскрывается требования по ведению делопроизводства и сохранности архивных документов, является «Основные правила работы архивов организации», вышедший в свет в 2002 году взамен правил 1987 года.

Делая вывод, с точки зрения типологии перечней приоритет принадлежит «перечням для архивиста», то есть перечням документов постоянного срока хранения. Разработка этой категории перечней, вызвана необходимостью сохранить, наиболее ценные документы в эпоху реформ и социальных потрясений. Активно развивается и такой вид перечней, как перечни документа для архивиста ведомственного архива, то есть перечни документов постоянного и долговременного хранения. Это объясняется возрастанием роли архивов организаций в обеспечении сохранности документов, как в государственной, так и негосударственной частей Архивного фонда Российской Федерации.

Создание новой нормативно-методической базы экспертизы ценности документов идет поэтапно – создание типовых перечней документов постоянного хранения. Затем типовых перечней документов с указанием сроков хранения.

В планах научно-исследовательской работы (НИР) учреждений и организаций федеральной архивной службы и организаций федеральной архивной службы на 2002-2003 гг. предусмотрено новое направление – создание баз данных для архивов организаций. В 2005 г. запланировано и осуществлено внедрение ВНИИДАД программного комплекса «Архив организации». В плане отражена работа с общеотраслевыми базами данных («Зарубежная архивная Россия».), разработка общеотраслевого классификатора документной информации, создание аналитического обзора по опыту публикации исторических документов на компакт-дисках (CD-ROM).

Реформирование в ВНИИДАД отразилось и на развитии архивного дела в Омской области, министр министерства государственно-правового развития Бутаков внес большой вклад в развитие архивного дела - реструктуризировал архивную службу города Омска; построен новый исторический архив с учетом зарубежного опыта сохранности документов.

Автором курсовой работы в результате анализа деятельности ВНИИДАД были сделаны следующие выводы:

1.  Создана законодательная и нормативная база архивоведения, документоведения, делопроизводства;

2.  Разработаны критерии экспертизы ценности документов по перечням;

3.  Осуществляется повышение квалификации специалистов архивов.


Список литературы

1.    Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации, 2002.

2.    Основные правила работы архивов организаций, 2004.

3.    Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, 2006.

4.    Перечень современных федеральных госархивов, 2004.

5.    Архивоведение: Учебник для нач. проф. образования: Учеб. пособие для сред. проф. образования / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова; под ред. В.П. Козлова. – М.: ПрофОбр-Издат, 2002. – 272 с.

6.    Теория и практика экспертизы ценности документов и комплектования государственных архивов СССР / Труды ВНИИДАД. – Т. 4. – Ч. 1, 2. – М., 1974

7.    Жукова М.П. Экспертиза ценности документов современных учреждений, предприятий, организаций – Отечественные архивы, 2004. - № 5.

8.    Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов): Справочное пособие. – М.: ВНИИДАД, 1996, в ред. 2004 .

9.    Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения. – М., 1989.

10.  Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы СССР. – М., 1973.

11.  Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: Экспертиза ценных документов / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова, Г.А. Осичкина // Секретарское дело. –2004. - № 1 (14).

12.  Информационное обеспечение деятельности архивных учреждений. – М., 2003

13.  Организация использования документов ГАФ СССР: Пособие для архивистов. – М., 1999.

14.  Основные правила работы государственных архивов СССР. М., 1984.

15.  Основные правила работы ведомственных архивов. – М., 2004.


Приложение 1

1929 год «Перечень документальных материалов денежно-материальной отчетности и второстепенного значения»
1938 год «Перечень материалов денежно-материальной отчетности второстепенного значения и материалов массового трафаретного характера, подлежащих выделению без утверждения архивных органов»
1955 год «Примерный перечень типовых документальных материалов, хранящихся в районных (городских) государственных архивах и образующихся в деятельности районных городских, поселковых и сельских учреждений предприятий и организаций Союза ССР с указанием сроков хранения материалов»
1956 год «Примерный перечень технических документальных материалов с указанием сроков и мест хранения»
1957 год «Перечень типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, других учреждений организации и предприятий, с указанием сроков хранения материалов»
1965-1969 годы

4 выпуска «Перечня документальных материалов подлежащих приему в государственные архивы СССР»

Вып. 1, Типовые категории документальных материалов

Вып. 2. Вопросы народного хозяйства

Вып. 3. Вопросы народного образования, здравоохранения, социального обеспечения торговли и коммунального хозяйства

Вып. 4. Вопросы культуры

1973 год Сводный «Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы СССР»
1989 год «Перечень типовых документов образующихся в деятельности госкомитетов министерств ведомств и других учреждении, организации предприятии с указанием сроков хранения»
1999 год «Перечень современных федеральных госархивов»

[1] См. Приложение 1


Информация о работе «История создания и научная деятельность Всесоюзного научно-исследовательского института документоведения и архивоведения»
Раздел: Менеджмент
Количество знаков с пробелами: 54412
Количество таблиц: 1
Количество изображений: 0

Похожие работы

Скачать
31920
0
0

... документов; ü  метод формулярного анализа; ü  метод однократности в документировании и делопроизводственных операциях; ü  метод экспертизы ценности документов.   3.  История в документоведении Источниками в документоведческих исследованиях могут выступать практически любые документы, системы документации и комплексы документов. На их основе можно получить ...

Скачать
194342
10
0

... , планы к расписанию. Часто отсылаются фирменные бланки в различные организации. 3.3. Организация документоведения, документооборот, схемы движения документов, в учебно-научном подразделении ВУЗа . В университете существует подразделение занимающееся делопроизводством - канцелярия. Через нее проходит большая часть документов, обращающихся в ТРТУ, происходит регистрация. Канцелярия получает почту ...

Скачать
42734
0
1

... по специальности «Документационное обеспечение управление», так и по истории возникновения письменности и появление документа. Данная работа представляет собой собранный материал для более углубленного познания истории развитии документа и письменности. В работе представлены таблицы, ссылки, рисунки и многое другое. Документ – он же «свидетельство» или «способ доказательства» является не менее ...

Скачать
123433
0
0

... -ю док-ов. В связи с ликвидацией его деления на секретную и несекретную части расширился допуск в него исследователей. Во вторую четверть XIX в архивное дело пробрело историчекую направленность. В 1834 г. создан Петербургский государственный архив при МИД. В его основе находились семейные фонды Императорского Дома, Сенатский архив, Гос.архив старых дел, Главный архив МИД. Большая часть документов ...

0 комментариев


Наверх