Основные функции и задачи, выполняемые секретарем-референтом в организации

3. Основные функции и задачи, выполняемые секретарем-референтом в организации.

 Рассмотрим более подробно процесс информационного обеспечения деятельности секретаря-референта общества с ограниченной ответственностью «Издательский дом «Урал».

Основные функции, выполняемые секретарем, зафиксированы в должностной инструкции:

-           ведение документации дирекции предприятия;

-           организация и координация текущей работы с деловыми партнерами, клиентами, заказчиками, контрагентами;

-           поиск необходимой руководителю информации;

-           выполнение оперативных поручений и заданий руководителя;

-           контроль исполнения документов и поручений руководителя;

-           бронирование гостиниц, авиабилетов;

-           планирование рабочего дня руководителя;

-           организация и участие во встречах и переговорах;

-           прием посетителей;

-           прием делегаций;

-           помощь при подготовке совещаний, собраний, презентаций;

-           решение административных вопросов в пределах своей компетенции;

-           работа с оргтехникой.

Все функции, права, обязанности и ответственность секретаря-референта в определенной форме должны быть закреплены в должностной инструкции, которая разрабатывается менеджером по персоналу ООО «Издательский дом «Урал», согласовывается с юрисконсультом ООО «Издательский дом «Урал», и утверждается директором. Все существенные изменения в должностную инструкцию вносятся приказом директора.

Далее приводится должностная инструкция секретаря-референта ООО «Издательский дом «Урал».

ООО «Издательский дом УТВЕРЖДАЮ

«Урал» Исполнительный директор

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

29.12.2003.  Подпись И.И. Торева

 секретаря-референта

 генерального директора

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется приказом исполнительного директора.

1.2. Основными задачами секретаря-референта являются организационное и документационное обеспечение деятельности исполнительного директора.

1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно исполнительному директору предприятия.

1.4. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:

-           действующим законодательством РФ;

-           Уставом предприятия;

-           Положением о функциональных службах предприятия;

-           правилами трудового распорядка;

-           приказами (указаниями) руководства предприятия;

-           нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;

-           настоящей должностной инструкцией.

1.5. Секретарь должен знать:

-           структуру организации, направление ее деятельности, распределение обязанностей между заместителями директора, фамилии руководителей структурных подразделений, основные организации-партнеры и их руководство;

-           инструкцию по делопроизводству;

-           государственные стандарты по оформлению управленческих документов;

-           правила орфографии и пунктуации;

-           правила эксплуатации организационной и вычислительной техники;

-           деловой этикет, правила делового общения, служебную субординацию;

-           правила ведения телефонных переговоров;

-           правила техники безопасности и противопожарной защиты;

-           приемы оказания первой медицинской помощи.

1.6. Секретарь должен уметь:

-           составлять деловые письма, проекты распорядительных документов, вести протоколы;

-           пользоваться средствами связи и организационной техникой;

-           работать на компьютере в среде WINDOWS, WORD, OUTLOOK;

-           пользоваться базой данных предприятия;

-           пользоваться возможностями Интернета;

-           принимать и передавать документы по факсимильной связи и электронной почте, выполнять копировальные работы;

-           редактировать тексты, выполнять корректорскую правку;

-           вести деловые переговоры.

1.7. Во время отсутствия секретаря-референта исполнительного директора его замещает офис-менеджер структурного подразделения или другое должностное лицо, назначенное исполнительным директором.

2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ

Основной задачей секретаря-референта является документационное и информационное обеспечение деятельности исполнительного директора. Для этого секретарь-референт

2.1. Ежедневно в установленные сроки получает и просматривает поступившие документы, проводит их регистрацию, выбирает документы, требующие немедленного рассмотрения, готовит их для доклада исполнительному директору.

2.2. Готовит проекты резолюций на поступившие документы, согласует их с исполнительным директором.

2.3. По указанию исполнительного директора планирует его рабочий день, корректирует его и обеспечивает выполнение.

2.4. Ежедневно ведет контроль за сроками исполнения документов и устных поручений исполнительного директора руководителями структурных подразделений; информирует его о состоянии исполнения.

2.5. Готовит по поручению исполнительного директора проекты документов, согласовывает их с руководителями структурных подразделений.

2.6. Осуществляет контроль оформления (полнота визирования, наличие и комплектность приложений) исходящих документов, переданных структурными подразделениями на подпись исполнительному директору.

2.7. Готовит по поручению исполнительного директора тексты его выступлений, отчетов и докладов, выполняет их редактирование, организует перепечатку и считку этих документов.

2.8. Еженедельно готовит для исполнительного директора информационные сводки о публикациях в прессе, связанных с направлениями деятельности организации.

2.9. Следит за публикациями в отраслевых (специальных) изданиях и составляет тематические обзоры по ним и информирует исполнительного директора.

2.10. Контролирует сохранность документов в приемной исполнительного директора, правильность формирования дел.

2.11. По указанию исполнительного директора ведет подготовку совещаний, обеспечивает оформление и хранение протоколов.

2.12. Организует выполнение указаний и поручений исполнительного директора по бронированию номеров в гостиницах, заказам авиа- и железнодорожных билетов, размещению командированных.

2.13. Организует работу приемной, регулирует поток посетителей, самостоятельно решает вопросы о возможности приема.

2.14. Контролирует подготовку дел приемной к сдаче в архив, их предархивную обработку, подписывает описи и акты на уничтожение документов.

3. ОБЯЗАННОСТИ

Для выполнения возложенных на него функций секретарь-референт обязан:

3.1. Сохранять конфиденциальность информации.

3.2. Выполнять распоряжения руководства.

3.3. Придерживаться правил оформления и сроков подготовки документов.

3.4. Соблюдать правила делового общения, нормы служебного этикета, служебную субординацию.

3.5. Обеспечивать сохранность документов.

4. ПРАВА

Секретарь-референт исполнительного директора имеет право:

4.1. Обращаться к руководителям структурных подразделений организации за информацией по вопросам подготовки документов.

4.2. Самостоятельно решать вопросы, связанные с незапланированными посещениями посетителей, телефонными звонками.

4.3. Вносить руководству предложения о наказаниях и поощрениях работников структурных подразделений.

4.4. Визировать проекты документов, представляемых на подпись исполнительному директору.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Секретарь-референт исполнительного директора несет ответственность за:

5.1. Нарушение действующего законодательства РФ при подготовке документов.

5.2. Несохранность конфиденциальной информации.

5.3. Неиспользование предоставленных прав, нарушение служебной субординации, некачественное и несвоевременное выполнение своих обязанностей.

5.4. Нарушение правил трудового распорядка, инструкции по делопроизводству организации.

5.5. Неправомерное использование предоставленных прав, а также использование их в личных целях.

6. ВЗАИМОСВЯЗИ

Секретарь-референт исполнительного директора в своей деятельности взаимодействует:

-           со структурными подразделениями по вопросам получения необходимой информации и совместной подготовки документов;

-           с юридической службой по вопросам согласования проектов распорядительных документов;

-           с вышестоящими организациями, со сторонними организациями, органами власти и управления по вопросам получения и предоставления документов, организации встреч и контактов исполнительного директора.

Коммерческий директор  Подпись Е.В Салов

С инструкцией ознакомлена

Секретарь-референт  Подпись 01.12.2004.